Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty được diễn ra liên tục, việc dự trữ nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. Lượng hàng tồn kho này liên quan đến các chi
51
phí như: chi phí bốc xếp, bảo hiểm, chi phí do giảm giá trị hàng hoá trong quá trình dự trữ, chi phí hao hụt, mất mát, chi phí bảo quản, chi phí trả lãi tiền vay,…
Trong 3 năm, hàng tồn kho của công ty đang tăng nhanh. Hoạt động kinh doanh của công ty đang bị suy giảm do nhiều tác động từ thị trường mà hàng tồn kho của công ty tăng nhanh có thể đem lại những rủi ro lớn về trả nợ, thậm chí dẫn đến mất khả năng thanh toán. Điều này cũng cho thấy công ty cần có những biện pháp hiệu quả xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho tối ưu, cụ thể như:
- Lập kế hoạch cho hoạt động kinh doanh trên cơ sở tình hình năm báo cáo, chi tiết số lượng theo từng tháng, quý, từ đó xác định lượng hàng tối ưu cần nhập trong mỗi giai đoạn. Kiểm tra chất lượng số hàng hóa ngay khi nhập về. Nếu hàng kém phẩm chất thì phải đề nghị người bán đền bù ngay tránh thiệt hại cho công ty và để đảm bảo uy tín của mình khi bán cho khách hàng, giảm chi phí bảo quản hàng hoá.
- Bảo quản tốt hàng tồn kho. Hàng tháng, kế toán hàng hóa cần đối chiếu sổ sách, phát hiện số hàng tồn đọng để xử lý, tìm biện pháp để giải phóng số hàng hóa tồn đọng để nhanh chóng thu hồi vốn, tránh tồn đọng lâu làm giảm giá trị hàng hoá và giảm khả năng thanh toán nhanh.
- Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường hàng hóa, nghiên cứu thông tin trong nước và thế giới nhằm dự báo nhu cầu và dự báo về giá hàng, từ đó có quyết định điều chỉnh kịp thời việc nhập khẩu và lượng hàng hóa trong kho trước sự biến động của thị trường, tránh nhập quá nhiều rồi bán không hết. - Doanh nghiệp nên áp dụng một số mô hình quản trị hàng tồn kho để xác định
lượng hàng tồn kho tối ưu. Ví dụ như áp dụng kỹ thuật phân tích cận biên để xác định lượng hàng dự trữ tối ưu, với nguyên tắc là doanh nghiệp sẽ tăng 1 tấn hàng dự trữ nếu lợi nhuận cận biên lớn hơn hoặc bằng tổn thất cận biên.
- Tăng cường công tác nghiên cứu và dự báo nhằm xác định lượng hàng tồn kho cần thiết, nhằm đảm bảo tính liên tục cho hoạt động kinh doanh và xác định thời điểm cần thiết nhập hàng.
- Vì mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp là không tồn được quá lâu, vì vậy doanh nghiệp nên nhập hàng về khi đã nhận thấy xuất hiện nhu cầu, tránh nhập nhiều hàng về để đấy.