5. Kết cấu của đề tài
1.1.8. Quy trình tổ chức đấu thầu
Quy trình đấu thầu gồm 5 bước cơ bản từ mời thầu, dự thầu, mở thầu, chấm thầu và ký kết hợp đồng.
- Mời thầu
CĐT hoặc BMT tiến hành lập HSMT, đảm bảo trong HSMT có đầy đủ dữ liệu yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ đang được đưa ra đấu thầu. Trong HSMT phải bao gồm phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hàng, lựa chọn nhà thầu
và các chỉ dẫn khác liên quan đến đấu thầu. Chi phí về việc cung cấp hồ sơ cho các đơn vị tham gia dự thầu cho BMT quy định. Đồng thời BMT có trách nhiệm thông báo rộng rãi, công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi. Trong trường hợp áp dụng hình thức đấu thầu hạn chế, BMT có trách nhiệm gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đạt điều kiện tham gia.
- Dự thầu
Sau khi có thông báo mời thầu, những nhà thầu quan tâm đến gói thầu hoặc đã ở trong danh sách sơ tuyển sẽ làm thủ tục dự thầu, nhà thầu là những thương nhân có khả năng cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho gói thầu.
Hồ sơ dự thầu phải được nộp trực tiếp cho bên mời thầu hoặc gửi bằng đường bưu điện theo địa chỉ được ghi trong hồ sơ mời thầu trước thời điểm đóng thầu.
Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và giải đáp các câu hỏi của bên dự thầu. Bên mời thầu phải bảo mật HSDT.
- Mở thầu
Tại một thời điểm đã được xác định trước (thường có trong HSMT), hoặc nếu không có thời điểm xác định trước thì ngay sau khi đóng thầu, BMT sẽ tổ chức mở những HSDT đã được tiếp nhận. Những hồ sơ này sẽ được mở công khai. Chỉ chấp nhận những hồ sơ nộp trong thời gian quy định, nếu không đúng, HSDT sẽ không được mở và hoàn trả cho đơn vị nộp hồ sơ. Các bên tham dự thầu có quyền tham dự mở thầu.
- Chấm thầu:
Chấm thầu là hình thức mà chủ dự án xem xét về kỹ thuật cũng như khả năng tài chính của các nhà thầu trong HSDT đã gửi về cho chủ dự án. Chủ dự án sẽ xem xét về mặt kỹ thuật trước, sau khi chọn được các nhà thầu có kỹ thuật tốt sẽ xem xét đến yếu tố tài chính của các HSDT đã được chọn vào vòng trong. Nếu nhà thầu
nào đưa ra được mức tài chính thấp nhất trong các hồ sơ đã được chọn thì sẽ trúng thầu.
- Thông báo kết quả đấu thầu và thương thảo hợp đồng
Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, BMT có trách nhiệm thông báo kết quả đấu thầu cho bên dự thầu, tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng với bên trúng thầu trên cơ sở kết quả đấu thầu, các yêu cầu nêu trong HSMT, nội dung nêu trong HSDT. Để bảo đảm thực hiện hợp đồng thì các bên có thể thỏa thuận bên trúng thầu phải đặt cọc, ký quỹ hoặc được bảo lãnh để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Số tiền đặt cọc, ký quỹ do BMT quy định, nhưng không quá 10% giá trị hợp đồng. Trừ trường hợp có thoả thuận khác, bên trúng thầu được nhận lại tiền đặt cọc, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng khi thanh lý hợp đồng. Bên trúng thầu không được nhận lại tiền đặt cọc, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng nếu từ chối thực hiện hợp đồng sau khi hợp đồng được giao kết. Sau khi nộp tiền đặt cọc, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng, bên trúng thầu được hoàn trả tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu.