Việc sử dụng HĐĐT giúp DN tiết kiệm được thời gian(giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn)...“Khi sử dụng HĐĐT, DN không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.
DN cũng không lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát. Việc sử dụng HĐĐT giúp DN giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho KH và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn; Đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy...
Bên cạnh đó, việc sử dụng HĐĐT giúp DN giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Khi DN sử dụng HĐĐT, cơ bản các thủ tục hành chính thuế của DN cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, DN chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng HĐĐT và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận. Cùng với đó, DN không phải đăng ký mẫu HĐĐT, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo HĐĐT cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.
Đây là nội dung khác biệt so với việc sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, thay cho việc DN phải gửi mẫu hóa đơn và hàng quý phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc sử dụng HĐĐT cũng giúp DN giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì phần mềm tạo hóa đơn tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Khi sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan Thuế ( theo NĐ 119/2018/NĐ- CP) thì DN còn có các tiện ích như sau:
30
+ Thứ nhất, giúp giảm các thủ tục hành chính. DN sử dụng hóa đơn có mã xác thực sẽ không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bởi khi hóa đơn được xác thực thành công, thông tin hóa đơn của DN đã được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống của
+ Thứ hai, đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao, hạn chế tình trạng hóa đơn giả. HĐĐT được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, KH chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn.
+ Thứ ba, việc sử dụng HĐĐT xác thực giúp DN tiết kiệm được thời gian và chi phí. Lợi ích của HĐĐT xác thực là xóa bỏ những công đoạn không cần thiết như làm thủ tục đăng ký mẫu hoá đơn khá rườm rà, mất thời gian chờ đợi cơ quan Thuế chấp thuận, và cấp phép. Sau đó 7 ngày, DN phải mang mẫu hoá đơn đi đặt in, mang bản in về tiến hành lưu trữ tại DN. Với hóa đơn xác thực, DN sẽ được tự thiết kế mẫu và phát hành HĐĐT. Thủ tục phát hành và đăng ký thực hiện qua website và email. Cơ quan Thuế sẽ xử lý và gửi kết quả cho DN ngay trong ngày thông qua email.
Bên cạnh việc tiết kiệm về thời gian, sử dụng HĐĐT còn giúp DN tiết kiệm chi phí. Cụ thể, để in mỗi quyển hóa đơn giấy thì trung bình phải trả từ 300-500 nghìn đồng. Trung bình, DN sẽ cần in từ 5-10 quyển mỗi lần, tức là sẽ mất khoảng 3 - 5 triệu đồng cho mỗi lần in. (Chưa kể với các DN lớn, số lượng cần in này sẽ tăng lên). Như vậy, chi phí của DN sẽ tăng lên tới cả chục triệu đồng mỗi lần in hóa đơn. Tiếp đó, để gửi tới KH, sẽ phát sinh phí chuyển phát nhanh. Số lượng hóa đơn càng lớn chi phí này sẽ càng cao. Trong khi đó, lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực là không cần phải in hóa đơn. Để gửi cho KH, DN chỉ cần lập hóa đơn, ký điện tử, gửi hóa đơn tới cơ quan Thuế để được cấp mã xác thực sau đó gửi cho KH của mình dưới dạng file điện tử. Điều này giúp DN không mất chi phí.
+ Thứ tư, giúp tăng độ chính xác của thông tin. Khi DN sử dụng HĐĐT, DN lập hoá đơn trong phần mềm HĐĐT có xác thực có kết nối với cơ quan Thuế. Trước khi được xác thực thì kế toán có thế kiểm tra thông tin trên hoá đơn và sửa lại nếu có sai sót.
31
+ Thứ năm, làm gia tăng mức độ tin cậy cho DN. Trên HĐĐT có các thông tin như: logo, hình ảnh,… giúp dễ nhận diện. Mặt khác, mã số xác thực được cấp bởi cơ quan Thuế giúp cho khách hàng dễ dàng tra cứu hoá đơn để kiểm tra tính xác thực của hoá đơn đó.
Như vậy, có thể thấy, hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích cho cả DN và KH.