Thời gian giao hàng toàn trình hay “thời gian giao hàng cam kết” là một thuật ngữ trong ngành vận tải, vận chuyển hàng hóa. Đây là từ dùng để chỉ khoảng thời gian tính từ khi hàng hóa được nhận đến khi được phát đến địa chỉ của người mua hàng. Không những thế chuyển phát quốc tế còn là hoạt động vận chuyển hàng hóa đa quốc gia nên càng chú trọng về thời gian giao hàng hơn hết. Khác với dịch vụ chuyển phát trong nước, gửi hàng quốc tế có thời gian chuyển phát dài hơn bởi phải đi qua nhiều quốc gia và làm các thủ tục hải quan. Thời gian chuyển phát sẽ được tính dựa trên thời gian ở từng giai đoan đoạn trong quá trình vận chuyển:
• Thời gian vận chuyển chính từ cảng gửi đến cảng nhận:
Thời gian chuyển hàng giữa các cảng chiếm phần lớn thời gian chuyển hàng. Tùy vào mỗi cảng hàng không nhận hàng ở mỗi quốc gia sẽ có thời gian vận chuyển khác nhau. Thời gian bay này thường cố định cùng với số chuyến bay theo lịch của hãng hàng không công ty chuyển phát sử dụng. Các công ty chuyển phát nhanh quốc tế thường sử dụng chuyến bay chuyên chở hàng hóa riêng nên thời gian vận chuyển này chỉ khoảng vài ngày.
• Thời gian hoàn thành các thủ tục tại hải quan mỗi quốc gia:
Với hàng hóa vận chuyển đi quốc tế bắt buộc phải làm các thủ tục tại hải quan cảng ở nước gửi hàng hóa và nước tiếp nhận hàng hóa. Đôi khi có những
tuyến vận chuyển đặc biệt mà không thể đi một mạch tới nước nhận, hàng hóa buộc phải quá cảnh ở một số quốc gia có tuyến bay. Tại đó hàng hóa cũng phải làm các thủ tục theo yêu cầu để thông quan, lưu kho và sau đó chuyển máy bay, tiếp tục được vận chuyển hàng hóa đến quốc gia người nhận. Tùy thuộc vào năng lực và quy mô của mỗi hãng chuyển phát, thời gian này có thể nhanh hay chậm.
• Thời gian nhận hàng hóa từ người gửi và vận chuyển hàng hóa tới địa
chỉ người nhận:
Các chuyến bay chở hàng hóa thường có ngày xuất phát cố định. Vì thế khi nhận hàng hóa từ người gửi hàng sẽ được vận chuyển và lưu giữ tại kho hàng của công ty chuyển phát chờ ngày lên máy bay. Sau khi hàng hóa tới quốc gia nhận và làm các thủ tục lấy hàng cũng được chuyển tới kho hàng bên nước nhận. Hàng sẽ được phân phối cho nhân viên giao hàng theo từng khu vực để vận chuyển đến nơi người nhận. Lúc này phương tiện chủ yếu trong nước là xe tải, xe máy và vận chuyển đường sắt, thời gian vận chuyển này cũng chiếm khá nhiều trong cả thời gian chuyển phát tùy thuộc vào mạng lưới hãng chuyển phát và cơ sở hạ tầng giao thông tại quốc gia đó.
1.4.2. Quy trình vận chuyển hàng hóa
Sự phát triển của nền kinh tế ngày càng cao, cùng với đó thì yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng sẽ tăng lên. Với những ngành dịch vụ có tính chất đặc thù về thời gian như ngành giao nhận hàng hóa thì việc làm hài lòng khách hàng với những dịch vụ mà công ty cung cấp là vô cùng quan trọng.
Những cam kết về thời gian, giá cả cạnh tranh và để phục vụ khách hàng được tốt thì cũng cần có quy trình giao nhận hàng hóa chặt chẽ để vận chuyển hàng hóa cho khách hàng đúng như những gì đã cam kết.
Mỗi công ty sẽ có một quy trình nhận hàng và giao hàng riêng. Dịch vụ giao hàng chất lượng sẽ đảm bảo tuân thủ đầy đủ các bước theo quy định trong
thời gian ngắn nhất. Chính vì vậy, nhiều công ty đã cải tiến quy trình nhằm rút ngắn tối đa thời gian giao hàng cho người gửi.
1.4.3. Nguồn nhân lực
Ngày nay, trong xu hướng kinh tế tri thức, trí tuệ con người đã trở thành nguồn gốc và sức mạnh quan trọng nhất quyết định trình độ phát triển của mỗi doanh nghiệp. Để phát triển dịch vụ chuyển phát quốc tế thành công, doanh nghiệp cần có những giải pháp nâng cao chất lượng nguồn lao động được coi là nền tảng. Nguồn nhân lực chất lượng cao giúp cho doanh nghiệp tiếp cận được nhanh nhất tri thức, công nghệ hiện đại cũng như đẩy mạnh năng suất lao động. Việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao giúp doanh nghiệp chuyển phát có thể phát triển bền vững, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường vận tải. Đặc biệt, nhân viên giao hàng là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng cũng như vận chuyển hàng hóa của người gửi. Do đó, thái độ chuyên nghiệp và tận tâm cũng là tiêu chí hết sức quan trọng khi đánh giá chất lượng dịch vụ giao hàng bởi vì thông thường khách hàng sẽ đánh giá chất lượng dịch vụ dựa trên toàn bộ trải nghiệm trong suốt quá trình giao hàng, bao gồm cả thái độ nhân viên.
Những tiêu chí đánh giá nguồn nhân lực gồm:
• Thể lực, thể trạng người lao động:
Nguồn nhân lực chất lượng cao phải là những người có yếu tố sức khỏe đáp ứng các hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh sản xuất bao gồm các trạng thái tinh thần và thể chất xã hội; ngoài ra các tiêu chí cơ bản phản ánh bản chất bên ngoài của con người như chiều cao, cân nặng, bệnh tật, tuổi thọ…Tiêu chí sức khỏe thể hiện ở sự dẻo dai, sức chịu đựng, sự tập trung trí tuệ để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mình.
• Trí lực:
Những người có trình độ học vấn từ đại học, hoặc người lao động lành nghề có trình độ từ trung học trở lên. Đây là tiêu chí thể hiện bản chất cơ bản của nguồn nhân lực chất lượng cao. Trình độ học vấn được xác định bởi mặt
bằng chung của khu vực và thế giới; được đánh giá theo lứa tuổi hoặc ngành nghề, thậm chí theo cấp học. Là người có trình độ nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật chuyên ngành cao hơn mức trung bình nguồn nhân lực của một quốc gia, vùng, lãnh thổ. Đây là tiêu chí quyết định chất lượng nguồn lực, nó được thể hiện được sự gắn kết giữa trình độ và kỹ năng của chất lượng nguồn nhân lực.
• Phẩm chất đạo đức nghề nghiệp:
Bên cạnh kiến thức chuyên môn về lĩnh vực vận tải quốc tế, lao động cần có phẩm chất năng lực thực tế, có tính sáng tạo, giải quyết mọi vấn đề nhanh chóng và có hiệu quả; là lực lượng nòng cốt có khả năng tổ chức trong hoạt động tập thể nhằm tạo ra nhiều sản phẩm có ích cho doanh nghiệp. Niềm đam mê công việc của người lao động cũng làm tăng hiệu quả công việc. Thái độ tích cực này sẽ ảnh hưởng đến hành động, giúp những đóng góp của người lao động mang lại cho doanh nghiệp thực sự đạt hiệu quả.
1.4.4. Giá cước vận chuyển
Chuyển phát quốc tế là một ngành dịch vụ có chức năng vận chuyển hàng từ nước này đến nước khác theo mong muốn của khách hàng. Mọi dịch vụ vận chuyển hàng hoá đều có mức phí riêng theo khu vực chuyển hàng, phương tiện vận chuyển và hình thức vận chuyển. Cước vận chuyển là mức phí cần phải trả khi giao dịch hàng hoá với người vận chuyển.
Cước phí chuyển phát quốc tế hiện nay phụ thuộc rất nhiều yếu tố của từng quốc gia và có thể phát sinh thêm nhiều phí khác như phí VAT, nhiên liệu, phí ship hàng,... theo quy định của mỗi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ. Chi phí vận chuyển góp phần xây dựng thêm chất lượng, độ uy tín và tính an toàn trong vận chuyển hàng hoá. Cước phí chuyển phát quốc tế có thể tính như sau:
• Cước chuyển phát hàng không:
Cước hàng không = Đơn giá cước x Khối lượng thể tích
Chiều dài x Chiều rộng x Chiều cao
Khối lượng thể tích = 5000
Mức cước có sự thay đổi tùy theo khối lượng hàng, được chia thành các khoảng: Dưới 45kg Từ 45 đến dưới 100kg Từ 100 đến dưới 250kg Từ 250 đến dưới 500kg Từ 500 đến dưới 1000kg…
• Cước chuyển phát đường biển:
CBM = (chiều dài x chiều rộng x chiều cao) x (số lượng) – Đơn vị tính: met Áp dụng công thức chuyển đổi từ CBM- trọng lượng theo KGS
1 tấn < 3 CBM => hàng nặng => áp dụng bảng giá KGS
1 tấn >= 3 CBM => hàng nhẹ => áp dụng bảng giá CBM
• Cước chuyển phát đường sắt
Hàng hóa lẻ sẽ tính theo trọng lượng thực tế và mức tối thiểu là 20 kg. Khi trên 20 kg thì phần lẻ dưới 5kg sẽ làm tròn thành 5kg.
Hàng nguyên chuyến được tính theo trọng tải kỹ thuật cho phép của tàu.
1.4.5. Dịch vụ hỗ trợ, giải quyết vấn đề
Trong quá trình vận chuyển có thể xảy ra nhiều rắc rối, trục trặc. Khách hàng sẽ không muốn khi hàng hóa xảy ra vấn đề nhưng công ty không giúp khách hàng trả lời, giải quyết và thờ ơ trước những thắc mắc của khách hàng. Được tận tình giúp đỡ trong quá trình vận chuyển, nhận hàng, sau giao hàng giúp khách hàng cảm thấy mình được tôn trọng, quan tâm.
Khi có quá nhiều đơn vị cung cấp thì chất lượng dịch vụ là yếu tố then chốt tạo sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, giúp giữ chân khách hàng. Hàng hóa khi giao đến người nhận cần đảm bảo nguyên vẹn ở trạng thái tốt nhất. Điều này phụ thuộc phần lớn vào quá trình vận chuyển, bốc xếp hàng hóa của đơn vị giao hàng. Vậy nên, đây cũng là một trong những tiêu chí quan trọng để khách hàng đánh giá và lựa chọn dịch vụ chất lượng hay không, bên cạnh vấn đề về thời gian.
1.4.6. Ứng dụng công nghệ gửi, nhận, theo dõi đơn hàng
Đối với hoạt động chuyển phát quốc tế, công nghệ đóng vai trò thiết yếu trong việc vận hành hệ thống kinh doanh. Hầu hết tất cả những vấn đề liên quan đến hàng hóa đều được thực hiện qua máy tính hoặc điện thoại nên việc lựa chọn những công ty chuyển phát có ứng dụng hỗ trợ sẽ rất thuận tiện trong việc gửi hàng và theo dõi thông tin đơn hàng. Nhờ đó, người bán sẽ dễ dàng tạo vận đơn, kiểm tra quá trình giao hàng cũng như tổng hợp tiền COD (nếu có) thông quá các thiết bị thông minh. Ngược lại, người nhận có thể kiểm tra thông tin thông tin, tình trạng bưu phẩm cũng như giá cước của mình. Việc này sẽ giúp khách hàng tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như dễ dàng quản lý bưu phẩm của mình mọi lúc mọi nơi một cách vô cùng đơn giản.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT QUỐC TẾ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL
2.1. Giới thiệu chung về Tổng Công Ty Cổ Phần Bưu Chính Viettel
2.1.1. Thông tin cơ bản về Tổng Công Ty Cổ Phần Bưu Chính Viettel
- Tên công ty: Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel
- Tên tiếng Anh: VIETTEL POST JOINTSTOCK CORPORATION
- Tên viết tắt: VTP
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 0104093672
- Trụ sở chính: số 1 Giang Văn Minh, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
- Văn phòng: Tòa nhà N1 Viettel, km2 đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: (84-24)-62660306
- Fax: (84-24)-62873800
- Website: www.viettelpost.com.vn
- Email: info@123doc.org
- Vốn điều lệ: 830.479.260.000 đồng
- Vốn đầu tư của chủ sở hữu: 830.479.260.000 đồng
- Mã số doanh nghiệp: 0104093672
- Mã cổ phiếu: VTP thuộc sàn giao dịch Upcom
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công Ty Cổ Phần BưuChính Viettel Chính Viettel
Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel (gọi tắt là: Viettel Post) đơn vị thành viên của Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel), tiền thân từ Trung tâm phát hành báo chí thành lập ngày 01/7/1997 để phục vụ các cơ quan Quân đội trong Bộ Quốc phòng Việt Nam. Năm 2006, Bưu chính Viettel chuyển đổi từ mô hình hạch toán phụ thuộc sang hạch toán độc lập thành Công ty TNHH NN Một Thành viên Bưu chính Viettel. Năm 2009, Bưu chính Viettel chính thức hoạt động với tư cách Công ty Cổ phần sau khi thực hiện thành công kế hoạch cổ phần hóa thông qua việc phát hành cổ phiếu lần đầu ra công chúng.
Ngày 13/04/2012, Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội đã cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho Tổng Công ty CP Bưu chính Viettel, mã số doanh nghiệp 0104093672. Với việc cấp phép này Bưu chính Viettel chính thức là Tổng Công ty đầu tiên trong mô hình Tập đoàn Viễn thông Quân đội. Viettel Post luôn coi nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi và là tài sản quý giá. Với khẩu hiệu: “Viettel Post - Đi sâu đi xa để gần con người hơn”, Tổng Công ty đã xây dựng một đội ngũ nhân sự tinh gọn, có đức tính trung thực, chăm chỉ. Để đáp ứng mong muốn của khách hàng khi sử dụng dịch vụ.
Năm 2015, hệ thống mạng lưới Bưu chính Viettel đã mở rộng đến 100% thôn xã (bao gồm xã đảo) trên toàn quốc. Ngày 1/7/2018, Viettel Post đã ra mắt ứng dụng giao hàng Viettel Post tích hợp nhiều công nghệ đột phá đánh dấu bước chuyển mình của một doanh nghiệp truyền thống trong cuộc Cách mạng Công nghệ 4.0 được vinh danh giải thưởng Sao Vàng Đất Việt và Thương hiệu Quốc gia 2018. Ngày 1/7/2019, Viettel Post đã đồng thời ra mắt 2 sản phẩm ứng dụng gọi xe và giao hàng trực tuyến MyGo và sàn TMĐT hỗ trợ người dân bán nông sản Vỏ Sò. Đây là 2 sản phẩm chiến lược nằm trong hệ sinh thái của Viettel Post nói riêng và tập đoàn Viettel nói chung.
Với gần 20 năm hình thành và phát triển, công ty đã có đội ngũ nhân viên, cán bộ kỹ thuật có trình độ chuyên môn giỏi và có hệ thống phân phối tiên tiến.
2.1.3. Cơ cấu bộ máy của công ty
Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Hình 2.1. Bộ máy tổ chức của Viettel Post
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG BAN TỔNG GIÁM ĐỐC SBU Chuyển phát Thiết Sales kế SP P.Vận CNTT hành CPQT CSKH SBU VT&CNTT P.ĐB P. CH P. P . KHDNNV P. C ác PTĐTP.HT SBU Fulfillment Thiết Sales kế Vận CNTT hành Cty Logistics P. F W VHQT P. V ận CNTTtải TCTH Cty TMĐT Cty Cambodia Cty Myanmar Nguồn: Hồ sơ VTP 2021
Chức năng của các phòng ban
- Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần, gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Các cổ đông có quyền biểu quyết có thể trực tiếp hoặc uỷ quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông.
- Hội đồng Quản trị: Có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
- Ban kiểm soát: là cơ quan có chức năng giám sát hội đồng quản trị Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính và các hoạt động rà soát, giám sát hoạt động kinh doanh khác của công ty.
- Ban Tổng giám đốc: Duy trì, phát triển các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp ở tất cả các bộ phận, chi nhánh, làm sao để doanh nghiệp ngày càng đi lên, vững mạnh và đạt vị trí cao trên thị trường. Tuy nhiên đối với từng vị trí sẽ đảm nhiệm công việc và có vai trò khác nhau.
- Các phòng ban, đơn vị trực thuộc Viettel Post
Phòng chiến lược
Phòng tài chính
Phòng Chính trị
Phòng Tổ chức lao động
Phòng Công nghệ thông tin
Phòng Đầu tư và Xây dựng
Phòng pháp chế
Phòng Nghiên cứu và Phát triển (R&D)
SBU Viễn thông và Công nghệ thông tin
SBU Fulfillment
Công ty Logistics
Công ty Thương mại điện tử