1. Cơ sở lý luận về dịch vụ, chất lượng dịch vụvà sự hài lòng của khách hàng
2.1.3.3 Quy trình tổ chức sự kiện của công ty
8 bư ớ c để tổ chứ c sự kiệ n:
1. Tiến hành hoạt động nghiên cứu (bước quan trọng nhất trong quá trình tổchức sựkiện)
Trước khi lập kếhoạch tổchức sựkiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất vềsựkiện sắp tổchức. Mọi loại hình sựkiện từlễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công -động thổ…đều cần có những thông tin sau:
- Chủ đềchính của chương trình - Mục tiêu tổchức
- Thông điệp của sựkiện
- Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
- Thời gian tổchức - Ngân sách dựkiến
- Sựkhác biệt của sản phẩm/dịch vụ đối với đối thủ
2. Xây dụng chủ đềchính
- Không gian và thời gian
- Từquá trình thu nhặt ý tưởng, bạn có thểkết hợp và đưa raý tưởng mới lạcủa riêng mình thông qua những chuyến nghỉ dưỡng và khảo sát thực tế
- Hơn nữa ý tưởng cũng có thể khơi gợi từchính trong cuộc sống. Bạn sẽ
có rất nhiều ý tưởng cho sựkiện từconcept chính của chương trình. 3. Thiết kếsựkiện
- Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng…
- Xác định thời gian tổchức
- Xác định chủ đềcủa chương trình - Xây dựng kịch bản chi tiết
- Thiết kếhìnhảnh chương trình 4. Lập kếhoạch tổchức
Bước này sẽchia kếhoạch tổchức sựkiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một sốvấn đềcần quan tâm khi lập kếhoạch tổchức gồm:
- Nhân lực phục vụsựkiện - Thiết bịsửdụng trong sựkiện - Phương thức vận chuyển - Ngân sách dựkiến
- Dự đoán và kiếm soát rủi ro 5. Thực hiện kếhoạch
Đây là lúc công ty sẽcần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ đểchuẩn bịcho các hạng mục có sựkiện. Bước này, người tổchức cần phải có sựkiểm soát chặt chẽ để
hạn chếmọi sựcốcó thểxảy ra. 6. Dàn dựng sựkiện
Trước khi tổchức sựkiện 1-2 ngày, công tác dàn dựng sựkiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo.
7. Tiến hành thực hiện chương trình 8. Kết thúc sựkiện
Sựkiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra công ty cần rà soát lại công tác tổchức và rút ra bài học cho những lần tổchức sựkiện tiếp theo.