2. Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Eimskip Việt Nam
2.2.1. Qui trình nhập khầu hàng hóa chung của Eimskip Việt Nam
Chuẩn bị & gửi kèm chi tiết đến một nơi
khác/hãng tàu
Chuẩn bị & gửi kèm chi tiết đến một nơi
khác/hãng tàu đồng ý Nhận Pre-alert từ đại lí nước ngoài Nhận Pre-alert từ đại lí nước ngoài Xem có những yêu cầu gì đặc biệt hay
không?
Xem có những yêu cầu gì đặc biệt hay
không?
Tạo file mới
Tạo file mới
Hàng hóa có đặc biệt không? Hàng hóa có đặc biệt không? Kiểm tra chứng từ(MBL, HBL, manifest..)có chính xác không? Kiểm tra chứng từ(MBL, HBL, manifest..)có chính xác không? Cước phí hàng hóa đặc biệt Cước phí hàng hóa đặc biệt Chú ý các tiêu chuẩn hoạt động ở tất cà các thủ tục Chú ý các tiêu chuẩn hoạt động ở tất cà các thủ tục đồng ý
Yêu cầu nguồn gốc rõ ràng liên quan đến những sửa đổi
Yêu cầu nguồn gốc rõ ràng liên quan đến những sửa đổi không không đồng ý đồng ý đồng ý không đồng ý A A
A
A
Yêu cầu thông quan/dịch vụ bởi
Eimskip VN
Yêu cầu thông quan/dịch vụ bởi Eimskip VN Cước phí có liên quan đến Cước phí có liên quan đến
Kiểm tra xem có đúng qui cách không
Kiểm tra xem có đúng qui cách không Trả lại lệnh giao hàng và thanh toán Trả lại lệnh giao hàng và thanh toán Đưa chứng từ đến nhân viên hải quan
Đưa chứng từ đến nhân viên hải quan
Chuẩn bị hóa đơn
Chuẩn bị hóa đơn
Đóng file Đóng file không đồng ý không đồng ý đồng ý đồng ý Chuẩn bị lệnh giao hàng Chuẩn bị lệnh giao hàng
Gửi thông báo đến cho người nhận hàng
Gửi thông báo đến cho người nhận hàng
Sơ đồ: qui trình nhập hàng của Eimskip VN
Dưới đây sẽ giải thích cụ thể về qui trình nhập khẩu một cách rõ ràng hơn:
- Bước 1: Nhận thông tin cụ thể về lô hàng, tên đầy đủ của khách hàng, chỉ định đi cảng nào, hãng tàu nào,… qua đại lí ở nước ngoài.
- Bước 2: Sau khi nhận thông tin từ khách hàng đại lí nước ngoài, nhân viên booking sẽ tiến hành đặt chỗ cho lô hàng nhập khẩu đó theo đúng chỉ định mà khách hàng yêu cầu trong thông tin nhận được: tất cả các chi tiết về HBL, MBL và manifest.
- Bước 3: Gửi những danh sách kèm theo đến co-loader/ người vận chuyển và lấy các thông tin xác nhận của họ bằng điện thoại về lô hàng của mình về tên tàu, thời gian tàu đến, những chi tiết cụ thể khác.
- Bước 4: Gửi thông báo xác nhận đến cho khách hàng bằng: fax, e-mail và lấy thông tin xác nhận của họ bằng điện thoại về tên tàu, ngày giờ tàu đến,…
- Bước 5: Qua nhân viên thông quan bộ chứng từ, giao hàng đúng thời gian - Bước 6: Trường hợp
+ Thông báo chi tiết hàng hóa bởi đại lí ở nước ngoài, thu cước HBL, phí FOB và các phí có liên quan khác
+ Nếu khách hàng có hợp đồng tín dụng, nhân viên bộ phận chứng từ phải kiểm tra lại về tính chất hợp lệ của nó, thời hạn tín dụng, số tiền, giới hạn tín dụng,… Nếu có bất kì sự khác biệt nào trong bảng so sánh của công ty, chúng ta phải làm rõ sau đ1o làm dấu cho cẩn thận.
Trong trường hợp: HBL đã được thông quan, nếu giao hàng có bản gốc, chữ kí và tem,…phải kiểm tra cẩn thận trước khi trả lại lệnh giao hàng.
Nhân viên giao nhận của công ty xuất trình vận đơn bản gốc hợp lệ, giấy giới thiệu của công ty, giấy ủy quyền của đại lí hãng tàu ở nước ngoài để lấy bộ chứng từ nhận hàng gồm có lệnh giao hàng (D/O), giấy ủy quyền của hãng tàu cho công ty nhận hàng và một manifest tàu. Hãng tàu sẽ giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng.
- Bước 7: chuẩn bị job card và bản copy từ bộ phận kế toán về: HBL, MBL, Job card
- Bước 8: Những chứng từ có liên quan khác bổ sung đầy đủ vào một bộ chứng từ: + Job card
+ Bản copy hóa đơn đỏ
+ Bản copy debit note/ debit note + Lệnh giao hàng
+ HBL gốc (nếu có), hoặc bảng copy HBL, MBL, Thông tin hàng hóa,….
+ Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận bảo hiểm, vận đơn, các chứng từ khác (nếu có).
+ Thông báo xác nhận có liên quan đến lô hàng
+ Pre-alert: thông báo chi tiết hàng hóa từ đại lí bên nước ngoài + Handling instruction: hướng dẫn làm hàng ( nếu có)
+ Bảng báo giá ( nếu có)
+ Thông tin về e-mail liên lạc giữa công ty với hãng tàu và khách hàng (nếu có)