PHẦN 2: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY 2.1 Dịch vụ khai thuê hải quan
2.1.2.2. Tình hình hoạt động kinh doanh dịch vụ tại công ty Các loại hình nhận khai thuê hải quan
Các loại hình nhận khai thuê hải quan
Theo như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hiện nay công ty đã tham gia đăng ký 4 loại hình kinh doanh cụ thể là:
Thứ nhất: Các giải pháp tiếp vận tổng thể như giao nhận hàng hóa Quốc tế bằng đường biển, đường hàng không.
Thứ hai: Vận chuyển hàng hóa nội địa.
Thứ ba: Môi giới khai thuê hải quan.
Thứ tư: Cho thuê kho bãi, bao gói, phân phối hàng hóa, vận chuyển hàng dự án, hàng hành lý cá nhân, bảo hiểm hàng hải...
Trong đó công ty nhận khai thuê hải quan dưới hai hình thức:
Hình thức thứ nhất là: Công ty nhận ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa của chủ hàng. Với nghiệp vụ này công ty sẽ đứng tên trên tờ khai để mở tờ khai và thực hiện các thủ tục để thông quan hàng hóa. Trong dịch vụ này, công ty làm dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm về mặt pháp lý đối với hàng hóa đối với các thủ tục hải quan.
Hình thức thứ 2 là: Công ty nhận làm bộ hồ sơ hải quan, chuẩn bị mọi thủ tục giấy tờ giúp cho khách hàng và sẽ dựa vào thông tin về lô hàng do khách hàng cung cấp để khai vào tờ khai. Theo đó trên tờ khai khách hàng sẽ là người đứng tên và chịu trách nhiệm về mặt pháp lý đối với lô hàng. Khi đó công ty dịch vụ chỉ giúp khách hàng mở tờ khai và đến cơ quan hải quan để mở tờ khai qua giấy giới thiệu đi khai hải quan của khách hàng cho nhân viên khai thuê.
Các loại hình hàng hóa công ty nhận khai thuê là:
Hàng hoá kinh doanh theo phương thức tạm nhập tái xuất; Hàng hoá kinh doanh chuyển khẩu;
Hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo loại hình nhập nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu;
Hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công với thương nhân nước ngoài;
Hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu để thực hiện các dự án đầu tư;
Hàng hoá kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu qua biên giới đường bộ; hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu nhằm mục đích thương mại của tổ chức (không có mã số thuế, mã số kinh doanh xuất nhập khẩu), của cá nhân;
Hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp chế xuất; Hàng hoá đưa vào, đưa ra kho ngoại quan.
Hàng hóa tạm nhập- tái xuất, tạm xuất- tái nhập dự hội chợ, triển lãm; Hàng tạm nhập- tái xuất, tạm xuất - tái nhập là máy móc thiết bị, phương tiện vận tải phục vụ thi công công trình, phục vụ các dự án đầu tư, là tài sản đi thuê, cho thuê.
Qui trình mở tờ khai hải quan cho khách hàng
Về quy trình nghiệp vụ thực hiện dịch vụ cụ thể như sau:
Đối với dịch vụ khai thuê đơn thuần:
Đối với dịch vụ này công ty không chịu trách nhiệm về mặt pháp lý mà chỉ chịu trách nhiệm giúp khách hàng điền vào tờ khai và mang tờ khai đi làm thủ tục hải quan. Lúc này nhân viên khai thuê hải quan sẽ được coi như là nhân viên của công ty khách hàng được giới thiệu để đi mở tờ khai. Mẫu tờ khai được chuẩn bị phải đảm bảo theo đúng mẫu qui định, các mục trong tờ khai được điền đầy đủ theo yêu cầu (mẫu tờ khai được gắn trong phần phụ lục của bài). Cụ thể các bước tiến hành nghiệp vụ đối với hàng hóa xuất khẩu như sau:
Bước 1: Sau khi nhận được hợp đồng nhờ khai thuê của khách hàng nhân viên khai thuê thu thập số liệu thông tin cần thiết về hàng hóa, giấy tờ cần thiết cho bộ hồ sơ.
Bước 2: Nhân viên khai thuê tiến hành khai vào tờ khai dựa trên những thông tin khách hàng cung cấp. Đồng thời dựa vào thông tin đó để chuẩn bị giấy tờ giúp khách hàng, yêu cầu khách hàng cung cấp các giấy tờ cần thiết, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ khách hàng cung cấp.
Bước 3: Sau khi khai thông tin vào tờ khai và kiểm tra giấy tờ, người khai thuê gửi lại tờ khai (đã khai) để khách hàng kiểm tra lại tờ khai đồng thời yêu cầu gửi thêm giấy tờ còn thiếu.
Bước 4: Sau khi khách hàng kiểm tra thông tin trong tờ khai và đồng ý chấp nhận thông tin đó là đầy đủ và chính xác. Nhân viên khai thuê sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử đã kết nối với cơ quan hải quan để khai. Khi cơ quan hải quan chấp nhận tờ khai thì sẽ tiến hành gửi số thứ tự tờ khai lại. Nhân viên khai thuê ghi lại số thứ tự tờ khai để khi đến cơ quan mở tờ khai thông báo cho nhân viên tiếp nhận.
Bước 5: Sau bước 4, nhân viên khai thuê kiểm tra sắp xếp hồ sơ chuẩn bị đến cơ quan hải quan mở tờ khai. Một bộ hồ sơ xuất khẩu thường bao gồm:
Hai bản chính tờ khai xuất khẩu. Một bản sao hợp đồng mua bán.
Tùy theo từng mặt hàng có thể bổ sung thêm một số giấy tờ theo quy định của luật hải quan:
Bản khai chi tiết hàng hóa
Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa cần phải các loại giấy phép và một vài chứng từ khác tùy theo từng loại hàng hóa...
Sau khi đầy đủ bộ hồ sơ người khai hải quan đến cơ quan hải quan thông báo số thứ tự tờ khai để hải quan kiểm tra bộ hồ sơ. Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ kết luận miễn kiểm hàng hóa cho thông quan.
Trong trường hợp hàng hóa phải kiểm tra thực tế thì phải làm theo thủ tục theo luật định đi cùng hải quan lấy mẫu kiểm tra. Sau khi hoàn thành việc mở tờ khai cho khách hàng tiến hành gửi trả tờ khai cho khách hàng và kết thúc nghiệp vụ khai thuê.
Các nghiệp vụ đối với hàng nhập khẩu cũng giống như hàng xuất chỉ thay tờ khai xuất bằng tờ khai nhập và các chứng từ trong hồ sơ nhập cũng nhiều hơn, công tác kiểm tra tờ khai hàng hóa cũng đòi hỏi tỉ mỉ hơn. Một bộ hồ sơ nhập khẩu hàng thương mại thường bao gồm:
2 bản chính tờ khai hải quan. 1 bản sao hợp đồng mua bán. 1 bản chính hóa đơn thương mại 1 bản sao vận đơn
Ngoài ra sẽ tùy theo hàng hóa sẽ có thêm một số giấy tờ khác theo quy định của Luật hải quan: bản kê chi tiết hàng hóa, giấy đăng ký kiểm tra….
Đối với hợp đồng ủy thác xuất khẩu:
Với nghiệp vụ này thì công ty và khách hàng sẽ có một hợp đồng ủy thác quy định rõ các điều khoản liên quan đến hoạt động ủy thác. Các bước tiến hành đối với hoạt động ủy thác xuất khẩu:
Bước 1: Sau khi kí hợp đồng ủy thác xuất khẩu và hàng hóa của khách hàng được gửi về kho của công ty, công ty tự tiến hành mở tờ khai (dựa trên thông tin khách hàng cung cấp). Trên tờ khai, trong ô khai dành cho người xuất khẩu là tên của công ty dịch vụ. Tất cả các con dấu dành cho người khai sẽ là dấu của công ty dịch vụ. Lúc này mọi vấn đề về pháp lý do công ty dịch vụ đảm nhận, lô hàng được coi như là của công ty. Chú ý trường hợp này, nếu lô hàng đủ một container để mở tờ khai thì công ty tiến hành mở tờ khai. Nếu là hàng lẻ thì công ty sẽ gom hàng của nhiều khách hàng lại để mở trên cùng 1 tờ khai và coi như công ty là chủ của lô hàng đó.
Bước 2: Sau khi điền đầy đủ thông tin vào tờ khai công ty cũng tiến hành khai báo trên phần mềm hải quan điện tử để lấy số thứ tự, chuẩn bị hồ sơ chứng từ đến
cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan mở tờ khai xuất khẩu sau đó tiến hành các nghiệp vụ khác để xuất khẩu hàng hóa.
Bước 3: Gửi các chứng từ hàng hóa cho đại lý gần nhất địa chỉ mà khách hàng yêu cầu. Tại đây, đại lý sẽ chịu trách nhiệm nhận hàng thông báo cho người nhận làm các thủ tục để nhận hàng. Lấy các hóa đơn, chứng từ, xác nhận đã nhận hàng đúng yêu cầu gửi về cho trụ sở công ty để công ty hoàn tất hồ sơ hoàn thành hợp đồng và thu phí dịch vụ.
Đối với hợp đồng ủy thác khẩu
Bước 1: Sau khi kí hợp đồng ủy thác nhập khẩu, công ty tự tiến hành mở tờ khai (dựa trên thông tin khách hàng cung cấp). Trên tờ khai, trong ô khai dành cho người nhập khẩu là tên của công ty dịch vụ. Tất cả các con dấu dành cho người khai sẽ là dấu của công ty dịch vụ. Lúc này mọi vấn đề về pháp lý do công ty dịch vụ đảm nhận, lô hàng được coi như là của công ty. Chú ý trường hợp này, nếu lô hàng đủ một container để mở tờ khai thì công ty tiến hành mở tờ khai. Nếu là hàng lẻ thì công ty sẽ gom hàng của nhiều khách hàng lại để mở trên cùng 1 tờ khai và coi như công ty là chủ của lô hàng đó.
Bước 2: Sau khi điền đầy đủ thông tin vào tờ khai công ty cũng tiến hành khai báo trên phần mềm hải quan điện tử để lấy số thứ tự, chuẩn bị hồ sơ chứng từ đến cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan mở tờ khai nhập khẩu sau đó tiến hành các nghiệp vụ theo quy định để nhập khẩu hàng hóa.
Bước 3: Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan để nhập hàng về kho của công ty sẽ thông báo cho khách hàng đến nhận hàng, hoặc chở về kho của khách hàng đồng thời gửi các hóa đơn, chứng từ để thanh toán dịch vụ.
2..1.2.3. Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty
Hiện nay dịch vụ khai thuê hải quan là một trong những dịch vụ mũi nhọn của công ty và là dịch vụ hứa hẹn nhiều tiềm năng. Mặc dù doanh thu từ dịch vụ này chiếm không nhiều trong tỷ trọng doanh thu của toàn công ty song chi phí bỏ ra ít và góp phần thúc đẩy dịch vụ ủy thác- mà đây là dịch vụ mạnh nhất của công ty. Theo số liệu thu thập qua các báo cáo, công ty tiến hành mở khoảng 900 tờ khai mỗi năm.
Trong đó có 530 tờ khai là khai thuê đơn thuần dưới tên của công ty khách hàng còn lại là ủy thác dưới tên của công ty. Qua đây, ta thấy rằng số lượng tờ khai dưới hình thức khai thuê đơn thuần chiếm tỷ lệ cao hơn. Có thể thấy dịch vụ này tiến hành đơn giản hơn, công ty không chịu trách nhiệm về mặt pháp lý. Điều này giúp cho công ty thuận tiện hơn không bị áp lực ràng buộc về mặt pháp lý song không thật sự dễ dàng cho khách hàng cũng vì thế mà công ty sẽ chỉ nhận được một mức phí thấp tương xứng. Trong khi đó, với nghiệp vụ ủy thác xuất khẩu khách hàng chỉ cần kí vào hợp đồng ủy thác thì mọi thủ tục về hải quan, vận chuyển đến tay khách hàng đều do công ty dịch vụ đảm nhận. Việc này đặc biệt thuận tiện cho các công ty không có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu. Với dịch vụ trọn gói ủy thác xuất khẩu thì lợi nhuận thu về sẽ cao hơn nhiều so với dịch vụ khai thuê đơn thuần. Chính vì vậy, trong thời gian tới công ty đang hướng phấn đấu phát triển hơn nữa dịch vụ này ở công ty. Điều này đòi hỏi công ty cần có đội ngũ nhân viên thực hiện nghiệp vụ xuất nhập chuyên nghiệp hơn nữa để hoàn thành tốt mục tiêu đề ra.
Theo ước tính mỗi năm công ty thực hiện khoảng 570 là tờ khai xuất trong tổng số tờ khai. Trong khi nước ta là nước nhập siêu. Điều này chứng tỏ có một lượng lớn tờ khai nhập công ty đã không đảm nhận. Nguyên nhân chủ yếu là do doanh nghiệp đang còn e ngại với các thủ tục liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa. Thật vậy, các thủ tục nhập khẩu rườm rà hơn nhiều so với xuất khẩu khẩu: kiểm tra hàng hóa, bộ hồ sơ khai cũng cần chuẩn bị nhiều chứng từ giấy tờ hơn, các vấn đề về áp mã số thuế để đánh thuế… Việc này đòi hỏi cần có một đội ngũ nhân viên phải có nghiệp vụ chuyên môn cao, nhanh nhẹn khi thực hiện. Nhận biết rõ được đây là thị trường tiềm năng công ty cũng đang nỗ lực phấn đấu tham gia, phục vụ tốt hơn trong dịch vụ này.
Về phần khách hàng của công ty, nhìn chung khách hàng chủ yếu của công ty là doanh nghiệp sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ có nhu cầu xuất khẩu, các cửa hàng, khách hàng lẻ… Trong đó có 1/4 là khách hàng truyền thống của công ty như: công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Vĩnh Lộc, công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Hải… Con số này một phần thể hiện được vị thế của công ty trên thị trường. Với 14 năm
hoạt động công ty đã có được sự tín nhiệm của nhiều bạn hàng lâu năm đồng thời cũng phát triển thêm nhiều bạn hàng mới bằng các chiến dịch quảng cáo, marketing, … Với một công ty dịch vụ nói riêng và công ty kinh doanh nói chung thì khách hàng là điều sống còn của công ty. Các dịch vụ, sản phẩm đưa ra cần có nhiều khách hàng sử dụng thì công ty mới có thể tồn tại được. Vì vậy, công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại & Tiếp Vận Toàn Cầu không chỉ lo chu đáo các dịch vụ cung cấp cho khách hàng mà còn thường xuyên đưa ra các chính sách chăm sóc khách hàng lâu năm: duy trì giá dịch vụ lâu dài hơn, và một số chính sách để khuyến khích khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ của công ty… Công ty với đội ngũ nhân viên trẻ năng động luôn phấn đấu đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng:
Tiết kiệm được thời gian: khách hàng không phải mất thời gian chờ đợi làm thủ