Hiện tại FAST có thể tích hợp HĐĐT vào các phần mềm kế toán FAST mà KH đang sử dụng hoặc phát hành độc lập nếu không sử dụng phần mềm kế toán (hoặc phần mềm kế toán khác), nên quá trình phát hành hoá đơn diễn ra vô cùng đơn giản và nhanh chóng.
Người bán vào phần mềm phát hành HĐĐT của FAST tạo các danh mục KH sử dụng HĐĐT được lấy từ danh mục KH của công ty, thêm mail của KH vào để phần mềm có thể hiểu được địa chỉ cần để gửi hoá đơn đến. Người bán khai báo quyển hoá đơn và ký hiệu hoá đơn, số thứ tự hoá đơn của quyển chứng từ đó để có thể dễ dàng kiểm soát tình hình sử dụng hoá đơn cũng như lên báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn để nộp lên Thuế sau này, bên cạnh đó còn giúp khai báo các mã chứng từ phát sinh nhập cho quyển HĐĐT. Ví dụ:
+ Mã chứng từ: HDA - Hóa đơn bán hàng
+ Mã chứng từ: HD1 - Hóa đơn dịch vụ
+ Mã chứng từ: HD4 - Hóa đơn điều chỉnh giá bán
+ Mã chứng từ: HD5 - Hóa đơn điều chỉnh thông tin
Và phân quyền sử dụng HĐĐT theo tài khoản người sử dụng.
Sau đó, người bán thiết lập các hình thức thanh toán cho hoá đơn như Tiền mặt (TM), chuyển khoản (CK) hoặc Tiền mặt/chuyển khoản (TM/CK),.. tuỳ theo từng DN, có thể thiết lập hạn thanh toán ví dụ như: thanh toán trong 15 ngày hay 30 ngày,..Ngoài ra, còn có thiết lập thêm đơn vị tính cho hoá đơn bán hàng.
Khi người dùng đã thiết lập các thủ tục ban đầu của phần mềm, người dùng có thể lấy hoá đơn bán hàng đã lập trước đó trên phần mềm kế toán hoặc trên Excel để
43
chuyển lên phần mềm phát hành HĐĐT để phát hành HĐĐT. Người bán chọn đúng hoá đơn muốn phát hành và ký chữ ký số vào để hoàn tất việc phát hành. Người bán có thể xem trước mẫu hoá đơn xem có sai sót nào hay không. Kiểm tra đầy đủ - chính xác các thông tin xuất hóa đơn (Địa chỉ , mã số thuế , Số lượng, đơn giá tiền, tiền thuế,…) rồi mới ký số tránh sai sót. Hoá đơn sẽ ngay lập tức được gửi đến địa chỉ mail của KH (đã thiết lập trước đó ở phần khai báo) mà không cần phải in ra và chuyển phát nhanh đến cho khách hang như trước nữa.
Gửi Thông tin HĐ
Nhận thông tin HĐ đã phát hành
(C) (D)
(A)
(B)
(A) Tra cứu HĐĐT (C) Yêu cầu xác thực
(B) Gửi thông tin HĐĐT qua mail (D) Nhận HĐĐT có xác thực
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ quy trình phát hành HĐĐT Fast e-Invoice
Bên mua
Fast e-Invoice Phát hành và quản
lý HĐĐT
Cơ quan Thuế Bên bán
44