5. Kết cấu đề tài
2.2.3 Thực trạng về quy trình tuyển dụng
Sơ đồ 2.2 Quy trình tuyển dụng
tại Công ty CP Đầu tư Boxi Việt Nam – HARAVAN
Chuẩn bị tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Thu nhận và chọn lọc hồ sơ
Phỏng vấn sơ bộ
Kiểm tra, trắc nghiệm
Phỏng vấn tuyển chọn
Tập sự thử việc
Quyết định tuyển dụng
(Nguồn: Phòng hành chính – Nhân sự)
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Hàng năm sau khi ban giám đốc đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh của những năm tới công ty sẽ tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực cần tuyển dụng. Vào đầu năm các phòng ban sẽ nhận được công văn đề nghị
đánh giá nhu cầu cần tuyển dụng. Khi đó nhu cầu bổ sung nhân lực, trưởng các bộ phận đưa ra nhu cầu cần tuyển dụng. Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, trưởng các bộ phận đưa ra các yêu cầu tuyển dụng và trình Giám đốc xem xét, phê duyệt. Sau khi phê duyệt Giám đốc sẽ giao cho phòng Tổ chức - Hành chính chuẩn bị và xác lập nhu cầu tuyển dụng lao động.
Nhu cầu tuyển dụng lao động phát sinh từ các nguồn sau: Theo yêu cầu của Giám đốc, phòng Tổ chức - Hành chính đề nghị, theo yêu cầu của các bộ phận sử dụng. Các bộ phận căn cứ nhu cầu công việc để lập kế hoạch tuyển dụng gồm các nội dung:
- Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì?
- Điều kiện đòi hỏi người dự tuyển phải đáp ứng được về: Tay nghề, trình
độ chuyên môn, kỹ thuật và những điều kiện khác tuỳ theo tính chất công việc. - Số lượng cần tuyển dụng
- Loại lao động: chính thức hay thời vụ - Thời gian cần nhân sự
Sau đó chuyển nhu cầu tuyển dụng cho Trưởng phòng nhân sự, Trưởng phòng nhân sự lập sơ bộ kế hoạch tuyển dụng, đưa ra ý kiến thảo luận với bộ phận có nhu cầu, nếu thấy hợp lý thì trình Giám đốc duyệt.
Sau khi xác lập nhu cầu tuyển dụng thì công ty sẽ căn cứ vào đó để tiến hành xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng. Kế hoạch tuyển dụng được trưởng phòng Tổ chức - Hành chính lập và gửi Giám đốc phê duyệt.
Kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung:
- Số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc. - Xác định nguồn tuyển môn và phương pháp tuyển mộ.
- Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng. - Thời gian phỏng vấn.
Sau đó phòng Tổ chức - Hành chính trình GĐ phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm chi phí tuyển dụng. Nếu Giám đốc chưa nhất trí thì dựa trên quan
điểm của Giám đốc có sự trình bày của Phòng Tổ chức - Hành chính để thống nhất kế hoạch.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng.
Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã được thông qua Giám đốc công ty duyệt, phòng Hành chính nhân sự ra thông báo tuyển dụng. Nội dung thông báo thường bao gồm các nội dung: Tên công ty, vị trí của công việc cần tuyển dụng, yêu cầu trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính, sức khoẻ, kinh nghiệm, ngoại ngữ, các hồ sơ cần thiết, thời hạn nộp hồ sơ, địa chỉ liên hệ.
Trước khi đăng tuyển trên các trang mạng xã hội, phòng hành chính nhân sự làm việc với phòng marketing về thiết kế hình ảnh phục vụ thông báo tuyển dụng và chạy quảng cáo đối với những vị trí tuyển dụng khó hơn.
Các kênh tuyển dụng chính mà Công ty thường sử dụng để thông báo gồm có: Website nội bộ Công ty, Fanpage facebook Công ty, website tuyển dụng Timviecnhanh.com, TopCV, Vietnamworks.com, Careerbuilder.vn, Ybox.vn và Vieclam24h.vn. Ngoài ra thông báo tuyển dụng còn được nhân sự đăng tải lên các nhóm cộng đồng trên Facebook như: Tìm việc làm Hà Nội, Internship Hanoi, Tuyển dụng nhân sự Hà Nội, ...
Sau khi đã thu hút được ứng viên từ các nguồn khác nhau đến xin việc, công ty tiến hành quá trình tuyển dụng để tìm ra người phù hợp với các yêu cầu của công việc.
Bước 3: Thu nhận và chọn lọc hồ sơ
Sau quá trình thông báo tuyển dụng, công ty thu nhận và chọn lọc hồ sơ. Sàng lọc hồ sơ ứng viên thường bao gồm một quy trình 3 bước dựa trên các tiêu chí tối thiểu và tiêu chí ưu tiên của vị trí tuyển dụng. Cả hai loại tiêu chí này đều cần có liên quan đến vị trí đang tuyển dụng và lý tưởng nhất là giống với bản mô tả công việc. Những tiêu chí này có thể bao gồm:
- Kinh nghiệm làm việc
- Đặc điểm tính cách
- Năng lực
- Ngoại hình
Đầu tiên là sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên tiêu chí tối thiểu. Đây là tiêu chí bắt buộc mà công ty đưa ra cho một ứng viên phải đáp ứng được để đảm nhiệm vị trí công việc mà mình ứng tuyển. Những loại tiêu chí này được xem là tiêu chí “vòng loại”, bởi những ứng viên sở hữu tiêu chí này sẽ được Công ty phê duyệt để được đi vào vòng sau.
Sau đó tới việc sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí ưu tiên. Khi ứng viên nộp hồ sơ có những tiêu chí này sẽ được chú ý nhiều hơn. Một ví dụ phổ biến của “tiêu chí ưu tiên” là kinh nghiệm làm việc có liên quan với vị trí tuyển dụng hoặc về việc ngoại hình vì Công ty khá chú trọng về ngoại hình ứng viên. Ứng viên sở hữu loại tiêu chí này thường có chất lượng hơn so với ứng viên với các tiêu chí tối thiểu (ví dụ: kỹ năng giao tiếp tốt, ngoại hình tốt). Các ứng viên đáp ứng cả hai tiêu chí tối thiểu và tiêu chí ưu tiên sẽ được đi tiếp vào vòng “shortlist” CV.
Cuối cùng là tới việc Shortlist các ứng viên dựa trên tiêu chí tối thiểu và tiêu chí ưu tiên. Công ty xác định nên đưa bao nhiêu ứng viên vào vòng phỏng vấn bằng cách sử dụng tỉ lệ chuyển đổi ứng viên qua các vòng. Dựa trên dữ liệu tuyển dụng, tỉ lệ chuyển đổi trung bình trong tuyển dụng được ước tính trung bình như sau:
- Chuyển đổi từ nộp đơn sang phỏng vấn: 12%
- Chuyển đổi từ phỏng vấn sang thông báo trúng tuyển: 17%
- Chuyển đổi từ thông báo trúng tuyển sang chính thức nhận việc: 89%
Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ
Cán bộ phòng Tổ chức - Hành chính kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn. Đối với vị trí tuyển dụng là lao động thời vụ hay toàn thời gian, Công ty sẽ chia làm 02 vòng là vòng phỏng vấn sơ bộ và kiểm
tra, trắc nghiệm. Việc phỏng vấn sơ bộ chỉ do cán bộ phòng Tổ chức - Hành chính và trưởng bộ phận cần tuyển dụng tiến hành thông qua các câu hỏi về: Giới thiệu bản thân, kinh nghiệm làm việc, lý do xin việc, ...
Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm.
Ở vòng kiểm tra năng lực, Hội đồng phỏng vấn sẽ đặt ra những câu hỏi
liên quan đến chuyên môn. Ngoài ra Hội đồng phỏng vẫn sẽ đưa ra những đề tài về chuyên ngành tới ứng viên để ứng viên có thể làm nổi bật được bản thân mình rõ nhất qua câu trả lời về chuyên môn ngành. Nhiều vị trí còn sử dụng những bài test IQ, EQ hay những câu hỏi tình huống để kiểm tra trình hộ và cách ứng xử của bản thân.
Bước 6: Phỏng vấn tuyển chọn.
Đối với cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, sau khi phỏng vấn sơ bộ còn phải phỏng vấn sâu, bởi tính chất của các công việc này không những đòi hỏi người lao động có những yêu cầu khác như tư cách cá nhân, khả năng giao tiếp...
Thành phần phỏng vấn của Công ty gồm: - Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng - Chuyên gia, cán bộ kỹ thuật liên quan - Ban giám đốc Công ty (nếu cần)
- Trường phòng hành chính nhân sự cán bộ (nếu cần)
Hội đồng phỏng vấn do Giám đốc Công ty quyết định thành lập.
Bước 7: Tập sự thử việc.
Thời gian thử việc đối với mỗi ứng viên sẽ khác nhau tuỳ thuộc vào công việc mà ứng viên đảm nhiệm:
- Thời gian thử việc đối với nhân viên thời vụ: 2 ngày - Thời gian thử việc đối với cán bộ trung cấp: 1 tháng
- Thời gian thử việc đối với cán bộ tốt nghiệp CĐ-ĐH: 2 tháng
Đây là bước cuối cùng trong khâu tuyển chọn. Khi các ứng viên đã hoàn thành giai đoạn thử việc, ứng viên tự kiểm điểm đáng giá và tự nhận thức xem liệu mình có phù hợp với công việc ở đây và còn có nguyện vọng tiếp tục làm việc ở Công ty nữa hay không. Đồng thời, Trưởng bộ phận, đơn vị có ứng viên thử việc cũng sẽ có bản đánh giá kết quả thử việc của nhân viên mới. Các chỉ tiêu chủ yếu để đánh giá kết quả thử việc gồm:
- Chất lượng công việc
- Mức độ hoàn thành công việc - Kiến thức
- Khả năng giao tiếp
- Ý thức tập thể (sự cộng tác) - Tính tự giác
- Tính chủ động, sáng tạo trong công việc.
Phòng Tổ chức - Hành chính tổng hợp ý kiến báo cáo Giám đốc nếu đạt yêu cầu và ký hợp đồng lao động chính thức.