3.2.6.1 Quy trình thanh toán xuất khẩu bằng phương thức chuyển tiền
Tiếp nhận hồ sơ liên quan đến lĩnh vực chuyển tiền bao gồm các chứng từ: -Lệnh chuyển tiền
-Hợp đồng nhập khẩu (Thanh toán viên kiểm tra bản gốc, lưu bản sao). -Hạn ngạch giấy nhập khẩu theo quy định của Bộ thương mại (Thanh toán viên kiểm tra bản gốc, lưu bản sao).
-Bộ chứng từ theo quy định của hợp đồng nhập khẩu.
Chi nhánh kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, nếu hợp lệ thì thu tiền của khách hàng (bao gồm cả dịch vụ phí) đồng thời lệnh cho đơn vị đầu mối ghi Nợ tài khoản của mình và chuyển tiền thanh toán cho ngân hàng nước ngoài.
Trưởng phòng
Phó trưởng phòng
Thanh toán viên Kiểm soát viên
3.2.6.2 Quy trình thanh toán bằng phương thức nhờ thu
Quy trình nhờ thu hàng xuất khẩu
Nguồn: Phòng thanh toán quốc tế Vietcombank Cần Thơ
Hình 3.3 Quy trình nhờ thu hàng xuất khẩu tại Vietcombank Cần Thơ -Bước 1: Tiếp nhận kiểm tra chứng từ nhờ thu
Thanh toán viên nhận bộ chứng từ kèm thư yêu cầu gởi chứng từ nhờ thu do người ủy thác thu xuất trình, có đầy đủ chữ ký kèm theo mẫu quy định. Thư yêu cầu gửi chứng từ nhờ thu là chứng từ pháp lý cụ thụ, điều chỉnh quan hệ giữa người bán (nhà xuất khẩu) và Vietcombank Cần Thơ. Do vậy, thanh toán viên phải kiểm tra cẩn thận các chi tiết trên thư yêu cầu nhờ thu chứng từ của khách hàng.
Thanh toán viên không có trách nhiệm kiểm tra nội dung chứng từ nhưng có thể xem xét một số điểm cơ bản để lưu ý khách hàng nếu phát hiện có sự khác biệt trên chứng từ. Sau đó thanh toán viên ký nhận, ghi rõ ngày, giờ nhận chứng từ, đăng ký số tham chiếu.
-Bước 2: Gởi bộ chứng từ nhờ thu
Căn cứ vào thư yêu cầu gửi chứng từ của người ủy thác, thanh toán viên lập thông báo nhờ thu kèm chứng từ gởi ngân hàng thu hộ.
Thư nhờ thu kèm bộ chứng từ phải được kiểm soát viên xem xét. Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ
Gởi bộ chứng từ cho ngân hàng thu hộ
Theo dõi hồ sơ
Nhận tiền từ ngân hàng nước ngoài
Thanh toán cho người ủy thác thu
Kết thúc bộ chứng từ
Thanh toán viên gởi bộ chứng từ cho ngân hàng thu hộ theo yêu cầu khách hàng bằng hình thức thư thường, thư đảm bảo, dịch vụ chuyển phát nhanh.
-Bước 3: lập hồ sơ nhờ thu và theo dõi
Nếu thu được tiền ngân hàng nước ngoài thì Vietcombank Cần Thơ tiến hành chi trả cho người ủy thác nhờ thu hộ.
Nếu ngân hàng nước ngoài từ chối nhờ thu hộ, thanh toán viên trình phụ trách phòng để thông báo kết quả cho ngân hàng yêu cầu.
Quy trình nhờ thu hàng nhập khẩu
Nguồn: Phòng thanh toán quốc tế Vietcombank Cần Thơ
Hình 3.4 Quy trình nhờ thu hàng nhập khẩu
-Bước 1: Tiếp nhận chừng từ từ bộ phận văn thư, đăng ký số tham chiếu và mở sổ theo dõi.
-Bước 2: Thanh toán viên kiểm tra cẩn thận chi tiết trên thư nhờ thu (tương tự nhờ thu xuất khẩu).
Nếu chỉ thị nhờ thu không rõ ràng, thanh toán viên phải điện cho ngân hàng nhờ thu ở nước ngoài nhờ thu ngay và trả lại chứng từ trong vòng 10 ngày nếu không được điện trả lời.
Nếu chỉ thị nhờ thu rõ ràng thanh toán viên lập 2 bản giấy báo chứng từ nhờ thu hàng nhập gửi đến nhà nhập khẩu và lưu hồ sơ nhờ thu (sau khi đã chuyển giấy báo và bộ chứng từ cho phụ trách phòng ký duyệt).
-Bước 3: khi nhà nhập khẩu có cam kết trả tiền bằng văn bản hoặc ký chấp nhận thanh toán hối phiếu vào ngày đáo hạn.
-Bước 4: giao chừng từ cho nhà nhập khẩu để nhận hàng. Và thanh toán viên lập điện trả tiền trình phụ trách phòng thanh toán ký duyệt hoặc lập điện
Tiếp nhận chứng từ
Thông báo chấp nhận thanh toán Giao chứng từ cho nhà nhập khẩu
Kết thúc quy trình
Thông báo cho ngân hàng nhờ thu Gởi giấy báo đến nhà nhập khẩu
thông báo về việc chấp nhận thanh toán của nhà nhập khẩu cho ngân hàng thu hộ. Tùy theo từng hình thức nhờ thu mà xử lý. Đến đây thì kết thúc quy trình nhờ thu hàng nhập khẩu.
3.2.6.3 Quy trình thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ
Quy trình L/C xuất khẩu:
Nguồn: Phòng thanh toán quốc tế Vietcombank Cần Thơ
Hình 3.5 Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu
Quy trình nghiệp vụ bắt đầu khi Vietcombank Cần Thơ nhận được điện SWIFT, thanh toán viên của chi nhánh sẽ giải mã, kiểm tra tính chân thật 2 bản L/C từ ngân hàng mở L/C gửi sang. Sau đó sẽ đưa vào hồ sơ L/C để lưu.
Sau khi kiểm tra L/C, Vietcombank Cần Thơ sẽ thông báo và gửi 1 L/C cho công ty xuất khẩu, trên bản này Vietcombank Cần Thơ sẽ ghi câu lưu ý công ty “Xin xem kỹ điều kiện của L/C, nếu có điểm nào bất hợp lệ xin tu chỉnh sớm” và yêu cầu xuất trình đầy đủ chứng từ trong L/C quy định. Nếu L/C có tu chỉnh thì Vietcombank Cần Thơ kiểm tra lại L/C.
Khi công ty xuất trình chứng từ, ngân hàng nhận và kiểm tra. Nếu chúng bất hợp lệ thì gởi trả lại sửa đổi, nếu chúng hợp lệ thì lập phiếu kiểm tra chứng từ xuất khẩu (Documents examination) gửi cho ngân hàng mở L/C và chờ thanh toán bằng điện toán. Phiếu kiểm tra chứng từ xuất khẩu nêu lên chi tiết số lượng từng văn bản cần cho bộ chứng từ theo yêu cầu L/C, ngoài ra còn phải cộng thêm mỗi loại chứng từ một bản để cho Vietcombank Cần Thơ lưu hồ sơ.
Hợp lệ Hợp lệ Tiếp nhận và kiểm tra L/C
Vào hồ sơ L/C
Thông báo L/C cho tổ chức xuất khẩu
Nhận và kiểm tra chừng từ hợp lệ
Chỉ thị cho ngân hàng nước ngoài thanh toán Báo cáo cho đơn vị xuất khẩu
Kết thúc bộ chứng từ Bất hợp lệ Tu chỉnh L/C Bất hợp lệ Sửa đổi
Sau khi nước ngoài thanh toán tiền về, dựa trên điện toán báo Có vào tài khoản và báo cáo Nợ về việc thu phí cho công ty xuất khẩu. Đến đây thì quy trình xuất khẩu bằng L/C kết thúc.
Quy trình L/C nhập khẩu:
VCB Cần Thơ nhận đơn yêu cầu mở L/C của công ty nhập khẩu. căn cứ vào đơn và hợp đồng ngoại thương thanh toán viên kiểm tra L/C nếu có sai sót thì yêu cầu chỉnh sửa lại.
Thanh toán viên của VCB Cần Thơ sau khi kiểm tra sẽ gửi Phòng Khách hàng và xem xét khả năng thanh toán và sự tín nhiệm của đơn vị nhập khẩu để xác định mức ký quỹ. Điều này sẽ do phòng khách hàng đề xuất và lãnh đạo duyệt.
Tất cả hồ sơ: đơn mở L/C, hợp đồng được nộp ở phòng Thanh toán quốc tế để tiến hành mở L/C và thu phí. Thanh toán viên phải xử lý theo các bước sau:
-Lập L/C bằng điện SWIFT để thông báo cho ngân hàng thông báo L/C. L/C này phải in ra và trình cho lãnh đạo phòng Thanh toán quốc tế kiểm tra lại.
-Gởi cho công ty nhập khẩu bản nháp để họ thảo luận trực tiếp với bên xuất khẩu trước khi phát hành L/C chính thức. Khi phía nhà nhập khẩu đồng ý thì phát hành L/C (thu phí theo thông báo của Vietcombank).
Sau khi nhận chứng từ giao nhận hàng, Vietcombank Cần Thơ chờ chứng từ về kiểm tra dựa trên điều khoản của L/C. Sau 7 ngày làm việc, ngân hàng thanh toán theo chỉ dẫn của ngân hàng thông báo để trả tiền cho nhà xuất khẩu (nếu chứng từ bất hợp lệ thì ngân hàng thông báo và nêu rõ nguyên nhân từ chối thanh toán).
Khi bộ chứng từ hợp lệ, ngân hàng chấp nhận trả tiền trên hối phiếu và thông báo cho bên nhập khẩu nhận hàng, đồng thời tiến hành thu điểm phí, thủ tục thanh toán,…
Nguồn: Phòng thanh toán quốc tế Vietcombank Cần Thơ
Hình 3.6 Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu