8. Kết cấu của đề tài
1.2.4.2. Công cụ kế hoạch hóa
Kế hoạch hóa có nghĩa là xác định trước những gì phải làm, những chỉ tiêu cụ thể, cách thức làm như thế nào và dựa trên những nguồn lực nào vào khi nào, nó là cơ sở để thực hiện chức năng kiểm tra, nó gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình, nội dung hoạt động của mỗi chủ thể.
Để xây dựng được kế hoạch ta cần xác định được các yếu tố sau: mục tiêu và các nhiệm vụ thực hiện; thời gian bắt đầu và các mốc thời gian cần đạt được những nhiệm vụ nào để đi đến hoàn thành mục tiêu; các phương án để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra; các nguồn lực cần thiết về vật chất, công nghệ, nguồn nhân lực để hỗ trợ hoàn thành mục tiêu.
Việc xây dựng kế hoạch phải dựa trên nguyên tắc: vừa dựa trên định hướng và phù hợp với các quy định của Nhà nước vừa phải dựa trên từ khả năng thực tế của từng đơn vị nhưng quan trọng hơn hết là phải xuất phát từ nhu cầu của thị trường, bởi mục tiêu cuối cùng của quá trình đào tạo là cung cấp nguồn nhân lực ra thị trường. Ngoài ra, kế hoạch cũng cần có tính linh hoạt và kịp thời, tùy theo tình hình thực tế mà thay đổi kế hoạch sao cho phù hợp, an toàn về mặt tài chính, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đề ra.
1.2.4.3. Quy chế chi tiêu nội bộ
Quy chế chi tiêu nội bộ (QC CTNB) là một công cụ QLTC quan trọng, tạo điều kiện chủ động trong việc quản lý sử dụng, kiểm soát các nguồn thu của nhà trường một cách hiệu quả và hợp lý, nâng cao hiệu suất lao động, tăng thu nhập cho CBVC, đồng thời đảm bảo việc sử dụng hiệu quả và đúng mục đích tài sản công, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc sử dụng kinh phí và là cơ sở, là căn cứ để giúp cho CBVC theo dõi các nguồn chi từ nhà trường cho mình đã được tính đúng hay chưa hoặc các đơn vị theo dõi được các khoản chi được khoán cho đơn vị
25
mình, tránh sử dụng tùy tiện và QC CTNB cũng là căn cứ giúp cho công tác kiểm tra, duyệt quyết toán của Bộ chủ quản và công toán kiểm soát chi của Nhà nước.
1.2.4.4. Công cụ hạch toán, kế toán
Hệ thống kế toán đảm bảo việc theo dõi chi tiết các nguồn tài chính trong các trường ĐHCL. Việc theo dõi chi tiết riêng biệt các nguồn giúp QLTC biết được hiệu quả từng hoạt động và đảm bảo các nguồn được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.
Công tác hạch toán kế toán là công cụ hỗ trợ để lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán của các trường ĐHCL. Nội dung chính của hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán là trình bày một cách tổng quát, toàn diện về tình hình thu chi và cân đối ngân sách; tình hình tiếp nhận, huy động, sử dụng các nguồn tài chính và sự vận động của các tài sản sau một kỳ kế toán. Toàn bộ những thông tin trình bày trên hệ thống báo cáo này được xây dựng trên cơ sở thông tin do kế toán cung cấp. Do đó hệ thống báo cáo có trung thực, hợp lý hay không phụ thuộc phần lớn vào việc tổ chức hạch toán kế toán của đơn vị như thế nào để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc lập báo cáo. Khi sử dụng công cụ hạch toán kế toán, các trường ĐHCL phải tổ chức hạch toán kế toán và quyết toán toàn bộ số thực thu và thực chi trong năm, tổ chức thực hiện thống nhất từ khâu chứng từ, tài khoản, biểu mẫu sổ sách, báo cáo… Sử dụng nhuần nhuyễn công cụ kế toán sẽ góp phần vào quá trình thu thập, xử lý thông tin phục vụ ra quyết định đúng đắn, kịp thời [11].
1.2.4.5. Hệ thống kiểm soát tài chính nội bộ và công khai tài chính
Hệ thống kế toán dù tốt đến đâu cũng luôn tiềm ẩn những rủi ro xảy ra các gian lận và sai sót, vì vậy công cụ này giúp ngăn ngừa các sai sót xảy ra trong công tác QLTC, ngăn chặn các tiêu cực, phòng chống tham nhũng về tài chính trong các trường ĐHCL. Bộ phận tiến hành kiểm soát tài chính nội bộ do Hiệu trưởng ra quyết định thành lập và được tiến hành ngay sau khi bộ phận kế toán hoàn thành báo cáo tài chính của trường. Việc kiểm tra tài chính nội bộ nhằm đánh giá quá trình thu, chi tài chính của đơn vị; nó cũng giúp hạn chế tổn thất tài chính trong nội bộ nhà trường. Bên cạnh đó, việc kiểm tra tài chính nội bộ cũng đảm bảo việc thi các
26
quy định liên quan đến vấn đề tài chính trong nội bộ của trường ĐHCL có hiệu quả. Tuy nhiên thành phần của bộ phận kiểm soát tài chính nội bộ thường có chuyên môn không cao về nghiệp vụ kế toán nên hệ thống này dù mang tính chất rất tốt nhưng thực chất hoạt động còn mang tính hình thức và khó có thể phát hiện tất cả những sai sót, tiêu cực trong công tác QLTC tại các trường.
Về công khai tài chính, Phòng Kế hoạch Tài chính của trường lập các biểu mẫu theo quy chế công khai tài chính và các biểu mẫu này sẽ được báo cáo công khai trên website chính thức của nhà trường, đồng thời được gửi thêm một bản về Bộ GD&ĐT.
1.2.4.6. Tổ chức bộ máy quản lý tài chính
Ban Giám hiệu giữ vai trò chủ đạo trong việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ trong đó quyết định việc xây dựng chi tiết các khoản chi. Qua đó, Hiệu trưởng với trách nhiệm là người đứng đầu tổ chức sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về công tác QLTC của tổ chức.
Lãnh đạo Phòng Kế hoạch tài chính là đội ngũ hết sức quan trọng trực tiếp giúp Lãnh đạo nhà trường quản lý tốt các khoản thu chi phát sinh. Người lãnh đạo tài chính có đủ tâm và kiến thức chuyên môn sẽ sắp xếp hoạt động của bộ máy QLTC và điều hành công tác tài chính đi đúng hướng và đạt hiệu quả.
Đội ngũ trực tiếp thực hiện các công tác hạch toán kế toán và lập BCTC của nhà trường là đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác tài chính kế toán. Chính vì vậy đòi hỏi đội ngũ này phải có chuyên môn nghiệp vụ lẫn kinh nghiệm công tác để tránh các sai sót có thể xảy ra.
1.2.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý tài chính tại các trường đại học trong điều kiện tự chủ
1.2.5.1. Nhân tố khách quan
Bao gồm 3 nhân tố sau:
- Cơ chế chính sách của Nhà nước: Nhà nước thực hiện quản lý vĩ mô đối
với hoạt động GD&ĐT vì vậy thông qua các chức năng nhiệm vụ của mình Nhà nước có thể can thiệp gián tiếp vào hoạt động của các trường thông qua các chủ
27
trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về lĩnh vực GD&ĐT.
Khi được Nhà nước giao quyền TCTC, các trường căn cứ vào tình hình thực tế để xác định mức tự chủ một phần hay toàn phần kinh phí hoạt động thường xuyên, tuy nhiên tất cả vẫn được thực hiện dưới sự giám sát của Nhà nước, bên cạnh đó Nhà nước tạo mọi điều kiện để phát huy tính chủ động, sáng tạo giúp đa dạng hóa nguồn thu và tranh thủ sự hỗ trợ của xã hội, nhất là từ các doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả QLTC của nhà trường.
- Những đòi hỏi của xã hội: xã hội là chủ thể cung ứng nguồn lực tài chính
cho các trường để nhận được những dịch vụ đào tạo có chất lượng do nhà trường cung cấp. Vì vậy họ đòi hỏi được cung ứng những dịch vụ tốt nhất thông qua chương trình đào tạo, chất lượng đào tạo, CSVC phục vụ quá trình đào tạo và kể cả cơ hội việc làm sau khi tốt nghiệp cũng phải cao.
- Hội nhập trong lĩnh vực GDĐH: hội nhập vừa tạo ra cơ hội vừa tạo ra thách
thức đối với nền GDĐH nói chung và công tác QLTC nói riêng bởi yếu tố tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc cung ứng và sử dụng nguồn tài chính cho quá trình đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo.
1.2.5.2. Nhân tố chủ quan
Có 3 nhân tố chủ quan sau:
- Thương hiệu của nhà trường: thương hiệu của nhà trường là đặc điểm nhận
dạng của nhà trường với các trường khác, đó là sự nhìn nhận của xã hội đối với chất lượng đào tạo của nhà trường và độ nhạy của xã hội khi nhắc đến tên trường. Thương hiệu tốt sẽ mang đến một nguồn thu bền vững chính vì vậy mỗi trường cần xây dựng cho mình một thương hiệu riêng, ví dụ như có thể nhắc đến trường ĐH SPKT TPHCM với thương hiệu như: Học ở SPKT không lo thất nghiệp,…
- Chiến lược phát triển: Mục tiêu quan trọng của QLTC trong các trường
ĐHCL là phục vụ cho hoạt động của nhà trường một cách tốt nhất. Để công tác QLTC tốt nhất đòi hỏi chiến lược, kế hoạch hoạt động phải bảo đảm phù hợp với yêu cầu khách quan trong quá trình phát triển của nhà trường. Chiến lược, kế hoạch hoạt động của nhà trường là nhân tố có tính quyết định đến việc huy động, phân bổ,
28
sử dụng nguồn lực tài chính của nhà trường [11]. Nếu tách nhân tố này khỏi công tác QLTC sẽ mất phương hướng và dẫn đến công tác QLTC không đạt được mục tiêu kế hoạch đề ra.
- Năng lực của bộ máy quản lý tài chính: bao gồm tính năng động của lãnh
đạo quản lý và năng lực chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ làm công tác QLTC, trong đó quan trọng nhất là Hiệu trưởng và Kế toán trưởng vì đây là hai người quyết định trực tiếp trong việc xây dựng QC CTNB và quyết định các chiến lược tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của nhà trường. Đội ngũ cán bộ lãnh đạo năng động sẽ xây dựng được chiến lược QLTC tốt, đưa ra các biện pháp QLTC hiệu quả góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chung của trường. Trong khi một đội ngũ làm công tác quản lý trực tiếp hoạt động tài chính của trường ĐHCL có chuyên môn giỏi sẽ tham mưu cho lãnh đạo nhà trường đưa ra những quyết định tài chính hợp lý và tổ chức thực hiện các quyết định đó một cách có kết quả.
1.3. Kinh nghiệm quản lý tài chính trong điều kiện tự chủ tại các trường đại học công lập trong và ngoài nước
1.3.1. Kinh nghiệm từ các nước 1.3.1.1. Kinh nghiệm của Mỹ
Mỹ là một quốc gia có nền GDĐH tiên tiến, quyền tự chủ của các trường ĐH có những đặc điểm cơ bản sau:
- Các trường ĐHCL Mỹ được tự chủ vận hành theo cơ chế thị trường, tự do cạnh tranh, gần như được tự chủ hoàn toàn và có toàn quyền quyết định mọi việc. Các trường hoạt động theo một nền giáo dục đại học đại chúng gắn kết chặt chẽ với địa phương, bám sát nhu cầu thị trường lao động và không ngừng hiện đại hóa CSVC, thu hút GV giỏi, nâng cao chất lượng đào tạo.
- Việc điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của nhà trường do Hội đồng quản trị và Hiệu trưởng thực hiện theo những quy định rất chi tiết. Cơ cấu hội đồng quản trị gồm đại diện của chính quyền bang, doanh nhân, nhà hoạt động xã hội, sinh viên, phụ huynh,…
- Vai trò quản lý của nhà nước nói chung rất mờ nhạt. Việc thành lập và hoạt động của các trường ĐHCL dựa trên nguyên tắc nhà nước cấp phép nhưng quyền
29
đánh giá chất lượng thuộc về tư nhân. Việc kiểm định chất lượng giáo dục được thực hiện thường xuyên và kết quả của những đợt kiểm định đó được công bố không chỉ trên website của nhà trường mà còn công bố trên website của tổ chức độc lập, của chính phủ.
- Nền GDĐH Mỹ phát triển dựa trên 06 mục đích: tự do học thuật, tự chủ, tìm kiếm tài năng, cạnh tranh công bằng, xã hội hóa và kiểm tra chất lượng [27].
- Cơ chế tài chính của các trường ĐHCL Mỹ có những đặc điểm sau:
+ Ngân sách bang cấp 30% – 40%, phần còn lại thu từ học phí, các quỹ nghiên cứu và các khoản khác như kinh doanh, đầu tư tài chính [27]. Sinh viên của bang nộp học phí thấp hơn SV đến từ bang khác;
+ Việc phân bổ nguồn lực cho các hoạt động không đồng đều nhau giữa các trường mà thực hiện theo nguyên tắc chia theo danh tiếng của từng trường. Ví dụ các trường ĐH nghiên cứu có danh tiếng thì chia theo tỷ lệ ưu tiên cho nghiên cứu: 30-60-10. Trong đó 30% nguồn lực cho giảng dạy, 60% nguồn lực dành cho các hoạt động nghiên cứu, 10% cho các hoạt động dịch vụ. Các trường thuộc nhóm trung bình thì tỷ lệ chia là 40-40-20, các trường đại học cộng đồng chia theo tỷ lệ 60-20-20, tức là ưu tiên cho nguồn lực giảng dạy [28].
+ Hiệu trưởng và các trưởng khoa có quỹ riêng để tăng lương cho những GV có nhiều thành tích nghiên cứu. Công tác giảng dạy, nghiên cứu tiến hành theo nguyên tắc tự do học thuật.
1.3.1.2. Kinh nghiệm của Nhật Bản
Để thấy được toàn bộ bức tranh của giáo dục đại học của Nhật Bản, theo số liệu năm 2015, toàn Nhật Bản có 799 trường đại học, trong đó các trường quốc lập là 86 trường (tỷ lệ 11%), trường công lập (do chính quyền địa phương thành lập) là 89 trường (chiếm 11.4%) và trường dân lập là 604 trường (chiếm 77.5%) [29]. Như vậy có thế thấy với một đất nước tiên tiến và văn minh, có nền KHCN hiện đại như Nhật Bản, hệ thống các trường đại học dân lập chiếm số đông.
Năm 2004, toàn bộ 86 trường Quốc lập của Nhật Bản chuyển sang mô hình tự chủ, quyền tự chủ của các trường ĐHCL Nhật Bản có những đặc điểm sau:
30
- Các trường được tự chủ sử dụng kinh phí chi hoạt động thường xuyên, được tự quyết định mức học phí, được tự quyết định biên chế (số giảng viên và cán bộ hành chính), thành lập Khoa mới và mở chương trình đào tạo mới, thành lập hoặc xóa bỏ Trường và Viện thành viên. Tuy nhiên, họ không được tự quyết chỉ tiêu tuyển sinh và quy mô đào tạo, quy mô sinh viên là tham số được Nhà nước quản lý chặt chẽ và điều tiết. Đây có lẽ là điểm khác biệt lớn nhất so với cách hiểu về tự chủ đại học ở Việt Nam hiện nay.
- Trong quá trình tự chủ các trường ĐHCL ở Nhật Bản, Nhà nước vẫn cấp kinh phí chi thường xuyên cho các trường, nhưng hàng năm, ngân sách hỗ trợ hoạt động thường xuyên bị cắt giảm 1%, và tinh giản biên chế khoảng 1% mỗi năm. Tỷ trọng nguồn thu từ NSNN của trường sau tự chủ khoảng 33%, thu học phí chiếm tỷ lệ thấp (khoảng 11%) [29]. Như vậy, nguồn thu từ học phí của các trường ĐH Nhật Bản là điểm khác biệt rất lớn đối với các trường thực hiện tự chủ ở Việt Nam. Sở dĩ mức thu học phí tại các trường ĐH Nhật Bản thấp là Bộ Giáo dục Nhật Bản lại có chủ trương là khi một đại học tăng học phí thì Bộ sẽ giảm hỗ trợ cho kinh phí chi hoạt động thường xuyên cho nên hiện nay về cơ bản các đại học quốc lập đều giữ mức học phí theo mức chuẩn của Bộ và không có đại học nào tăng học phí.
Công tác giáo dục nghề nghiệp rất được quan tâm và được tiến hành một cách có hệ thống tại các trường ĐH Nhật Bản. Trong đó, các trường Đại học có sự liên kết và quan hệ chặt chẽ với các công ty lớn, qua đó, các công ty sẵn sàng tìm kiếm và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực bằng cách kết hợp với các trường ĐH trong đào tạo và giáo dục những kỹ năng thực hành cho sinh viên, bồi dưỡng kiến thức thực tiễn cho giảng viên. Từ đó, chất lượng đầu ra của các trường đại học cũng tăng lên song song với chất lượng đầu vào của các công ty. Việc liên kết chặt chẽ như vậy cũng giúp các trường Đại học dễ dàng tìm kiếm nguồn tài trợ góp phần tăng