Khi công ty quyết định tiến hành quy trình xuất khẩu hàng hóa của mình thì phải xây dựng một quy trình thực hiện có kế hoạch và hiệu quả. Vì công ty là đối tác cung cấp chính của công ty ATSK CO., LTD, chủ yếu công ty thực hiện xuất khẩu theo các đơn hàng mà công ty ATSK CO., LTD gửi về do đó quy trình xuất khẩu hàng hóa sẽ có một số bước không giống một quy trình thông thường. Cụ thể như sau:
Sơ đồ 2.2. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty TNHH ATSK VINA
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu
Bước 1: Nhận kế hoạch sản xuất hàng từ bộ phận kế hoạch sản xuất
Căn cứ theo những đơn hàng mà bên Công ty đối tác gửi về, bộ phận kế hoạch sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất và thời gian hàng hóa có thể chuẩn bị xong. Sau đó thông báo cho phòng Xuất nhập khẩu làm hợp đồng ngoại thương tiến hành kí kết, thống nhất dơn hàng với ATSK VINA. Vì là giao dịch giữa hai công ty có hai quốc tịch khác nhau, do đó hợp đồng ngoại thương có thể thực hiện bằng tiếng Anh hoặc tiếng Hàn, nhưng thường Công ty ATSK VINA sử dụng tiếng Anh để tránh những sai sót không đáng có với những điều khoản cần thiết kèm theo đã có sự thống nhất rõ ràng giữa hai bên.
Bước 2: Gửi yêu cầu Booking đến Forwarder dịch vụ
Công ty TNHH ATSK VINA sử dụng các phương thức vận chuyển đường bộ, đường biển và đường hàng không để vận chuyển hàng hóa xuất khẩu. Đối với hàng hóa xuất khẩu sang thị trường như Hàn Quốc hầu như 100% được đi qua đường biển và sử dụng tàu container. Vì phải thường xuyên xuất khẩu hàng hóa theo các yêu cầu mà bên đối tác gửi về, công ty hợp tác lâu dài với một công ty forwarder, điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian vào việc lựa chọn một công ty vận chuyển phù hợp cho mỗi một đơn hàng.
Do các đơn hàng của công ty đều chỉ bán cho những khách hàng cố định, đối với các đơn hàng đi đường biển – tuyến đường chính vận chuyển, các hợp đồng dịch vụ được cố định và được kí lại vào đầu năm tài chính hàng năm. Các đơn hàng khi giao đều chỉ thay đổi Annex (phụ lục hợp đồng). Sự thay đổi về hợp đồng có thể xảy ra khi khách hàng chỉ định thay đổi điều kiện giao hàng hoặc phương tiện giao hàng. Bởi khi đó có thể xảy ra trường hợp thay đổi cả công ty forwarder giao hàng. Đối với hàng xuất sang ATSK CO., LTD, các đơn hàng đều được giao qua một forwarder cố định và gần như không có sự thay đổi.
Hiện nay, công ty hợp tác với Công ty TNHH KJTT Việt Nam thực hiện vận chuyển các đơn hàng xuất khẩu của công ty sang thị trường Hàn Quốc và Nhật Bản. Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng và khách hàng đã chuyển tiền đặt cọc, công ty gửi yêu cầu booking đến công ty forwarder. Sau khi xác định được tàu phù hợp, công ty tiến hành các thủ tục để nhận container về đóng hàng. Việc đóng hàng lên container và chuyển container ra cảng sẽ do hãng vận chuyển nội địa (cụ thể là Công ty TNHH Yale GLS Việt Nam) đảm trách. Sau khi đưa hàng vào trong container, người vận chuyển sẽ tiến hành kẹp chì với mã số riêng nhằm giữ đảm bảo cho hàng hóa bên trong và theo tập quán quốc tế vận chuyển hàng hóa bằng container, công ty sẽ chịu trách nhiệm về việc đóng hàng vào container đồng thời chịu tất cả các chi phí đó cũng như các chi phí có liên quan.
Tùy thuộc vào yêu cầu của từng hợp đồng mà công ty quyết định có mua bảo hiểm với các lô hàng hay không. Đối với những lô hàng phải mua bảo hiểm, công ty thường sử dụng dịch vụ của Bảo Minh Hải Phòng với Premium rate khoảng 0,32%.
Bước 3: Nhận booking note từ forwarder, thông báo sắp xếp lịch đóng hàng, xuất hàng khỏi nhà máy theo lịch cut – off
Nhân viên xuất nhập khẩu sau khi nhận được email xác nhận booking của forwader và thông báo về thời gian muộn nhất đưa hàng hóa lên tàu sẽ thông báo cho bên tổ kế hoạch sản xuất để cân đối thời gian có thể đóng dỡ hàng hóa, đưa hàng hóa ra khỏi nhà máy và đóng hàng lên container.
Thông thường, các sản phẩm của công ty đều là hàng FCL – hàng nguyên cont. Forwader sẽ liên hệ với kho hàng tại cảng kéo container rỗng về cho nhà máy, ở đó, nhà máy sẽ đóng hàng lên và chở thẳng ra cảng.
Do thời gian chuẩn bị hàng đã được thông báo từ trước, tổ kế hoạch sản xuất có thể tự cân nhắc sắp xếp được nên việc có hạn cut – off cũng không quá ảnh hưởng đến việc giao hàng của công ty.
Bước 4: Lên bộ chứng từ hàng xuất theo kế hoạch xuất hàng
Tùy theo yêu cầu của mỗi hợp đồng hoặc L/C, Công ty lập các chứng từ sao cho phù hợp. Hiện nay, do công ty chủ yếu xuất khẩu cho những khách hàng cụ thể, do đó hợp đồng luôn được cố định và không có nhiều thay đổi. Hàng năm, hợp đồng luôn được kí kết lại vào đầu mỗi năm tài chính và đều phải thông qua phòng Legal của mỗi bên và phù hợp với điều kiện xuất khẩu hàng hóa tại Việt Nam.
Cũng vì các khách hàng đều cố định nên bộ chứng từ hàng xuất của công ty cho mỗi lô hàng đều rất đơn giản. Nhiệm vụ của nhân viên xuất nhập khẩu là chuẩn bị chứng từ Commercial Invoice & Packing List cho từng lô hàng,
Hóa đơn thương mại nhận được phải là bản gốc, đồng thời phải thể hiện rõ một số nội dung như số hoá đơn, ngày lập, phuơng thức thanh toán tính giá theo điều kiện nào.
Số hóa đơn lấy theo mẫu: Mã khách hàng – số năm – số tháng – số ngày. VD: Lô hàng xuất khẩu cho công ty ATSK CO., LTD vào ngày 26/05/2021, khi đó số hóa đơn sẽ được đặt là ATSK210526.
Trên hóa đơn thương mại, công ty hạn chế ghi quá nhiều thông tin không cần thiết tránh bị phía khách hàng hay các bên liên quan bắt lỗi. Các thông tin cần thiết chỉ có:
−Với hóa đơn thương mại:
+Người nhập khẩu, thông tin người nhập khẩu +Số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn
+Phương thức thanh toán +Điều kiện giao hàng
+Nơi hàng đi, nơi hàng đến, cảng dỡ hàng và cảng bốc hàng
−Với phiếu đóng gói:
+ Mã hàng hóa
+ Mã code của hàng hóa
+ Số lượng + Đơn vị tính
Công ty không đưa quá nhiều thông tin lên trên hóa đơn thương mại bởi rất dễ bị nhầm các số liệu trong quá trình nhập liệu mà nhân viên xuất nhập khẩu có thể bị bỏ sót trong quá trình rà soát, từ đó gây ra nhiều bất lợi đối với công ty nếu bị ngân hàng hoặc khách hàng bắt lỗi. Khi đó sẽ phải làm rất nhiều bước giải trình, gây chậm chễ mất thời gian và có thể hàng sẽ không được giao đúng hạn.
Hình 2.1. Một phần Invoice (hóa đơn thương mại) và Packing List (phiếu đóng gói) trong 1 đơn hàng của Công ty TNHH ATSK Vina
Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu
+ Đơn giá
+ Tổng giá tiền
+ Tổng khối lượng, tổng số khối và số kiện hàng
Bước 5: Lên tờ khai hải quan và thông quan hàng hóa
Sau khi có được mã số container và số kẹp chì do người chuyên chở xe container cấp, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan tại Chi cục Hải quan Thành phố Hải Dương. Tờ khai hải quan sẽ được chuyển xuống cảng Hải Phòng để chủ tàu cho phép bốc container lên tàu.
Theo quy định của Công ty, trước lịch cut off của hãng tàu, công ty phải gửi tờ khai và chứng từ liên quan khác khác nếu cần cho công ty dịch vụ forwarder (cụ thể là Công ty TNHH KJTT Việt Nam) vận chuyển hàng xuống cảng xuất.
Hình 2.2. Một phần tờ khai hải quan trong 1 đơn hàng của Công ty TNHH ATSK VINA
Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu
Bước 6: Giao hàng và gửi thông tin giao hàng cho Forwarer làm vận đơn
Sau khi tàu khởi hành, bên hãng tàu sẽ làm vận đơn cho công ty. Vận đơn mà công ty nhận được là vận đơn do hãng tàu hoặc đại diện của họ ký phát cho người gửi hàng sau khi đã nhận container chứa hàng đã được niêm phong kẹp chì.
Hình 2.3. Một phần Bill of Lading trong một đơn hàng của Công ty TNHH ATSK Vina do Công ty TNHH KJTT Việt Nam cấp
Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu
Bill of Lading (B/L) là một chứng từ vận tải hàng hóa do người chuyên chở hoặc đại lý hãng tàu ký phát cho Công ty sau khi tàu rời cảng đi.
Vận đơn đường biển gồm một bản gốc và kèm một hoặc hai đến ba bản sao. Nội dung trên vận đơn thể hiện rõ tên, địa chỉ, thông tin nguời gửi – Bên xuất khẩu – Bên bán, và tên, địa chỉ, thông tin nguời nhận – Bên nhập khẩu – Bên mua.
Đồng thời vận đơn cũng ghi rõ tên con tàu, số hiệu chuyến tàu, số luợng container, số kiện hàng, khối lượng, trọng lượng. Một nội dung vô cùng quan trọng và không thể sai sót trên B/L đó là số vận đơn.
Bước 7: Xin giấy chứng nhận xuất xứ (nếu cần)
Hiện nay Việt Nam đã và đang kí kết rất nhiều các hiệp định thương mại song phương và đa phương, giúp giảm thuế quan và tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Việc hàng hóa được xác định nguồn gốc xuất xứ giúp lô hàng được giảm nhiều loại thuế quan khi xuất khẩu sang nước ngoài, nhận được các ưu đãi mà việc hàng hóa được xác định nguồn gốc xuất xứ giúp lô hàng được
giảm nhiều loại thuế quan khi xuất khẩu sang nước ngoài, nhận được các ưu đãi theo đúng các hiệp định đã nêu.
Hiện nay công ty đang nhận được rất nhiều ưu đãi từ hiệp định song phương Việt Nam – Hàn Quốc (VKFTA) nên đối với các lô hàng xuất sang Hàn Quốc, việc xin chứng nhận xuất xứ là rất cần thiết. Công ty sẽ liên hệ với Phòng thương mại công nghiệp Việt Nam hỗ trợ hoàn thiện thủ tục này.
Bước 8: Gửi bộ chứng từ và thông báo tới khách hàng.
Sau khi hàng hóa đã được thông quan tại cảng xuất, phòng Xuất nhập khẩu có trách nhiệm chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ lần cuối, sau đó gửi cho khách hàng theo thời gian quy định. Đồng thời thông báo tới khách hàng về thời gian tàu chạy, thời gian bộ chứng từ được gửi đi.