5. Kết cấu khóa luận
2.3.1. Quy trình tuyển dụng nhân sự của Công ty Cổ phần Đầu tư &
Thương mại Quốc tế Huy Hoàng
2.3.1. Quy trình tuyển dụng nhân sự của Công ty Cổ phần Đầu tư & Thương mại Quốc tế Huy Hoàng mại Quốc tế Huy Hoàng
Công ty Cổ phần Đầu tư & Thương mại quố c tế Huy Hoàng là mô ̣t trong
những công ty lớn trong lĩnh vực đấu thầu và xây dựng nên đối tượng tuyển
dụng chủ yếu của công ty là các cử nhân Đa ̣i ho ̣c chuyên về kỹ thuâ ̣t, pháp chế
– hợp đồng, tổ chức- thi công, kế toán, kinh doanh,…
Bộ phâ ̣n nhân sự của công ty chi ̣u trách nhiê ̣m về viê ̣c xác đi ̣nh nhu cầu
nhân lực và đào ta ̣o của công ty. Giữ vai trò quyết đi ̣nh trong viê ̣c đảm bảo và
xây dựng phát triển nguồn nhân lực của công ty dựa vào tình hình thực tế. Khi
0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Doanh thu Lợi nhuận Nguồn vốn
34
công ty xuất hiện nhu cầu tuyển du ̣ng, bô ̣ phâ ̣n nhân sự sẽ lên kế hoa ̣ch, tìm kiếm
ứng viên và hoàn thiê ̣n quá trình bổ sung nhân sự với chất lượng và tay nghề phù
hợp cho các bô ̣ phâ ̣n.
Trong quá trình tuyển du ̣ng, tuyển du ̣ng nhân sự của công ty Huy Hoàng
đươ ̣c chia thành hai cấp:
Các vị trí trưởng phòng hoă ̣c các vị trí chi ̣u trách nhiê ̣m trước Ban giám đốc
công ty sẽ do Ban giám đố c công ty quyết định tuyển dụng hoặc bổ nhiê ̣m. Phòng
nhân sự giữ vai trò tìm kiếm, đề xuất hoă ̣c hoàn thiê ̣n quá trình bổ nhiê ̣m, tuyển
dụng của ban lãnh đạo trong cấp tuyển du ̣ng này.
Các vi ̣ trí nhân viên, kỹ thuâ ̣t viên còn la ̣i do phòng nhân sự tuyển du ̣ng.
Phòng nhân sự tiếp câ ̣n ứng viên trên các diễn đàn viê ̣c làm, thực hiê ̣n công tác
sàng lo ̣c, phỏng vấn để tìm ra ứng viên phù hợp với văn hóa, yêu cầu và hình
ảnh công ty. Qúa trình tuyển du ̣ng kết thúc khi phòng nhân sự hoàn thành các thủ tu ̣c tiếp câ ̣n ứng viên vào vi ̣ trí viê ̣c làm.
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển du ̣ng nhân sự của công ty Huy Hoàng ITI
(Nguồn: Phòng nhân sự, công ty Huy Hoà ng ITI) Bước 1: Xác đi ̣nh nhu cầu:
Xác đi ̣nh nhu cầu là bước đầu tiên và cơ bản của quá trình tuyển du ̣ng, xác
đi ̣nh nhu cầu là người làm tuyển du ̣ng xem xét về mức đô ̣ cần thiết bổ sung nhân
Xác đi ̣nh nhu cầu tuyển du ̣ng của công ty
Lập kế hoa ̣ch tuyển du ̣ng
Xác đi ̣nh nguồn tuyển du ̣ng
Xác đi ̣nh thời gian và nơi tuyển du ̣ng
35
sự của các phòng ban chức năng quyết đi ̣nh đến viê ̣c tuyển du ̣ng có hiê ̣u quả hay
không hiệu quả, có thể bổ sung nhân sự theo đúng nhu cầu thực tế hay vẫn bi ̣
thiếu hụt sau quá trình tuyển du ̣ng. Xác đi ̣nh nhu cầu được thực hiê ̣n qua hai
hình thức trực tiếp và gián tiếp.
Xem xét báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo của các bộ phận chức năng theo tháng, theo quý và xác định mức độ cần thiết bổ sung nhân sự vào các vị trí của từng phòng ban. Sau đó lập bản đề xuất trình lên ban giám đốc và trơờng bộ phận, phòng ban để tuyển dụng bổ sung nhân sự.
Xác định nhu cầu gián tiếp: Phòng nhân sự và bộ phận tuyển dụng tiếp nhận yêu cầu, đơn đề nghị tuyển dụng từ các phòng ban chức năng hoặc tiếp nhận chỉ thị tuyển dụng từ ban giám đốc. Lập tổ kiểm tra đánh giá nhu cầu thực tế của phòng ban đó dựa trên báo cáo làm việc và tình hình làm việc thực tế. Sau đó lập bản đề xuất tuyển dụng trình lên ban giám đốc để bắt đầu thực hiện quy trình tuyển dụng
Trong vòng 3 năm, kể từ năm 2018- 2020, phòng nhân sự đã xác định nhu
cầu tuyển dụng của công ty Huy Hoàng bằng cả hai phương pháp trực tiếp và
gián tiếp và được thể hiện qua bảng sau:
Bả ng 2.7: Tổng hơ ̣p nhu cầu và tuyển du ̣ng thực tế qua các năm giai đoa ̣n 2018-2020
Đơn vi ̣: người
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Nhu cầu Tuyển dụng thực tế Nhu cầu Tuyển dụng thực tế Nhu cầu Tuyển dụng thực tế
Phòng tổ chức-hành chính 5 3 5 4 5 5
Phòng pháp chế 3 4 4 4 5 6
36
Phòng kinh doanh 5 3 5 3 5 4
Phòng quản lý dự án 6 8 8 8 10 8
Phòng quản lý xây lắp 7 5 7 8 8 8
Phòng kinh tế-kế hoạch 6 6 8 6 8 8
Tổng số 42 36 47 41 52 47
(Nguồn: Phòng nhân sự, công ty Huy Hoà ng ITI)
Trong vòng 3 năm từ năm 2018-2020, Huy Hoàng ITI đã có sự chênh lệch về số lượng ứng viên khi thực hiện xác định nhu cầu và thực hiện tuyển dụng thực tế. Tuy nhiên con số này không chênh nhau quá lớn, năm 2018 chênh lệch 6 ứng viên, năm 2019 và năm 2020 thể hiện rõ sự chênh lệch so với nhu cầu bộ phận nhân sự đã xác định ban đầu. Bước đầu có thể đánh giá công tác xác định nhu cầu của bô ̣ phận nhân sự chưa thực sự đạt hiệu quả.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Sau khi xác định nhu cầu, phòng nhân sự lập một bản kết hoạch tuyển dụng bao gồm cách bước như sau:
- Xác định đối tượng tuyển dụng: Bộ phận tuyển dụng cần đƣa ra các
tiêu chí tuyển dụng như: độ tuổi, giới tính, bằng cấp, kỹ năng, kinh nghiêm,… của ứng viên để tiếp cận đúng nguồn ứng viên phù hợp tránh lãng phí nguồn lực.
- Lập bảng mô tả công việc: Lập bảng mô tả công việc là bước giới
thiệu sơ bộ cho các ứng viên có cái nhìn tổng quát về công việc, môi trường, văn hóa của công ty mục đích nhằm thu hút các ứng viên về làm việc cho công ty.
Quyền lợi phù hợp và hấp dẫn thì mới có thể thu hút ứng viên về làm việc cho công ty mình mà vẫn đảm bảo trong khuôn khổ cho phép và văn hóa của công ty. Ở bước này, bộ phận nhân sự sẽ lên kế hoạch thử việc ứng viên, quy định lương thưởng trong quá trình thử việc, trình bày rõ các quyền lợi về lơơng
37
thưởng, nghỉ phép, hợp đồng lao động, bảo hiểm y tế cho nhân viên chính thức theo quy định của nhà nước.
Bước 3: Xác định nguồn tuyển dụng
Hiện nay trên thị trường lao động có rất nhiều nguồn tuyển dụng cho các nhà tuyên dụng. Có thể tuyển dụng online thông qua các trang web, hoặc các mạng xã hội hoặc tuyển đung offline thông qua các công ty môi giới hoặc hội chợ việc làm. Tuyển dụng các nguồn mất phí hoặc không mất phí.
Nguồn nội bộ: Các trưởng phòng tự xem xét và đưa ra quyết định cắt giảm hoặc bổ sung nhân sự đối với phòng ban của mình và chuyển đến bộ phận nhân sự. Bộ phận nhân sự sẽ xem xét nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban khác, nếu nhân sự bị cắt giảm có khả năng đảm nhiệm công việc của phòng ban khác, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành điềều chuyển nhân sự đó từ phòng ban này sang phòng ban khác. Việc tuyển dụng nội bộ có ưu điểm sẽ rút ngắn quá trình tuyển dụng, tiết kiệm chi phí tuyển dụng đào tạo và tận dụng nguồn lực của công ty
trong việc tuyển dụng. Trên thực tế doanh nghiệp, Huy Hoàng ITI chỉ thực hiện
tuyển dụng nội bộ đối với các bộ phận thuộc phòng kinh doanh và phòng nhân sự.
Nguồn bên ngoài: Tận dụng sự phổ biến của mạng xã hội để tuyển dụng online hoặc tham gia các hội chợ việc làm, các buổi tư vấn việc làm để tuyển dụng nhân sự. Bên cạnh đó có thể tuyển dụng nhân sự từ công ty đối thủ cạnh tranh, tuy nhiên phương pháp này không đươ ̣c Huy Hoàng ITI áp dụng nhiều trong quá trình tuyển dụng.
Đối với Huy Hoàng ITI việc tuyển dụng chủ yếu đến từ nguồn bên ngoài do tính chất đặc thù công việc khó có thể chuyển đổi nhân sự giữa các phòng ban.
Bước 4: Xác định thời gian và nơi tuyển dụng
Vì tính chất công việc nên Huy Hoàng ITI chỉ tuyển dụng các vị trí với
đặc điểm thời gian công việc là làm toàn thời gian. Nên việc xác định thời gian tuyển dụng ứng viên và nơi tuyển dụng có ý nghĩa vô cùng quan trọng nhất là
38
đối với Huy Hoàng ITI. Xác định thời gian là việc nhà tuyển dụng xác định xem khi nào bắt đầu tuyển dụng và ước tính thời gian kết thúc tuyển dụng sao cho phù hợp và hiệu quả. Nếu không xác định thời gian tuyển dụng cụ thể có thể dẫn đến nhiều hệ lụy như thiếu hụt nhân sự do không tuyển dụng kịp thời, tuyển dụng dàn trải gây lãng phí nguồn lực và tài chính,…
Thông thường trong quy trình tuyển dụng của mình, tùy thuộc vào từng vị trí và số lượng cần tuyền mà thời gian tuyển dụng sẽ kéo dài từ 3 tuần đến 12 tuần.
Xác đi ̣nh nơi tuyển dụng: Với các vị trí khác nhau yêu cầu đòi hỏi các ứng viên có đặc điểm hoặc trình độ khác nhau. Đối với Huy Hoàng ITI yêu cầu chủ yếu là lao động có trình độ cao nên bộ phân nhân sự cần xác định nơi tuyển dụng phù hợp để quá trình tuyển dụng diển ra thuận lợi. Để tuyển dụng lao động trình độ cao, bộ phận tuyển dụng của Huy Hoàng ITI thường tập trung chủ yếu vào các thị trường lao động sau:
- Thị trường lao động của các thành phố lớn. Các thành phố lớn tiêu biểu là Hà Nội có mức sống cao nên thu hút nhiều người về đây sinh sống, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà tuyển dụng tiếp cận được các ứng viên tiềm năng.
- Các trường đại học trên địa bàn và các tỉnh lân cận đào tạo về đấu thầu
và xây dựng. Đây là các thị trường cung cấp lao động có trình độ cao và có
nguồn ứng viên lớn, đặc biệt là đối tượng các sinh viên năm cuối mới ra trường đang đi tìm việc làm.
Bước 5: Thực hiện tuyển dụng
Thực hiện tuyển dụng là việc nhân viên nhân sự bắt đầu quá tìm kiếm ứng viên và tiến hành sàng lọc ứng viên để lựa chọn ra ứng viên phù hợp với tiêu chí của công ty. Quá trình tìm kiếm và sàng lọc trải qua 6 bước cơ bản sau:
39
Nguồn: Phò
Sơ đồ 2.3: Quy trình tuyển du ̣ng của công ty Huy Hoàng ITI
(Phò ng nhân sự, công ty Huy Hoàng ITI) Thông báo tuyển dụng:
Thông báo tuyển dụng là việc nhân viên nhân sự đăng bài viết lên các trang thông tin, có thể là trang web chính thức của công ty hoặc các mạng xã hội, diễn đàn, hội nhóm và các phương tiện thông tin đại chúng để các ứng viên biết và tham gia ứng tuyển.
Thông thường việc đăng thông báo tuyển dụng của Huy Hoàng thường
đươ ̣c làm 2 kênh. Kênh thứ nhất các nhân viên nhân sự đăng tải trên website chính thức của công ty hoặc fanpage chính thức của công ty trên facebook. Ưu điểm của kênh này là có thể tiết kiệm được thời gian cho nhà tuyển dụng vì không mất quá nhiều thời gian để quảng bá hay giới thiệu về công ty mình với
Thông báo tuyển dụng
Thu thập và tiến hành sàng lo ̣c hồ sơ
Phỏng vấn sơ bô ̣
Phỏng vấn trực tiếp
Thờ i gian tâ ̣p sự thử viê ̣c
40
ứng viên. Đối với kênh thứ hai, các nhân viên tuyển dụng đăng bài thông báo lên các hội nhóm tuyển dụng trên facebook hoặc các trang mạng xã hội, các diễn đàn, hội sinh viên,… kênh này sẽ tốn thời gian của nhà tuyển dụng hơn so với kênh thứ nhất vì nhà tuyển dụng phải cần thêm thời gian để giới thiệu về công ty cho các ứng viên có thêm kiến thức về công ty. Tuy nhiên trên thực tế và các báo cáo tuyển dụng của công ty, kênh thứ hai thường giúp nhân viên
tuyển dụng tiếp cận đƣợc nhiều ứng viên hơn kênh thứ nhất do sự phổ biến rộng
rãi của nó.
Một thông báo tuyển dụng đầy đủ phải thể hiện được những nội dung chính sau:
1.Tên công ty
2.Vị trí tuyển dụng
3.Số lượng lao động cần tuyển dụng
4.Các yêu cầu về kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới
tính,…
5.Mức thù lao khi làm việc tại công ty
6.Địa chỉ công ty và cách thức liên lạc để ứng tuyển. Bên cạnh đó
phải đảm bảo luôn có nhân sự trực hotline, hoặc trả lời tin nhắn của ứng viên đến page hoặc mail của công ty để giải đáp các thắc mắc liên quan đến công ty và công tác tuyển dụng của công ty. Công tác này nhằm đảm bảo công ty không bị bỏ sót hồ sơ ứng viên nộp vào công ty.
b. Thu thập và tiến hành sàng lọc hồ sơ:
Sau khi đăng thông báo tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ thống nhất chung một địa chỉ để nhận hồ sơ ứng viên và quan trọng là không được bỏ xót hồ sơ ứng viên. Bộ phận nhân sự của Huy Hoàng ITI xây dựng một hệ thống quản lý tất cả hồ sơ ứng viên. Khi ứng viên gửi hồ sơ đến, hệ thống sẽ tự động nhận và gửi về cho chuyên viên nhân sự.
41
Sau khi nhận CV ứng viên, bộ phận nhân sự tiến hoành đánh giá chấm điểm CV để lựa chọn ra các CV phù hợp để tiến hành phỏng vấn đánh giá. Các tiêu chí đánh giá CV Được bộ phận nhân sự của Huy Hoàng ITI xây dựng dựa theo thực tế tuyển dụng có thang điểm như sau:
Tiêu chí Điểm số
Chuyên ngành 2 điểm
Kinh nghiệm 3 điểm
Độ tuổi 1 điểm
Địa điểm 2 điểm
Mục tiêu nghề nghiệp 2 điểm
Dựa theo bảng đánh giá này, nếu hồ sơ của ứng viên đạt trên 5 điểm được chọn vào vòng phỏng vấn với nhà tuyển dụng. Các hồ sơ không đạt yêu cầu được lưu trữ lại trên hệ thống của công ty cho các vị trí phù hợp hơn sau này.
Việc sàng lọc hồ sơ ứng viên được thực hiện với mục đích đánh giá bước
khả năng gắn bó của ứng viên đối với công ty. Vì các yếu tố vị trí, kinh nghiệm, mục tiêu, nhu cầu mà một số ứng viên nộp hồ sơ nhưng không tham gia phỏng
vấn hoặc phỏng vấn đỗ mới từ chối đi làm, như vậy gây mất thời gian và các
chi phí của công ty. Chính vì vậy cần tập trung làm tốt ngay từ bước đầu sàng lọc hồ sơ ứng viên.
Theo báo cáo tuyển dụng nhân sự của công ty cổ phần Huy Hoàng ITI
trong giai đoạn 2018-2020 có nhiều sự chênh lệch giữa hồ sơ ứng viên và số lượng ứng viên phỏng vấn thực tế như sau:
42
Bả ng 2.8: Tổng hơ ̣p số hồ sơ nô ̣p vào và số ứng viên phỏng vấn thực tế giai đoa ̣n 2018-2020
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Nộp hồ sơ Phỏng vấn thực tế Nộp hồ sơ Phỏng vấn thực tế Nộp hồ sơ Phỏng vấn thực tế
Phòng tổ chức-hành chính 36 30 40 37 50 45
Phòng pháp chế 24 15 35 32 47 41
Phòng tài chính-kế toán 13 12 26 25 37 33
Phòng kinh doanh 42 35 37 35 43 32
Phòng quản lý dự án 55 42 45 40 45 40
Phòng quản lý xây lắp 57 52 55 54 56 51
Phòng kinh tế kế hoa ̣ch 35 30 38 36 38 31
Tổng số 262 216 276 259 316 273
(Nguồn: Phòng nhân sự, công ty Cổ phần Huy Hoà ng ITI)
Qua bảng số liệu trên chúng ta có thể thấy rằng số lượng phỏng vấn thực
tế chênh lệch khá lớn so với số lượng hồ sơ nộp vào. Năm 2018, có hơn 80% ứng viên đi phỏng vấn thực tế, năm 2019 con số này tăng cao hơn lên mức 93% đi phỏng vấn thực tế. Tuy nhiên năm 2020 có sự giảm nhẹ về tỷ lệ này khi số ứng viên đi phỏng vấn thực tế giảm nhẹ còn 86%. Có thể thấy được càng phát