6. Tổng q un tài liệu nghiên cứu
1.3.NỘI DUNG VỀ KẾ TOÁN CHO VAY
1.3.1. Chứng từ sử dụng trong kế toán cho vay
- Trong qu n hệ tín dụng, xét về mặt qu n hệ kinh tế pháp lý thì toàn bộ số tiền củ Ngân hàng, các tổ chức tín dụng cho v y đối với khách hàng phản ánh số nợ mà ngƣời đi v y nhận nợ với Ngân hàng và phải hoàn trả trong những kỳ hạn nhất định gồm cả gốc và lãi. Tính pháp lý củ các khoản nợ này đƣợc thể hiện trên các chứng từ Kế toán cho v y đã đƣợc pháp luật thừ nhận. Vậy chứng từ dùng trong Kế toán cho v y là những giấy tờ đảm bảo về mặt pháp lý các khoản cho v y củ Ngân hàng. Mọi sự tr nh chấp về các khoản cho v y h y trả nợ đều phải giải quyết trên chứng từ Kế toán cho v y.
Chứng từ Kế toán cho v y gồm có:
- Chứng từ gốc: là chứng từ có giá trị pháp lý trong qu n hệ tín dụng
xác định quyền và nghĩ vụ củ h i bên đi v y và cho v y. Chứng từ gốc b o gồm: Hợp đồng tín dụng, đơn xin v y, bảng kê tính lãi, khế ƣớc v y tiền. Trong đó, đơn xin v y và khế ƣớc v y tiền dùng trong phƣơng thức cho v y từng lần.
- Chứng từ ghi sổ: là chứng từ làm thủ tục Kế toán, là căn cứ đƣợc lập trên cơ sở chứng từ gốc. Chứng từ ghi sổ gồm: giấy lĩnh tiền mặt hoặc séc lĩnh tiền mặt trong trƣờng hợp cho v y bằng tiền mặt, các chứng từ th nh toán không dùng tiền mặt nhƣ uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc th nh toán trong trƣờng hợp cho v y bằng chuyển khoản.
- Đối với phƣơng thức tín dụng theo hạn mức tín dụng, khi cho v y kh ng phải lập khế ƣớc v y tiền mà chỉ phải ký kết hợp đồng tín dụng thì tính chất pháp lý củ khoản cho v y thể hiện ng y trên các chứng từ phát tiền v y nhƣ séc lĩnh tiền mặt, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu cũng nhƣ hàng tháng tiến hành đối chiếu xác nhận nợ theo số dƣ các tài khoản cho v y theo hạn mức tín dụng trên cơ sở hạch toán chi tiết.
- Các chứng từ kế toán cho v y phải có đầy đủ tính pháp lý xác định quyền chủ thể cho v y củ ngân hàng đối với khách hàng, chỉ rõ những ngƣời nhận nợ và c m kết trả nợ gốc và lãi đúng hạn cho ngân hàng.
Nguyên tắc lập chứng từ kế toán cho vay
-Để chứng từ kế toán cho v y phản ánh đƣợc chính xác sự biến động củ hoạt động cho v y thì phải đảm bảo đƣợc các nguyên tắc lập chứng từ sau:
- Lập chứng từ đƣợc tiến hành ng y khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh (kể cả chứng từ do khách hàng lập h y chứng từ do nội bộ Ngân hàng lập). Có nhƣ vậy thì kế toán cho v y mới có căn cứ để phân loại, ghi sổ từng loại hình cho v y, thời hạn v y, là căn cứ để ghi sổ và tổng hợp kế toán một cách kịp thời.
- Chứng từ dùng trong hạch toán kế toán là hệ thống bản chứng từ do Ngân hàng quy định, thống nhất in ấn và phát hành. Các yếu tố củ chứng từ khi lập phải ghi đầy đủ, kh ng bỏ trống. Các chứng từ có nhiều liên thì phải kịp lồng một lần cho nhiều liên để đảm bảo sự khớp đúng giữ các liên, trong
đó một liên là bản chính từ liên 2 trở đi là bản s o. Để đảm bảo tính pháp lý củ chứng từ, kh ng tẩy xoá, sử chữ , dán giấy đè lên chỗ s i. Nếu s i thì áp dụng cách sử s i xó bỏ trực tiếp chỗ s i hoặc lập chứng từ khác để th y thế. Các giấy tờ có giá trị c o nhƣ séc thì phải huỷ bỏ chứng từ s i và lập chứng từ khác th y thế.
- Trên bản chính (liên1) các bản chứng từ do khách hàng lập và nộp vào Ngân hàng (trừ giấy nộp tiền, bảng kê nộp séc) phải có chữ ký củ chủ tài khoản, kế toán trƣởng và đóng dấu đơn vị, chữ ký và mẫu dấu phải đƣợc đăng ký trƣớc tại Ngân hàng nơi khách hàng gi o dịch.
- Các nhân viên Ngân hàng, khi tiến hành nhiệm vụ củ mình, tuỳ theo chức trách nhiệm vụ khi kiểm soát xử lý chứng từ phải ký tên trên chứng từ, mẫu chữ ký phải đăng ký trƣớc tại kế toán trƣởng hoặc nhân viên kiểm soát. Ngoài r , trong kế toán cho v y một số chứng từ s u c n phải có chữ ký củ giám đốc Ngân hàng h y đƣợc giám đốc uỷ quyền ký th y giám đốc nhƣ: các chứng từ dùng làm cơ sở cho v y, điều chỉnh nợ; các chứng từ do nội bộ Ngân hàng lập để trích tài khoản tiền gửi củ khách hàng thu nợ, thu lãi, chuyển nợ quá hạn.
Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán cho vay.
Trình tự luân chuyển chứng từ qu các bƣớc s u:
- Quá trình hoàn thành việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Ngân hàng, chứng từ phải trải qu các khâu: lập hoặc tiếp nhận chứng từ, kiểm soát, xử lý nghiệp vụ, hạch toán vào các loại sổ sách thích hợp, tổ chức bảo quản. Sự vận động đó củ chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ kế toán. Với chứng từ kế toán cho v y đảm bảo nguyên tắc s u:
Lập chứng từ Kiểm tra và ký chứng từ Sử dụng và bảo quản chứng từ
- Đối với chứng từ thu tiền mặt (thu gốc, lãi tiền v y) phải thực hiện "thu tiền trƣớc, ghi sổ s u" tức là thủ quỹ s u khi đã thu đủ tiền, ký tên trên chứng từ, vào sổ quỹ, s u đó kế toán mới vào sổ sách kế toán (vào máy).
- Đối với chứng từ chi tiền mặt (cho v y theo hạn mức tín dụng) phải thực hiện "ghi sổ kế toán trƣớc, chi tiền s u", tức là kế toán phải kiểm soát xem sổ dƣ tài khoản có đủ khả năng chi trả kh ng, nếu đủ thì s u khi ghi sổ mới chuyển s ng quỹ để chi tiền.
- Các chứng từ chuyển khoản đƣợc ghi Nợ-Có đồng thời khi thực hiện kế toán máy.
- Chứng từ luân chuyển trong nội bộ Ngân hàng phải do Ngân hàng tự tổ chức luân chuyển lấy, kh ng nhờ khách hàng luân chuyển hộ. Trên cơ sở những nguyên tắc luân chuyển chứng từ trên, với chứng từ kế toán cho v y phải trải qu những c ng đoạn cơ bản s u:
- Thứ nhất, trƣớc khi phát tiền v y, bộ phận cấp tín dụng phải nộp bộ hồ
sơ cho v y để kế toán kiểm soát (hợp đồng tín dụng, tên khách hàng v y vốn, số tiền cho v y, thời hạn cho v y, lãi suất, kỳ hạn trả nợ) đây đƣợc coi là chứng từ gốc.
- Thứ hai, hoàn thành gi i đoạn một với bộ hồ sơ hợp lệ, kế toán căn cứ
vào hợp đồng tín dụng và các giấy nhận nợ đƣợc giám đốc Ngân hàng đồng ý cho v y, kế toán sẽ hƣớng dẫn cho khách hàng lập các chứng từ th nh toán để nhận tiền v y. Khi giải ngân kế toán, phải giám sát tính chặt chẽ củ chứng từ và củ đối tƣợng nhận tiền v y đảm bảo tiền lãi v y đƣợc phát r đúng mục đích và kh ng vƣợt mức tiền đã đƣợc giám đốc Ngân hàng duyệt cho v y.
- Khi giải ngân rồi giấy tờ đó sẽ đƣợc lƣu vào hồ sơ v y vốn củ khách hàng để theo dõi thu nợ, lãi.
- S u khi giải ngân, kế toán vào sổ quỹ, thủ quỹ chuyển chứng từ cho kiểm soát.
- Kiểm soát tiến hành kiểm soát lại, s u đó chuyển chứng từ s ng cho bộ phận nhật ký chứng từ.
- S u khi hoàn thành tập nhật ký chứng từ theo thứ tự tài khoản cho v y từ nhỏ đến lớn, trong đơn vị v y thì xếp theo từng kỳ hạn trả thì tập nhật ký chứng từ sẽ đƣợc đánh số và đƣ vào nơi bảo quản theo quy định.
- Trong quy trình lập và luân chuyển có nhiều nguyên nhân khiến cho chứng từ thiếu chính xác: có thể do sơ xuất, có thể do thiếu sự hiểu biết về kỹ thuật lập chứng từ, hoặc do cố ý để th m tài sản Nhà nƣớc. Từ đó vấn đề đặt r là phải kiểm soát chứng từ để đảm bảo tính đúng đắn củ chứng từ trƣớc khi cho phép nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc hoàn thành tại các đơn vị hạch toán.
Tổ chức kiểm soát và lưu trữ chứng từ.
- Trong kế toán cho v y gồm h i khâu kiểm soát, đầu tiên là khâu kiểm soát củ nhân viên xử lý nghiệp vụ, b o gồm kiểm soát củ th nh toán viên (h y nhân viên quản lý tài khoản), các nhân viên tín dụng, thủ quỹ. Nội dung kiểm soát b o gồm kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp củ chứng từ nhƣ: mẫu mực chứng từ, các yếu tố ghi trên chứng từ, mẫu dấu, chữ ký củ chủ tài khoản, số hiệu tài khoản, ghi Nợ, ghi Có; số dƣ tài khoản, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ h i, là khâu kiểm soát củ kiểm soát viên hoặc kế toán trƣởng, nhằm kiểm soát lại một lần nữ tính hợp lệ, hợp pháp củ chứng từ, kiểm soát chữ ký củ th nh toán viên và thủ quỹ.
- S u khi hoàn thành việc kiểm soát, tất cả những ngƣời có trách nhiệm kiểm soát chứng từ phải ký tên vào đúng chỗ quy định trên chứng từ.
- Trải qu một quá trình luân chuyển, kiểm soát, chứng từ kế toán cho v y đƣợc tổ chức lƣu trữ một cách kho học. Với chứng từ gốc nhƣ hợp đồng tín dụng h y đơn xin v y kiêm giấy nhận nợ, khế ƣớc v y tiền thì s u khi phát tiền v y sẽ đƣợc lƣu trữ trong hồ sơ v y vốn củ ngƣời v y để theo dõi thu
hồi nợ. Hợp đồng tín dụng xếp theo thứ tự tài khoản cho v y từ nhỏ đến lớn, trong cùng đơn vị v y thì xếp theo từng kỳ hạn trả, hợp đồng tín dụng chƣ trả hết nợ đƣợc nhân viên kế toán bảo quản trong h m có khoá chắc chắn và theo dõi để thu nợ. Với chứng từ ghi sổ thì đƣợc đóng thành tập theo từng ngày c n gọi là tập nhật ký chứng từ và cho vào ph ng lƣu trữ. Tại đây có một bộ phận chuyên quản lý chứng từ lại có những quy định cụ thể cho việc sử dụng chứng từ, tr soát chứng từ tránh xảy r mất mát, sử chữ s i mục đích.
1.3.2. Tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán cho vay
- Tài khoản sử dụng trong kế toán cho v y là những tài khoản phản ánh toàn bộ số tài sản củ ngân hàng cho các đơn vị, tổ chức kinh tế cá nhân v y. Số tài sản này chiếm tỷ trọng c o trong tổng tài sản có củ ngân hàng nên bộ phận tài khoản này có vị trí qu n trọng trong bảng cân đối kế toán ngân hàng.
• T 21 – Cho vay các t chức kinh tế và cá nhân trong nư c
– 211- Cho v y ngắn hạn VND
– 212- Cho vay trung hạn VND
– 213- Cho v y dài hạn VND
– 214- Cho v y ngắn hạn ngoại tệ và vàng
– 215- Cho v y trung hạn ngoại tệ và vàng
– 216- Cho v y dài hạn ngoại tệ và vàng Có các tài khoản cấp III s u:
Nợ đủ tiêu chuẩn (Nợ nhóm 1)
Nợ cần chú ý (Nợ nhóm 2)
Nợ dƣới tiêu chuẩn (Nợ nhóm 3)
Nợ nghi ngờ (Nợ nhóm 4)
Nợ có khả năng mất vốn (Nợ nhóm 5) TK Cho vay:
Nội dung: phản ánh số tiền NH (TCTD) đ ng cho KH v y
Kết cấu:
• TK 394 – Lãi phải thu từ hoạt động tín dụng
TK 3941 – Lãi phải thu từ cho v y bằng VND
TK 3942 – Lãi phải thu từ cho v y bằng ngoại tệ và vàng
• Nội dung: Dùng để phản ánh số lãi dồn tích tính trên các khoản cho
v y KH mà chƣ đến hạn đƣợc th nh toán
• Kết cấu:
. TK 399 – Dự phòng rủi
ro lãi phải thu
• Nội dung: phản ánh quỹ dự ph ng rủi ro lãi phải thu
• TK 70 – Thu từ hoạt động tín dụng Dư Có
• TK 882 – Chi dự phòng rủi ro Dư Nợ
• TK 94 – lãi cho vay chưa thu được
• TK 97 – nợ khó đòi đã xử lý
• TK 994 – TS cầm cố, thế chấp của khách hàng
• TK 996 – Ctừ có giá trị cầm cố, thế chấp của khách hàng
1.3.3. Quy trình hạch toán các phƣơng thức cho vay chủ yếu
1.3.3.1.Hạch toán phương thức cho vay từng lần
hái niệm: Mỗi lần v y vốn, khách hàng và tổ chức tín dụng phải làm thủ tục v y vốn cần thiết và ký kết hợp đồng tín dụng
Đối tượng Áp dụng đối với KH kh ng có nhu cầu v y thƣờng xuyên, v ng qu y vốn thấp. Áp dụng đối với cho v y cá thể.
Đặc điểm: Giải ngân một lần toàn bộ hạn mức tín dụng. Định kỳ hạn nợ cụ thể cho khoản cho v y; Ngƣời v y trả nợ một lần khi đáo hạn.
- Kế toán phát tiền vay:
Căn cứ chứng từ phát tiền v y, thực hiện gi o dịch giải ngân và hạch toán:
Nợ TK 21
- Kế toán giai đoạn tính lãi cho vay.
* Tính lãi theo món: Phƣơng pháp tính lãi theo món áp dụng đối với các món cho v y có quyết định trả lãi theo từng kỳ hạn b o gồm chỉ trả lãi chƣ trả gốc, trả một phần gốc và lãi tƣơng ứng, trả cả gốc và lãi.
Cách tính lấy số dƣ Nợ tiền v y nhân với lãi suất c m kết và thời gi n tính lãi, chỉ tính ngày đầu phát tiền v y, kh ng tính ngày thu hết gốc.
C ng thức:
Thời gi n tính lãi Lãi suất áp Số tiền lãi = Số tiền nợ x --- x dụng theo tháng
30 hoặc 360 h y năm
Nếu trong thời gi n tính lãi có th y đổi lãi suất mà sự th y đổi đó có hiệu lực với khoản v y thì phải tính cho từng gi i đoạn ứng trƣớc với lãi suất khác nh u hoặc trong thời gi n tính có biến động về số dƣ Nợ thì cũng phải tính theo từng thời gi n có sự th y đổi đó.
* Thời hạn thu lãi.
• Nếu thu lãi hàng tháng: kh ng phải sử dụng TK Lãi phải thu
Ngân hàng có thể hạch toán theo phƣơng pháp lãi cộng dồn dự thu hoặc theo phƣơng pháp thực thu, thƣờng thì theo phƣơng pháp dự thu(hàng tháng).
* Hạch toán lãi phải thu:
Định kỳ căn cứ hợp đồng cho v y/ Bảng kê rút vốn, số dƣ nợ v y, lãi suất cho v y, tính toán số lãi phải thu củ khách h ng và hạch toán:
Nợ TK 394
Có TK 702 Số tiền lãi phải thu * Hạch toán thu nợ lãi:
Căn cứ chứng từ thu nợ, thực hiện các gi o dịch thu nợ và hạch toán: Nợ TK Thích hợp (1011, 4211/KH,…)
Số tiền lãi thu đƣợc
Có TK 702
• Xử lý trong trƣờng hợp không thu đƣợc lãi:
- Đối với nợ lãi: - Ngừng tính lãi dự thu
- Nếu chắc chắn kh ng thu đƣợc => Chi phí - Nếu có khả năng kh ng thu đƣợc => Dự phòng - Theo dõi lãi chƣ thu ở TK ngoại bảng 941
- Đối với nợ gốc: Chuyển (gốc) theo dõi ở nhóm nợ thích hợp
• Xử lý khi thu lại đƣợc lãi đã quá hạn:
- Đối với lãi: - Thu từ TK thích hợp, một phần tất toán TK dự thu, một
- Hoàn nhập dự phòng lãi phải thu
Đối với nợ gốc: Chuyển (gốc) theo dõi ở nhóm nợ thích hợp
- Kế toán thu nợ: Đến hạn, KH trả tiền vay, kế toán tất toán TK CV
thích hợp/KH
Nợ TK Thích hợp (1011, 4211/KH…)
Số tiền gốc thu đƣợc Có TK Cho v y thích hợp
• Kế toán chuyển nợ quá hạn:
- Các trƣờng hợp chuyển nợ quá hạn - Bút toán chuyển gốc
- Đối với chuyển lãi