5. Kết cấu của đề tài
3.3. Một số giải pháp nâng cao đấu thầu tại Ban QLDA
Đấu thầu là công tác quan trọng và cần thiết để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn từ ngân sách nhà nước. Hình thức này được áp dụng rộng rãi dưới nhiều hoạt động đầu tư trên địa bàn tỉnh. Đấu thầu đã mang lại nhiều ảnh hưởng tích cực tới
kết quả và hiệu quả đầu tư, nhưng công tác này vẫn chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu đặt ra do vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cũng như tiêu cực. Công tác này hiện nay vẫn đang mang tính chất hình thức, thiếu tính cạnh tranh giữa các nhà thầu, thiếu tính minh bạch, khách, quan, công bằng…
3.3.1. Nâng cao chất lượng chuyên môn của Ban QLDA
Trong giai đoạn sắp tới, Ban QLDA cần đặt ra một phương hướng, một chiến lược cơ bản nhằm nâng cao chất lượng chuyên môn trong các hoạt động của mình như sau:
- Chuyên môn hóa các công việc tại các phòng của Ban QLDA
Việc quản lý các công việc tại ban QLDA nên được phân định theo từng cấp và có sự chuyên môn hóa, chia bớt trách nhiệm cho cấp dưới. Trong mỗi phòng, nhiệm vụ được phân chia cụ thể theo nhóm thực hiện. Hàng tuần nên có những buổi họp giao ban để phổ biến công việc, thông tin công việc giữa các phòng với nhau. Như vậy, mỗi cán bộ của Ban QLDA có thể nắm vững những tổng quan cũng như tình hình chung của đoàn dự án để linh hoạt trong việc giải quyết công việc.
- Tạo báo cáo tổng hợp hàng tuần về tiến độ thực hiện các dự án
Các phòng phải có báo cáo riêng và hàng tuần phải có báo cáo theo tuần về tiến độ chung của các dự án. Chính vì vậy, không chỉ cấp trên mà cả các cán bộ các phòng có thể cập nhật kịp thời tình hình của từng dự án. Ban QLDA cần thực hiện báo cáo chi tiết và có báo cáo tổng kết chung cho mỗi dự án được thực hiện, báo cáo tổng kết cuối năm cần đưa ra phương hướng và giải pháp thực hiện.
- Ban QLDA cần chủ động cho các phòng triển khai thực hiện kế hoạch
Khi có dự án mới, Ban Giám đốc Ban QLDA phải phổ biến nhiệm vụ, trách nhiệm của từng phòng cho các trưởng phòng một cách rất tổng quát. Các phòng sẽ dựa vào nội dung tổng quát đó, lập nên kế hoạch chi tiết cho các cán bộ trong phòng của mình.
- Ban QLDA phải không ngừng nâng cao năng lực của chính mình
Đội ngũ cán bộ của Ban QLDA hiện đang tham gia vào công tác đấu thầu phải được nâng cao trình độ thường xuyên bằng cách:
● Liên tục mở các lớp tập huấn dài ngày do Ban QLDA tổ chức, thuê các giảng viên tại các trường đại học, chuyên viên làm việc tại Cục Quản lý đấu thầu của Bộ KH&ĐT về giảng dạy tại Ban QLDA, gắn lý thuyết với thực tiễn, nâng cao năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thực tế cho các cán bộ.
● Cử cán bộ có đủ phẩm chất đạo đức, năng lực đi đào tạo tại nước ngoài về đấu thầu để Ban QLDA có cán bộ nòng cốt nắm vững chuyên môn trong các hoạt động đấu thầu, đặc biệt là công tác tổ chức đấu thầu, lập HSMT trong các dự án có vốn đầu tư ODA, dự án có những nhà thầu nước ngoài tham gia.
● Đặc biệt quan tâm tới việc đào tạo ngoại ngữ chuyên ngành đấu thầu cho cán bộ vì có thể có các gói thầu có sự tham gia của các đơn vị thầu quốc tế để tránh được những tình huống khó xử do trình độ ngoại ngữ không đáp ứng được.
- Ban QLDA phải có những biện pháp sử dụng nhân lực hợp lý
Do hiện nay đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu đang có xu hướng thiếu, nên các cán bộ thường phải kiêm nhiệm nhiều công việc và làm việc ngoài giờ, … chính điều đó làm ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả giải quyết công việc của cán bộ . Vì vậy, Ban QLDA phải bố trí hợp lý “đúng người, đúng việc” và có thể tuyển thêm các cán bộ mới. Ban QLDA cũng nên đưa ra một số chính sách mang tính động lực nhằm khuyến khích, động viên các cán bộ làm việc với tinh thần trách nhiệm cao hơn.
Cần giảm thiểu số lượng gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu, thay vào đó các gói thầu áp dụng theo hình thức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh. Và tất cả các thông tin về các gói thầu thì BMT – Ban QLDA phải đăng tải lên Báo Đấu thầu và hệ thống mạng đấu thầu quốc gia muasamcong.
- Đảm bảo nguyên tắc cạnh tranh, công khai, công bằng, minh bạch trong quá trình đấu thầu.
- Áp dụng cơ chế, giải pháp mạnh trong hoạt động đấu thầu nhằm làm rõ trách nhiệm của cá nhân, tập thể trong từng khâu như của CĐT, chủ dự án, tư vấn, thiết kế, nhà thầu.
- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra giám sát, có các quy định cụ thể, nghiêm khắc, nghiêm minh tăng cường chế tài trong việc xử phạt các hành động gian lận trong quá trình đấu thầu như không bán HSMT, không đảm bảo tiến độ, chất lượng dịch vụ tư vấn, sử dụng lao động trái phép đối với gói thầu… nhằm mục tiêu rút ngắn thời gian đấu thầu và tăng cường trách nhiệm cho các cá nhân và các chủ thể tham gia hoạt động đấu thầu.
3.3.2. Nâng cao công tác chuẩn bị HSMT
Cần một số biện pháp nhằm giải quyết những giải quyết những tồn tại trong việc chuẩn bị HSMT tại Ban QLDA như: chậm tiến độ với kế hoạch, chất lượng chưa thực sự tốt, làm lại nhiều lần.
- Nâng cao trình độ cho cán bộ phụ trách lập HSMT
Chất lượng HSMT là một trong những điều kiện tiên quyết quan trọng quyết định sự thành công của một dự án, góp phần hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu. Vì vậy việc lập HSMT phải chi tiết, đầy đủ và chính xác, yêu cầu người lập phải có đủ kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm, tính khách quan và tính chuyên nghiệp cao.
- Kiểm tra, rà soát những thông tin trong HSMT.
Trong HSMT có hai nội dung quan trọng là Chỉ dẫn nhà thầu và Bảng dữ liệu đấu thầu. Hai nội dung này càng soạn thảo chi tiết, đầy đủ và chính xác thì các nhà thầu sẽ càng nắm rõ được các thông tin về gói thầu. Một nội dung khác cũng rất quan trọng là việc soạn thảo các điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng. Những quy định được đưa ra trong hợp đồng sẽ là những quy định mà cả Ban
QLDA và nhà thầu phải tuân thủ theo từ khi ký kết cho đến khi kết thúc hợp đồng. Cho nên với mỗi gói thầu với tính chất khác nhau, Ban QLDA nên đưa ra các điều kiện hợp lý, phù hợp với từng gói thầu, tránh việc lập hồ sơ chung chung, sơ sài, khó hiểu gây cản trở cho nhà thầu và thiệt hại đến dự án.
HSMT phải nêu rõ trách nhiệm của nhà thầu trong từng vấn đề cụ thể như: kế hoạch và biện pháp bảo đảm chất lượng, khắc phục các vi phạm về chất lượng, tuân thủ sự quản lý và giám sát thi công của Ban QLDA,… và Ban QLDA phải dự tính trước mọi tình huống có thể xảy ra để có thể có quy định và cách xử lý cụ thể về những vấn đề đó.
3.3.3. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, báo cáo tình hình thực hiện công tác đấu thầu.
Nhìn chung, công tác kiểm tra, thanh tra giám sát các hoạt động đấu thầu chưa đạt được hiệu quả cao nhất do thiếu nhân sự hoặc chưa được chú trọng nhất, nên để xảy ra một số vấn đề như: chậm tiến độ, gặp khó khăn trong quá trình thi công… Vì vậy, cần tăng cường nhân lực cũng như chú trọng hơn nữa vào công việc này. Công tác kiểm tra, giám sát phải được thực hiện thường xuyên về các kế hoạch đấu thầu được trình duyệt, trình tự thực hiện kế hoạch đấu thầu… thì mới có thể phát hiện kịp thời những sai phạm, vướng mắc, từ đó dễ dàng xử lý công việc mà không để lại hậu quả gây thất thoát ngân sách. Chế độ báo cáo định kỳ cũng cần được nghiêm túc thực hiện.
Cần duy trì thường xuyên, đầy đủ và toàn diện về nghiệp vụ cũng như nâng cao chất lượng các hoạt động kiểm tra, thanh tra, kiểm toán và giám sát tập trung làm rõ những sai phạm, quy rõ trách nhiệm và xử lý nghiêm minh, triệt để những khâu yếu kém trong quá trình thực hiện công tác đấu thầu.
Ngoài ra, Ban QLDA cần áp dụng các cơ chế, chính sách và giải pháp mạnh theo Luật, Thông tư, Nghị định để làm rõ trách nhiệm của các cá nhân, tập thể tham gia vào công tác đấu thầu.
3.3.4. Tìm hiểu về thị trường liên quan đến dự án
Công tác lập HSMT đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo dự án có thành công hay không. Trong đó, giá gói thầu là cơ sở để các đơn vị dự thầu đưa ra giá dự thầu. Trong bối cảnh thị trường liên tục biến đổi không ngừng về giá cả vật liệu, hàng hóa, BMT ở đây là Ban QLDA phải tìm hiểu rõ và đưa ra được giá gói thầu khách quan nhất, hợp lý với ngân sách cũng như phù hợp làm cơ sở cho nhà thầu. Việc tìm hiểu thị trường để đưa ra giá chính xác cũng đẩy mạnh công tác đấu thầu nhanh chóng hơn, không cần nhiêu khê các bước thẩm định và phê duyệt lại nhiều lần gây ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
3.3.5. Tăng cường triển khai thực hiện đấu thầu qua mạng
Đấu thầu qua mạng là một hình thức thực hiện đấu thầu áp dụng công nghệ cao, tiên tiến trên thế giới, thực tế cho thấy một số nước như Hàn Quốc, Nhật Bản, Brazil… đã sử dụng công cụ này nhằm thực hiện công tác đấu thầu và đạt hiệu quả cao. Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đã được đưa vào vận hành vào đầu năm 2016, tuy nhiên, lộ trình áp dụng thay thế hình thức đấu thầu truyền thống đang từng bước được triển khai, thực tế tại Ban QLDA cũng thực hiện rất ít công tác đấu thầu qua mạng. Bên cạnh đó, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cũng là một trở ngại trong công tác áp dụng. Hầu hết các thiết bị máy móc, phần mềm không theo kịp công nghệ 4.0, do vậy cần bổ sung ngân sách kịp thời để triển khai đầy đủ hơn, đảm bảo đúng theo lộ trình đấu thầu qua mạng. Do mới triển khai, trong thời gian tới chắc chắn sẽ vướng mắc pahir những tình huống phát sinh, vì vậy, cần chủ động dự kiến, nghiên cứu cũng như cập nhật các văn bản hướng dẫn mới để xử lý mọi tình huống phát sinh, đẩy mạnh việc thực hiện đấu thầu qua mạng đối với các dự án trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.
HSMT là toàn bộ các yêu cầu về kỹ thuật cũng như các đặc tính kỹ thuật, thông số kỹ thuật quy định chi tiết yêu cầu của BMT về công dụng, bảo hành của sản phẩm. Bên cạnh đó, một phần rất quan trọng trong HSMT là yêu cầu về mặt
tài chính như chi phí tổng thể và chi tiết, giá dự thầu. Đây là cơ sở để lựa chọn nhà thầu trúng thầu.
3.3.6. Nâng cao chất lượng tư vấn
Nhằm nâng cao chất lượng tư vấn cũng như hiệu quả của công tác tổ chức đấu thầu thì trong thời gian tới của Ban QLDA, có thể sử dụng một số biện pháp sau đây:
- Đối với các đơn vị tư vấn nội bộ: Ban QLDA nên trình ý kiến lên các cấp có thẩm quyền về việc tổ chức đào tạo nâng cao năng lực và sử dụng cán bộ tư vấn hợp lý, đồng bộ; tăng cường trang thiết bị hiện đại cho hệ thống khảo sát, giám sát, giám định công trình.
- Đối với các đơn vị tư vấn bên ngoài: Ban QLDA phải thường xuyên cập nhật thông tin về nhân sự và năng lực của đối tác, chỉ tuyển chọn tư vấn dựa trên năng lực thực tế đối với các công trình hoặc dự án tương tự đã được thực hiện. Các đơn vị tư vấn phải có tư cách pháp nhân, chứng chỉ hành nghề theo quy định của Nhà nước.
- Ban QLDA phải có trách nhiệm tổ chức tư vấn: đề ra những yêu cầu, kiểm tra lại kết quả và nghiệm thu những tài liệu khảo sát đủ yêu cầu thiết kế, chịu trách nhiệm về chất lượng, nội dung và khối lượng của toàn bộ tài liệu, đảm bảo thực hiện theo đúng hợp đồng, chịu trách nhiệm bổ sung, sửa chữa hoặc lập lại những thiết kế chưa được phê duyệt.
3.3.7. Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng, ban trong UBND tỉnh với Ban QLDA.
Trong bối cảnh hiện nay, việc đầu tư phát triển vô cùng mạnh mẽ để có thể theo kịp xu hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Vì vậy, khối lượng công việc từ các dự án của UBND tỉnh là rất lớn. Từ đó, Ban QLDA có thêm nhiều nhiệm vụ trong công tác đấu thầu. Chính vì vậy, cần sự phối hợp chặt chẽ giữa
Ban QLDA và các đơn vị liên quan là rất cần thiết để đảm bảo sự phát triển chung của toàn tỉnh. Các đơn vị làm việc phối hợp nhịp nhàng thì những vấn đề phát sinh mới được giải quyết nhanh triệt để đồng tời khắc phục những hạn chế về thủ tục hành chính.
Để thực hiện được điều này, đầu tiên UBND tỉnh phải ban hành các quyết định hướng dẫn về định hướng, mục tiêu hoạt động đầu tư cho từng thời kỳ để các đơn vị có cái nhìn khách quan tổng thể. Đồng thời phối hợp với Ban QLDA phân công nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng đơn vị trong quá trình triển khai hoạt động đấu thầu để không bị chồng chéo trong khâu quản lý, kiểm tra giám sát cũng như thực hiện. Ban QLDA và các đơn vị trong UBND tỉnh khi thực hiện công tác đấu thầu cần có trách nhiệm hoạt động cao, tạo điều kiện thuận lợi, hỗ trợ, phối hợp nhịp nhàng với nhau vì sự nghiệp phát triển chung của toàn tỉnh. Điều này sẽ giúp giảm tối đa thời gian, nhân lực và chi phí cho mọi công việc.
3.3.8. Liên tục đề xuất những kiến nghị, giải pháp nâng cao công tác đấu thầu bằng kinh nghiệm thực tiễn.
Qua việc thực hiện các dự án, công trình, đội ngũ cán bộ sẽ nắm được những lỗ hổng, thiếu sót và vướng mắc trong suốt quá trình thực hiện công tác đấu thầu. Từ đó, ngoài việc kiểm tra, giám sát kịp thời các sai phạm, việc tích lũy kinh nghiệm để áp dụng cho các dự án tiếp theo là vô cùng cần thiết. Dựa trên những kinh nghiệm đó, cán bộ viên chức hoàn toàn có thể thực hiện việc kiến nghị, đề xuất những giải pháp có tính thực tiễn cao lên Ban Giám đốc nhằm nâng cao hiệu quả của công tác đấu thầu.
3.3.9. Nâng cao công tác quản lý rủi ro của dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư đầu tư
Công tác quản trị rủi ro tốt sẽ giảm thiểu các thiệt hại không đáng có của dự án. Tuy nhiên công tác quản trị rủi ro hoàn toàn chưa được quan tâm tại Ban. Vì vậy, để công tác quản trị dự án đạt hiệu quả tốt thì Ban QLDA phải thực hiện, thành lập phòng ban riêng thực hiện công tác nghiên cứu, nhận diện và quản trị rủi
ro cho các dự án. Việc thành lập bộ phận quản trị rủi ro phải được bàn bạc trước và thực thi cẩn thận.
Cần thay đổi nhận thức của cán bộ nhân viên và ban giám đốc trong Ban QLDA, khi các quan điểm cũ đã ăn sâu vào nhận thức thì việc quản trị, quản lý rủi ro vẫn bị xem nhẹ.
3.4. Kiến nghị với các cơ quan chức năng
3.4.1. Đối với các cơ quan ban hành các văn bản quy phạm pháp luật.
Qua thực tế triển khai thực hiện hệ thống văn bản quy định những yêu cầu mới về luật pháp, để thực thi với hiệu quả cao nhất, trở thành hành lang pháp lý