2. Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Eimskip Việt Nam
2.1.3. Bộphận chứngtừ (ops)
Sau khi nhận được hướng dẫn và các thông tin đầy đủ từ nhân viên kinh doanh thì nhân viên chứng từ lại thực hiện nhiệm vụ của mình. Và dưới đây là qui trình chung của bộ phận chứng từ về một lô hàng cần xuất khẩu; cùng đó cho thấy việc xuất khẩu một lô hàng dù lớn hay nhỏ cũng không phải là một chuyện đơn giản. Muốn xuất một cont dù 20’RF hay 40’RF đi thì cần có một qui trình làm việc hết sức nghiêm túc từ các nhân viên, mỗi nhân viên chịu một trách nhiệm khác nhau nhưng điều có chung mục đích là: làm sao cho lô hàng đi sớm nhất, thuận lợi cho khách hàng một cách tối ưu nhất và đạt chất lượng, an toàn nhất trong quá trình vận chuyển.
Sau đây là qui trình chung về việc xuất khẩu một lô hàng:
Có cần thiết tìm thêm kh từ các hãng tàu ở các đại lí nước ngoài
không? Có cần thiết tìm thêm
kh từ các hãng tàu ở các đại lí nước ngoài
không? Hủy đặt chỗ cho mặt hàng đó Hủy đặt chỗ cho mặt hàng đó Nhận được sự đồng ý vận chuyển từ văn phòng nước ngòai? Bên cạnh, cần kiểm tra
địa điểm văn phòng Nhận được sự đồng ý
vận chuyển từ văn phòng nước ngòai? Bên cạnh, cần kiểm tra
địa điểm văn phòng
Bước 4 đồng ý đồng ý A A Nhận đặt hàng của khách hàng Nhận đặt hàng của khách hàng Kh do bộ phận sales cung cấp Kh do bộ phận sales cung cấp Có phải là kh chỉ định hay không? Có phải là kh chỉ định hay không? Có những yêu cầu đặc biệt gì không? Có những yêu cầu đặc biệt gì không? Chú ý các tiêu chuẩn hoạt động ở tất cà các thủ tục Chú ý các tiêu chuẩn hoạt động ở tất cà các thủ tục Những chi tiết về vận chuyển hàng hóa cho
hãng tàu đặt chỗ Những chi tiết về vận chuyển hàng hóa cho
hãng tàu đặt chỗ Bước 1 Bước 2 Bước 3 đồng ý không đồng ý
Chuyển hàng từ cảng đến bãi đỗ container Chuyển hàng từ cảng đến bãi đỗ container đồng ý A A Chấp nhận những yêu cầu đặc biệt đó Chấp nhận những yêu cầu đặc biệt đó Hủy đặt chỗ tại hãng tàu Hủy đặt chỗ tại hãng tàu Đặt chỗ với hãng tàu Đặt chỗ với hãng tàu Gửi cho khách hàng Gửi cho khách hàng Khách hàng có định hủy đặt chỗ không? Khách hàng có định hủy đặt chỗ không?
Tạo một file mới Tạo một file mới Hủy đặt chỗ
Hủy đặt chỗ
Kiểm tra xem có đúng qui cách không? Kiểm tra xem có đúng
qui cách không? Xử lí các quá trình
công việc xảy ra Xử lí các quá trình công việc xảy ra
Đồng ý nhận hàng hay không? Đồng ý nhận hàng hay không? B B Bước 5 Bước 6 Bước 7 không đồng ý đồng ý không đồng ý đồng ý đồng ý đồng ý đồng ý không không đồng ý Dùng HBL(nếu có) và đưa tất cả các chi tiết cần thiết đến hãng tàu
để lấy MBL Dùng HBL(nếu có) và
đưa tất cả các chi tiết cần thiết đến hãng tàu để lấy MBL Có cần kiểm tra hàng đỡ lên Có cần kiểm tra hàng đỡ lên Hủy bỏ đặt chỗ Hủy bỏ đặt chỗ Đặt chỗ lại cho một chuyến đi đầu tiên với
hãng tàu Đặt chỗ lại cho một chuyến đi đầu tiên với
hãng tàu
Bước 8
không đồng ý
Sơ đồ: qui trình xuất khẩu chung của Eimskip VN
Và đây là qui trình chung của công ty TNHH Eimskip Việt Nam về việc xuất khẩu một lô hàng sang một nước nào đó. Các bước sẽ được giải thích rõ hơn trong phần lí giải dưới đây:
Có yêu cầu AMS hay không Có yêu cầu AMS hay
không
Chuẩn bị hóa đơn Chuẩn bị hóa đơn
Chuẩn bị và gửi thông báo chi tiết hàng hóa
đầu bên kia Chuẩn bị và gửi thông
báo chi tiết hàng hóa đầu bên kia
Đóng file Đóng file không Bước 9 Bước 10 Hoàn tất các chứng từ và chi tiết cần thiết từ file ASM với hải quan
ở địa điểm đến Hoàn tất các chứng từ và chi tiết cần thiết từ file ASM với hải quan
ở địa điểm đến Bước 11 Bước 12 đồng ý đồng ý đồng ý
- Bước 1: Bên nhân viên booking nhận: điện thoại, fax, e-mail hoặc thông tin về khách hàng, hay thôngt in về các đại lí ở nước ngoài từ bộ phận kinh doanh.
- Bước 2: Bộ phận kinh doanh gửi handling instruction (hướng dẫn làm hàng) đến bộ phận chứng từ với các chi tiết như sau:
+ Tên và địa chỉ của khách hàng + Tên và địa chỉ của chủ tàu + Tên và địa chỉ của người nhận
+ Chi tiết cụ thể về hàng hóa đó ( thể tích, trọng lượng, nhiệt độ, hàng hóa như thế nào,…)
+ POL, POD, ngày tàu chạy,…
+ Những điểm đặc biệt cần lưu ý, Remarks như thế nào
Và bao gồm kèm theo bảng báo giá, đóng gói kí mã hiệu, hóa đơn, hợp đồng (nếu có),…
- Bước 3:
+ Đối với hàng freehand: tiếp theo nhận handling instruction từ bộ phận kinh doanh;
+ Đối với hàng nominated: khi nhận đặt chỗ từ khách hàng của mình, nhân viên bộ phận chứng từ phải kiếm được tất cả những chi tiết cần thiết và đầy đủ về hãng tàu đógiống như nội dung trong handling instruction nhận được, nhân viên chứng từ phải kiểm tra nếu có sự thỏa thuận về giá với hãng tàu hoặc họ sẽ liên lạc với hãng tàu để tìm giá tốt nhất, dich vụ tốt nhất để thỏa mãn yêu cầu của đại lí bên nước ngoài,… và xác nhận với họ về giá (nếu cần).
- Bước 4: kiểm tra lại nếu đó là những yêu cầu đặc biệt tại nơi đến.
- Bước 5: Đặt chỗ với hãng tàu với những thông tin mà khách hàng cung cấp, tìm giá tốt nhất cho khàch hàng của mình.
- Bước 6: Gửi booking note (LCL) và trả lời về cont rỗng (FCL) cho khách hàng có thể bằng: fax, e-mail và lấy xác nhận của họ qua điện thoại (tên, ngày giờ người nhận)
- Bước 7: Giữ liên lạc với hãng tàu/chủ hàng để có thể giải quyết các vấn đề nếu có chuyện gì xảy ra. Ví dụ: nhiệt độ lô hàng, thời gian cut-off time có thay đổi,… và một số thay đổi khác có liên quan đến hàng hóa.
- Bước 8: Khi nhận hướng dẫn của chủ tàu về các chi tiết của HBL, nhân viên bên chứng từ phải gửi BHL draft đến chủ tàu và phải lấy xác nhận BHL draft từ chủ tàu phản hồi lại qua: fax hoặc e-mail (tên và ngày giờ người nhận) trước khi nhận HBL gốc. Cùng lúc đó, họ sẽ gửi chi tiết MBL đến để họ phát hàng MBL gốc. - Bước 9: Gửi tất cả những thông tin yêu cầu có liên quan để tạo một file ASM (automatic manifest system: hệ thống tự động manifest) để làm chứng cứ để tránh những khiếu nại.
- Bước 10: Chuẩn bị debit note, Jobsheet và cuối cùng là Jobsheet + APV (đề cập đến ngày giờ rõ ràng) + bản sao HBL/MBL từ bộ phận kế toán.
- Bước 11: Chuẩn bị và gửi Pre-alert (thông báo chi tiết hàng hóa từ đầu bên kia) sau ngày tàu chạy 5-7 ngày bao gồm: phí kinh doanh, văn phòng nước ngoài của Eimskip, khách hàng (nếu có yêu cầu) và các yêu cầu khác liên quan đến HBL, hóa đơn kèm theo (debit note/credit note từ đại lí nước ngoài) với pre-alert; OCF (ocean freight) cước tàu từ đại lí Eimskip nước ngoài kèm theo hóa đơn với pre- alert .
- Bước 12: Và cuối cùng nhân viên các bộ phận: booking, kinh doanh và chứng từ của công ty sẽ tiến hành hoàn tất hồ sơ và gửi các chứng từ kèm theo (nếu thấy thích hợp) để lưu trong hồ sơ công việc:
+ Thông báo đặt chỗ của khách hàng
+ Sự chấp nhận vận chuyển từ các văn phòng nước ngoài + Hướng dẫn làm hàng
+ Giấy chứng nhận về phẩm chất hàng hóa
+ Thư xác nhận, công văn cam kết đảm bảo hàng nếu không đạt yêu cầu có thể tách bill (LOI: letter of indemnity) về bản sao giấy chứng nhận hàng hóa
+ Bản sao thư xác nhận về việc thay đổi nhiệt độ + Chi tiết về BL, draft xác nhận BL
+ Bản sao thư xác nhận về yêu cầu sửa đổi BL + Giấy giới thiệu
+ B/L có chữ kí xác nhận
+ Thông báo chi tiết về hàng hóa đầu bên kia
+ Seawaybill (nhận hàng không cần bản gốc), đã thông quan BL + MBL gốc từ hãng tàu
+ Các chứng từ có liên quan khác (nếu cần) + Bản sao jobsheet
Đây có thể chỉ là một số giải thích sơ lược về qui trình xuất khẩu hàng của Eimskip Việt Nam nhưng có thể có vài sai sót nhỏ. Nhưng qua đó ta cũng có thể hiểu qua được phần nào về trình tự xuất khẩu một container hàng qua rất nhiều giai đoạn và với sự nỗ lực như thế nào của nhân viên để một lô hàng đi đúng thời gian, an toàn từ điểm đầu đến đểm cuối theo như yêu cầu của khách hàng.
Mỗi giai đoạn với mỗi trách nhiệm khác nhau của mỗi nhân viên, từ khẩu đặt chỗ cho lô hàng, liên lạc với hãng tàu, thông báo khách hàng về lịch trình tàu (tên, ngày, giờ, địa điểm đi và đến,… của con tàu) những chi tiết thật cụ thể và rõ ràng; và cuối cùng là giải quyết tất cả mọi rắc rối có thể phát sinh trong thời gian tàu được vận chuyển, liên lạc thường xuyên với khách hàng và hãng tàu.
Có thể nói, mỗi công ty điều có một qui trình làm việc riêng; phải làm sao để rút ngắn thời gian nhưng vẫn đạt được hiệu quả công việc tốt nhất là đạt đến sự thành công. Quá trình xuất khẩu hàng hóa của một lô hàng điều giống nhau, việc đạt hiểu quả tốt , nhanh và tạo được lòng tin nơi khách hàng như thế nào thì tùy thuộc vào mỗi công ty. Đối với Eimskip Việt Nam, công ty có một qui trình chung nhưng khi đưa vào sử dụng cho hạot động của mình, Eimskip lại tạo ra cho mỗi bộ phận một qui trình làm việc riêng được đút kết từ những kinh nghiệm làm việc của mỗi nhân viên nhằm nâng cao thêm hiểu qua và rút ngắn được thời gian làm việc. Dưới đây, là hoạt động của từng bộ phận.