5. Kết cấu các chương của khĩa luận
4.2.1. Ứng dụng hệ thống ERP trong cơng tác lập kế hoạch sản xuất
Hiện nay, cơng nghệ thơng tin đĩng vai trị quan trọng khơng thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Khĩ khăn lớn nhất hiện nay của hệ thống thơng tin tại Tổng cơng ty Việt Thắng là các nhà máy, kho, văn phịng cơng ty đang sử dụng hệ thống thơng tin khác nhau. Các hệ thống này khơng tương thích và kết nối được với với nhau, khiến cho cơng tác phối hợp giữa các phịng ban, giữa khối văn phịng và nhà máy, nhà kho gặp nhiều khĩ khăn và gây lãng phí nguồn lực của cơng ty. Việt Thắng đã từng thực hiện việc nâng cấp hệ thống thơng tin, tích hợp tất cả thơng tin trên cùng một hệ thống từ nhiều năm trước đây nhưng vẫn chưa thành cơng do gặp nhiều yếu tố trở ngại.
Phần mềm ERP là một giải pháp phần mềm hỗ trợ quá trình quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh do phần mềm máy tính hỗ trợ. ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt như: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng…. Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả thơng tin, dữ liệu nguồn lực của doanh nghiệp vào cùng
SVTH: Bùi Đức Chiến
Trang 57
một hệ thống duy nhất để theo dõi, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp. ERP hỗ trợ tích cực cho cơng tác lập kế hoạch, giải quyết các vấn đề về quản trị nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, kho, mua hàng, bán hàng…
Lợi ích khi triển khai ERP:
Giúp truy cập thơng tin nhanh chĩng, chính xác, an tồn và tức thời.
Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu theo quy trình sẽ tránh được sự trùng lắp.
Theo dõi, tăng khả năng lưu chuyển dịng tiền và cân bằng giữa khả năng tài chính
và năng lực sản xuất của doanh nghiệp
Theo dõi, kiểm tra, giám sát tiến độ cung cấp hàng hĩa cho khách hàng, cũng như
việc tiếp nhận nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp
Khi doanh nghiệp mở rộng hệ thống sản xuất kinh doanh sẽ đồng bộ và nhanh chĩng.
Cải thiện quy trình làm việc
Bảo mật thơng tin doanh nghiệp
Giảm thiểu chi phí hoạt động và giám sát chặt chẽ các khoản chi phí…
Thách thức khi triển khai ERP:
Chi phí đầu tư thường lớn tùy thuộc vào quy mơ và yêu cầu của doanh nghiệp. Chi
phí để triển khai phần mềm ERP cĩ mức giá khoảng vài triệu USD cho khoảng 50 User (người dùng) và các khoảng chi phí khác đi kèm.
Thời gian triển khai phần mềm ERP sẽ trải qua nhiều giai đoạn và cĩ thể kéo dài từ
6 tháng đến vài năm tùy vào tình hình và quy mơ của mỗi doanh nghiệp.
Sự thiếu đồng lịng của nhân sự và sự quyết tâm thực hiện của ban lãnh đạo. Trong
quá trình triển khai phần mềm ERP sẽ phát sinh nhiều vấn đề khĩ khăn. Ban lãnh đạo chưa thực sự quyết tâm thực hiện, một số nhân viên cĩ thể sẽ từ chối sử dụng phần mềm ERP vì họ cho rằng nĩ khơng hiệu quả như cái họ đang sử dụng hoặc họ khơng muốn đổi mới. Như vậy sẽ rất khĩ triển khai thành cơng phần mềm ERP một cách hiệu quả và thành cơng nhất
SVTH: Bùi Đức Chiến
Trang 58
Lợi ích khi triển khai ERP đối với bộ phận lập kế hoạch:
Phân hệ quản trị sản xuất trong phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch
và tính tốn chính xác hơn về cơng suất của máy mĩc, lượng nguyên vật liệu và cơng nhân. Từ đĩ gĩp phần làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
Việc sử dụng trên một nền tảng hệ thống phần mềm duy nhất, sẽ giảm chi phí và
tăng năng suất làm việc. Ngồi ra, phần mềm ERP cịn tự động hĩa mọi quy trình trong sản xuất kinh doanh từ khâu nguyên vật liệu cho đến khâu sản phẩm được ra thị trường.
Các thơng tin đơn hàng hiện cĩ và các đơn hàng dự báo sẽ được gắn kết với cơng
tác triển khai sản xuất
Phần mềm ERP hỗ trợ nhà lập kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn.
Phần mềm ERP luơn cập nhật thơng tin và tình trạng hoạt động sản xuất của doanh
nghiệp giúp cho việc lập kế hoạch, triển khai và giám sát kế hoạch một cách hiệu quả Một trong các phần mềm ERP mà cơng ty Việt Thắng cĩ thể tham khảo và triển khai đĩ là phần mềm Oracle E-Business Suite (Oracle EBS) là bộ giải pháp ERP được đề xuất tại cơng ty, phần mềm cĩ những ưu nhược điểm sau:
Ưu điểm của Oracle EBS:
- Đầy đủ các phân hệ như: Kế tốn tài chính, quản lý kho, mua sắm, sản xuất… - Tích hợp hồn tồn – dữ liệu tập trung: Các phân hệ được xây dựng theo thiết kế tổng thể với mơ hình dữ liệu thống nhất và trên một cơ sở dữ liệu duy nhất.
- Tự động hĩa quy trình tác nghiệp: Vận hành theo quy trình nghiệp vụ, hồn tồn tích hợp giữa các phân hệ, chia sẻ việc nhập liệu cho các cán bộ nghiệp vụ ngay khi nghiệp vụ ban đầu phát sinh, tăng cường kiểm sốt luồng dữ liệu
- An tồn và bảo mật cao: Đảm bảo an tồn dữ liệu, phân quyền phù hợp với vai trị, nhiệm vụ của từng cá nhân, đơn vị.
- Dễ tinh chỉnh phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Oracle EBS kết hợp các chức năng hồn thiện cĩ tính mở và hiệu quả cho việc quản lý nguồn lực doanh nghiệp với một cơng nghệ nền mở và linh hoạt. Cho phép doanh nghiệp tăng năng suất, tăng khả năng hoạt động và thích ứng cần thiết để tăng tốc các chiến lược kinh doanh.
SVTH: Bùi Đức Chiến
Trang 59
- Oracle EBS được xây dựng từ tập đồn Oracle, một tập đồn đa quốc gia hàng đầu thế giới về phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể và cĩ đội ngũ triển khai mạnh mẽ.
Nhược điểm của Oracle EBS:
- Chi phí đầu tư ban đầu lớn và chi phí cao cho dịch vụ bảo trì và hỗ trợ. Đây chính là trở ngại lớn nhất khi triển khai phần mềm.
- Thời gian triển khai phải trải qua nhiều giai đoạn và thường kéo dài. Đây là nhược điểm đối với các doanh nghiệp khi triển khai phần mềm.
- Con người thường ngại thay đổi, trong khi triển khai phần mềm Oracle EBS lại yêu cầu nhân viên cần thay đổi cách làm việc theo một quy trình nghiệp vụ chuẩn. Đây là một trong những lý do khiến dự án dễ thất bại trong khâu triển khai thực tế.
Oracle thâm nhập thị trường Việt Nam từ rất sớm vào năm 2004 và đang chiếm phần lớn thị trường, cĩ thể thấy Oracle rất am hiểu nhu cầu của doanh nghiệp Việt và đang phục vụ rất tốt. Phần mềm Oracle EBS cĩ thể triển khai trên nhiều nhà máy, nhà kho, văn phịng, xưởng khác nhau nhưng vẫn đảm bảo kết nối, chia sẻ thơng tin và trên cùng một cơ sở dữ liệu duy nhất. Điều này rất phù hợp với mơ hình hoạt động cơng ty mẹ cơng ty con của Tổng cơng ty Việt Thắng cĩ nhiều cơng ty con, nhà máy, xưởng, nhà kho… Phần mềm Orcale EBS linh hoạt với nhiều báo cáo tùy chỉnh phục vụ chứng từ, kiểm tra, liên lạc với đối tác thuận tiện. Hiện nay phần mềm ERP Oracle EBS được khá nhiều doanh nghiệp sản xuất lớn tại Việt Nam triển khai như: Vinamilk, Euro Windows, Bibica, Nhựa Bình Minh, Biti’s, Toyota Việt Nam… Năm 2004, Tổng cơng ty May 10 tiến hành triển khai phần mềm Oracle EBS, đây là doanh nghiệp cùng lĩnh vực dệt may, cĩ mơ hình hoạt động sản xuất tương tự với Tổng cơng ty Việt Thắng. Điều này càng làm tăng khả năng triển khai thành cơng hệ thống Oracle EBS tại Việt Thắng
SVTH: Bùi Đức Chiến
Trang 60
Phần mềm Oracle E-Business Suite cĩ những thiết kế tính năng như sau:
Hình 4.1:Tổng quát tính năng của phần mềm Oracle EBS
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả)
Các giải pháp trong Oracle EBS được thiết kế dưới dạng các mơđun để phù hợp với nhiều hình thức doanh nghiệp và các mức ngân sách khác nhau, bao gồm:
+ Quản lý Tài chính + Quản lý Nguồn nhân lực + Quản lý Sản xuất
+ Quản lý Marketing + Quản lý Bán hàng + Quản lý Cung ứng
+ Quản lý Đơn đặt hàng + Quản lý Dự án + Quản lý Dịch vụ
+ Quản lý Bảo trì + Lập kế hoạch …
Phần mềm Oracle EBS đảm bảo an ninh và bảo mật dữ liệu, phân quyền phù hợp với vai trị, vị trí và nhiệm vụ của mỗi cá nhân, đơn vị. Như vậy mỗi cá nhân chỉ được cấp quyền hạn cĩ thể xem các thơng tin cần thiết và thực hiện nghiệp vụ của vị trí mình đảm nhiệm.
- Đối với cơng tác lập kế hoạch sản xuất thì phần mềm Oracle EBS thực hiện theo quy trình như sau:
SVTH: Bùi Đức Chiến
Trang 61
Hình 4.2: Mơ hình lập kế hoạch sản xuất trên phần mềm Oracle EBS
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả)
Phần mềm Oracle EBS hỗ trợ cơng tác lập kế hoạch cụ thể như:
- Cho phép bộ phận lập kế hoạch sản xuất quản lý được thơng tin kế hoạch sản xuất của cơng ty, hỗ trợ cơng tác dự báo nhu cầu sản xuất, thơng tin các đơn đặt hàng từ đĩ tổng hợp lượng nhu cầu sản xuất.
- Vì tất cả thơng tin đều được tích hợp trên hệ thống này nên phần mềm Oracle EBS cho phép bộ phận lập kế hoạch kiểm tra NVL hiện cĩ của cơng ty, lượng tồn kho, định mức nhu cầu NVL cần sử dụng.
- Phần mềm Oracle EBS hỗ trợ các cơng tác nghiệp vụ được thực hiện nhanh và chính xác hơn như phát lệnh sản xuất, yêu cầu mua NVL….
- Giúp cơng tác triển khai kế hoạch sản xuất và giám sát được thực hiện nhanh chĩng và hiệu quả.
SVTH: Bùi Đức Chiến
Trang 62
Để cĩ thể thực hiện việc đầu tư và nâng cấp cơng nghệ hệ thống thơng tin tại Tổng cơng ty Việt Thắng, thì cơng ty cần đảm bảo các yếu tố sau:
Ban lãnh đão cùng tồn thể đội ngũ cán bộ cơng nhân viên phải cam kết quyết tâm việc thực hiện đầu tư và nâng cấp hệ thống thơng tin, cĩ sự thay đổi trong tư duy và thực hiện bằng hành động cụ thể.
Cơng ty cần lựa chọn nhà thầu, cơng ty cĩ đủ uy tín, kinh nghiệm, năng lực để thực hiện việc nâng cấp cấp hệ thống thơng tin.
Chuẩn bị đầy đủ về các nguồn lực cần thiết như: tài chính, con người, máy mĩc thiết bị. Cĩ phương án chính sách phịng tránh rủi ro trong quá trình thực hiện dự án.
Dưới đây là bản kế hoạch thực hiện dự án đầu tư nâng cấp hệ thống thơng tin, cơng ty cĩ thể tham khảo:
Kế hoạch thực hiện:
Thời gian thực hiện dự án
Ngày bắt đầu dự án 3/8/2020
Dự án làm việc từ thứ hai đến thứ Bảy. Thời gian làm việc qui định như sau: Sáng: 8h00 đến 12h00 Chiều: 13h00 đến 17h00
Nghỉ tết dương lịch từ ngày 1/1/2021 đến ngày 3/1/2021 Nghỉ tết âm lịch từ ngày 8/1/2021 đến hết ngày 16/1/2021
SVTH: Bùi Đức Chiến
Trang 63
Bảng 4.1 Bảng chi tiết kế hoạch dự án
STT Ký hiệu Cơng việc Thời gian Cơng việc
trước
1 A Lập báo cáo dự án -
2 A1 Chuẩn bị nhân sự cho dự án 3 ngày -
3 A2 Dự trù ngân sách cho dự án 3 ngày A1
4 A3 Lập kế hoạch dự án 4 ngày A1
5 B Thẩm định dự án và trình duyệt báo cáo
lên Tổng cơng ty
10 ngày A1, A2,
A3
6 C Mời tư vấn và đấu thầu
7 C1 Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp 3 ngày B
8 C2 Khảo sát thực tế và tư vấn 20 ngày B
9 C3 Lựa chọn giải pháp 6 ngày C2
10 C4 Đấu thầu và ký kết hợp đồng 7 ngày C2
11 D Phân tích và thực hiện triển khai dự án
12 D1 Phân tích, thiết kế quy trình tổng hợp 45 ngày C4, C3
13 D2 Tiến hành thiết kế, điều chỉnh, cài đặt hệ
thống ERP
75 ngày D1
14 E Thử nghiệm và kiểm tra phần mềm 14 ngày D2
15 F Chuyển giao cơng nghệ
16 F1 Đào tạo cho người dùng 14 ngày E
17 F2 Nghiệm thu và đưa phần mềm vào vận hành 7 ngày E
18 G Hỗ trợ nhập dữ liệu và hồn tất dự án 90 ngày F1, F2
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả)
Thời gian thực hiện kế hoạch dự án trên mang tính tham khảo. Tùy theo nhà cung cấp triển khai phần mềm và thực trạng cơng ty khi khảo sát mà thời gian tiến độ thực hiện dự án cĩ thể thay đổi.
SVTH: Bùi Đức Chiến
Trang 64
Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
Phương pháp đánh giá:
+ Liệt kê các tiêu chí đánh giá
+ Cho điểm từng tiêu chí theo thang điểm 10 (1 là kém nhất, 10 là tốt nhất) + Đánh giá mức độ quan trọng của từng tiêu chí và gắn trọng số
+ Nhân điểm với từng trọng số
+ Lấy điểm trung bình của các tiêu chí + Đưa ra quyết định
Bảng 4.2: Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
Tiêu chí đánh giá Trọng số Điểm Nhà cung cấp 1 Nhà cung cấp 2 Nhà cung cấp 3 Uy tín của nhà cung cấp 15%
Năng lực và kinh nghiệm của nhà cung cấp
15%
Kinh nghiệm tư vấn triển khai cho cách doanh nghiệp tương tự trong ngành
12%
Đội ngũ kĩ thuật của nhà cung cấp 10%
Chất lượng sản phẩm 20%
Giá thành sản phẩm 10%
Chính sách bảo trì và bảo hành 8%
Chính sách chuyển giao cơng nghệ và hỗ trợ vận hành
10%
SVTH: Bùi Đức Chiến
Trang 65
Tiến độ thực hiện dự án
Hình 4.3:Sơ đồ Gantt tiến độ thực hiện dự án triển khai phần mềm ERP
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả)
Dự án được lập với các giả định: Kinh phí được Tổng cơng ty cấp đầy đủ và đúng hạn. Nguồn lực cần thiết như máy mĩc, nhân sự đều cĩ đủ và đúng thời gian. Các rủi ro cĩ thể kiểm sốt được.
4.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng máy mĩc
Bảo trì máy mĩc, thiết bị là vấn đề rất quan trọng đối với bất kì doanh nghiệp nào. Khi hoạt động bảo trì được thực hiện tốt sẽ đem lại những lợi ích rất lớn cho cơng ty như: giúp tăng độ tin cậy và khả năng sẵn sàng của máy mĩc, chất lượng sản phẩm tốt hơn, tuổi thọ thiết bị được kéo dài…
Phương pháp cơng ty Việt Thắng đang sử dụng hiện nay là bảo trì tiểu tu, trung tu và đại tu, thường được bảo dưỡng sau khi máy hỏng. Phương pháp này cĩ tính thụ động rất cao, khơng đảm bảo máy luơn trong trạng thái tốt nhất đáp ứng khả năng sẵn sàng sản xuất. Lịch sản xuất khơng được đảm bảo, thời gian ngừng máy để sửa chữa lâu hơn, chất lượng sản phẩm khơng được đảm bảo…
Đề xuất cơng ty áp dụng chiến lược bảo trì dự phịng cĩ khả năng đáp ứng nhu cầu sản xuất tốt hơn. Bảo trì dự phịng được tiến hành trước khi cần sửa chữa. Được triển khai
SVTH: Bùi Đức Chiến
Trang 66
theo chu kỳ sửa chữa và theo kế hoạch nhằm hạn chế sự hao mịn, ngăn ngừa sự cố máy mĩc thiết bị, đảm bảo thiết bị luơn trong trạng thái sẵn sàng hoạt động. Bảo trì dự phịng bao gồm:
+ Thiết kế máy mĩc theo đúng yêu cầu kĩ thuật + Định kì kiểm tra nhà máy và thiết bị
+ Lập kế hoạch sửa chữa nhỏ, vừa và sửa chữa lớn + Thường xuyên bảo trì bảo dưỡng máy mĩc
+ Dự phịng trước các sự cố cĩ thể xảy ra và cĩ kế hoạch sẵn sàng ứng phĩ Cơng ty cần xây dựng kế hoạch bảo trì cụ thể rõ ràng cho các kế hoạch sau:
+ Kế hoạch bảo trì ngày, tuần, tháng, năm + Kế hoạch nhân sự
+ Kế hoạch vật tư + Kế hoạch tài chính
Bảo trì là cơng việc cần thiết nhưng cũng khá tốn kém và đơi khi lại làm ảnh hưởng