• Quy trình xử lý hàng xuất bằng đường biển
- Nhận yêu cầu từ khách hàng: Nhân viên tiếp nhận những thông tin từ khách hàng như: loại hàng hóa, số lượng, điều kiện giao hàng, cảng đi, cảng đích, thời gian dự kiến xuất hàng để công ty lên lịch trình phù hợp.
- Hỏi giá/chào giá cho khách hàng: Sau khi có được những thông tin về lô hàng, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng vận tải để hỏi giá cước, lịch trình, rồi tính toán chi phí và báo giá cho khách hàng.
- Liên hệ với hãng vận tải để đặt chỗ: Nếu khách hàng chấp nhận giá cước mà công ty báo thì họ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ, phòng kinh doanh căn cứ vào đó thông báo bộ phận vận tải gửi yêu cầu đặt chỗ đến hãng vận tải, sau khi đặt chỗ thành công, nhân viên sẽ báo lại cho khách hàng để họ chuẩn bị hàng hóa.
- Thông quan hàng xuất: Nhân viên giao nhận căn cứ vào thông tin khách hàng cung cấp sẽ dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 – VNACCS để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng, bộ phận chứng từ sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan để nhân viên giao nhận mang đến cảng làm thủ tục thông quan, cuối cùng hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải của hãng vận tải.
- Phát hành vận đơn: Bộ phận chứng từ sẽ phát hành vận đơn cho khách hàng, theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng xuất.
- Thực xuất tờ khai: Sau khi hàng đã được xếp lên phương tiện vận tải, lấy được vận đơn có ký tên đóng dấu của đại lý hoặc người chuyên chở, nhân viên giao nhận mang tờ khai, B/L đến Chi cục Hải quan để đóng dấu xác nhận thực xuất.
- Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài: Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên chứng từ gửi thông báo mô tả khái quát về lô hàng cho đại lý ở nước ngoài để theo dõi tiếp lô hàng.
- Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ: Dựa vào Bản kê sơ lược thông tin lô hàng, nhân viên chứng từ làm Debit note hoặc Credit note gửi khách hàng và chuyển cho phòng kế toán theo dõi.
• Quy trình xử lý hàng nhập bằng đường biển
- Nhận yêu cầu từ khách hàng: Nhân viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của khách hàng, sau đó hai bên trao đổi thông tin về lô hàng. Tiếp đến, phòng kinh doanh tiến hành xem xét và báo giá, nếu chấp nhận hai bên sẽ ký hợp đồng giao nhận.
- Nhận và kiểm tra bộ chứng từ: Sau khi nhận được bộ chứng từ từ người NK, bộ phận chứng từ tiến hành kiểm tra, nếu không có sai sót gì thì tiến hành các bước tiếp theo, nếu có sai sót thì báo cho người NK sửa chữa.
- Lấy lệnh giao hàng: Trước ngày dự kiến hàng đến từ 1-2 ngày sẽ nhận được giấy báo hàng đến của hãng vận tải, nhân viên giao nhận mang B/L cùng giấy giới thiệu của người NK đến hãng vận tải đổi lấy D/O.
- Thông quan hàng NK: Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử để truyền dữ liệu tờ khai qua mạng, sau đó mang bộ hồ sơ hải quan đến cảng và làm thủ tục, nộp thuế và lệ phí để đưa hàng ra khỏi cảng.
- Nhận và kiểm tra hàng: Sau khi làm thủ tục thông quan NK, nhân viên giao nhận tiến hành nhận hàng. Đối với hàng lưu kho bãi, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra hàng nếu hàng bị tổn thất hoặc không đúng như hợp đồng thì sẽ tiến hành giám định, lưu lại hình ảnh kiểm tra làm căn cứ khiếu nại sau này, đối với hàng không lưu kho bãi, nhân viên giao nhận nhận hàng trực tiếp từ cảng, và trước đó phải trao cho cán bộ cảng B/L, D/O.
- Thanh lý hải quan: Sau khi hàng hóa được xác nhận thông quan, nhân viên giao nhận tiến hành làm thủ tục thanh lý hải quan, thủ tục này cần có tờ khai hải quan (bản chính và bản sao), lệnh giao hàng và phiếu xuất kho hoặc phiếu EIR (đối với hàng FCL).
- Giao hàng cho khách: Sau khi hàng rời khỏi cảng sẽ được vận chuyển về kho của người NK hoặc một địa điểm mà người NK chỉ định.
- Quyết toán và lưu hồ sơ: Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng, nhân viên gia nhận làm bộ chứng từ hoàn chỉnh cùng với Giấy báo nợ để quyết toán với khách hàng.
• So sánh với các đối thủ cạnh tranh
- Với mối quan hệ khá tốt mà công ty đã chú trọng xây dựng với các đơn vị Hải quan, mà nhờ đó thủ tục khai hải quan cho hàng hoá của công ty VVMV JSC (HANOI) cũng
khá nhanh, chuyên nghiệp và chính xác. Từ đó giảm được những chi phí, thời gian, giúp tạo được thế mạnh cho công ty trong khâu này. Đây cũng chính là một trong những ưu điểm mà công ty cần phải phát huy, tạo cơ sở cho việc nâng cao sức cạnh tranh.
- Nếu như Sotrans có hợp đồng với hầu hết các hãng tàu lớn trên thế giới như: CMA- CGM, APL, NYK, Hyundai, MSC, MOL, Hapag-Lloyd, Evergreen…cùng hệ thống đại lý tại hơn 100 quốc gia trên toàn thế giới thì VVMV JSC (HANOI) cũng có hệ thống đại lí rộng khắp của mình trên thế giới như: Trung Quốc, Thái Lan, Nhật Bản, Singapore, Mỹ… và có mối quan hệ với các hãng tàu lớn như: Hanjin, COSCO, Maersk, NYK… từ đó giúp cho quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Có thể nói VVMV JSC (HANOI) đã tổ chức thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển khá chặt chẽ, chuyên nghiệp giúp tiết kiệm chi phí và thời gian. Từ đó giúp nâng cao khả năng cạnh tranh của dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của công ty so với các đối thủ cạnh tranh.
Tuy nhiên, vẫn còn một số những tồn tại trong quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của công ty. Thông tin trên bộ chứng từ đôi lúc không trùng khớp, thiếu chính xác, mất thời gian và chi phí cho việc điều chỉnh những thông tin sai lệch. Số lượng hàng hóa được kê khai đôi khi không phù hợp với thực tế gây ra nhiều khó khăn trong khâu làm thủ tục hải quan.