6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu:
2.2.2. Công tác kế toán tại một số phần hành chủ yếu ở Trung tâm Y tế quận
quận Liên Chiểu
a. Hoạt động thực hiện nhiệm vụ được giao
a1. Kế toán nguồn kinh phí thực hiện nhiệm vụ được giao
Lập, tiếp nhận chứng từ
Chứng từ gồm:
+ Quyết định giao dự toán của Sở Y tế: Thể hiện nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp cho hoạt động thường xuyên của TTYT.
+ Hóa đơn thu viện phí: sử dụng hóa đơn do Cục thuế quận Liên Chiểu phát hành được dùng để thu tiền viện phí.
+ Bảng tổng hợp thu viện phí hàng ngày.
+ Phiếu thu: được sử dụng để thu tiền mặt trong ngày.
Hầu hết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nguồn kinh phí đều được lập chứng từ kế toán đầy đủ số liên và có đầy đủ chữ ký theo quy định. Các chứng từ kế toán tại Bệnh viện đều được lập trên máy theo quy định của Luật kế toán và có tính pháp lý.
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nguồn NSNN cấp bằng dự toán tại đơn vị được lập và kiểm tra chặt chẽ vì khâu này Kho bạc kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trước khi thực hiện cấp phát, thanh toán và hàng tháng phải làm bảng đối chiếu với kho bạc về tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí. Qua quan sát thấy số liệu quyết toán nguồn kinh phí ngân sách cấp khớp với số liệu trên bảng đối chiếu kho bạc.
56
Các chứng từ gốc liên quan đến nguồn kinh phí NSNN cấp bằng dự toán được tập hợp theo từng nguồn kinh phí sau đó chuyển về cho kế toán chịu trách nhiệm nguồn kinh phí đó, sau khi kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý, hợp pháp của chứng từ sẽ lập chứng từ kế toán trên máy, in ra trình kế toán trưởng ký và chủ tài khoản duyệt, chứng từ đã được duyệt sẽ được chuyển cho kho bạc thanh toán, tạm ứng. Sau khi đã được thanh toán hoặc tạm ứng, chứng từ được chuyển về kế toán lưu trữ.
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với thu viện phí tại đơn vị như sau:
Khi bệnh nhân vào viện, nhân viên thu tiền viện phí lập phiếu thu tạm ứng. Sau khi bệnh nhân thanh toán, kế toán viện phí căn cứ vào Tờ phơi thanh toán của bệnh nhân do các khoa phòng chuyển đến, in biên lai thu tiền viện phí, biên lai đồng chi trả của BHYT đối với bệnh nhân có thẻ BHYT hoặc biên lai thoái trả tạm ứng cho bệnh nhân. Cuối ca trực, mỗi nhân viên thu viện phí in bảng kê chi tiết thu viện phí đối với trường hợp thu viện phí và kê chi tiết thoái trả cho bệnh nhân. Sau đó nộp tiền cho thủ quỹ.
Thủ quỹ thu tiền nhập quỹ và lập bảng tổng hợp thu viện, nhân viên thu viện phí đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp thu viện phí với thủ quỹ hàng ngày, (kèm theo liên 1 biên lai thu viện phí) và bảng thống kê chi phí thoái trả bệnh nhân từ nguồn BHYT (Kèm theo bảng chi tiết từng bệnh nhân). Đồng thời, thủ quỹ nộp bảng thu – chi viện phí lên bộ phận kế toán thanh toán (kế toán tổng hợp) để kiểm tra, đối chiếu số liệu, lập phiếu thu, phiếu chi trình kế toán trưởng ký và trình Giám đốc ký duyệt. Sau đó, thủ quỹ tổng hợp lượng tiền mặt thu được trong vòng 3 -4 ngày để nộp vào tài khoản thu phí, lệ phí mở tại kho bạc.
Qua khảo sát tại đơn vị, số lượng chứng từ gốc (biên lai thu tiền, phiếu thu tiền tạm ứng) phát sinh hàng ngày nhưng không có kiểm kê quỹ hàng ngày, cuối tháng mới thực hiện kiểm kê một lần, điều này dễ dẫn đến gian lận về tiền mặt trong khi nguồn thu viện phí tại đơn vị trung bình mỗi tháng 600 triệu đồng. Mặt khác, giữa bộ phận thu viện phí và bộ phận kế toán tổng hợp sử dụng hai phần mềm riêng biệt nên cho thấy thiếu sự liên kết giữa các phần mềm làm tăng khối lượng công việc của nhân viên đồng thời hạn chế sự kiểm tra, đối chiếu và giám sát kịp thời giữa các bộ phận.
57
Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguồn NSNN được đơn vị phản ảnh kịp thời đầy đủ vào sổ sách kế toán. Quy trình hạch toán nguồn kinh phí tại đơn vị như sau:
Đối với nguồn NSNN cấp, kế toán căn cứ vào giấy rút dự toán, giấy rút tiền mặt đã được kiểm soát, cấp phát tại kho bạc để phản ánh nguồn NSNN vào sổ sách thể hiện trên TK 46121.
Đối với nguồn thu viện phí tại đơn vị, cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp thu tiền viện phí, biên lai thu viện phí và biên lai thoái trả, kế toán lập bảng kê số chênh lệch thu trừ chi thoái trả cho bệnh nhân, đây là căn cứ để phản ảnh số thực thu viện phí vào TK 5111 (chi tiết nguồn viện phí), số thực thu sẽ được bổ sung nguồn để sử dụng (TK 46121- chi tiết nguồn viện phí). Qua khảo sát, kế toán đã phản ánh đầy đủ nguồn thu viện phí vào sổ sách, thể hiện số liệu trên bảng tổng hợp biên lai báo cáo thuế và số liệu trên sổ sách quyết toán trùng khớp.
Đối với nguồn thu BHYT, hàng quý, kế toán căn cứ vào bảng thống kê chi phí điều trị bệnh nhân gửi đi cơ quan BHXH để quyết toán làm căn cứ hạch toán nguồn thu BHYT của đơn vị:
Nợ TK 3118- cơ quan BHYT
Có TK 5111-chi tiết nguồn BHYT
Đến đầu quý I năm sau, giữa cơ quan BHXH và Bệnh viện sẽ có biên bản thanh lý hợp đồng cho năm nay và cơ quan BHXH sẽ chốt số tiền mà BHXH chấp nhận thanh toán, thường số tiền quyết toán nhỏ hơn so với số Bệnh viện đề nghị quyết toán vì có một số trường hợp cơ quan BHXH không chấp nhận thanh toán ( do bác sỹ chỉ định các xét nghiệm cận lâm sàng không phù hợp với tình trạng bệnh nhân hoặc chỉ định thuốc chưa phù hợp hoặc do giường nằm đôi...), đơn vị đã thực hiện các bút toán xử lý giảm nguồn so với số chênh lệch đó:
Nợ TK 5111 - chi tiết nguồn BHYT Có TK 3118 - cơ quan BHYT
Năm 2017, đơn vị có thu tiền lệ phí cấp giấy xác nhận tập huấn kiến thức an toàn vệ sinh thực phẩm (30.000đ/ 1 chứng chỉ). Theo quy định tại khoản 3, điều 3
58
Thông tư 149/2013/TT-BTC ngày 29 tháng 10 năm 2013 quy định mức thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí quản lý an toàn vệ sinh thực phẩm thì đơn vị phải nộp 100% tổng số tiền lệ phí thu được vào ngân sách nhà nước theo Mục lục Ngân sách nhà nước hiện hành những qua quan sát số liệu trên sổ sách, đơn vị mới nộp 10% vào NSNN.
Từ các vấn đề trên, cho thấy đơn vị vẫn còn lúng túng trong việc xử lý và phản ánh nguồn thu một cách kịp thời và đầy đủ vào sổ sách.
Bảng 2.5. Số liệu Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng năm 2017 tại Trung tâm Y tế
ĐVT: 1000 đồng
STT Chỉ tiêu Mã
số Tổng số Ngân sách Nguồn thu Nguồn khác
1 Kinh phí chưa sử dụng kỳ trước chuyển sang 01 10.925.291.035 3.264.000 2 Kinh phí chưa sử dụng năm trước chuyển sang 02 10.925.291.035 3.264.000 3 Kinh phí thực nhận kỳ này 03 28.832.660 21.506.086.180 35.658.707.725 670.737.724 4 Tổng kinh phí được sử dụng kỳ này 04 28.832.660 21.506.086.180 46.583.998.760 674.737.724 5 Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán kỳ này
05 28.823.311 21.506.086.180 28.205.644.678 674.737.724
6 Kinh phí giảm kỳ này 06 7 Kinh phí chưa sử
dụng chuyển kỳ sau
07 18.378.354.082
* Hệ thống sổ sách: Bệnh viện chỉ mở sổ theo dõi nguồn NSNN, nguồn viện phí, BHYT trên sổ cái tài khoản 461, không chi tiết theo từng nguồn kinh phí.
Sổ cái tài khoản 461- tổng hợp các nguồn kinh phí Sổ cái tài khoản 511 - tổng hợp các nguồn kinh phí Sổ cái tài khoản 531 - tổng hợp các nguồn kinh phí
59
a2. Kế toán chi kinh phí thực hiện nhiệm vụ giao
Lập, tiếp nhận chứng từ
Chứng từ kế toán liên quan đến chi kinh phí tại đơn vị bao gồm: giấy rút dự toán, ủy nhiệm chi, phiếu chi, hóa đơn, và các chứng từ liên quan khác.
Tương ứng với các nội dung chi như chi cho con người, chi chuyên môn nghiệp vụ, chi mua sắm sửa chữa, chi quản lý hành chính, TTYT đã xây dựng hệ thống chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ tương đối phù hợp. Tuy nhiên cũng như các khoản thu, cùng với sự gia tăng về nhu cầu và quy mô công tác khám chữa bệnh ngày càng lớn nên một số mẫu chứng từ bệnh viện tạm sử dụng nhưng chưa có hướng dẫn cụ thể để thống nhất thông tin phản ánh như chứng từ bảng kê thanh toán tiền thu nhập tăng thêm, bảng kê thanh toán tiền trực,phẩu thuật, thủ thuật ...Tuy nhiên có một số chứng từ chi được lập mà không tập hợp đủ chứng từ gốc đính kèm, ví dụ nghiệp vụ chi mua văn phòng phẩm, may trang phục đồng phục, sửa chữa hệ thống xử lý nước thải, mua sắm camera an ninh... không đính kèm giấy đề xuất, chỉ đính kèm hợp đồng, hóa đơn.
Qua khảo sát, việc kiểm tra chứng từ chi kinh phí tại Bệnh viện được thực hiện qua hai khâu: kiểm tra lần đâu và kiểm tra lại. Công việc kiểm tra lần đầu do kế toán phần hành hoặc kế toán thanh toán thực hiện. Các nhân viên kiểm tra nội dung nghiệp vụ của chứng từ, các chỉ tiêu về giá trị, khối lượng, số tiền. Kiểm tra lần sau do kế toán trưởng thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành.
Tại đơn vị, các chứng từ được phân loại, sắp xếp, lưu trữ khoa học. Tất cả các chứng từ phát sinh được kế toán tập hợp lưu theo tháng và có sự phân loại rõ ràng theo từng nguồn chi nên dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
Việc kiểm soát chứng từ tại đơn vị đối với từng nội dung chi cụ thể như sau: Đối với các khoản chi thường xuyên: Bệnh viện đã xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP và trong quá trình thực hiện đã có nhiều sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Nhóm chi thanh toán cá nhân
60
lương, các khoản đóng góp: Quy trình và nội dung kiểm soát chi là tốt. Hàng tháng, các khoa phòng gửi Bảng chấm công về phòng Tổ chức- Hành chính, phòng Tổ chức – Hành chính kiểm soát bằng cách đối chiếu giữa bảng chấm công và giấy xin nghỉ phép hoặc giấy nghỉ ốm của từng khoa phòng, xem xét, điều chỉnh và tổng hợp gửi cùng quyết định tăng lương, hợp đồng ký với nhân viên mới (nếu có) sang phòng Tài chính – kế toán, phòng Tài chính – kế toán rà soát lại những thay đổi, điều chỉnh hệ số lương, hệ số các loại phụ cấp, bảo hiểm và kinh phí công đoàn phải trích nộp, lập bảng thanh toán lương, trình lãnh đạo ký duyệt và lập chứng từ chi ngân sách chuyển kho bạc để chuyển lương qua thẻ ATM cho cán bộ nhân viên.
+ Các khoản thanh toán cho cá nhân:
Chi tiền trực 24/24: hàng tháng , căn cứ bảng phân công trực của Phòng Kế hoạch – Tổng hợp, phòng Tài chính – kế toán đối chiếu với bảng chấm công của các khoa phòng để lập bảng thanh toán tiền trực, tiền ăn ca cho cán bộ nhân viên (định mức theo Quyết định số 73/2011/QĐ-TTg ngày 28 tháng 12 năm 2011 của Thủ tướng Chính phủ về việc quy định một số chế độ phụ cấp đặc thù đối với cán bộ công chức, viên chức, người lao động trong các cơ sở y tế công lập và chế dộ phụ cấp chống dịch) trình lãnh đạo ký duyệt và lập chứng chi chuyển kho bạc thanh toán qua thẻ ATM cho cán bộ nhân viên.
Chi tiền phụ cấp phẩu thuật, thủ thuật: Hàng tháng, Căn cứ bảng kê chi tiết số ca phẩu thuật, thủ thuật của khoa phòng đề nghị thanh toán (chủ yếu là khoa ngoại, khoa răng hàm mặt, khoa sản và phòng khám cấp cứu), phòng Kế hoạch – Tổng hợp kiểm tra và xác định phân loại dịch vụ kỹ thuật: phẩu thuật loại I, loại II, loại III, thủ thuật loại I, loại II, loại III và chuyển sang cho phòng kế toán. Sau đó phòng Tài chính - kế toán kiểm tra và áp định mức chi phụ cấp phẩu thuật, thủ thuật theo Quyết định số 73/2011/QĐ-TTg ngày 28 tháng 12 năm 2011 , lập bảng kê thanh toán và ủy nhiệm chi trình Giám đốc phê duyệt và chi trả tiền cho cán bộ viên chức theo tiến độ quyết toán của Bảo hiểm y tế.
Chi tiền lương tăng thêm cho cán bộ viên chức: Vào tháng đầu mỗi quý sau, căn cứ các nội quy, quy định của đơn vị, mỗi khoa tiến hành bình xét thi đua của
61
nhân viên theo quý và lập Biên bản nộp về phòng Tổ chức – Hành chính. Phòng Tổ chức – Hành chính tổng hợp kết quả bình xét thi đua của các khoa phòng, trình Hội đồng thi đua của Bệnh viện xem xét và quyết định xếp loại, căn cứ kết quả, phòng Tài chính – Kế toán lập bảng kê thanh toán tiền lương tăng thêm cho nhân viên trình Giám đốc ký và lập chứng từ chi chuyển kho bạc thanh toán.
Chi thanh toán tiền làm thêm giờ: Hàng tháng, Trưởng các khoa, phòng, đội, trạm làm kế hoạch làm việc thêm giờ (ghi rõ nội dung công việc, số người và kế hoạch làm việc) trình Giám đốc quyết định. Sau khi thực hiện thì nộp kế hoạch làm việc ngoài giờ đã được phê duyệt và Giấy báo làm thêm giờ (Mẫu C01c-HD) về phòng Tổ chức – Hành chính để kiểm tra, đối chiếu. Trên cơ sở đó, phòng Tài chính – kế toán lập kê bảng thanh toán và ủy nhiệm chi chuyển kho bạc thanh toán qua thẻ ATM cho cán bộ nhân viên.
Nhóm chi nghiệp vụ chuyên môn:
+ Mục chi thanh toán dịch vụ công cộng: được thanh toán theo thực tế và hợp đồng với các đơn vị cung ứng dịch vụ.
Thanh toán tiền điện, tiền nước: Hàng tháng, căn cứ vào giấy báo cáo, hóa đơn để lập ủy nhiệm chi chuyển kho bạc Liên Chiểu thanh toán.
Thanh toán nhiên liệu: Cuối mỗi tháng, lái xe nộp bảng kê chi tiết số ca cấp cứu chuyển viện về phòng kế toán. Kế toán thanh toán kiểm tra , đối chiếu trên chương trình quản lý bệnh viện và tính toán số kilomet đã sử dụng dựa trên định mức số kilomet đã thỏa thuận với cơ quan BHXH thành phố (TTYT Liên Chiểu đi Bệnh viện phụ sản – Nhi và ngược lại: 36km; TTYT Liên Chiểu – Bệnh viện Đà Nẵng và ngược lại: 20km...). Số nhiên liệu định mức cho xe là 18 lít xăng/ 100km . Ngoài ra, đơn vị còn dùng dùng xe ô tô cứu thương để đi công tác khác nhưng trong quá trình vận hành xe, lái xe không ghi số km đi và số km về theo đồng hồ trên xe mà chỉ ghi tổng số km đã đi để thanh toán nên chưa giám sát được. Nhiên liệu phục vụ cho vận hành các loại máy nổ phục vụ cho phòng mổ và các công việc yêu cầu khác khi có sự cố mất điện thì thanh toán theo thực tế dựa trên cơ sở số lần vận hành có sự xác nhận của các bộ phận liên quan.
62
Thanh toán tiền vệ sinh môi trường: Đầu mỗi tháng, phòng Tổ chức – Hành chính tiếp nhận và chuyển hóa đơn của Công ty Môi trường đô thị cùng với bảng kê chi tiết theo ngày số lượng rác thải y tế mà Công ty Môi trường đô thị đã thu gom về phòng Tài chính – kế toán để thanh toán.
+ Mục chi vật tư văn phòng: Mỗi 6 tháng, các khoa phòng lập dự trù các loại văn phòng phẩm, vật tư văn phòng, công cụ, dụng cụ gửi về phòng Tổ chức – hành chính để tổng hợp trình lãnh đạo ký duyệt và tiến hành ký kết hợp đồng mua vật tư văn phòng để cung cấp cho các khoa phòng sử dụng trong 6 tháng tháng.