8. Cấu trúc của luận văn
2.2.2. Đặc điểm và quy trình tổ chức triển lãm tư liệu tại TVQGVN
Đặc điểm
Thủa ban đầu, triển lãm trong thư viện xuất hiện ở dạng trưng bày, giới thiệu sách đơn điệu. Đối tượng, tiêu chuẩn tuyển chọn là một số đầu sách, báo- tạp chắ tiêu biểu với mục đắch chủ yếu là đảm nhận chức năng giới thiệu sách có trong thư viện tới bạn đọc của thư viện. Thư viện trước đây hướng sự
44
quan tâm chủ yếu vào các đầu sách. Trong khá nhiều các triển lãm, phần lớn sách được đưa ra với sự sắp đặt đơn thuần, ắt sự sáng tạo nên không gây được sự chú ý lớn của bạn đọc.
Trong giai đoạn toàn cầu hóa như hiện nay, nhu cầu thông tin của bạn đọc cùng với việc mở rộng hoạt động của thư viện đã vượt khỏi khuôn viên của nó để đến với sự đa dạng của các không gian thông tin thì tắnh chuyên nghiệp của một triển lãm tư liệu cũng được chú ý đầu tư như một trong những hoạt động cơ bản và nổi bật của thư viện.
TVQGVN là thư viện trung tâm của cả nước, là nơi duy nhất được nhận lưu chiểu tất cả các xuất bản phẩm xuất bản trong nước, đồng thời thông qua hoạt động giao lưu, hợp tác quốc tế thư viện còn trao đổi, bổ sung rất nhiều các nguồn tư liệu ở các dạng sách, báo- tạp chắ ngoại văn với nhiều các thứ tiếng trên thế giới như tiếng Anh, tiếng Pháp, Nga, Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc...Bên cạnh đó, với xu hướng mới của thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, thư viện phát triển hướng tới một thư viện điện tử hiện đại, năng động đã tạo dựng được Bộ sưu tập số hóa tài liệu khá đa dạng. Vì vậy, nguồn lực thông tin có trong thư viện rất phong phú, đồ sộ. Nếu thư viện không tổ chức khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin này thì rất nhiều sách sẽ có khả năng trở thành Ộsách chếtỢ khi chúng nằm im lìm trong kho, bạn đọc không hề biết đến và tìm đọc. Triển lãm tư liệu là một trong nhữnghoạt động tuyên truyền, quảng bá sách, báo nói riêng, tư liệu nói chung do đó nó có những đặc điểm nổi bật sau:
- Mang tắnh phi lợi nhuận:
TVQG là thư viện công cộng, phục vụ lợi ắch chung là cung cấp thông tin, tri thức trên cơ sở nguồn tài liệu sách, báo và các tư liệu khác mà thư viện có, đáp ứng nhu cầu tin của mọi tầng lớp nhân dân. Tất cả các triển lãm được tổ chức tại thư viện đều hướng mục tiêu hoạt động tới việc truyền thông,
45
quảng bá nguồn tư liệu sách, báo và được tổ chức bằng nguồn tài chắnh của đơn vị hay sự huy động tài trợ của các bên tham gia triển lãm. Mọi triển lãm đều mở cửa miễn phắ đối với người tham dự.
- Có tắnh hệ thống:
Triển lãm không đơn thuần là nơi giới thiệu trưng bày tư liệu, mà nó thực sự là một không gian văn hóa nghệ thuật; nơi mà người xem chiêm ngưỡng, hòa mình, cảm nhận với không gian trưng bày để khám phá những thông tin mới. Các yếu tố tạo hình tư liệu, âm thanh, ánh sáng, tranh, ảnhẦ đều tuân theo một sự sắp đặt có định hướng, có lúc là từng mảng nội dung theo chủ đề có tắnh logic, khi lại là dòng sự kiện theo thời gian. Thậm chắ, các đồ vật trưng bày hỗ trợ như: hệ thống bục, kệ, bàn, ghếẦ cũng đều phải tuân thủ theo các góc bố trắ phù hợp, tạo thành một hệ thống trưng bày hoàn chỉnh. Không gian triển lãm lúc này được cấu thành bằng các hình thức tổng hợp, hỗ trợ nhau, được cân nhắc đảm bảo như: sắp đặt, tạo hình, ánh sáng, âm thanhẦ lôi cuốn người xem trở thành yếu tố tham dự, đáp ứng sự cảm thụ cao nhất trong quy luật cảm thụ thị giác người xem.
- Có tắnh chọn lọc:
Mỗi một triển lãm được tổ chức theo một chủ đề, nội dung nhất định, đều có hệ thống tư liệu rất phong phú với các loại hình tư liệu đa dạng như sách, báo, tranh, ảnh, bản đồ, đĩa VD... Tuy nhiên, việc trưng bày triển lãm không phải là việc Ộlấp đầy sách, báoỢ trên kệ, mà để làm nổi bật chủ đề, triển lãm chỉ tiến hành trưng bày những tư liệu có tắnh phản ánh cao nhất, sát nhất nội dung, chủ đề hoặc là những tư liệu có tắnh liên kết tác phẩm mà nhà tổ chức triển lãm muốn hướng tới, muốn nhấn mạnh. Do đó, triển lãm tư liệu luôn có tắnh chọn lọc.
46
Quy trình tổ chức triển lãm tư liệu tại TVQGVN
Căn cứ kế hoạch tổ chức các cuộc triển lãm sách, báo, tư liệu và các hoạt động tuyên truyền khác phục vụ nhiệm vụ chắnh trị hàng năm của đơn vị, bộ phận được phân công tổ chức triển lãm chuẩn bị các nội dung:
- Tờ trình Bộ VHTT&DL xin phép tổ chức triển lãm: Đây là văn bản cần có đầu tiên mang tắnh chất pháp lý đảm bảo cho triển lãm tư liệu được diễn ra. Tuy nhiên, yêu cầu văn bản này chỉ hướng tới đối với các triển lãm mang tắnh chất chắnh trị, quảng bá văn hóa, sự kiện đất nước con người Việt Nam hay các quốc gia có mối quan hệ bang giao và tắnh chất triển lãm có sự ảnh hưởng sâu rộng hoặc mang tắnh chất định hướng như những triển lãm giới thiệu về các chủ trương, chắnh sách của Đảng và Nhà nước; các triển lãm tư liệu giới thiệu lịch sử, kinh tế, văn hóa của quốc giaẦ Những triển lãm được coi là hoạt động giới thiệu, trưng bày tư liệu của thư viện hay chào mừng ngày lễ kỉ niệm nằm trong chương trình hoạt động hàng năm của Thư viện Quốc gia Việt Nam không yêu cầu soạn thảo loại văn bản này. Thay vào đó là Quyết định của giám đốc đơn vị về việc tổ chức triển lãm.
- Đề cương chi tiết triển lãm. Trong đó có: tên chắnh thức, mục đắch, yêu cầu, nội dung các chương, mục của triển lãm; số liệu cụ thể về loại hình tài liệu, hiện vật, tranh ảnh triển lãm; thời gian khai mạc, thời gian kết thúc triển lãm và dự toán kinh phắ phục vụ triển lãm. Đề cương này do trực tiếp phòng Thông tin Ờ Tư liệu xây dựng trình giám đốc duyệt.
- Mẫu giấy mời và danh sách đại biểu mời tham dự khai mạc triển lãm. Bên cạnh đó, các phòng, ban khác hỗ trợ thực hiện công tác tổ chức triển lãm, bao gồm: Chuẩn bị giá tủ trưng bày, bàn ghế, đèn, âm thanh... phục vụ trưng bày tư liệu, hiện vật và ngày khai mạc triển lãm, cung cấp thông tin về triển lãm phục vụ các báo, đài, chuẩn bị kinh phắ, vật tư khác... Những hoạt động này chịu sự quản lắ và phân công của trưởng phòng Hành chắnh Ờ Tổng hợp.
47
Thông thường, thời gian chuẩn bị là trước khai mạc 01 tháng, từ việc lên thiết kế maket triển lãm cho tới việc chuẩn bị nội dung, hình thức trình bày, dự trù kinhphắ, chương trình khai mạc, đón tiếp đại biểu, âm thanh, băng vải, kéo cắt băng triển lãm và các công việc có liên quan.
Nhiệm vụ tổ chức triển lãm được giao cho các bộ phận chắnh là phòng Thông tin- Tư liệu, phòng Hành chắnh- Tổng hợp đồng thời các phòng, ban khác có liên quan sẽ được yêu cầu phối hợp thực hiện đảm bảo hiệu quả của triển lãm. Triển lãm có ban tổ chức bao gồm: Trưởng ban, phó trưởng ban và các thành viên tham gia.
Khoảng 10 ngày, trước khi triển lãm khai mạc, Phòng Thông tin - Tư liệu có trách nhiệm trình Ban Tổ chức tổng thể thiết kế maket triển lãm (có minh họa, trang trắ...kèm theo); Bản thư mục các loại tài liệu sẽ trưng bày tại triển lãm, trong đó nêu rõ: những tài liệu nào đã có tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, những loại tài liệu nào không có, cần mượn, thuê hoặc phải mua và bản dự toán kinh phắ.
Phòng Thông tin- Tư liệu đồng thời cũng phải chuẩn bị lời giới thiệu triển lãm, phát biểu khai mạc triển lãm, thông tin báo chắ và gửi tới Trưởng ban, cùng các thành viên Ban tổ chức và theo dõi đảm bảo trước khi triển lãm khai mạc, các tư liệu triển lãm được tập kết đầy đủ tại Phòng Thông tin Ờ Tư liệu để kiểm tra, xử lý trước khi đưa ra trưng bày; Phòng là đầu mối phối hợp, đôn đốc, nhắc nhở các phòng, các bộ phận liên quan đến triển lãm thực hiện những nhiệm vụ được giao.
Trong trường hợp triển lãm có yếu tố nước ngoài, bộ phận quan hệ quốc tế trực thuộc phòng Hành chắnh - Tổng hợp thực hiện nhiệm vụ là đầu mối liên hệ với các đối tác nước ngoài, bộ phận quản trị hành chắnh chuẩn bị kinh phắ, vật tư đáp ứng yêu cầu nội dung triển lãm.
Tùy theo tình hình thực tế, Trưởng ban tổ chức (hoặc Phó trưởng ban) có thể triệu tập cuộc họp với đại diện các phòng, các bộ phận có liên quan đánh giá
48
tình công tác chuẩn bị, như: Nội dung, hình thức trưng bày tư liệu; thống nhất chương trình khai mạc, nơi đón tiếp đại biểu tham dự khai mạc; âm thanh, băng vải, kéo cắt băng triển lãm và xử lý các công việc khác (nếu có).
Triển lãm là hoạt động thường xuyên của Thư viện Quốc gia Việt Nam nên quy trình tổ chức triển lãm tư liệu có ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ cũng như các mục tiêu hoạt động đã đề ra của cơ quan. Một triển lãm tư liệu được coi là thành công khi quy trình thực hiện thể hiện được hiệu quả trong lựa chọn hình tượng, tài liệu, bố trắ nhân sự thiết kế phải có sự kết hợp với nhau, tổng hợp lại thành một hình tượng thống nhất hoàn chỉnh biểu hiện được nội dung mà thư viện muốn đề cập tới.