Từ khi có sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng tồn kho xuất hiện như là một hiện tượng tất yếu, khách quan. Theo C. Mark thì “Tồn kho hay dự trữ hàng hóa là một sự cố định và độc lập hóa hình thái của sản phẩm”. Như vậy sản phẩm đang trong quá trình mua, bán và cần thiết cho trình mua bán là nằm trong hình thái tồn kho.
Đối với doanh nghiệp thì hàng tồn kho giữ một vị trí quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp. Tồn kho xuất phát từ chính yêu cầu sản xuất và lưu thông hàng hóa,hàng hóa tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp. Trong sản xuất bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có một lượng hàng tồn kho tương ứng ( tư liệu sản xuất ,tư liệu tiêu dùng ,hàng hóa thành phẩm, hàng hóa dở dang...) mà bất kỳ thời điểm nào cũng cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh.Chính vì vậy,việc quản lý kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng,góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục ,đều đặn ,có hiệu quả và lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên liên tục và đồng bộ.
Theo Chuẩn mực kế toán số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 149 / 2001 / QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, thì hàng tồn kho là tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;Đang trong quá trình sản
xuất kinh doanh dở dang, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất - kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Dù ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi đã sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện.Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp ,các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau.
-Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí...thì hàng tồn kho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất, kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ. -Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm những công việc đó.Ví dụ như bàn ghế phục vụ cho việc bán hàng ,quản lý doanh nghiệp thì doanh nghiệp vẫn phải hạch toán vào khoản mục hàng tồn kho hay sách giáo trình,giáo cụ,học cụ là hàng tồn kho đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giáo dục đào tạo.
-Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán thu lợi nhuận. Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này,doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất.
-Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng.Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại ,từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng.