8. Cấu trúc của luận văn
3.2.1.5. Kiểm soát quá trình triển khai
Quá trình triển khai phải theo sát mục tiêu và các tiêu chuẩn cam kết tuân thủ của TVQG. Việc kiểm soát cần được thực hiện ở từng giai đoạn triển khai để kịp thời khắc phục sai sót. Do đó, việc kiểm soát có thể được tiến hành bằng các hình thức sau:
- Cập nhật thông tin báo cáo: Thư viện phải phân công cho các đầu mối là các phòng, ban triển khai công việc và các phòng chuyên môn này đều cần được thống nhất về thời điểm, hình thức và nội dung báo cáo tiến độ. Việc tiếp nhận và xử lý báo cáo tiến độ giúp Thư viện nắm bắt tình hình triển khai một cách chắnh thống, chủ động và thường xuyên. Trên cơ sở xử lý thông tin báo cáo, Giám đốc hoặc người quản lý, chịu trách nhiệm tổ chức triển lãm có thể phát hiện những thông tin thiếu chắnh xác, không rõ ràng hoặc gây nghi ngờ để yêu cầu báo cáo giải trình thêm. Về cơ bản, nếu việc báo cáo tiến độ được quy chuẩn và có xử lý thông tốt thì việc cập nhật thông tin báo cáo giúp Giám đốc có được thông tin chắnh xác ở mức độ tương đối.
- Tiếp nhận thông tin báo cáo đột xuất: Hình thức này cho phép Giám đốc kiểm tra tức thì những công việc quan trọng và có khả năng đem lại thông tin chắnh xác hơn về tình hình triển khai.
- Kiểm tra trực tiếp tại hiện trường: Vì thiết kế và tổ chức triển lãm là công việc phức tạp với sự tham gia của nhiều chuyên môn khác nhau, nên việc kiểm tra trực tiếp tại hiện trường cho phép người đứng đầu tổ chức triển lãm, có thông tin trực quan và nghe báo cáo trực tiếp về việc triển khai. Kiểm tra trực tiếp tại hiện trường, nhất là kiểm tra đột xuất cho phép người chủ trì đánh giá được đầy đủ và chắnh xác hơn tiến độ và chất lượng công việc.
Các hình thức kiểm tra như trên không nhằm mục tiêu Ộbắt lỗiỢ nhân viên mà nên hướng tới mục đắch đảm bảo chất lượng công việc. Do vậy, kết quả kiểm tra nên hướng đến các biện pháp tiếp theo gồm:
88
- Ghi nhận và khen ngợi những thành quả
- Chỉ rõ những thiếu sót và khắc phục bằng cách hướng dẫn để thực hiện chắnh xác hơn hoặc thực hiện giải pháp thay thế.