không có sự khác nhau quá lớn giữa phương thức, nội dung và phương pháp thanh tra của NHNN đối với NHTM so với kiểm soát nội bộ tại NHTM. vấn đề khác nhau cơ bản là về quy mô của hoạt động kiểm soát và kết quả của hoạt động này sẽ tác động đến một hay nhiều ngân hàng, sự điều chỉnh về quy trình, quy định, thủ tục kiểm soát và phát hiện sai sót, sơ hở của quy trình, quy chế,… tại một ngân hàng hay toàn bộ hệ thống ngân hàng.
1.2. CHẤT LƢỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NHTM
1.2.1. Khái niệm và các tiêu chí đánh giá chất lƣợng kiểm soát nội bộ của NHTM NHTM
1.2.1.1. Khái niệm
Chất lượng kiểm soát nội bộ của NHTM không thoát ly khỏi khái niệm chung về hiệu quả, đó là sự so sánh giữa lợi ích thu về và chi phí bỏ ra để có được lợi ích đó. Tuy nhiên, điểm khác nhau cơ bản khi xem xét hiệu quả của những hoạt động khác nhau chính là quan điểm về lợi ích thu về. Đó có thể là lợi ích trước mắt hoặc lâu dài, lợi ích cho đa số hay thiểu số, lợi ích đo đếm được hay không đo đếm được.
Trong khi lợi ích do hoạt động kiểm soát mang lại tính định tính nhiều hơn thì chi phí cho hoạt động kiểm soát mang tính định lượng nhiều hơn. Đó là các chi phí trả lương; chi phí đào tạo; chi phí cho hạ tầng hoạt động kiểm soát; chi phí thuê chuyên gia… Vì vậy, chất lượng hoạt động kiểm soát không thể xác định bằng việc xem xét, so sánh trực tiếp giữa chi phí và lợi ích mà có thể được đánh giá trên cơ sở mức độ đạt được các mục tiêu: một hệ thống ngân hàng lành mạnh, hoạt động ổn định, có khả năng phòng ngừa và chống chịu rủi ro; tuân thủ các luật và quy chế; có đủ các điều kiện cơ bản để thực hiện tốt các chức năng của một trung gian tài chính, phục vụ cho tăng trưởng kinh tế.
Mặc dù chi phí cho hoạt động kiểm soát ngân hàng thực sự cao, song chi phí phải trả cho sự kiểm soát lỏng lẻo còn cao hơn nhiều và có sự đánh đổi giữa mức độ
đảm bảo an toàn mà hoạt động kiểm soát đem lại với chi phí bỏ ra cho việc khắc phục khó khăn của ngân hàng. Các nhà quản lý muốn mức độ tác động của rủi ro lên ngân hàng và hệ thống tài chính càng thấp thì càng cần phải có hoạt động giám sát và phải chịu tốn kém.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá là có chất lượng khi nó đảm bảo được 2 điều kiện:
o Đạt được các mục tiêu đề ra o Không lãng phí các nguồn lực
(1) Đạt được các mục tiêu đề ra
- Bảo vệ tài sản của ngân hàng. Mỗi ngân hàng đều đối mặt với các rủi ro cố hữu như: rủi ro tín dụng, rủi ro thị trường, rủi ro thanh khoản, rủi ro tác nghiệp, rủi ro về tính tuân thủ, rủi ro về danh tiếng và rủi ro kinh doanh.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt trước hết phải đánh giá được các rủi ro trong hoạt động của ngân hàng và sắp xếp chúng theo một thứ tự ưu tiên nhằm hạn chế các vụ việc xấu xảy ra cho ngân hàng.
Ví dụ: kiểm soát hoạt động tín dụng của ngân hàng: với mục tiêu là giảm tỷ lệ nợ xấu trên tổng dư nợ. Kiểm soát viên tốt phải nhận biết rõ các nguyên nhân dẫn đến tình trạng nợ xấu như: do môi trường (thiên tai, do cạnh tranh,…); do khách hàng (trình độ đánh giá xu thế phát triển ngành nghề, lĩnh vực mà họ kinh doanh còn non kém, tiềm lực tài chính chưa cao,…); do bản thân ngân hàng (trình độ nghiệp vụ và đạo đức cán bộ tín dụng, đánh giá không đúng khách hàng, đảo nợ hoặc giãn nợ cho khách hàng,…). Hậu quả của rủi ro tín dụng là dẫn đến rủi ro thanh khoản, giảm thu nhập và giảm uy tín của ngân hàng.
Kiểm soát hoạt động tín dụng cần đánh giá lại tỷ lệ nợ xấu của ngân hàng, đánh giá mức độ chính xác trong việc phân loại nợ theo các tiêu chuẩn của Ngân hàng Trung ương đã đặt ra. Từ đó, nêu ra được các câu hỏi về thực trạng hoạt động tín dụng: các cán bộ tại các phòng ban thực hiện cho vay đã thực hiện đúng quy trình cho vay chưa? Có đầy đủ các hồ sơ cần thiết trước khi tiến hành giải ngân như: Báo cáo đề xuất cấp tín dụng, báo cáo rà soát rủi ro, tập hợp các báo cáo tài chính,
báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, tài sản đảm bảo cho khoản vay…của khách hàng. Các khoản cấp tín dụng cho khách hàng đã đúng với quyền hạn, trách nhiệm của cấp Phòng, cấp chi nhánh theo phân cấp, ủy quyền đã được Tổng Giám đốc phê duyệt hay chưa? Lĩnh vực cho vay có phù hợp với tình hình của nền kinh tế và chính sách tín dụng của ngân hàng hay không? Tình hình kiểm tra sau cho vay có được thực hiện nghiêm túc? ….Kiểm soát nội bộ sẽ thực hiện kiểm tra, kết luận nguyên nhân của tình trạng nợ xấu hay rủi ro tín dụng là do: Danh mục khách hàng của chi nhánh có qua tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh hay không, có hiện tượng đảo nợ hay giãn nợ,…Sau đó tiến hành đề xuất hướng xử lý đối với các trường hợp cụ thể cũng như đề xuất hoàn thiện quy trình nghiệp vụ cho vay.
Ngoài ra kiểm soát nội bộ còn kiểm soát hoạt động huy động vốn, kế toán, ngân quỹ, đầu tư, mua sắm và thanh lý tài sản.
- Bảo vệ sổ sách kế toán: kiểm soát nội bộ phải thực hiện đánh giá hoạt động kế toán của ngân hàng có được phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời hay không. Công tác chi tiêu tài chính và mua sắm, thanh lý tài sản cố định có thực hiện đúng quy định hay không. Bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo doanh số thu chi…của ngân hàng có được khớp đúng với các nghiệp vụ phát sinh theo dõi trên sổ phụ của từng loại tài khoản hay không, có phản ánh được mức độ tin cậy và hợp lý của các chỉ tiêu trọng yếu hay không.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ có chất lượng phải phân định được mối quan hệ giữa kiểm soát nội bộ và người quản lý rủi ro. Công việc của người quản lý rủi ro là xác định, đo lường, sắp xếp ưu tiên và quản lý rủi ro, đây là một phần trong quản trị doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ đóng vai trò chính trong hoạt động của các hệ thống quản lý rủi ro của ngân hàng bằng cách: cung cấp phản hồi chính xác, khách quan và kịp thời cho nhóm quản trị ngân hàng.
(2) Không lãng phí các nguồn lực
- Về con người: hệ thống kiểm soát nội bộ có chất lượng cần tập hợp được các kiểm soát viên am hiểu quy trình nghiệp vụ, nắm vững quy chế, chế độ của ngành ngân hàng nói chung cũng như của bản thân mỗi ngân hàng thương mại để có
các bước kiểm soát phù hợp và không làm ảnh hưởng nhiều tới công việc của các nhân viên khác. Số lượng kiểm soát viên rõ ràng là phải phụ thuộc vào quy mô của ngân hàng, tuy nhiên theo chuyên gia Gunter Hofmann tham gia trong chương trình hợp tác của ngân hàng Nhà nước Việt Nam và tổ chức hợp tác kỹ thuật Đức thì số lượng hợp lý là 01 kiểm soát viên cho 80 nhân viên.
- Về thời gian: Hoạt động kiểm soát nội bộ có chất lượng cũng đảm bảo thời gian kiểm soát cho một lĩnh vực nghiệp vụ của ngân hàng không quá dài hay không quá ngắn. Bởi vì: Nếu thời gian quá dài sẽ gây ảnh hưởng đối với công việc của các đối tượng được kiểm tra, không đảm bảo tính kịp thời. Nếu thời gian quá ngắn thì các nội dung kiểm soát sẽ không đảm bảo, và thường đẩy chi phí về các thủ tục hành chính lên cao.
- Về chi phí: chi phí cho hoạt động kiểm soát nội bộ có thể được định lượng rõ ràng như: chi lương nhân viên, chi phí thuê chuyên gia,…Tuy nhiên có thể giảm chi phí đào tạo bằng biện pháp đào tạo tại chỗ, kết hợp với các phòng ban chức năng khác để tự đào tạo nhân viên kiểm soát.