công ty Cổ phần Giao nhận tải Quốc tế Lacco
Nhận yêu cầu từ khách hàng Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Lấy lệnh giao hàng Thông quan hàng nhập khẩu Nhập miễn kiểm Mở tờ khai Tính giá thuế Trả tờ khai Nhập kiểm hóa Mở tờ khai Tính giá thuế Kiểm hóa Trả tờ khai Quyết toán và lưu hồ sơ Giao hàng cho khách
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển tại công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco
2.2.4.1 Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng. Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận. Sau khi hoàn tất việc giao hàng và bộ chứng từ cần thiết cho hãng tàu thì đại lý của công ty ở nước ngoài sẽ gửi chứng từ sang cho công ty thông qua hệ thống email bao gồm các nội dung được đính kèm file: Master Bill of Lading, House Bill of Lading, Debit/ Credit Note, thông tin về con tàu và ngày dự kiến tàu đến, các nội dung yêu cầu Công ty kiểm tra và xác nhận. Trong đó Master Bill of Lading thể hịên mối quan hệ giữa người gửi hàng và người nhận hàng. Debit note: giấy dùng thể thanh toán tỷ lệ hoa hồng mà Công ty phải trả cho đại lý Công ty. Credit note: giấy đòi tiền đại lý phát sinh khi đại lý nhờ Công ty đóng hộ cước hãng tàu. Tất cả chứng từ này thể hiện mối liên hệ và tình trạng công nợ giữa đại lý và công ty nhằm xác định khoản thu chi và lợi nhuận giữa hai bên.
2.2.4.2 Kiểm tra bộ chứng từ
Sau đó nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ của đại lý gửi về một cách nhanh chóng nhưng cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ các thông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số cont và số seal, chi tiết hàng hóa. Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung và thông báo cho công ty khi có sự điều chỉnh gấp. Một số trường hợp do lỗi của đại lý không bổ sung chứng từ cho công ty kịp thời thì phải chịu trách nhiệm về các khoản chi phí điều chỉnh.
2.2.4.3 Lấy lệnh giao hàng (lệnh D/O)
Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ 1 đến 2 ngày sẽ nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu. Dựa vào số vận đơn trên giấy báo để kẹp vào các debit /credit của lô hàng. Nhân viên giao nhận thực hiện việc đi đổi lệnh phải cầm giấy giới thiệu kèm theo giấy báo nhận hàng chờ xuất hoá đơn để lấy lệnh. Đối với hàng FCL thì khách hàng trực tiếp đóng tiền cược cont và đóng dấu chuyển thẳng tại đại lý hãng tàu khi có nhu cầu.
2.2.4.4 Thông quan hàng nhập
Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai.
Hồ sơ hải quan gồm
+ Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người nhập khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính
+ Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính
+ Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính
+ Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu: 1 bản Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử
Nhân viên chứng từ dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử “ECUSKD” để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ công trước đây vì nhân viên hải quan không phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy. Luồng hàng hóa có 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.
Làm thủ tục Hải quan tại Cảng
Chia thành 2 trường hợp:
Trƣờng hợp 1 : Hàng hóa nhập khẩu miễn kiểm (luồng xanh) Bƣớc 1: Mở tờ khai Hải quan
- Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để lấy số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa. Sau đó, tiến hành đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng.
- Nhân viên kinh doanh đến Hải quan mở tờ khai tìm “báo cáo vi phạm pháp luật” xem Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt chậm nộp thuế hay không, đóng thuế cho Doanh nghiệp.
- Nếu không vi pham thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra. Các chứng từ phải nộp:
- Báo cáo vi phạm pháp luật
- Tờ khai Hải quan nhập khẩu HQ/2002-NK (2 bản chính: 1 bản lưu Hải quan và 1 bản lưu người khai Hải quan)
- Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính)
- Hóa đơn thương mại (1 bản chính)
- Vận đơn đường biển (sao y) “có ký hậu của Ngân hàng nếu thanh toán bằng L/C”
- Packing list (1 bản chính).
- Giấy giới thiệu của công ty
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có).
- Chứng từ đăng ký viện vệ sinh (đối với hàng thực phẩm…).
- Nếu Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận tiến hành nộp thuế cho Doanh nghiệp. Sau đó sao y “Biên nhận nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước” nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
+Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và từ đó dựa vào mã số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
+ Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.
Bƣớc 2: Tính giá thuế
- Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không.
- Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận
- Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận.
Bƣớc 3: Trả tờ khai Hải quan
- Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải quan.
- Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai.
- Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm:
+ Tờ khai Hải quan
+ Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ
Trƣờng hợp 2: Hàng hóa nhập khẩu kiểm hóa (luồng đỏ) Bƣớc 1: Mở tờ khai Hải quan
- Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để lấy số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa. Sau đó, tiến hành đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng.
- Nhân viên kinh doanh đến Hải quan mở tờ khai tìm “báo cáo vi phạm pháp luật” xem Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt chậm nộp thuế hay không đóng thuế cho Doanh nghiệp.
Nếu không vi pham thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra. Các chứng từ phải nộp:
- Báo cáo vi phạm pháp luật
- Tờ khai Hải quan nhập khẩu HQ/2002-NK (2 bản chính: 1 bản lưu Hải quan và
2 bản lưu người khai Hải quan)
- Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính)
- Hóa đơn thương mại (1 bản chính)
- Vận đơn đường biển (sao y) “có ký hậu của Ngân hàng nếu thanh toán bằng
L/C”
- Lệnh giao hàng (1 bản chính).
- Packing list (1 bản chính).
- Giấy giới thiệu của công ty
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có).
- Chứng từ đăng ký viện vệ sinh (đối với hàng thực phẩm…).
Nếu Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận tiến hành nộp thuế cho Doanh nghiệp . Sau đó sao y “Biên nhận nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước” nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
+ Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và từ đó dựa vào mã số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
+ Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.
Bƣớc 2: Tính giá thuế
- Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không.
- Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước Nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận.
Bƣớc 3: Kiểm hóa
- Nhân viên giao nhận xem bản phân công kiểm hóa để liên lạc với Hải quan kiểm hóa.
- Sau đó đăng ký chuyển bãi kiểm hóa cho container và mua seal cho container
- Xuống bãi làm “giấy cắt seal” gọi công nhân cắt seal đến cắt seal. Đồng thời, liên lạc với Hải quan kiểm hóa xuống bãi xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa theo mức độ mà Hải quan yêu cầu.
- Sau đó, nhân viên giao nhận bấm seal lại.
Bƣớc 4: Trả tờ khai Hải quan
- Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải quan.
- Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai.
- Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm: Tờ khai Hải quan, phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ, phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa.
2.2.4.5 Xuất phiếu EIR
Nhân viên giao nhận tới phòng thương vụ cảng, cầm D/O (có dấu giao thẳng của Hãng tàu) để đóng tiền in phiếu nâng container về kho riêng (phiếu EIR). Giao cho lái xe 1 số chứng từ như phiếu EIR, giấy mượn container về kho riêng. Để tài xế trình hải quan giám sát container và tiến hành lấy container ra khỏi cảng trở về kho. Trước khi container nâng lên xe thì kiểm tra kỹ tình trạng container. Nếu hư hại thì đề nghị xác nhận lên phiếu EIR, tránh các chi phí sửa chữa container về sau không phải do lỗi của công ty.
2.2.4.6 Thanh lý Hải quan
- Nhân viên công ty mang bộ chứng từ gồm: Lệnh giao hàng, Phiếu EIR, tờ khai Hải quan (bản chính và copy)
- Hải quan sẽ vào sổ hải quan về lô hàng và đóng dấu vào tờ khai và Phiếu EIR.
- Hải quan sẽ trả lại tờ khai Hải quan (bản chính) và phiếu EIR cho nhân viên giao nhận.
2.2.4.7 Giao hàng cho khách hàng
Khi đã có phiếu EIR, nhân viên giao nhận trình phiếu EIR cho phòng điều độ để lấy phiếu điều động công nhân. Từ phiếu điều động, nhân viên giao nhận liên hệ với đội trưởng đội xe nâng được đề cập trong phiếu điều động, trình phiếu điều động, đội trưởng sẽ điều xe nâng, nhân viên giao nhận dẫn đội xe nâng ra bãi cont để tiến hành đưa cont ở bãi lên xe tải. Nhân viên điều độ sẽ ghi lại số xe, thời điểm, thời gian hoàn tất việc bốc cont sau đó sẽ ký tên xác nhận đã nâng cont lên, rồi chủ hàng ký tên. Nhân viên điều độ sẽ giữ lại liên lưu và trả lại ba liên còn lại cho nhân viên giao nhận.
Sau khi hàng đã được bốc xong, nhân viên giao nhận viết phiếu gửi hàng (Trucking Bill) gửi cho chủ xe hai bản, một bản còn lại nhân viên giao nhận giữ. Trong phiếu gửi hàng có ghi các thông tin quan trọng như tên chủ hàng, tên lái xe, tên tàu, số vận đơn, địa điểm gửi hàng, địa điểm nhận hàng. Ngoài ra còn có ghi chú là hàng còn nguyên cont, nguyên seal tốt. Cho xe chở hàng đến địa điểm giao hàng mà công ty yêu cầu, trình Trucking Bill cho chủ hàng kí tên, lúc này có 02 bản mà chủ xe đã giữ, 1 bản gửi cho chủ hàng, 1 bản chủ xe giữ lại để trình lại cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận tiến hành lập biên bản giao hàng với người nhận, biên bản gồm 2 bản có nội dung giống nhau, mỗi bên kí tên vào và giữ 01 bản.
2.2.4.8 Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng xong thì người giao nhận phải:
- Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trao trả chứng từ lại cho khách hàng và lưu lại một bộ. Đồng thời kèm theo đó là
2 bản Debit Note.
- Giấy báo nợ (1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty), trên đó gồm: các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)… sau đó Giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng.
2.3. Đánh giá hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tải Quốc tế Lacco giai đoạn 2018-2020
2.3.1. Đánh giá hoạt động theo các tiêu chí
Tốc độ cung cấp dịch vụ
Nhìn chung, tốc độ cung cấp dịch vụ ở công ty chưa thực sự là nhanh chóng (vào mùa cao điểm do nhu cầu sử dụng dịch vụ cao nên các phương tiện vận tải phục vụ cho hoạt động giao nhận hàng hóa bị quá tải dẫn đến các lô hàng bị trễ về mặt thời gian – thời gian giao hàng cho khách thường chậm hơn 1 đến 2 ngày so với các lô hàng bình thường) do công ty còn giới hạn về quy mô lẫn nhân viên giao nhận vì vậy chưa đủ để kịp thời xử lý, giải quyết các lô hàng trong mùa cao điểm.
Độ tin cậy của dịch vụ
Mặc dù công ty không nằm trong top những công ty lớn mạnh nhưng rất coi trọng uy tín của công ty trong lòng khách hàng. Công tác giao nhận đặc biệt là giao nhận hàng hóa phải phụ thuộc nhiều vào môi trường luật pháp, môi trường chính trị, thời tiết, đặc điểm của hàng hóa nhưng công ty vẫn luôn cố gắng mang lại cho khách hàng thông tin chính xác nhất về lô hàng, đảm bảo tính đúng giờ trong việc giao nhận hàng hóa. Theo thống kê của công ty khi khảo sát 100 khách hàng thân thiết thì công ty luôn đáp ứng được độ chính xác về lô hàng, về thời gian giao nhận hàng hóa của 88% các đơn hàng của công ty. Còn 12% các đơn hàng không tạo được độ tin với khách hàng là do các yếu khách quan, các vấn đề phát sinh không kịp thời xử lý trong quá trình thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa.
Nhanh chóng giải đáp thắc mắc và đáp ứng yêu cầu của khách hàng
Mặc dù số lượng nhân viên của công ty không quá nhiều nhưng luôn chú trọng đến chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên. Các nhân viên của công ty được tuyển dụng kĩ lưỡng, nắm chắc kiến thức chuyên môn, am hiểu rộng về nghiệp vụ. Ngoài ra công ty cũng tạo điều kiện thường xuyên cho nhân viên của mình học hỏi thêm kinh nghiệm qua các khóa học nâng cao. Chính vì vậy, vấn đề giải quyết những thắc mắc, yêu cầu từ khách hàng luôn được thực hiện một cách nhanh chóng.
Công ty có bộ phận nhân viên trực 24/24 phụ trách tiếp nhận các vướng mắc, các vấn đề phát sinh từ khách hàng để kịp thời xử lý.
Tốc độ luân chuyển hàng hóa
Mỗi một bước trong quy trình đều có một thời gian nhất định, chậm trễ một bước có thể làm ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình. Vì vậy mỗi bước trong quy trình đều được công ty hoạch định thời gian nhất định, phân chia mỗi một bộ phận thực