PHẦN 2: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY 2.1 Dịch vụ khai thuê hải quan
2.2.2.2. Quy trình thực hiện các dịch vụ
Giao nhận vận chuyển nội địa: với nghiệp vụ này thì khá đơn giản. Khách hàng và công ty sẽ kí một hợp đồng giao nhận hàng hóa nội địa. Sau đó công ty nhận hàng của khách về kho đóng gói và thuê phương tiện vận tải (đặt vé cho hàng trên phương tiện vận tải) mang hàng lên phương tiện và cử đại lý của mình ở cảng đích ra nhận hàng vận chuyển đến địa điểm khách hàng yêu cầu. Lấy chữ ký xác nhận đã nhận hàng của người được gửi hàng để gửi về công ty làm chứng từ đưa cho khách hàng làm căn cứ thu phí dịch vụ.
Giao nhận vận chuyển hàng xuất khẩu và nhập khẩu : Giao nhận vận chuyển bằng đường hàng không:
Đối với hàng xuất khẩu:
Bước 1: Ký hợp đồng ủy thác xuất khẩu đối với khách hàng, tùy theo hợp đồng đến tận nơi để lấy hàng hoặc yêu cầu khách tập kết hàng để đưa hàng về kho của công ty.
Bước 2: Đăng ký đặt mua vé cho hàng ở hãng hàng không. Tùy nếu là hàng lẻ thì gom hàng lại đặt thuê một phần chỗ trong máy bay. Sau đó chở hàng đến điểm tập kết dán nhãn hàng hóa, chờ cân hàng xếp hàng vào container của máy bay. Làm mọi thủ tục giấy tờ và lưu giữ các giấy tờ cần thiết làm căn cứ. Tiến hành các thủ tục hải quan đối với hàng xuất tại chi cục sân bay để thông quan hàng hóa: mở tờ khai, kiểm hóa hàng, nộp các khoản phí theo yêu cầu, hoặc thu xếp việc hoàn thuế đã thanh toán nếu là hàng tạm nhập nay tái xuất…
Bước 3: Thông báo và gửi chứng từ cần thiết cho đại lý của mình ở cảng đích để nhận hàng. Sau đó, đại lý dựa vào địa chỉ gửi đến nơi yêu cầu, yêu cầu người nhận kí xác nhận nhận hàng gửi về trụ sở công ty. Công ty tiến hành tập hợp các chứng từ thành bộ hồ sơ để lưu giữ và đưa cho khách hàng những chứng từ theo quy định trong hợp đồng ví dụ như: nếu là hàng lẻ công ty phát hành vận đơn hàng lẻ đưa cho khách hàng….
Ví dụ cụ thể:
Giả sử công ty khách hàng ký hợp đồng ủy thác cho công ty xuất khẩu một mặt hàng A (khách hàng lẻ) bằng đường hàng không sang Singapore.
Các bước tiến hành dịch vụ: Đầu tiên, sau khi ký hợp đồng ủy thác với khách hàng công ty đến địa chỉ cụ thể của khách hàng mang hàng về kho công ty. Công ty gom hàng lẻ của công ty khác để đủ một container hàng. Công ty tiến hành tìm hãng hàng không vận chuyển để đặt vé gửi hàng, làm các thủ tục giấy tờ, xác nhận thời gian, địa điểm tập kết hàng tại kho của hãng hàng không. Sau đó, công ty tiến hành mở tờ khai cho lô hàng (tên công ty sẽ được ghi ở phần người xuất khẩu trong tờ khai), chi tiết hàng hóa được công ty thống kê gồm tất cả hàng hóa được đóng trong container. Sau khi hoàn thành các thủ tục hải quan để thông quan, nhân viên mang hàng lên chỗ tập kết dán nhãn cho lô hàng, cân hàng, gửi hàng vào container của hãng hàng không. Nhân viên giữ các giấy tờ liên quan, thông báo cho đại lý của
mình tại sân bay đích các thông tin liên quan để nhận hàng: ngày giờ hạ cánh, số hiệu máy bay, ký mã lô hàng… Đại lý của công ty nhận hàng sau đó chia hàng gửi đến từng địa chỉ của khách hàng lấy xác nhận đã nhận hàng gửi về cho trụ sở chính của công ty. Công ty làm bản thanh toán phí dịch vụ và các giấy tờ kèm theo gửi cho khách hàng để thực hiện việc thanh toán kết thúc hợp đồng. Sau khi hợp đồng kết thúc, công ty trả tờ khai cho khách hàng, phát hành vận đơn hàng lẻ cho khách hàng.
Đối với hàng nhập:
Bước 1: Công ty tiến hành ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu với công ty khách hàng.
Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ và các giấy tờ liên quan do công ty khách hàng cung cấp sau đó đến địa điểm nhận hàng làm các thủ tục để nhận hàng ở kho của công ty vận tải. Thu xếp việc khai báo hải quan nhập khẩu lô hàng: mở tờ khai, trả phí, thuế của khách hàng, làm chứng từ làm hàng tạm nhập,… Hoàn thành tất cả các thủ tục pháp lý để nhận hàng và chở hàng về kho công ty.
Bước 3: Sau khi nhận hàng, công ty gửi thông báo cho khách hàng hàng đã về kho rồi tùy theo các điều khoản đã kí trong hợp đồng ủy thác tiến hành giao hàng cho khách hàng.
Bước 4: Gửi các chứng từ quy định, xuất trình các biên lai để thu phí dịch vụ và kết thúc hợp đồng.
Giao nhận vận chuyển bằng đường biển:
Đối với hàng xuất khẩu:
Bước 1: Ký hợp đồng ủy thác xuất khẩu đối với khách hàng, tùy theo hợp đồng đến tận nơi để lấy hàng hoặc yêu cầu khách tập kết hàng để đưa hàng về kho của công ty.
Bước 2: Đăng ký đặt mua vé cho lô hàng ở hãng tàu và lấy vỏ cotainer rỗng để đóng hàng. Tùy theo nếu là hàng lẻ thì gom hàng lại để đủ một container. Sau đó chở hàng đến điểm tập kết tại bến bãi. Làm mọi thủ tục giấy tờ và lưu giữ các giấy tờ cần thiết làm căn cứ. Tiến hành các thủ tục hải quan đối với hàng xuất để thông
quan hàng hóa: mở tờ khai, kiểm hóa hàng, nộp các khoản phí theo yêu cầu, hoặc thu xếp việc hoàn thuế đã thanh toán nếu là hàng tạm nhập nay tái xuất…
Bước 3: Thông báo và gửi chứng từ cần thiết cho đại lý của mình ở cảng đích để nhận hàng. Sau đó, đại lý dựa vào địa chỉ gửi đến nơi yêu cầu, yêu cầu người nhận kí xác nhận nhận hàng gửi về trụ sở công ty. Công ty tiến hành tập hợp các chứng từ thành bộ hồ sơ để lưu giữ và đưa cho khách hàng những chứng từ theo quy định trong hợp đồng ví dụ như: nếu là hàng lẻ công ty phát hành vận đơn hàng lẻ đưa cho khách hàng, hóa đơn thanh toán, các giấy tờ quy định phục vụ cho việc hoàn tất thanh toán phí dịch vụ.
Ví dụ cụ thể:
Giả sử công ty khách hàng ký hợp ủy thác cho công ty xuất khẩu một mặt hàng A nguyên container bằng đường biển sang Singapore.
Cách tiến hành dịch vụ: Đầu tiên, sau khi ký hợp đồng ủy thác với khách hàng công ty đến địa chỉ cụ thể của khách hàng mang hàng về kho công ty. Công ty tiến hành tìm hãng tàu vận chuyển để đặt vé gửi hàng, lấy vỏ container về đóng hàng làm các thủ tục giấy tờ, xác nhận thời gian, địa điểm tập kết hàng tại kho của hãng tàu. Thường đối với hàng được gửi bằng đường biển tại cảng Hải Phòng, công ty đưa hàng xuống kho chi nhánh của công ty tại Hải Phòng. Công ty mở tờ khai (tên công ty sẽ được ghi ở phần người xuất khẩu trong tờ khai), chi tiết hàng hóa được công ty thống kê gồm là lô hàng đóng trong container làm thủ tục hải quan tại chi cục Gia Lâm đồng thời làm thủ tục chuyển cửa khẩu xuống Hải Phòng. Tại đây, chi nhánh của công ty lo nốt các thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa, nhận container về kho đóng hàng và tập kết hàng đúng thời gian và địa điểm quy định để đưa hàng lên tàu. Nhân viên công ty giữ các giấy tờ liên quan, thông báo cho đại lý của mình cảng đích các thông tin liên quan để nhận hàng: ngày giờ cập bến, số hiệu tàu, ký mã lô hàng… Đại lý của công ty ở cảng đích ra kho hàng của hãng làm thủ tục nhận hàng gửi đến địa chỉ của khách hàng lấy xác nhận đã nhận hàng gửi về cho trụ sở chính của công ty. Công ty làm bản thanh toán phí dịch vụ và các giấy tờ kèm theo gửi cho khách hàng để thực hiện việc thanh toán kết thúc hợp đồng. Sau khi