Hoạt động booking

2. Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Eimskip Việt Nam

2.1.3.1. Hoạt động booking

Nhiệm vụ đầu tiên của bộ phận chứng từ là nhận thông tin khách hàng từ bộ phận kinh doanh. Sau đó nhân viên booking sẽ liên hệ với hãng tàu/Co-loaded để lấy lệnh cấp container rỗng và sẽ làm booking gửi cho hãng tàu nhằm đặt chỗ cho lô hàng đó và đợi sự xác nhận từ hãng tàu xem có được chấp nhận lô hàng đó hay không.

Trong khi booking xong thì nhân viên cũng có trách nhiệm thông báo/fax lệnh cấp container với khách hàng về lô hàng đã được đặt ở hãng tàu nào, chi tiết cụ thể về hãng tàu đó để khách hàng đi lấy số cont. Và trước khi hai ngày tàu chạy, nhân viên sẽ liên hệ với khách hàng xin số cont để thông báo lại cho khách hàng đi lấy list. Ngoài ra khi hàng đã lên tàu rồi, bên booking cũng nên kiểm tra lại xe, cont đã lên tàu chưa, xem xét kĩ xem trong quá trình lên tàu hay đã lên tàu rồi có vấn đề gì xảy ra không để nhanh chóng giải quyết. Cần theo dõi và yêu cầu khách hàng đóng hàng và hạ bãi đúng ngày giờ qui định trên lệnh cấp cont.

Riêng đối với hàng lạnh, công ty cần chú ý đến vấn đề về nhiệt độ, trong khi trao đổi với khách hàng cần thông báo kĩ về phần remark được ghi chi tiết ở phần dưới: về việc miễn phí cắm điện trong bao lâu, chi tiết như thế nào cũng nên nói rõ ràng để khách hàng nắm rõ; chú ý phí cắm điện có thể theo yêu cầu lô hàng cần nhiệt độ bao nhiêu, không được để chênh lệch nhiệt độ quá nhiều sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.

- Nếu trong quá trình nằm chờ để lên tàu mà có sự chênh lệch quá -6 oC (từ - 12 oC

- 18o C), nhận được thông báo của hãng tàu về sự thay đổi thì nhân viên phải có trách nhiệm thông báo lại một cách nhanh chóng cho khách hàng để họ đưa ra quyết định xử lí. Nếu khách hàng có giải quyết thế nào thì là nhân viên mình phải báo lại đầy đủ cho hãng tàu ngay.

- Nếu hàng đến cảng không đúng theo lịch trình, hay do có sự cố gì bên cảng đến mà làm hàng bị nằm tại cảng thì ta cũng phải thông báo cho khách hàng và luôn thường xuyên liên lạc với hãng tàu hối thúc họ giải quyết nhanh chóng. Ta phải luôn luôn để ý đến phí cắm điện đối với hàng lạnh.

Công ty TNHH Eimskip Việt Nam là một công ty dịch vụ, và mặt hàng chủ yếucủa công ty là mặt hàng lạnh; tuy cũng có xuất khẩu mặt hàng khô như: đá nhưng của công ty là mặt hàng lạnh; tuy cũng có xuất khẩu mặt hàng khô như: đá nhưng rất ít. Ngoài ra, cũng có xuất nhập khẩu đối với mặt hàng khô, đối với mặt hàng này thì rủi ro ít hơn (do tỉ lệ hư hỏng hàng hóa không cao, nếu có thay đổi thời gian xuất hàng hay bị trể tàu vì lí do nào đó thì cũng không ảnh hưởng gì nhiều đến chất lượng sản phẩm), riêng mặt hàng lạnh do có liên quan đến nhiệt độ nên

nếu có sự cố xảy ra thì phải tốn chi phí chạy điện giữ cho hàng hóa đươc an toàn; đó là phí cắm điện. Dưới đây là qui trình làm việc của bộ phận chứng từ mà riêng đối với nhân viên bên hoạt động booking.

2.1.3.2. Qui trình

Sơ đồ: Qui trình làm việc của nhân viên booking

Từ qui trình chung của bộ phận chứng từ, nhân viên booking đã đưa ra một qui trình chính xác, cụ thể hơn được đúc kết từ quá trình làm việc. Và đây là trình tự cụ thể của qui trình riêng bên booking:

-Bước 1: Nhận thông tin đầy đủ từ nhân viên kinh doanh về yêu cầu đặt hàng của khách hàng; những thông tin cụ thể và chi tiết về: số lượng, nhiệt độ, hãng tàu, địa

Lấy xác nhận từ MV Lấy xác nhận từ MV Nhận đặt chỗ từ khách hàng Nhận đặt chỗ từ khách hàng

Đưa handling instruction đối với kh free hand

Đưa handling instruction đối với kh free hand

Đặt chỗ với hãng tàu

Đặt chỗ với hãng tàu

Đưa instruction cho đại lí đối với hàng chỉ định

Đưa instruction cho đại lí đối với hàng chỉ định

Nhận booking confirmation từ hãng tàu

Nhận booking

confirmation từ hãng tàu Trả lời booking lại cho hãng tàu

Trả lời booking lại cho hãng tàu

Xin số cont từ kh (2 ngày trước khi tàu chạy)

Xin số cont từ kh (2 ngày trước khi tàu chạy)

Lấy xác nhận từ kh (1 ngày sau khi tàu chạy)

Lấy xác nhận từ kh (1 ngày sau khi tàu chạy)

điểm đến,… về đơn hàng cần đặt. Ví dụ: về đơn đặt hàng lạnh đi Valencia, khách hàng từ TP.Hồ Chí Minh

+ Quantity: 01x40’RF

+ POD: Valencia, TCV, Valencia + ETD: 17/3

+ Temperature: -20o C + Stuff at: WH, CY

- Bước 2: Nhân viên booking sẽ xác định xem đó là hàng gì, hàng freehand hay hàng nominated. Theo ví dụ trên đó là hàng freehand được cung cấp từ bộ phận kinh doanh. Việc xác định lạoi hàng sẽ giúp cho bên booking xác định hàng đi theo CIF hay FOB nào. Hàng freehand sẽ đi bằng CIF là chính và ngược lại, nominated di theo FOB vì đa phần là hàng được các đại lí của Eimskip ở nước ngoài chỉ định Eimskip Việt Nam nhập về theo yêu cầu của họ.

- Bước 3: Nhân viên booking sẽ tiến hành đặt chỗ đối với hãng tàu nào mà khách hàng yêu cầu. Giử mail cho hãng tàu về những thông tin ở ví dụ trên, đồng thời yêu cầu hãng tàu gửi booking confirmation và những thông tin về lịch trình tàu chạy như thế nào lại cho nhân viên booking.

- Bước 4: Nhận boking confirmation từ hãng tàu về: số booking, ngày booking, số bill, tên tàu, số cont, nhiệt độ,… và cho biết từ cảng đi đến cảng đến sẽ qua cảng lót và các dở nào. Những chi tiết cụ thể điều được thể hiện đầy đủ trên tờ booking confirmation.

- Bước 5: Nhân viên booking phản hồi thông tin mình mới nhận được từ hãng tàu lại cho khách hàng của mình, cung cấp tất cả những thông tin nhận được từ hãng tàu trên cần lưu ý khi cung cấp thông tin lại cho khách hàng của mình là: chú ý phần Remarks được ghi trong tờ thông tin này, chú ý xem tất cả thông tin trong đó, xem sẽ được miễn phí cắm điện mấy giờ, cáp cont thế nào,…sẽ được nêu đầy đủ hết. Mọi thông tin thì nhân viên booking phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ cho khách hàng của mình.

- Bước 6: Trước khi tàu chạy 2 ngày, nhân viên sẽ liên lạc với khách hàng của mình để xin số cont của họ để thông báo cho hãng tàu. Khi đã đặt chỗ thì tên hàng của mình có trong list của hãng tàu, hãng tàu sẽ thông báo lại cho nhân viên booking.

Đồng thời trước khi tàu chạy 1 hoặc 2 ngày nhân viên có thể gửi mail hoặc vô trang web của hãng tàu tìm kiếm xem lịch tàu, xem có sự thay đổi nào không để kịp thời báo cho khách hàng của mình:

- Trong thời gian trước ngày tàu chạy như đến khảong 1 tuần dự kiến mà thấy trên trang web của hãng tàu nếu trùng nhau thì không thay đổi.

- Nếu có sự chênh lệch khoảng 1-2 ngày thì không sao, nhưng nếu trễ 1-2 tuần thì nên thông báo đến hãng tàu xem rủi ro thế nào rồi gửi mail hỏi ý kiến khách hàng và trả lời cho họ về những thắc mắc của họ.

- Bước 7: Trước khi tàu chạy 1 ngày hoặc ngay ngày tàu chạy khách hàng sẽ gửi về thông tin cụ thể chính xác cho nhân viên booking về các thông tin như: người nhận cần thông báo cho ai; số lượng, trọng lượng,…như thế nào. Thông tin này sẽ được lưu trong hồ sơ của cả hai bên.

- Bước 8: Hãng tàu gửi bill of lading. Riêng tờ bill phải ghi ngày nhận và có chữ kí. Và cuối cùng, nhân viên gửi mail kiểm tra xem hàng đã lên tàu hay chưa và trong thời gian tàu đi đến xem tàu có đến địa điểm an toàn hay không.

Đó là một qui trình làm việc của nhân viên booking, kế đến nhân viên này sẽ chuyển thông tin về lô hàng cho nhân viên bên chứng từ để họ làm tiếp.

2.2.4. Hoạt động chứng từ ( Documentation )

2.2.4.1. Nhiệm vụ

Nhận thông tin từ nhân viên booking, nhân viên chứng từ chỉ có trách nhiệm làm bill gửi khách hàng và hãng tàu, làm thủ tục hải quan hay các chứng từ có liên quan nếu khách hàng yêu cầu. Yêu cầu khách hàng khi đóng hàng vào container xong phải báo chi tiết làm HB/L cho chúng ta gấp.

Sau khi nhận chi tiết lô hàng từ khách hàng, chúng ta đánh HB/L nháp Fax qua cho khách hàng kiểm tra và confirm. Làm bill mẫu gửi cho khách hàng và hãng tàu:

- Nếu khách hàng đồng ý thì làm bill đỏ đưa cho nhân viên lấy bill xuống hãng tàu lấy bill gốc có đóng dấu hãng tàu, in xong rồi giao toàn bộ bill gốc cho khách hàng;

- Ngược lại, nếu khách hàng không đồng ý thì nhân viên chứng từ có trách nhiệm soạn thảo lại bill theo yêu cầu của khách hàng và được sự đồng ý của khách hàng mới tiến hàng đi lấy bill gốc và giao cho khách hàng.

Sau đó nhân viên bên bộ phận chứng từ có trách nhiệm gửi fax, mail cho khách hàng, để thông báo với họ và để họ sắp xếp đi lấy bill gốc.

Đồng thời gửi chi tiết lô hàng và tên đại lý của Destination cho hãng tàu đánh MB/L. Khi nhận MB/L nháp từ hãng tàu phải kiểm tra thật kỹ về tên tàu, số chuyến, số cont/seal,tên đại lý, …

Đến hãng tàu nhận MB/L đối với MB/L gốc, thông thường chúng ta chỉ cần MB/L Surrender cho nên chúng ta chỉ cần nhận MB/L bằng Fax mà thôi.

Giao HB/L gốc cho khách hàng và thu tiền Bill Free. Lập vận đơn nhà (HBL), manifest và các chứng từ liên quan dựa trên những thông tin trên dandling instruction và thông tin chính xác ( số liệu, số ký , kích thước, số cont, số seal,…), những chứng từ bên nhân viên booking chuyển qua.

Chuyển các chứng từ có liên quan cho bộ phận kế toán bao gồm: bản copy về các tờ bill và các chứng từ có liên quan trong việc thanh toán các lô hàng. Bộ phận kế toán sẽ tiến hành làm bill và các thủ tục có liên quan khác để gửi cho khách hàng. Công việc thanh toán sẽ được chuyển giao cho bộ phận kế toán làm việc với khách hàng. Đến đây bộ phận chứng từ đã hoàn tất xong nhiệm vụ của mình.

2.2.4.2. Qui trình

Dưới đây là qui trình làm việc riêng của nhân viên chứng từ cũng như nhân viên booking, mỗi bộ phận có một qui trình làm việc riêng. Để hiểu thêm nhiệm vụ và cách thức làm việc của mỗi bộ phận như thế nào thì chúng ta có thể xem qua qui trình của nó để được hiểu rõ hơn.

Nhận SI từ kh

Nhận SI từ kh Chuẩn bị HBL có Gửi SI đến Gửi SI đến đóng dấu Chuẩn bị HBL có đóng dấu Nhận xác nhận về HBL hoặc MBL từ kh Nhận xác nhận về HBL hoặc MBL từ kh Nhận MBL có dấu từ hãng tàu Nhận MBL có dấu từ hãng tàu Dùng bill gốc (HBL hoặc MBL) đến kh Dùng bill gốc (HBL hoặc MBL) đến kh Gửi debit note

đền kh (1 ngày sau ngày tàu

chạy) Gửi debit note đền kh (1 ngày sau ngày tàu

chạy) Chuẩn bị job

sheet (4 ngày sau ngày tàu chạy)

Chuẩn bị job sheet (4 ngày sau

Sơ đồ: qui trinh xuất hàng của nhân viên chứng từ

Nhìn trên qui trình ta có thể thấy quá trình làm việc bên bộ phận chứng từ nhưng có thể được miêu tả cụ thể hơn dưới đây:

- Bước 1: Nhân viên chứng từ sẽ nhận những thông tin còn lại từ nhân viên booking để tiến hành làm bill. Sau đó họ sẽ làm một bill phác thảo gửi cho khách hàng và chờ sự đồng ý của họ, nếu trong vòng 24h mà không thấy phản hồi từ khách hàng thì nhân viên sẽ làm bill gốc gửi hãng tàu. Và sau này nếu khách hàng có thắc mắc hay không đồng ý nội dung trong tờ bill cũng không được sử lí vì đã được thông qua rồi.

- Bước 2: Chuẩn bị HBL đưa cho nhân viên logistics; và nhân viên bên bộ phận logistics có trách nhiệm cầm HBL và xuống hãng tàu lấy MBL có dấu của hãng tàu. Sau đó sẽ giao cho nhân viên chứng từ để họ bổ sung hồ sơ và gửi thêm những giấy tờ cần thiết khác cho khách hàng. Và đợi phản hồi chấp nhận hay không từ phía khách hàng, nếu họ không đồng ý thì ta phải làm xem xét, kiểm tra lại và xin xác nhận lại MBL của hãng tàu.

- Bước 3: Cuối cùng nếu khách hàng đồng ý tất cả ta sẽ gửi một bảng gốc gồm có chứng từ, HBL, MBL, và các giấy tờ liên quan đến lô hàng mà công ty giữ sẽ fax qua cho bên khách hàng.

- Bước 4: Nhân viên làm debit note trước đó và một ngày sau ngày tàu chạy sẽ gửi sẽ gửi đến cho khách hàng.

-Bước 5: Cùng đồng thời sẽ chuẩn bị Job sheet và APV đến khi tàu chạy 4 ngày sẽ gửi cho khách hàng.

- Bước 6: Làm pre-alert (thông báo chi tiết hàng hóa từ đại lí bên nước ngoài ) gửi đến khách hàng khi tàu đã chạy được 7 ngày. Và cuối cùng gửi cho họ tất cả những giấy tờ cần thiết, liên quan đến lô hàng; làm bill gửi cho nhân viên bên bộ phận kế toán để họ làm invoice đòi tiến khách hàng.