8. Cấu trúc của luận văn
2.1.2. Cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin
Vốn tài liệu thư viện hiện có hơn 2,5 triệu đơn vị tư liệu và bộ sưu tập số trên 5 triệu trang tài liệu do TVQG tạo lập. Trong vốn di sản văn hiến to lớn đó, có sự góp mặt của các bộ sưu tập tư liệu quý giá từ thế kỷ 17 đến nay, tiêu biểu như:
Tài liệu dạng in ấn
Gần 1.580.000 bản sách, đây là bộ sưu tập các xuất bản phẩm Việt Nam, về Việt Nam được nộp lưu chiểu từ 1922 đến nay;
29.200 bộ luận án tiến sĩ của người Việt Nam bảo vệ trong nước và nước ngoài, của người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam;
5.280 bản Hán Nôm viết tay;
68.500 bản tư liệu Đông Dương (trong đó có 1.700 tên báo-tạp chắ); 3.996 tư liệu thời kỳ kháng chiến từ 1946-1954;
680.000 đơn vị tư liệu gồm: sách, báo, tạp chắ, các bản mô tả, tranh, nhạc, bản đồ và nhiều loại ấn phẩm đặc biệt khác; 500.000 đơn vị tư liệu nước ngoài thông qua trao đổi, nhận biếu tặng từ các thư viện, các cơ quan thông tin, các tổ chức, cá nhân nước ngoài và ở Việt Nam;
9.000 tên báo, tạp chắ trong nước và nước ngoài (tương đương với hơn 1.300.000 số báo, tạp chắ);
10.000 tên sách xuất bản ở Việt Nam trước năm 1954 do Chắnh phủ, Thư viện Quốc gia Pháp trao tặng dưới dạng microfilm, microfiche;
Các cơ sở dữ liệu (CSDL) số toàn văn gồm có nguồn mua và tài trợ: Pháp luật Việt Nam, ProQuest, Keesings, Wilson, Springer Images, Sách điện
37
tử IG Publishing, CSDL Sage Journals, CSDL Tạp chắ khoa học Việt Nam Trực tuyến (Vietnam Journals Online-VJOL) ...
Bộ sưu tập băng, đĩa CD-ROM, DVD. CSDL băng, đĩa CD, VCD, CD- ROM. Đặc biệt trong số này có một bộ đĩa về Đảng cộng sản Việt Nam, bộ 24 đĩa về Tư tưởng Hồ Chắ Minh; bộ 16 đĩa giới thiệu về Đất nước, con người Việt Nam bằng Tiếng Anh và tiếng Pháp;
Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: Sách tiếng Anh viết về Việt Nam, Sách, bản đồ về Hà Nội; một số bộ sưu tập tài liệu số hóa được phục vụ trực tuyến trên website của thư viện như: Thư mục Quốc gia Tháng-Năm, tài liệu đào tạo cuả Quỹ SIDA, các file ISO dữ liệu thư mục hàng tháng của TVQG chia sẻ cho các thư viện bạn. Các tư liêụ này đã - đang được lưu giữ và phổ biến rộng rãi tới công đồng bạn đọc trong nước và nước ngoài.
Tài liệu dạng số hóa
Các cơ sở dữ liệu số toàn văn do TVQG tạo lập có trên 5 triệu trang tài liệu số, đó là CSDL: Luận án Tiến sĩ (4.500.000 trang), Sách Hán Nôm (147.955 trang), Sách Đông Dương (759.372 trang), Báo, tạp chắ Đông Dương (283.841 trang), Sách tiếng Anh viết về Việt Nam (92.520 trang ); Bộ sưu tập Đĩa CD/DVD (3.500 đĩa).
Cơ sở dữ liệu trực tuyến mua quyền truy cập: Wilson, ProQuest, sách điện tử IGroup Publishing, sách điện tử SpringerNature, SAGE Journal, SAGE Research MethodẦ
Tài liệu vi dạng
10.000 tên sách xuất bản ở Việt Nam trước năm 1954 do TVQG Pháp trao tặng dưới dạng vi phắch.
38
Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: tranh, ảnh, bản đồ, hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người Việt Nam viết và xuất bản ở nước ngoài...
Cơ sở vật chất
TVQG được trang bị một hệ thống trang thiết bị tương đối hiện đại và đồng bộ như: phòng làm việc cán bộ, cảnh quan, khang trang sạch, đẹpẦ; Hệ thống kho tàng: các kho sách lưu chiểu, bổ sung, kho sách bảo quản, kho sách mở tại các phòng đọc sách, kho báo- tạp chắ; Hệ thống các phòng đọc: phòng đọc theo yêu cầu, phòng đọc tự chọn ; thiết bị bảo vệ, kiểm soát: Camera, cổng từ... máy móc phục vụ công tác bảo quản, phục chế tài liệu, số hóa tài liệu.
Hạ tầng Công nghệ Thông tin
Hệ thống trang thiết bị của TVQG đã không ngừng được đầu tư, qua các dự án nâng cao năng lực hoạt động thư viện như: ỘXây dựng hệ thống thông tin thư viện điện tử/thư viện số tại TVQGỢ (2001), "Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin thư viện điện tử, thư viện số tại TVQG và hệ thống Thư viện công cộng" (2005); "Tăng cường năng lực Thư viện số và Bảo quản số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam" (2012) và các Dự án bổ sung thiết bị số hóa, hệ thống Mượn - trả tự động từ năm 2015-2017 bao gồm:
- Mạng LAN: TVQG có hạ tầng mạng LAN hoàn chỉnh, kết nối giữa
các toà nhà bằng hệ thống cáp quang, đường dây mạng đến tất cả các phòng/ban trong thư viện.
- Hệ thống Internet bao gồm 2 đường truyền
Đường truyền kênh riêng (Leased-line) với tốc độ cao, băng thông lớn phục vụ các dịch vụ trực tuyến của thư viện như: CSDL thư mục (OPAC), Các phần mềm Thư viện số, Website, MailẦ và phục vụ truy cập Internet của cán bộ thư viện.
39
Đường FTTH dành riêng cho bạn đọc truy cập Internet và các CSDL trực tuyến do thư viện tự tạo lập hoặc mua quyền truy cập hằng năm.
Wifi được cung cấp rộng rãi.
Hệ thống máy tắnh
Hệ thống máy trạm: Tổng số hơn 200 máy trạm phục vụ xử lý tài liệu, số hoá và phục vụ bạn đọc.
Hệ thống máy chủ: 18 máy chủ với các máy chủ chức năng phục vụ: quản trị mạng (DNS, DHCP, Firewall, ISA), thư viện điện tử tắch hợp (ILIB, OPAC), thư viện số (docWork, Veridian), các bộ sưu tập số (Luận án tiến sĩ (tóm tắt, toàn văn), Báo, tạp chắ Đông Dương, Sách Đông Dương toàn văn, Sách Hán Nôm toàn văn), Lưu trữ dữ liệu (Data Server), Website (Tiếng Việt và Đa ngôn ngữ).
Trang thiết bị số hoá
Máy scanner robot DL3003 do hãng 4DigitalBooks cung cấp, hỗ trợ scan cả sách, báo-tạp chắ từ khổ nhỏ nhất - đến khổ A1 với tốc độ quét trung bình từ 1.100-1.300 trang / giờ, đây là một trong những thế hệ máy hiện đại nhất trên thế giới.
Máy scanner bán tự động khổ A0 nhãn hiệu SupraScan Quartz A0 HD do hãng i2S cung cấp có khả năng quét các tài liệu khổ lớn như bản đồ, bản vẽ, báo khổ lớnẦ
Máy scan Microfilm ScanPro 2000 có thể chuyển dạng được cả microfilm và microfiche.
Máy scan dạng phẳng (flatbed) khổ A3 (EPSON XL10000).
Hệ thống quản lý thư viện điện tử/thư viện số
Hệ thống Thư viện điện tử tắch hợp ILIB (phiên bản 4.0). Hệ thống Thư viện số Veridian.
40
Hệ thống quản trị đĩa CD/DVD bằng phần mềm mã nguồn mở ResourceSpace.
Hệ thống Mượn Ờ trả tự động
02 trạm tự phục vụ.
02 Hệ thống an ninh, an toàn tài liệu. Hệ thống kiểm kê tài liệu
Trạm lập trình
2.2.Khảo sát tình hình triển lãm tƣ liệu tại TVQGVN
2.2.1. Căn cứ tổ chức triển lãm tư liệu tại TVQGVN
Trong công cuộc công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, đẩy mạnh hội nhập quốc tế hiện nay, hoạt động văn hóa, triển lãm nghệ thuật nói chung và lĩnh vực thư viện nói riêng đã có những bước tiến trong công tác xây dựng các văn bản quản lý và phát triển sự nghiệp văn hoá quần chúng, đạt được nhiều kết quả tắch cực. Hoạt động triển lãm được quy định chi tiết, riêng rẽ trong các văn bản quy phạm pháp luật ở các ngành cụ thể như Luật Thương Mại, Quy chế về hội chợ và triển lãm thương mại; Quy chế hoạt động triển lãm mỹ thuật và Gallery... Tuy nhiên, các văn bản quy phạm pháp luật kể trên đều chỉ mới tập trung nói tới các hoạt động triển lãm thương mại, mỹ thuậtẦ Hiện, một số các văn bản đề cập riêng về triển lãm tư liệu trong thư viện gồm:
- Quyết định số 172/ VH-QĐ, ngày 5/11/1977 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá và Thông tin ban hành "Quy chế tổ chức và hoạt động của thư viện tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; áp dụng đối với tất cả các thư viện tỉnh, thành phố trong cả nước. Chương V: Phương thức hoạt động và lề lối làm việc, khoản 2 điều 16 của Quyết định nêu rõ: " Thực hiện một cách tắch cực công tác thông tin thư mục và tra cứuẦ; trưng bày sách, báo mới; sách, báo chuyên đềẦ"
41
- Quyết định số 115-VHTT/QĐ, ngày 29/8//1979 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá và Thông tin ban hành "Quy chế tổ chức và hoạt động của thư viện huyện, thư viện xã"; áp dụng đối với tất cả các thư viện huyện và xã ở các địa phương trong cả nước. Chương V: Phương thức hoạt động và lề lối làm việc của thư viện; điều 14 ghi: "Để tạo điều kiện cho người đọc dùng sách báo, tài liệu trong kho, thư viện huyện phải: tổ chức các loại mục lục, biên soạn và phổ biến các bản kế hoạch đọc sáchẦ tuyên truyền, giới thiệu sách như điểm sách, nói chuyện, triển lãm, phát thanh trên đài, thi đọc sáchẦ"
Phần IV: Phương hướng hoạt động của thư viện xã, điều 13 ghi: Cán bộ thư viện phải theo sát các nhiệm vụ trọng tâm (chắnh trị, kinh tế, văn hoá) của xã trong từng thời gian để tiến hành việc tuyên truyền, giới thiệu và đưa sách báo ra vận động và tổ chức việc đọcẦ Cần thực hiện các hình thức và phương pháp tuyên truyền như thông báo sách mới trên bảng, trên đài tuyền thanh (nếu có), trưng bày sách báo, điểm sáchẦ
- Quyết định số 688/ĐH ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và THCN ban hành "Quy định về tổ chức và hoạt động của Thư viện trường đại học" cũng đã nhắc tới hoạt động triển lãm trong Chương III, điều 9 về kinh phắ hoạt động "Kinh phắ cho Thư viện trường đại học là một mục được xác định trong kinh phắ của nhà trường đại học về khoản chi cho thư viện trường đại học, ngoài phần kinh phắ dành cho việc mua sách báo tạp chắ trong và ngoài nướcẦ phải dành một phần kinh phắ thắch đáng cho việc khai thác tài liệu, giới thiệu sách, in ấn tài liệu chuyên môn, thư mục, giới thiệu sách mới, triển lãm sách và cho việc sửa chữa";
- Năm 2016, Bộ trưởng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch ban hành Thông tư số 13/2016/TT-BVHTTDL ngày 09/12/2016 Quy định quy chế mẫu hoạt động của thư viện công cộng cấp tỉnh, huyện, xã. Trong đó, Thông tin quy định rõ:
42
Chương II: Nhiệm vụ, quyền hạn chung và trách nhiệm trong hoạt động chuyên môn của thư viện công cộng các cấp
- Mục 2, Điều 10, khoản 7: Triển khai các hình thức tiếp thị và truyền thông vận động bao gồm: triển lãm, trưng bày sách, báo, tư liệu, tuyên truyền giới thiệu sách, tổ chức ngày hội đọc sách, thiếu nhi kể chuyện theo sách.
- Mục 3, Điều 13, khoản 8. Tổ chức các hoạt động truyền thông, vận động: Tổ chức trưng bày, triển lãm theo chuyên đề nhân các sự kiện trọng đại, các ngày lễ lớn của đất nước, của địa phương, của các ngành, đoàn thể và các tổ chức chắnh trị, xã hội; giới thiệu sách mới tại thư viện, ngoài thư viện; tổ chức ngày hội sách và văn hóa đọc;
Mặc dù hoạt động triển lãm đã được nhắc tới ở một số văn bản nhưng mới chỉ đề cập tới trong phạm vi quy mô cấp tỉnh, huyện, xã. Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện công cộng nhưng có vai trò đặc biệt trong hệ thống thư viện toàn quốc. Ở văn bản pháp luật cao nhất như Pháp lệnh Thư viện năm 2000, rồi đến Nghị định số 72/2002/NĐ-CP, ngày 06/8/2002, Quyết định số 3212/QĐ-BVHTTDL, ngày 24/8/2018 quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc giaẦ đều không có điều khoản nào quy định về triển lãm.
Căn cứ theo quy định của Thư viện về chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban trong đơn vị, phòng Thông tin Ờ Tư liệu có trách nhiệm Tổ chức nói chuyện và triển lãm sách báo theo chuyên đề. Các hoạt động triển lãm hàng năm đều do Phòng lên kế hoạch, trình Giám đốc và phối hợp với các phòng, ban, bộ phận có liên quan tổ chức thực hiện. Trưởng phòng Thông tin Ờ Tư liện lên kế hoạch tổ chức các cuộc triển lãm thể hiện trong báo cáo tổng kết năm và triển khai nhiệm vụ, phương hướng hoạt động năm mới. Bên cạnh
43
đó, Thư viện thực hiện các cuộc triển lãm theo chỉ đạo của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch.
TVQGVN lấy căn cứ là các Quyết định cấp phép thực hiện triển lãm do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành. Đối với những triển lãm tư liệu thực hiện theo sự phân công của Lãnh đạo Bộ, hoặc tổ chức theo kế hoạch của đơn vị nhưng có sự phối hợp, liên kết với các đơn vị, cá nhân ngoài thư viện, TVQGVN sẽ làm công văn, tờ trình xin cấp phép. Tuy nhiên, đối với những triển lãm do chắnh thư viện tổ chức theo nhiệm vụ, kế hoạch thường niên của cơ quan thì thư viện được phép tự thực hiện. Vắ dụ:
- Triển lãm Ký ức Việt Nam, có Quyết định số 1462/QĐ- BVHTTDL ban hành ngày 15/5/2014 về việc Tổ chức triển lãm ảnh ỘKý ức Việt Nam (1895- 1896) và buổi nói chuyện chủ đề Ộsinh hoạt đời thường của người dân Việt Nam cách đây 120 nămỢ
- Triển lãm Việt Nam hướng tới một ASEAN đoàn kết, có Quyết định số 2488/QĐ- BVHTTDL ban hành ngày 07/8/2014 quyết định cấp phép cho Thư viện Quốc gia Việt Nam tổ chức triển lãm ỘViệt Nam- hướng tới một ASEAN đoàn kết, hợp tác và phát triểnỢ
Cho đến nay, những Quyết định cấp phép do Bộ trưởng Bộ Văn hóa, thể thao và Du lịch ban hành cho phép Thư viện Quốc gia Việt Nam thực hiện các cuộc triển lãm tư liệu là căn cứ pháp lý duy nhất giúp thư viện tổ chức triển lãm.
2.2.2. Đặc điểm và quy trình tổ chức triển lãm tư liệu tại TVQGVN
Đặc điểm
Thủa ban đầu, triển lãm trong thư viện xuất hiện ở dạng trưng bày, giới thiệu sách đơn điệu. Đối tượng, tiêu chuẩn tuyển chọn là một số đầu sách, báo- tạp chắ tiêu biểu với mục đắch chủ yếu là đảm nhận chức năng giới thiệu sách có trong thư viện tới bạn đọc của thư viện. Thư viện trước đây hướng sự
44
quan tâm chủ yếu vào các đầu sách. Trong khá nhiều các triển lãm, phần lớn sách được đưa ra với sự sắp đặt đơn thuần, ắt sự sáng tạo nên không gây được sự chú ý lớn của bạn đọc.
Trong giai đoạn toàn cầu hóa như hiện nay, nhu cầu thông tin của bạn đọc cùng với việc mở rộng hoạt động của thư viện đã vượt khỏi khuôn viên của nó để đến với sự đa dạng của các không gian thông tin thì tắnh chuyên nghiệp của một triển lãm tư liệu cũng được chú ý đầu tư như một trong những hoạt động cơ bản và nổi bật của thư viện.
TVQGVN là thư viện trung tâm của cả nước, là nơi duy nhất được nhận lưu chiểu tất cả các xuất bản phẩm xuất bản trong nước, đồng thời thông qua hoạt động giao lưu, hợp tác quốc tế thư viện còn trao đổi, bổ sung rất nhiều các nguồn tư liệu ở các dạng sách, báo- tạp chắ ngoại văn với nhiều các thứ tiếng trên thế giới như tiếng Anh, tiếng Pháp, Nga, Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc...Bên cạnh đó, với xu hướng mới của thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, thư viện phát triển hướng tới một thư viện điện tử hiện đại, năng động đã tạo dựng được Bộ sưu tập số hóa tài liệu khá đa dạng. Vì vậy, nguồn lực thông tin có trong thư viện rất phong phú, đồ sộ. Nếu thư viện không tổ chức khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin này thì rất nhiều sách sẽ có khả năng trở thành Ộsách chếtỢ khi chúng nằm im lìm trong kho, bạn đọc không hề biết đến và tìm đọc. Triển lãm tư liệu là một trong nhữnghoạt động tuyên truyền, quảng bá sách, báo nói riêng, tư liệu nói chung do đó nó có những đặc điểm nổi bật sau:
- Mang tắnh phi lợi nhuận:
TVQG là thư viện công cộng, phục vụ lợi ắch chung là cung cấp thông tin, tri thức trên cơ sở nguồn tài liệu sách, báo và các tư liệu khác mà thư viện