tiện
Khi bên ủy thác tự tìm kiếm khách hàng và đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương. Mà chỉ ủy thác công ty thuê phương tiện và giải quyết thủ tục hải quan...
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty TNHH Vận tải An Pha Hà nội theo điều kiện FOB, ủy thác thuê tàu và phương tiện vận tải của khách hàng
Tiếp nhận thông tin của khách hàng Tư vấn quy trình nhập khẩu và chuẩn bị các chứng từ cần thiết Bộ phận sale liên hệ đại lý của mình tại nước mà nhập khẩu để gửi thông
tin lô hàng.
Chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan
Truyền tờ khai hải quan
Gửi thông báo hàng về cho khách hàng Lấy lệnh giao hàng đổi lệnh Tập hợp chứng từ, hóa đơn và làm thông báo nợ Hàng về đến cảng Làm thủ tục hải quan tại chi cục hải quan
Lấy hàng
Nguồn: Phòng sale & Marketing Bước 1: tiếp nhận thông tin của khách hàng
1. Tên hàng
2. Số lượng Incoterms
3. Quy cách đóng gói
4. Địa chỉ giao nhận hàng hoá
5. Điều kiện giao nhận hàng hoá (Incoterms)
6. Thông tin người gửi hàng
7. Các chứng từ khác (nếu có)
Bước 2: Tư vấn quy trình nhập khẩu và chuẩn bị các chứng từ cần thiết
Tra mã HS code, tìm hiểu máy móc thiết bị thuộc diện hàng hóa cấm hay không hoặc cần giấy phép nhập khẩu hay không.
Bước 3: Bộ phận sale liên hệ đại lý của mình tại nước mà nhập khẩu để gửi thông tin lô hàng.
Sau khi đại lý của công ty nhận được thông tin sẽ chủ động liên hệ với nhà xuất khẩu để sắp xếp làm thủ tục và lịch vận chuyển hàng về Việt Nam, thường lô hàng được vận chuyển bằng đường biển.
Tiếp theo sau khi nhận được thông tin từ đại lý là hàng đã được giao lên tàu thì đại lý sẽ gửi vận đơn ( Bill of lading). Nhiệm vụ của bộ phận chứng từ kiểm tra các thông tin trên vận đơn, (Packing list) chi tiết đóng gói, (Commercial Invoice) Hóa đơn thương mại...
Bước 4: Khi hàng về đến cảng
Khi hàng về cảng thì đại lý hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến ( Arrial notice) cho công ty và đồng thời phân quyền cho công ty để khai Cargo Manifest (là bản kê khai thông tin của lô hàng phải kê khai cho Hải quan của nước nhập khẩu trước khi hàng hoá cập cảng. Bộ phận chứng từ tiến hành kê khai Manifest trên website Cổng thông tin một cửa quốc gia (www.vnsw.gov.vn)
Bước 5: Gửi thông báo hàng về cho khách hàng
Bộ phận chứng từ làm Thông báo hàng về và gửi cho khách hàng.
Nội dung chứng từ này khá đơn giản, chủ yếu dựa theo Vận đơn của lô hàng.
Ngày hàng về (ETA – Estimated time of arrrival).
Bến cảng hàng về (Terminal) : Đây là thông tin quan trọng giúp DN nhập khẩu truyền đúng Chi cục Hải quan bởi mỗi Chi cục Hải quan khác nhau sẽ phụ trách quản lý các lô hàng nhập khẩu về các bến cảng khác nhau. Ngoài ra, nó còn giúp DN nhập khẩu biết địa điểm để lấy hàng sau khi đã hoàn thành thủ tục thông quan lô hàng
Các chi phí Local charges và các chi phí Logistics khác mà DN nhập khẩu phải trả cho công ty hoặc các phụ phí của hãng tàu
Bước 6: chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan
Khi đã có thông báo hàng về, Công ty yêu cầu Khách hàng chuẩn bị và gửi các chứng từ cần thiết để làm thủ tục Hải quan. Bộ chứng từ cần nộp cho Hải quan (Theo điều 16 thông tư 39/2018/BTC) gồm:
1. Giấy giới thiệu : 01 bản gốc
2. Tờ khai hải quan : 01 copy
3. Invoice & packing list : 01 sao y
4. Vận đơn B/L: 01 sao y
5. Giấy phép nhập khẩu (Nếu có) : 01 bản gốc hoặc bản copy (nếu giấy được cấp điện tử)
6. Kiểm tra chuyên ngành (Nếu có): 01 bản gốc hoặc bản copy (nếu giấy
được cấp điện tử)
7. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có): 01 bản gốc
8. Hồ sơ nguồn gốc lâm sản (gỗ nguyên liệu) (Nếu có): 01 bản gốc
9. Danh mục đồng bộ (nếu có) : 01 bản gốc
10. Hợp đồng mua bán vào trường học (nếu có): 01 bản sao
11. Hợp đồng XNK uỷ thác (nếu có): 01 bản sao
12. Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có): 01 bản sao
13.Hoá đơn phí vận chuyển quốc tế (nếu DN nhập theo điều kiện E hoặc F) (Theo thông tư 39/2015/BTC về trị giá tính thuế): 01 bản sao.
Bước 7: Truyền tờ khai hải quan
Bộ phận Hiện trường/giao nhận (Operations) sẽ thực hiện truyền tờ khai Hải quan điện tử.
Bước 8: Lấy lệnh giao hàng đổi lệnh
Lệnh giao hàng (Delivery Order) sẽ do Hãng tàu/Đại lý hãng tàu/Consolidator hoặc Kho hàng được uỷ quyền từ Hãng hàng không cấp tuỳ theo lô hàng đó nhập theo phương thức FCL/LCL/Bulk Cargo hay Air.
Công ty mang chứng từ sau để lấy lệnh giao hàng :
Giấy giới thiệu
Chứng minh thư
Bill of lading
Giấy uỷ quyền (nếu có)
Biên lai đã thanh toán cước phí và các phụ phí khác (bao gồm cả tiền cược container) (nếu có)
Bước 9: Làm thủ tục hải quan tại chi cục hải quan
Doanh nghiệp nộp hồ sơ Hải quan và tiến hành làm thủ tục thông quan tại Chi cục Hải quan.
Đồng thời, Công ty hướng dẫn Doanh nghiệp nhập khẩu nộp các khoản thuế theo quy định (nếu có):
Thuế nhập khẩu
Thuế tiêu thụ đặc biệt
Thuế giá trị gia tăng
Thuế bảo vệ môi trường
Thuế chống bán phá giá
Bước 10: Lấy hàng
Công ty liên hệ với các nhà xe vận tải nội địa, sắp xếp thời gian phù hợp với vào Cảng/Kho hàng để lấy hàng.
Bộ phận Operation hiện trường làm thủ tục Hải quan giám sát tại Cảng/Kho đồng thời giao biên bản bàn giao cho Lái xe để giao hàng về nhà máy/kho hàng của Khách hàng.
Bước 11: Tập hợp chứng từ, hóa đơn và làm thông báo nợ
Bộ phận Operation tập hợp chứng từ, hoá đơn và gửi cho bộ phận Sale để làm thông báo nợ (Debit note) gửi cho khách hàng.
Bộ phận Kế toán xuất hoá đơn và gửi các chứng từ gốc cho khách hàng. Đồng thời kiểm soát công nợ.