6. Tổng q un tài liệu nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CHO VAY TẠI NGÂN
KIÊN GIANG
2.2.1. Thực trạng về điều kiện và thủ tục cho vay
2.2.1.1. Về điều kiện cho vay
BIDV - CN Kiên Gi ng xem xét và quyết định cho v y khi khách hàng có đủ các điều kiện s u:
-Có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự và chịu trách nhiệm dân sự theo quy định củ pháp luật, cụ thể là:
+ Pháp nhân phải có đủ các điều kiện đƣợc c ng nhận là pháp nhân và phải có năng lực pháp luật dân sự.
+ Cá nhân và chủ do nh nghiệp tƣ nhân phải có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự.
+ Đại diện hộ gi đình phải có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự.
+ Đại diện tổ hợp tác phải có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự.
- Có khả năng tài chính đảm bảo trả nợ trong thời hạn c m kết: + Có vốn tự có th m gi vào dự án, phƣơng án sản xuất kinh do nh. + Kinh do nh phải có hiệu quả, kh ng có nợ quá hạn trên 6 tháng đối với ngân hàng.
+ Đối với pháp nhân và do nh nghịêp tƣ nhân phải có năng lực tài chính lành mạnh và phải mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng.
+ Đối với các khách hàng v y vốn phục vụ đời sống phải có nguồn thu nhập ổn định để trả nợ ngân hàng.
- Mục đích sử dụng vốn v y hợp pháp, phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã hội củ thành phố, phù hợp với điều lệ, kế hoạch và giấy phép kinh
do nh, phù hợp với mục đích đƣợc gi o, thuê, khoán quyền sử dụng đất, mặt nƣớc.
- Có dự án đầu tƣ, phƣơng án sản xuất kinh do nh dịch vụ khả thi, có hiệu quả hoặc có phƣơng án phục vụ đời sống khả thi kèm theo khi phƣơng án trả nợ khả thi.
- Thực hiện các quy định về đảm bảo tiền v y theo quy định củ Chính phủ và hƣớng dẫn củ Thống đốc Ngân hàng nhà nƣớc.
2.2.1.2. Về thủ tục và h sơ cho vay
- Khi khách hàng có nhu cầu v y vốn họ phải lập hồ sơ tín dụng và các tài liệu liên qu n khác gửi tới ngân hàng. Trên cơ sở thẩm định củ cán bộ tín dụng, nếu đủ điều kiện sẽ đồng ý cho v y và tiến hành ký kết hợp đồng tín dụng bằng văn bản, nếu kh ng đồng ý thì phải th ng báo cho khách hàng bằng văn bản. Bộ phận kế toán khi nhận đƣợc hồ sơ tín dụng và các chứng từ phát tiền v y do bộ phận tín dụng chuyển đến thì phải kiểm tr tính hợp lệ hợp pháp củ các chứng từ, các yếu tố ghi trên hợp đồng tín dụng nhƣ dấu, chữ ký củ khách hàng và ngân hàng xem có khớp với mẫu kh ng .
-Tuỳ theo từng loại khách hàng, phƣơng thức cho v y mà bộ hồ sơ cho vay bao gồm các loại giấy tờ khác nh u. Tuy nhiên về cơ bản bộ hồ sơ cho v y b o gồm:
- Hồ sơ do khách hàng lập và cung cấp: Khi có nhu cầu v y vốn khách hàng phải gửi tới BIDV - CN Kiên Gi ng các giấy tờ s u:
+ Quyết định hoặc giấy phép thành lập do nh nghiệp + Điều lệ do nh nghiệp ( trừ do nh nghiệp tƣ nhân)
+ Quyết định bổ nhiệm giám đốc, phó giám đốc, kế toán trƣởng, c ng nhận b n quản trị và chủ nhiệm hợp tác xã.
+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh do nh + Giấy phép hành nghề
+ Giấy phép đầu tƣ (đối với c ng ty liên doanh) + Hợp đồng liên do nh
+ Hồ sơ dự án đối với cho v y trung dài hạn. + Kế hoạch sản xuất kinh do nh trong kỳ.
+ Bảng cân đối kế toán, bảng tổng kết tài sản, kết quả hoạt đ ng kinh do nh kỳ trƣớc.
+ Báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh do nh kỳ trƣớc. + Các giấy tờ cần thiết khác theo quy định củ pháp luật. - Hồ sơ do ngân hàng lập:
+ Báo cáo thẩm định, tái thẩm định.
+ Các loại th ng báo: th ng báo từ chối cho v y, th ng báo cho v y, th ng báo gi hạn nợ, th ng báo nợ đến hạn, th ng báo tạm ngừng cho v y, th ng báo chấm rứt cho v y.
+ Báo cáo kiểm tr sử dụng vốn v y, báo cáo phân tích tình hình tài chính
+ Sổ theo dõi cho v y dùng cho cán bộ tín dụng. - Hồ sơ do khách hàng và ngân hàng cùng lập: + Hợp đồng tín dụng hoặc sổ v y vốn
+ Hợp đồng đảm bảo tiền v y.
2.2.1.3. Về thời hạn cho vay
- Khách hàng và BIDV - CN Kiên Gi ng sẽ thoả thuận về thời hạn cho v y theo h i loại cho v y ngắn hạn hoặc cho v y trung,dài hạn.
Cho v y ngắn hạn (dƣới 1 năm), cho v y trung hạn (1-5 năm) và cho v y dài hạn (trên 5 năm). Cho v y ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu vốn cho sản xuất kinh do nh, dịch vụ và đời sống. Cho v y trung, dài hạn để thực hiện những dự án đầu tƣ phát triển sản xuất, kinh do nh, dịch vụ và đời sống.
2.2.1.4. Về lãi suất cho vay
- Lãi suất cho v y lu n là vấn đề nóng bỏng kh ng chỉ đƣợc ngành ngân hàng mà rộng rãi các tầng lớp dân cƣ và các tổ chức kinh tế rất qu n tâm, bởi vì nó là điểm hội tụ củ nhiều mối qu n hệ, các mâu thuẫn liên qu n trực tiếp đến lợi ích vật chất. Một mặt, nếu lãi suất đƣợc sử dụng đúng đắn, uyển chuyển linh hoạt phù hợp với những điều kiện tình hình thực tế từng thời kỳ nhất định có tác dụng trực tiếp và rất qu n trọng đến việc kiềm chế và đẩy lùi lạm phát cũng nhƣ có tác dụng kích thích đầu tƣ phát triển sản xuất kinh do nh củ do nh nghiệp từ đó tạo thêm việc làm và thúc đẩy tăng trƣởng kinh tế nói chung. Nhƣng mặt khác, nếu sử dụng lãi suất một cách cố định cứng nhắc thì rất có thể chỉ có tác dụng tích cực ở thời kỳ này nhƣng chuyển s ng thời kỳ khác với những th y đổi củ điều kiện kinh tế xã hội lại trở thành vật cản kìm hãm trói buộc đầu tƣ phát triển sản xuất kinh do nh.
Việc xác định mức lãi suất cho v y do Ngân hàng và khách hàng thoả thuận phù hợp với quy định chung củ Ngân hàng nhà nƣớc về lãi suất cho v y tại thời điểm ký hợp đồng tín dụng. Ngân hàng có trách nhiệm c ng bố c ng kh i các mức lãi suất cho v y cho khách hàng biết, lãi suất cho v y ƣu đãi đƣợc áp dụng đối với các khách hàng đƣợc ƣu đãi về lãi suất theo quy định củ Chính phủ và hƣớng dẫn củ Ngân hàng nhà nƣớc.Trƣờng hợp khoản v y bị chuyển s ng nợ quá hạn, phải áp dụng lãi suất nợ quá hạn heo mức quy định củ Thống đốc ngân hàng nhà nƣớc tại thời điểm ký kết hợp đồng tín dụng( thƣờng thì lãi suất nợ quá hạn bằng 150% lãi suất cho v y th ng thƣờng)
Hiện n y, BIDV - CN Kiên Gi ng đ ng áp dụng nhiều mức lãi suất khác nh u đối với từng loại hình cho v y, từng đối tƣợng khách hàng v y...trong khung lãi suất quy định củ Ngân hàng Nhà nƣớc nhằm thu hút mọi đối tƣợng khách hàng và giữ đƣợc khách hàng.Cụ thể:
Bảng 2.6. Lãi suất cho vay tại BIDV CN Kiên Giang Chỉ tiêu Thực hiện 1.Lãi suất VND (% tháng) - Cho v y ngắn hạn. 0,65%-0,9% - Cho v y trung hạn 0,85%-0,9% - Cho v y dài hạn 0,85%-0,9%
2. Lãi suất USD (% năm)
- Cho v y ngắn hạn 4,7%-6,2%
- Cho v y trung hạn 5,4%-6,8%
- Cho v y dài hạn 5,3%-6,9%
(Ngu n: Báo kết quả kinh doanh của BIDV CN Kiên Giang)
2.2.2. Thực trạng kế toán cho vay
2.2.2.1.Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán cho vay
*Bƣớc 1. Tiếp nhận nhu cầu của KH:
Bƣớc này do gi o dịch viên thực hiện, tiếp nhận nhu cầu củ khách hàng b o gồm:
- Mở/đóng tài khoản củ khách hàng – thực hiện theo qui định mở/đóng tài khoản hiện hành.
- Giải ngân, thu nợ theo chỉ định th nh toán củ nghiệp vụ tín dụng. - Thu, chi tiền mặt theo yêu cầu củ khách hàng cho các nghiệp vụ trên. - Các gi o dịch bằng tiền mặt và chuyển khoản khác.
Các nghiệp vụ mà gi o dịch viên thực hiện theo yêu cầu củ khách hàng phải tuân thủ theo đúng các qui định liên qu n tới từng loại nghiệp vụ cụ thể.
* Bƣớc 2. Kiểm tra chứng từ của khách hàng:
Bƣớc này do gi o dịch viên thực hiện, b o gồm các nội dung chính: - Kiểm tr tính hợp lệ, hợp pháp củ các giấy tờ, chứng từ do khách hàng xuất trình theo đúng hƣớng dẫn đối với từng loại nghiệp vụ.
- Nếu chứng từ khách lập có thiếu sót, gi o dịch viên hƣớng dẫn khách hàng ghi bổ sung hoặc hƣớng dẫn khách lập lại chứng từ.
- Nếu chấp nhận chứng từ và yêu cầu gi o dịch củ khách hàng, chuyển thực hiện bƣớc 3 nếu là gi o dịch thu tiền mặt, hoặc chuyển s ng bƣớc 4 nếu là các gi o dịch khác.
* Bƣớc 3. Thu tiền mặt
Bƣớc này do gi o dịch viên thực hiện, căn cứ vào chứng từ do khách hàng lập, thu tiền mặt theo hƣớng dẫn thu tiền mặt tại các quy trình nghiệp vụ tiền v y, yêu cầu khách hàng lập bảng kê thu tiền mặt và ký xác nhận trên bảng kê, thu tiền, kiểm đếm và kiểm tr phát hiện tiền giả, đảm bảo đúng đủ số tiền thu và đóng dấu “đã thu tiền” lên chứng từ.
* Bƣớc 4. Xử lý giao dịch:
Bƣớc này do gi o dịch viên thực hiện, b o gồm các nội dung chính: - Tiến hành việc nhập dữ liệu theo từng màn hình gi o dịch tuỳ theo nghiệp vụ.
- Ký chứng từ gi o dịch.
+ Nếu trong hạn mức gi o dịch củ gi o dịch viên, chuyển thực hiện bƣớc 6.
+ Nếu vƣợt hạn mức gi o dịch, chuyển gi o dịch trên máy và chứng từ giấy cho kiểm soát viên để thực hiện kiểm soát và phê duyệt tại bƣớc 5.
* Bƣớc 5. Kiểm soát và duyệt giao dịch:
Bƣớc này do kiểm soát viên thực hiện, b o gồm các nội dung chính: - Kiểm tr tính hợp lệ hợp pháp củ chứng từ, đối chiếu các yếu tố CMT, hộ chiếu, chữ ký …trên chứng từ giấy và dữ liệu trên máy..
- Nếu chấp nhận, kiểm soát viên thực hiện ký duyệt gi o dịch trên chứng từ giấy trƣớc, s u đó thực hiện phê duyệt gi o dịch trên máy và chuyển trả chứng từ cho gi o dịch viên để thực hiện tiếp bƣớc 6.
- Trƣờng hợp kh ng chấp nhận gi o dịch, trả lại chứng từ cho gi o dịch viên làm lại kèm lý do.
* Bƣớc 6. In chứng từ:
- In các th ng tin gi o dịch lên chứng từ củ khách hàng.
- Kiểm tr lại tính khớp đúng giữ th ng tin do khách hàng yêu cầu với th ng tin nhập vào máy và in r trên chứng từ.
Nếu gi o dịch chi tiền mặt thì chuyển s ng thực hiện bƣớc 7, nếu là gi o dịch khác thì chuyển s ng thực hiện bƣớc 8.
* Bƣớc 7. Chi tiền mặt :
Bƣớc này do gi o dịch viên thực hiện, b o gồm các nội dung chính: - Lập bảng kê chi tiền theo đúng giá trị, số lƣợng tiền mặt trên chứng từ và loại tiền thực tế, ký xác nhận và yêu cầu khách hàng ký xác nhận trên bảng kê chi tiền.
- Chi tiền cho khách hàng theo bảng kê chi tiền và đóng dấu “đã chi tiền” lên chứng từ.
S u đó chuyển s ng thực hiện bƣớc 8.
8* Bƣớc 8. Phân phối chứng từ
Bƣớc này do gi o dịch viên thực hiện, b o gồm các nội dung chính: - Gi o dịch viên giữ lại liên chính để lƣu tại tập chứng từ.
- Trả khách hàng liên thứ 2.
- Trƣờng hợp gi o dịch c n tiếp tục phải xử lý nhƣ chuyển tiền đi th nh toán,… gi o dịch viên chuyển 1 liên chứng từ và các chứng từ kèm khác cho bộ phận có liên qu n để thực hiện tiếp gi o dịch.
* Bƣớc 9. Xử lý cuối ngày
Bƣớc này do gi o dịch viên, kiểm soát viên thực hiện, b o gồm các nội dung chính:
- Thực hiện các c ng việc cuối ngày, in các báo cáo gi o dịch trong ngày, kiểm tr đối chiếu giữ chứng từ gi o dịch và báo cáo khớp đúng – thực hiện theo hƣớng dẫn tại “Quy trình vận hành chƣơng trình BDS”.
- S u khi kiểm tr , đối chiếu khớp đúng, gi o dịch viên ký xác nhận trên các báo cáo và thực hiện sắp xếp chứng từ theo quy định tại “Quy trình luân chuyển, kiểm soát và lƣu trữ chứng từ kế toán”.
2.2.2.2. Tài khoản và chứng từ sử dụng
Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi thực hiện hoạt động
7 Đạt Kiểm tr Kh ng đạt Vƣợt hạn mức Trong hạn mức Khách hàng, các kênh thanh toán
Kế toán viên Kh n g đạ t 1 2 Chi tiền Có Không 6 5 Đạt Phân phối chứng từ C ng việc cuối ngày
Thu tiền Có Không 8 CÁC BƢỚC THỰC HIỆN TRÁCH NHIỆM GDV GDV GDV KSV GDV GDV GDV GDV Tiếp nhận nhu cầu
Khách hàng Xử lý gi o dịch 3 4 Thu tiền mặt Hạn mức gi o dịch In chứng từ Phê duyệt gi o dịch Chi tiền mặt
cho vay BIDV - CN Kiên Giang cũng sử dụng các tài khoản cho v y th ng thƣờng theo quy định, ví dụ nhƣ các tài khoản loại 2, tài khoản nợ quá hạn, tài khoản ngoại bảng...và đƣợc mở chi tiết cho từng đối tƣợng khách hàng theo các chỉ tiêu nhất định về thời hạn v y h y các phƣơng thƣc cho vay khác nhau.
- Chứng từ gốc: gồm có hợp đồng tín dụng, giấy nhận nợ, giấy đề nghị v y vốn, hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản và các loại giấy tờ liên qu n khác. Đây là những chứng từ có giá trị pháp lý c o về khoản tiền ngân hàng đã cho khách hàng vay, đồng thời cũng là căn cứ để kế toán hạch toán cho v y, thu nợ cho ngân hàng. Nội dung và hình thức củ các chứng từ này đã đƣợc quy định và đƣợc in sẵn theo mẫu, trong đó có đầy đủ tất cả các yêu tố cần thiết, kế toán có trách nhiệm giúp khách hàng lập và phải tiến hành kiểm tr tính hợp lệ, hợp pháp củ các chứng từ đó mỗi khi khách hàng có nhu cầu v y vốn. Nếu các chứng từ này đáp ứng đầy đủ các điều kiện thì khách hàng sẽ đƣợc nhận tiền v y. Khách hàng và ngân hàng đều phải t n trọng tất cả các điều khoản đã ghi trong các giấy tờ này.
- Chứng từ ghi sổ: là những chứng từ mà kế toán căn cứ vào đó để phản ánh vào tài khoản nội bảng h y ngoại bảng. Chứng từ ghi sổ mà BIDV - CN Kiên Gi ng sử dụng b o gồm: Giấy lĩnh tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc th nh toán...Nhìn chung, các loại chứng từ ghi sổ đƣợc sử dụng tại BIDV - CN Kiên Gi ng rất phong phú và đ dạng phù hợp với từng mặt nghiệp vụ, từng loại vốn v y, từng hình thức th nh toán. Các chứng từ này cũng đƣợc lập và in theo mẫu củ ngân hàng, kế toán phải tiến hành kiểm tr , kiểm soát kỹ lƣỡng nếu đúng thì kế toán cho v y sẽ mở sổ chi tiết cho khách hàng.
2.2.2.3. Quy trình hạch toán các nghiệp vụ cho vay
* Nguyên tắc chung trong hạch toán nghiệp vụ cho vay và theo dõi các khoản cho vay
chi tiết theo từng món cho vay từ khi giao dịch phát sinh cho đến khi tất toán. - Các khoản cho v y đối với khách hàng phải đƣợc theo dõi, cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời các th ng tin, yếu tố (nhƣ số tiền nợ (gốc, lãi), phí,…) trên hệ thống trên cơ sở hồ sơ, chứng từ đƣợc phê duyệt củ cấp có thẩm quyền.
* Hạch toán lãi phải thu trong cho vay