3.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Phòng kinh doanh NHNo&PTNT chi nhánh Ô Môn-Cần Thơ)
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn chi nhánh Ô Môn
Phòng Giám Đốc
Phòng Tín Dụng
Phòng Hành Chính – Nhân Sự Phòng Kế Toán – Ngân Quỹ
3.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ từng phòng ban
a/ Ban giám đốc
Giám đốc
Là người đứng đầu, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của đơn vị. Đại diện cho ngân hàng trong quan hệ trực thuộc và báo cáo cho Ngân hàng cấp trên.
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban. Xem xét nội dung thẩm định do phòng tín dụng trình lên để quyết định cho vay hay không và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Phó giám đốc
Hỗ trợ và tham mưu cho Giám đốc trong việc điều hành Ngân hàng, được thay mặt Giám đốc điều hành một số công việc khi Giám đốc vắng mặt (theo văn bản ủy quyền Giám đốc) và báo cáo kết quả công việc khi Giám đốc có mặt tại dơn vị.
b/ Các phòng nghiệp vụ
Phòng tín dụng
Thiết lập duy trì và mở rộng các mối quan hệ khách hàng, tiếp thị các sản phẩm, dịch vụ Ngân hàng, trực tiếp tiếp nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng. Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và hợp pháp của hồ sơ.
Phân tích doanh nghiệp, khách hàng vay theo quy trình nghiệp vụ, đánh giá tài sản đảm bảo nợ vay, tổng hợp các ý kiến tham gia của các đơn vị chức năng có liên quan.
Quản lý sau giải ngân, giám sát khách hàng vay về tình hình sử dụng vốn vay, thực hiện hợp đồng cho vay, đôn đốc khách hàng trả nợ gốc và lãi đúng hạn.
Theo dõi tình hình nguồn vốn và sử dụng vốn, nhu cầu vốn cần thiết để phục vụ tín dụng từ đó trình lên Giám đốc để có kế hoạch cụ thể.
Phòng kế toán – ngân quỹ - Phòng kế toán
Thực hiện các thủ tục thanh toán, phát vay cho khách hàng theo lệnh của Giám đốc hoặc người được ủy quyền.
Quản lý hồ sơ của khách hàng, hạch toán các nghiệp vụ cho vay, thu nơ, thu lãi, trả lãi tiền vay, tiền gửi, chuyển nợ quá hạn, thu thập các thông tin trong ngày, giao chỉ tiêu tài chính quyết toán khoản tiền lương đối với chi nhánh trực thuộc, thực hiện các khoản giao nộp ngân sách Nhà nước.
Nhận và kiểm soát kịp thời các giấy tờ theo quy định của hồ sơ kế toán cho vay do cán bộ tín dụng chuyển đến, kiểm soát các chứng từ, hạch toán đảm bảo hợp lệ, đầy đủ theo đúng quy định về chế độ chứng từ kiểm toán hiện hành.
Tổng hợp sổ lưu sổ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định. Hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của Nhà nước.
- Phòng ngân quỹ
Có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát tiền mặt, ngân phiếu trong kho hàng ngày, trực tiếp trong việc thu ngân và giải ngân khi có phát sinh trong ngày. Cuối mỗi ngày khóa sổ ngân quỹ, kết hợp với kế toán theo dõi nghiệp vụ ngân quỹ phát mỗi ngày để điều chỉnh kịp thời khi có sai sót, lập bảng cân đối vốn và sử dụng vốn hàng ngày để trình lên ban giám đốc.
Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dụng, giao khoán quỹ tiền lương cho cán bộ Ngân hàng.
Kiểm tra viên
Phụ trách kiểm tra và kiểm soát tình hình hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ kế toán, các bảng báo cáo quyết toán tài chính của năm. Giải quyết các đơn thư khiếu nại liên quan đến hoạt động của Ngân hàng.
Phòng hành chính – nhân sự
Có chức năng phân phối và hực hiện công tác quản lý theo dõi các tài sản, công cụ sử dụng chung của chi nhánh. Quản lý xe và các phương tiện đi lại, làm kế hoạch dự trữ, mua sắm các công cụ phương tiện phục vụ cho công tác chi nhánh.