Khi mà bên ủy thác không tự tìm kiếm khách hàng và không thể đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương. Cũng như không thể hay không rành về giải quyết các thủ tục hải quan, thuế...
Sơ đồ 2.3. Quy trình nhập khẩu ủy thác máy móc thiết bị tại Công ty TNHH Vận tải An Pha Hà Nội
Chuẩn bị giao dịch
Thanh toán
Làm thủ tục hải quan
Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng
Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Nhận hàng
Bảo hành, khiếu nại, giải quyết khiếu nại
Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Thuê phương tiện vận tải
Kiểm tra, giám định
Vận hành, chạy thử
2.3.2.1. Chuẩn bị giao dịch
Trước tiên ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu
Công ty và doanh nghiệp ủy thác nhập khẩu ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu. Cơ bản đây cũng là một loại hợp đồng dịch vụ, nên sẽ bao gồm những điều khoản chính quy định về: thông tin dịch vụ, mức phí, quyền và trách nhiệm các bên, thanh toán …
Hợp đồng ủy thác này có liên hệ mật thiết với hợp đồng nhập khẩu. Hơn thế nữa, nhiều nội dung phải trùng khớp nhau để tránh xảy ra tranh chấp khi thực hiện.
Trong hợp đồng này cũng cần quy định rõ mức phí ủy thác. Mức hoa hồng cao hay thấp còn tùy vào giá trị lô hàng và mặt hàng cụ thể.
Để tất cả các bước trong quá trình nhập khẩu được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng thì bước chuẩn bị giao dịch đầu tiên có sự ảnh hưởng rất lớn. Các bước trong giai đoạn này được thực hiện rõ ràng, cẩn thận để có nguồn thông tin chính xác nhất. Cụ thể như sau:
Nghiên cứu thị trường nước ngoài, tư vấn tìm nguồn hàng, các nhà cung cấp uy tín : Phòng Marketing
Trao đổi với khách hàng mức giá mà khách hàng mong muốn
Qua quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin, công ty xác định được những mặt hàng chủ lực mà khách hàng cần nhập khẩu là các máy móc thiết bị phục vụ như: Máy san lấp, máy xúc đào , máy khoan đất, xe ô tô, xe máy,.. ngoài ra còn có các linh kiện phụ tùng đi kèm cùng với các loại máy.
Nghiên cứu thị trường nước ngoài: Công ty thường cung cấp các loại máy móc thiết bị phục vụ cho ngành công nghiệp nặng để khai thác mỏ, hóa chất, luyện kim,… chủ yếu là máy móc, thiết bị, linh kiện phụ tùng,…nên phải là những dòng máy hiện đại và phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Để có được nguồn hàng nhập khẩu có chất lượng tốt cùng với giá cả phù hợp không phải đơn giản mà cần một quá trình nghiên cứu các đối tác kinh doanh cung cấp từ nước ngoài. Trong những năm gần đây công ty tìm hiểu qua các quảng cáo từ đối tác nước ngoài hay cách nhanh hơn là tìm hiểu qua internet vì hiện nay các thông tin đều được công bố ở đó. Ngoài ra việc sử dụng các thông tin qua sách báo hay tạp chí cũng được công ty áp dụng. Các thông tin sẽ được tìm hiểu nhanh chóng và thống kê để đưa ra được kế hoạch các thị trường nhập khẩu tối ưu nhất.
Còn đối với các mặt hàng mà Công ty được nhập khẩu ủy thác lần đầu thì Công ty sẽ cử nhân viên sang tận nơi sản xuất để tìm hiểu về mặt hàng đó. Dù cho việc này sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí nhưng Công ty muốn đảm bảo cho những sản phẩm
được khách hàng ủy thác nhập khẩu sẽ được chọn lựa kỹ càng và chất lượng nhất cùng với đó khẳng định uy tín chất lượng làm việc của công ty.
Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: Việc tìm hiểu, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh giúp công ty nhận định được năng lực của các Công ty cùng ngành dịch vụ và đưa ra các phương án kinh doanh tốt hơn. Công việc này được công ty cử các nhân viên phòng marketing có kinh nghiệm trong lĩnh vực nghiên cứu quan sát và tìm hiểu
Xin giấy phép nhập khẩu: Phòng chứng từ
Sau khi đã thực hiện các bước nghiên cứu thị trường, bước tiếp theo sẽ là xin giấy phép nhập khẩu để đề phòng trường hợp sau khi đã giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng mà không xin được giấy phép nhập khẩu. Điều này giúp Công ty giảm bớt những phiền phức sau khi ký hợp đồng và tránh việc hủy hợp đồng sau khi đã ký vì lý do chưa xin được giấy phép nhập khẩu. Các nhân viên phòng chứng từ sẽ phải xin giấy phép nhập khẩu. Thường các sản phẩm mới của công ty nhập về sẽ không phải xin mà chỉ có các sản phẩm cũ cần qua thẩm định, kiểm tra kỹ thuật mới phải xin giấy phép từ cơ quan chức năng.
2.3.2.2 Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu Bộ phận thực hiện: Giám đốc, Phòng kinh doanh
Để lựa chọn được nhà cung cấp, công ty lập danh sách các đối tác có triển vọng nhất theo như nghiên cứu là Nhật Bản, Hàn Quốc và Trung Quốc và sau đó công ty lựa chọn đối tác theo hai cách: gọi mời thầu cung cấp và chủ động hỏi hàng hay nghiên cứu các bản chào hàng để đi đến các quyết định lựa chọn.
Các giao dịch của công ty hay sử dụng hình thức qua fax, email, chỉ với những trường hợp cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ thì công ty mới sử dụng hình thức đàm phán qua điện thoại vì phí tổn điện thoại giữa các nước rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thường phải hạn chế về mặt thời gian, các bên không thể trình bày chi tiết...Riêng đối với hình thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp công ty rất hiếm khi sử dụng bởi vì hình thức này khá tốn kém, đồng thời cần phải có cán bộ am hiểu về nghiệp vụ, về máy móc, thiết bị và đặc biệt là đối phương, cán bộ nghiệp vụ cũng phải có tài ứng biến và có thứ đưa ra các quyết định ngay tại chỗ khi thấy cần thiết.
Nhìn chung quy trình giao dịch đàm phán mà công ty thực hiện cũng gặp không ít khó khăn, nếu nhanh thì quá trình giao dịch, đàm phán này cũng phải kéo dài trong thời gian khoảng 2 đến 3 tuần, ngoài ra có thứ kéo dài lâu hơn. Khi công ty và bên đối tác nước ngoài đã đi đến thống nhất tất cả các điều khoản trong hợp đồng thì sẽ tiến hành đặt cọc chi phí cho công ty theo quy định và tiếp theo tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu.
2.3.2.3. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Bộ phận thực hiện: bộ phận chứng từ
Mở thư tín dụng: Trong hợp đồng nhập khẩu, công ty và đối tác nước ngoài đã thỏa thuận mở L/C tại các ngân hàng nào thì sau khi ký hợp đồng công ty chuẩn bị các giầy tờ cần thiết mang đến ngân hàng đó để làm thủ tục mở L/C. Các ngân hàng Công ty TNHH Vận tải An Pha Hà Nội thường mở L/C là Vietcombank, Ngân hàng công thương.
Hầu hết các hợp đổng nhập khẩu máy móc thiết bị, công ty đều mở L/C không hủy ngang. Công ty thường phải ký quỹ từ 10 - 20% giá trị hợp đồng. Sau khi L/C được đối tác nước ngoài chấp nhận và tiến hành giao hàng công ty sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hóa từ người bán thông qua ngân hàng mở L/C. Bộ chứng từ này chính là cơ sở để công ty tiến hành các bước tiếp theo như làm thủ tục hải quan, nhận hàng...Thông thường bộ chứng từ này được gửi đến ngân hàng mở L/C, ngân hàng mở L/C tiến hành kiểm tra. Sau đó thì ngân hàng sẽ gửi cho công ty một hối phiếu để công ty ký chấp nhận trả tiền cho bên bán. Hoạt động này diễn ra khá nhanh và hầu như không có sai sót bởi các nhân viên đều rất thành thạo trong việc mở thư tín dụng này.
2.3.2.4. Thuê phương tiện vận tải
Bộ phận thực hiện: phòng sale & marketing
Đối với mặt hàng máy móc, thiết bị Công ty thường nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng là FOB, do đó nghĩa vụ thuê tàu thuộc về bên Công ty. Là các đối tác lâu năm với các hãng tàu lớn như Maersk Lines thường đi các tuyến xa, Evergreen,Sealand (MCC) thường đi các tuyến Châu Á, MSC, Cosco, APL, ACL, Evergreen thường đi các tuyến xa như Châu Âu,…Nên việc thuê tàu dễ dàng.
2.3.2.5. Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Bộ phận thực hiện: Phòng hiện trường/giao nhận
Đa phần các mặt hàng máy móc, thiết bị ủy thác nhập khẩu Công ty được chuyên chở bằng đường biển và với hợp đồng nhập khẩu Công ty mua theo giá FOB thì Công ty liên hệ với các Công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho hàng hóa mà mình nhận ủy thác nhập về.
Tùy theo từng trường hợp mà Công ty cử nhân viên xuất nhập khẩu hoàn thành việc mua bảo hiểm. Cụ thể đối với mặt hàng được đóng bằng container, công ty thường mua bảo hiểm theo điều kiện C. Với mặt hàng rời như phụ tùng sắt thép...Công ty mua theo điều kiện B kèm theo một điều kiện phụ như chống trộm cắp hoặc không giao hàng...Riêng với những mặt hàng có giá trị lớn như máy móc công ty sẽ mua
bảo hiểm theo điều kiện A. Công ty sẽ lựa chọn loại bảo hiểm phù hợp nhất với từng mặt hàng để có được sự an toàn và tránh những rủi ro có thể xảy ra mà vẫn tiết kiệm được chi phí.
2.3.2.6. Thanh toán
Bộ phận thực hiện: bộ phận chứng từ
Phương thức thanh toán chủ yếu của công ty là bằng thư tín dụng L/C. Theo quy định, người xuất khẩu phải trình bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng để nhận được tiền thanh toán. Sau khi công ty ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu do ngân hàng gửi đến, ngân hàng sẽ ký hậu vận đơn, công ty sẽ tiến hành thanh toán 0% hoặc 90% giá trị hợp đồng cho nhà xuất khẩu tuy thuộc vào tỷ lệ ký quỹ mở L/C là 10% hay 20%.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng phương thức thanh toán bằng TT (telegraphic Transfer). Tùy từng mặt hàng cụ thể, công ty sẽ thỏa thuận thời gian chuyển tiền một cách hợp lý: thanh toán ngay sau khi nhận được giấy báo hàng về hay thanh toán sau khi đã nhận đủ hàng. Đa phần công ty thanh toán theo hình thức nhận đủ hàng. Khi nhận được giấy báo hàng về việc nhận được bộ chứng từ do ngân hàng gửi đến, phòng chứng từ báo cáo cho khách hàng ủy quyền để khách hàng thanh thoán cho công ty rồi sau đó bộ phận chứng từ lại báo cáo lên được giám đốc duyệt, công ty sẽ tiến hành thanh toán. Tùy vào giá trị và độ quan trọng của lô hàng mà công ty sẽ phải thanh toán trước bao nhiêu phẩn trăm giá trị hợp đồng. Vì số nhân viên để hoàn thành các thủ tục nhập khẩu cũng không quá nhiều nên công ty luôn muốn rút ngắn các bước, như việc thanh toán TT thì công ty sẽ đỡ phần nào các thủ tục với bên ngân hàng, sẽ không phải ký quỹ cho ngân hàng như mở L/C, đợi đến lúc hàng về sẽ thanh toán toàn bộ nhưng để được thanh toán hình thức trên công ty cần có quan hệ kinh doanh lâu dài, tin cậy đối với bên xuất khẩu.
2.3.2.7. Làm thủ tục hải quan
Bộ phận thực hiện: Bộ phận chứng từ
Đây là khâu quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa nếu có sai sót thì sẽ làm mất nhiều thời gian. Vì đã có hơn 8 năm kinh nghiệm nên rất hiếm khi xảy ra sai sót.
Lên tờ khai hải quan
Căn cứ vào các chứng từ mà nhân viên giao nhận vận chuyển tiến hành lên tờ khai hàng nhập với mẫu tờ khai do hải quan quy định:
- Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu (2 bản chính), có màu xanh nhạt, in chữ NK chìm, được mua ở chi cục hải quan và được lưu giữ tại công ty giao nhận để phục vụ cho việc lên tờ khai.
- Tờ khai giá trị hàng nhập khẩu (2 bản chính) dành cho hàng hóa thuộc diện phải khai tờ khai theo trị giá GATT/WTO ( chủ yếu dành cho hàng nhập khẩu kinh doanh)
Lập bộ chứng từ hải quan
Nhân viên bên công ty giao nhận chuẩn bị bộ chứng từ để khai báo hải quan bao gồm:
- Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ hải quan: 1 bản
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản lưu hải quan và 1 bản lưu người khai hải quan)
- Hợp đồng ngoại thương: 1 bản sao y
- Hóa đơn thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao y
- Bản kê chi tiết hàng hóa: 1 bản chính, 1 bản sao y
- Giấy gửi đường biển (Seaway Bill): 2 bản (1 bản lưu hải quan, 1 bản lưu người khai hải quan)
Lệ phí hải quan
- Lệ phí lưu kho hải quan: Phải nộp trước khi đến nhận hàng hóa khỏi kho.
- Lệ phí làm thủ tục hải quan tại các địa điểm khác (ngoài địa điểm được quy định chính thức để kiểm tra hải quan) theo yêu cừu của chủ hàng: Phải nộp trước khi cán bộ kiểm tra ký xác nhận "đã làm thủ tục Hải quan".
- Lệ phí áp tải và lệ phí niêm phong hàng hóa: Nộp trước khi hải quan thực hiện việc áp tải hàng hóa hoàn thành niêm phong
- Lệ phí hàng hóa: Nộp ngay khi đến làm thủ tục lô hàng
- Lệ phí hàng hóa yêu cầu hải quan xác nhận lại chứng từ: Nộp trước khi được nhận lại các chứng từ đã xác nhận lại của hải quan.
Thủ tục hải quan sẽ hoàn thành khi tờ khai hải quan được ký và đóng dấu xác nhận. Kể từ thời điểm này hàng được phép lưu hành trong nước. Sở dĩ có bước kiểm tra và giám định này là do hàng hóa sau một chặng đường dài vận chuyển có thể sẽ có những hư hỏng nhất định hoặc có thể bên đối tác nước ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất... Do đó khi hàng về đến Công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng và cùng với cơ quan giám định kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu nhằm hạn chế những rủi ro và thiệt hại về sau.
2.3.2.8. Nhận hàng
Bộ phận thực hiện: Bộ phận hiện trường giao nhận
Hàng hóa nhập khẩu sau khi được thông quan sẽ được bên công ty vận chuyển đến kho của khách hàng ủy thác nhập khẩu. Công ty sẽ cử nhân viên cùng với nhân viên của khách hàng kiểm tra lô hàng nhập khẩu về những điều kiện như: tên sản phẩm, số lượng, chất lượng,…Sau khi kiểm hàng xong nhân viên công ty gửi lại cho khác hàng 1 biên bản giao hàng, trong biên bản có ghi rõ: Tên, địa chỉ người giao và người nhận hàng, tên hàng, số lượng, phương tiện vận tải,… Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng khách hàng ủy thác sẽ phải thanh toán đầy đủ các chi phí vận chuyển hàng hóa cũng như các chi phí chiết khấu hoa hồng mà 2 bên đã ký trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu trước đó với khách hàng ủy thác.
2.3.2.9. Kiểm tra, giám định
Bộ phận thực hiện:Phòng hiện trường/giao nhận phối hợp với Đội kỹ sư của công ty khách hàng ủy thác
Kiểm tra, giám định hàng nhập khẩu là khâu rất cần thiết và quan trọng. Hàng hóa sau một chặng đường dài vận chuyển có thể sẽ có, rủi ro trong quá trình vận chuyển hoặc có những hư hỏng nhất định hoặc có thể do bên đối tác nước ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất. Do đó khi hàng về đến cảng, Công ty sẽ cử cán bộ phòng Hiện trường/ giao nhận cùng với đội kỹ sư của khách hàng ủy thác xuống cảng và cùng với cơ quan giám định kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu nhằm hạn chế những rủi ro và thiệt hại về sau. Công ty thường kiểm tra, giám định hàng hoa trước khi tiếp nhận hàng. Quá trình này diễn ra ngay tại cảng nhập khẩu (thường là cảng Hải Phòng - phụ thuộc vào thỏa thuận