6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu:
3.2.3 Hoàn thiện công tác kế toán tại các phần hành
* Hoạt động thực hiện nhiệm vụ được giao
a. Kế toán nguồn kinh phí thực hiện nhiệm vụ được giao
* Lập, tiếp nhận chứng từ
Nguồn thu tại Bệnh viện ngày càng tăng, vì vậy cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp, kịp thời đối với việc thu viện phí tại đơn vị để tăng cường kiểm soát nguồn thu
85
Đối với bệnh nhân nội trú, quy trình luân chuyển hoàn thiện như sau:
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ khái quát trình tự luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thu viện phí nội trú. Cụ thể gồm 6 bước sau:
Bước 1: Nhân viên thu tiền lập phiếu thu tạm ứng viện phí đối với bệnh nhân vào điều trị nội trú hoặc lập biên lai thu tiền viện phí điều trị cho những bệnh nhân đang điều trị nội trú sau khi đã hoàn trả số tiền đã tạm ứng khi vào viện ban đầu
Bước 2: Cuối ca trực nhân viên thu viện phí tổng hợp toàn bộ chứng từ lập Bảng kê nộp tiền viện phí (phụ lục 1)
Bước 3: Chuyển Bảng kê viện phí nội trú đến kế toán viện phí để kiểm tra và đến kế toán lập phiếu thu trên cơ sở bảng tổng hợp số tiền thu được trong ngày (phụ lục 2 và phụ lục 3) hoặc lập phiếu chi trên cơ sở bảng tổng hợp thoái trả (phụ lục 4)
Bước 4: Thủ quỹ thu tiền nhập quỹ tiền mặt trên bảng tổng hợp
Bước 5: Kế toán thanh toán tập hợp, kiểm tra, phân loại chứng từ để ghi sổ kế toán Bệnh nhân Nhân viên thu viện phí Nộp tiền Lập phiếu thu tạm ứng hoặc biên lai Bảng kê thu viện phí nội trú Kế toán viện phí Kế toán tiền mặt Phiếu thu Thu tiền Thủ quỹ Kế toán thanh toán
86
Đối với Bệnh nhân ngoại trú, quy trình luân chuyển hoàn thiện như sau:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ trên khái quát trình tự luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thu tiền viện phí ngoại trú.
Cụ thể 6 bước sau:
Bước 1: Dựa trên chỉ định của bác sĩ khám bênh, người bệnh nộp tiền
Bước 2: Nhân viên thu tiền viện phí lập biên lai thu tiền viện phí cho bệnh nhân như khám bệnh, chụp chiếu, xét nghiệm,…
Bước 3: Cuối ca trực, nhân viên thu tiền tổng hợp chứng từ vào bảng kê làm căn cứ để kế toán tiền mặt lập phiếu thu tiền và nộp tiền cho thủ quỹ
Bước 4: Dựa vào bảng kê của các ca trực, kế toán tiền mặt lập phiếu thu Bước 5: Thủ quỹ thu tiền nhập quỹ tiền mặt
Bước 6: Kế toán thanh toán tập hợp, kiểm tra, phân loại chứng từ để ghi sổ kế toán
Vì số lượng chứng từ thu lớn nên việc lập và tiếp nhận chứng từ phải được thực hiện hàng ngày, tránh tình trạng quá tải không thể kiểm tra đối chiếu nên dễ dẫn đến sai sót trong quá trình ghi chép.
- Nguồn viện phí và nguồn dịch vụ được kế toán theo dõi trên bảng tổng hợp thu viện phí, tuy nhiên chưa có sự tách bạch giữa nguồn thu viện phí và nguồn dịch vụ. Vì vậy, kế toán nên thiết kế riêng bảng tổng hợp nguồn viện phí và dịch vụ.
* Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán
Nguồn kinh phí tại đơn vị bao gồm nguồn kinh phí NSNN giao và nguồn thu Bệnh nhân Nộp tiền Nhân viên thu viện phí Lập biên lai Kế toán tiền mặt Bảng kê thu VP ngoại trú Phiếu thu Thu tiền Kế toán
87
dịch vụ khám chữa bệnh tại đơn vị. Tuy nhiên, việc ghi nhận nguồn thu tại đơn vị còn lúng túng, kế toán ghi nhận nguồn thu chưa đúng bản chất và chưa đủ. Để hoàn thiện việc ghi nhận nguồn thu đúng và đủ, kế toán cần xác định cơ sở để ghi nhận và phản ánh vào sổ sách kịp thời như sau:
- Cơ sở để ghi nhận nguồn thu viện phí là Biên lai thu viện phí kết hợp với bảng tổng hợp thu viện phí. Trước khi ghi nhận nguồn thu viện phí, kế toán cần phải đối chiếu khớp số liệu giữa biên lai và bảng tổng hợp, nhằm tránh trường hợp ghi nhận nguồn thu thiếu hoặc thừa.
- Việc ghi nhận nguồn thu BHYT một cách chính xác sẽ góp phần theo dõi được nguồn thu BHYT và tình hình công nợ đối với cơ quan BHXH, tác giả xin đề xuất phương án phản ánh nguồn thu BHYT vào sổ sách như sau:
+ Căn cứ vào bảng thống kê quyết toán với cơ quan BHXH Nợ TK 3118/Có TK 511
+ Khi có biên bản thanh lý giữa đơn vị và cơ quan BHXH Nợ TK 511/Có TK 46121
Nợ TK 511/Có TK 3118-phần chênh lệch giảm do bị xuất toán.
+ Khi cơ quan BHXH chuyển tiền ứng trước hoặc tiền còn lại sau khi có biên bản thanh lý giữa đơn vị và cơ quan BHXH
Nợ TK 1121/ Có TK 3118
- Để tránh tình trạng ghi nhận thiếu nguồn thu phí vào sổ sách kế toán, điển hình nguồn thu phí xét tuyển tại đơn vị. Trước khi lập báo cáo quyết toán, kế toán cần phải đối chiếu chặt chẽ giữa biên lai thu phí, tờ khai quyết toán phí với sổ chi tiết nguồn thu.
*Về số sách kế toán: Hiện nay, tại đơn vị chỉ theo dõi nguồn thu trên sổ cái
tài khoản 511, 461 mà không mở sổ chi tiết các khoản thu và sổ chi tiết các nguồn thu để theo dõi. Vì vậy, đơn vị cần nghiên cứu thiết kế các mẫu sổ chi tiết trên cơ sở các tài khoản chi tiết đã xây dựng để phản ánh chi tiết đầy đủ các thông tin về nguồn thu hiện có. Các sổ cần phải được thiết kế khoa học hợp lý, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra trên cơ sở Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp
88
tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC. Cụ thể, ngoài các sổ cái tài khoản, đơn vị phải mở thêm sổ chi tiết theo dõi từng khoản thu riêng.
b. Kế toán chi kinh phí thực hiện nhiệm vụ giao *Lập, tiếp nhận chứng từ
Các chứng từ chi phải được sắp xếp khoa học, nên phân loại và lưu trữ chứng từ chi theo từng loại nguồn kinh phí, từng tháng để dễ dàng cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu khi cần thiết
Để có đầy đủ các chứng từ làm căn cứ hạch toán, đơn vị nên sử dụng đầy đủ các mẫu biểu chứng từ thuộc loại hướng dẫn đồng thời bổ sung các chỉ tiêu cần thiết sao cho đáp ứng được yêu cầu quản lý. Xác định đúng chứng từ cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chẳng hạn:
Trong khâu lập chứng từ, để hạn chế sai sót thì khi lập chứng từ phải tuân thủ theo chế độ kế toán chứng từ kế toán hiện hành. Đối với chứng từ bắt buộc, khi thực hiện phải đúng theo mẫu, đảm bảo lập theo đúng các yếu tố cơ bản của bản chứng từ để phản ánh trung thực nghiệp vụ phát sinh.
Trong khâu kiểm tra chứng từ, đối với chứng từ kế toán do đơn vị lập cần phải căn cứ vào các yếu tố trên bản chứng từ lập có đúng quy định không. Đối với chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài, kế toán cần phải tiến hành kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ mới chuyển vào hạch toán, các yếu tố cần kiểm tra: tên chứng từ, ngày, tháng, số thứ tự, tên, địa chỉ các bên, nội dung kinh tế, số lượng và giá trị, chữ ký của các bên , ngoài kiểm tra về hình thức thì kế toán cần kiểm tra nội dung đó có nằm trong dự toán, các khoản chi nêu ra có đúng mục đích sử dụng, chi đúng nguồn và đúng theo khoản mục chi tiết của mục lục ngân sách.
Trong khâu phân loại, sắp xếp chứng từ: cần tổ chức sắp xếp, phân loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý để tiện cho công tác kiểm tra, theo dõi, đối chiếu, quản lý của đơn vị. Các chứng từ phân loại theo nội dung kinh tế và thời gian như phân theo từng nguồn kinh phí, nguồn thu.
*Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách
89
sổ sách. Tuy nhiên đối với khoản mục chi nghiệp vụ chuyên môn là khoản mục chiếm tỷ trọng chi phí lớn, đặc biệt là khoản mục chi thuốc, máu hóa chất, dịch truyền tại đơn vị vẫn còn nhiều bất cập, kế toán phản ánh chi phí chưa chính xác vào sổ sách. Vì vậy, để hoàn thiện việc ghi nhận chi phí đúng và đủ vào sổ sách, kế toán bệnh viện cần phải quan tâm:
- Căn cứ để kế toán ghi nhận chi phí thuốc, máu hóa chất dịch truyền là Bảng tổng hợp xuất, nhập tồn đã được đối chiếu giữa kế toán và khoa dược
Nợ TK 66121 / Có TK 152
- Trên cơ sở Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn dược bộ phận kế toán nên thiết kế thêm biểu mẫu tình hình sử dụng thuốc, máu, hóa chất và dịch truyền theo từng nguồn thu để thuận tiện trong việc hạch toán và theo dõi.
b. Kế toán dược
c1. Lập, tiếp nhận chứng từ
Dược là khoản mục chuyên môn chiếm tỷ trọng lớn nhất, chính vì vậy việc hoàn thiện quy trình nhập xuất dược rất quan trọng trong việc kiểm soát mục chi nghiệp vụ chuyên môn. Đơn vị nên phân công nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng cho kế toán dược
- Hoàn thiện nội dung và quy trình mua vật tư, thuốc thiết yếu
Bước 1: Từng khoa chuyên môn lập dự trừ danh mục thuốc thiết yếu và vật tư tiêu hao cần thiết và đủ sử dụng trong tháng với đầy đủ các chỉ tiêu về tên thuốc, hàm lượng, đơn vị tính, nơi sản xuất, số lượng tồn đầu tháng, số lượng đã dùng trong tháng trước và số lượng dự trù sử dụng trong tháng này gởi về khoa Dược
90
DỰ TRÙ THUỐC THIẾT YẾU VÀ VẬT TƯ TIÊU HAO THÁNG...NĂM... TT Tên thuốc Hàm lượng Đơn vị tính Nơi sản xuất Số lượng tồn cuối tháng Số lượng dùng tháng trước Số lượng dự trù tháng này Ghi chú
01 Amoxyclin 0.5g Viên Hậu Giang
3.000 12.000 14.000
02 ...
Bước 2: Khoa dược kiểm soát danh mục hàng, nếu mặt hàng nào có trong Danh mục đã được Sở Y tế đấu thầu thì mua theo giá và đơn vị cung cấp đã trúng thầu; nếu mặt hàng nào không có trong Danh mục đấu thầu của Sở Y tế thì tham khảo giá thị trường, lập bảng tổng hợp dự trù của các khoa phòng và đề xuất đơn vị cung cấp bằng Dự trù mua hàng chuyển sang phòng tài chính kèm theo tất cả các dự trù của các khoa phòng, phòng tài chính kiểm soát danh mục, số lượng và kiểm soát lại giá thị trường tại thời điểm. Sau khi kiểm soát trình lãnh đạo phê duyệt dự trù và chuyển cho khoa dược tiến hành mua hàng theo dự trù đã được phê duyệt.
-Hoàn thiện nội dung và quy trình xuất hàng
Bên cạnh việc theo dõi nhập, xuất, tồn dược tại kho chính, hàng ngày kế toán dược yêu cầu bộ phận dược chuyển phiếu lĩnh thuốc và vật tư kèm phiếu xuất kho tạm ứng về phòng kế toán để kiểm soát và ký vào phiếu xuất kho trước khi trình lãnh đạo duyệt. Đây là căn cứ để bộ phận dược và bộ phận kế toán kiểm tra và đối chiếu trước khi ký xác nhận vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn dược hàng tháng.
c2. Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách
Để hoàn thiện việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách, kế toán nên mở chi tiết tài khoản 152 để theo dõi như sau: tài khoản 152- nguyên vật liệu được chi tiết cấp 2 theo kho thuốc, vật tư y tế, hóa chất, vật tư văn phòng và trong mỗi nhóm tài khoản lại tiếp tục chi tiết đến cấp 3 theo từng nguồn viện phí, BHYT,
91
ngân sách, chươn trình mục tiêu quốc gia, dự án...để đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin tài chính và đối chiếu với các bộ phận khác.
Nhằm tránh trường hợp kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế trùng lắp, tác giả đề xuất hoàn thiện như sau: tất cả thuốc, vật tư y tế, hóa chất kể cả mua lẻ không qua đấu thầu đều phải nhập kho và xuất kho theo quy trình, không nên ghi nhận thẳng vào chi phí. Kế toán căn cứ vào chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ liên quan để phản ánh nghiệp vụ kinh tế đúng và đủ.
d. Kế toán tài sản cố định
d1. Lập, tiếp nhận chứng từ
Tài sản cố định tại đơn vị chủ yếu tiếp nhận từ cấp trên nên kế toán chỉ tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ chứng từ làm căn cứ ghi nhận tài sản và chuyển cho các khoa phòng sử dụng. Để hoàn thiện việc lập và tiếp nhận chứng từ, kế toán tài sản cố định cần quan tâm đến việc lưu hồ sơ một cách khoa học, lưu theo hồ sơ công việc để dễ dàng cho công tác kiểm tra, quản lý như sau:
+ Đối với nhà cửa: Hồ sơ về nhà cửa rất phức tạp vì vậy kế toán phải lưu trữ một cách khoa học, một bộ hồ sơ bao gồm: Bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự toán, báo cáo thẩm tra dự toán và thiết kế,hợp đồng và hóa đơn của nhà thầu, hồ sơ quyết toán công trình, bản vẽ hoàn công, quyết định phê duyệt quyết toán công trình của cấp có thẩm quyền, quyết định bàn giao tài sản của cấp trên , biên bản giao nhận tài sản giữa cấp trên và đơn vị và các chứng từ liên quan khác (nếu có)
+ Đối với trang thiết bị được cơ quan cấp trên cấp: hồ sơ lưu trữ gồm quyết định bàn giao, nghiệm thu tài sản của cấp trên, biên bản giao nhận tài sản giữa cấp trên và đơn vị, biên bản bàn giao tài sản sử dụng cho các khoa phòng, hợp đồng và hóa đơn của đơn vị cung cấp và các chứng từ liên quan khác (nếu có).
+ Đối với trang thiết bị do đơn vị tự đấu thầu mua sắm: hồ sơ lưu trữ gồm: Quyết định phê duyệt dự toán, quyết định phê duyệt kết quả trúng thầu, hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn của đươn vị cung cấp, biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng.
d2. Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách
92
hao mòn TSCĐ trong các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách Nhà nước ngày 06 tháng 11 năm 2014 của Bộ Tài chính để ghi tăng tài sản nhằm tránh trường hợp công cụ dụng cụ nhưng ghi tăng thành tài sản cố định và tính hao mòn cho phù hợp.
e. Kế toán dịch vụ
- Lập, tiếp nhận chứng từ
Đơn vị phải tách bạch giữa kế toán thực hiện nhiệm vụ giao và kế toán dịch vụ. Vì vậy, để quản lý nguồn dịch vụ hiệu quả, kế toán cần cần phải xây dựng quy trình chặt chẽ và thiết kế các biểu mẫu chứng từ tách bạch với hoạt động thực hiện nhiệm vụ giao nhằm tránh nhầm lẫn. Cụ thể đề xuất như sau:
* Nguồn thu dịch vụ
Đơn vị sử dụng hóa đơn bán hàng tùy theo hướng dẫn của cơ quan thuế khi thực hiện thu tiền khám chữa bệnh theo yêu cầu của bệnh nhân
Đơn vị thiết kế bảng tổng hợp thu tiền dịch vụ để theo dõi tình hình thu- chi hoạt động dịch vụ hàng ngày (mẫu tương tự Phụ lục 1 và phụ lục 2)
Quy trình thu tiền hoạt động dịch vụ tương tự như quy trình thu viện phí:
Sơ đồ 3.3. Khái quát trình tự luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thu tiền dịch vụ
Cụ thể 6 bước sau:
Bước 1: Dựa trên chỉ định của bác sĩ khám bệnh, người bệnh đến quầy thu viện phí nộp tiền Bệnh nhân Nộp tiền Nhân viên thu tiền Lập hóa đơn hoặc biên lai
tạm ứng Kế toán tiền mặt Bảng kê thu dịch vụrú Phiếu thu Thu tiền Kế toán
93
Bước 2: Nhân viên thu tiền lập hóa đơn bán hàng hoặc biên lai tạm ứng của bệnh nhân như khám bệnh, test, chụp XQ,...