2. Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Eimskip Việt Nam
EIMSKIP VIỆT NAM
Việc xuất khẩu một lô hàng dù lớn hay nhỏ điều trải qua một quá trình nhất định Riêng đối với Eimskip Việt Nam, dù mới thành lập nhưng không vì thế mà không chú trọng vào việc nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc. Eimskip đã đưa ra một qui trình xuất hàng hết sức đơn giản nhưng không phải vì thế mà hiệu quả công việc lại không như ý muốn.
2.1.2. Bộ phận kinh doanh (sales)
2.1.2.1. Nhiệm vụ
Đây là bước đầu tiên trong qui trình xuất khẩu hàng của Eimskip Việt Nam: Thỏa thuận với khách hàng. Để dạt được hiệu quả tốt nhất trong việc thỏa thuận với khách hàng thì bộ phận này phải thực hiện những nhiệm vụ của mình sau đây:
Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nước, cung cấp thông tin, báo giá, cước vận chuyển, dịch vụ thủ tục hải quan cho khách hàng. Nói tóm lại là tất cả những gì cần thiết cho một lô hàng xuất khẩu đi hoặc theo yêu cầu của khách hàng về thông tin chi tiết. Đồng thời, tư vấn cho khách hàng về dịch vụ hải quan nếu là khách hàng mới, còn riêng đối với khách
EIMSKIP VIỆT NAM NAM
EIMSKIP VIỆT NAM NAM
Thỏa thuận với khách hàng
Thỏa thuận với khách hàng
Liên hệ với đại lí(nếu là hàng
qua đại lí)
Liên hệ với đại lí(nếu là hàng
qua đại lí)
Quyết toán với khách hàng
Quyết toán với
khách hàng Gửi bộ chứng từ cho hãng tàu Gửi bộ chứng từ cho hãng tàu Chuẩn bị các chứng từ hàng hóa Chuẩn bị các chứng từ hàng hóa
hàng cũ bộ phận này cũng có trách nhiệm tư vấn thêm về những thủ tục hải quan khi có thay đổi gì khác.
Nếu Eimskip được sự ủy thác của khách hàng được quyền thuê tàu thì: - Đối với những tuyến đường cũ thường xuyên có tàu đi, côngt y phải liên hệ với hãng tàu mà công ty đã làm giá trước đó để đặt chỗ (công việc đặt chỗ ở hãng tàu sẽ giao cho bộ phận chứng từ đảm nhiệm), lưu cước hoặc xin container.
- Đối với những tuyến đường mới chưa có giá hoặc giá cũ đã hết hạn thì công ty phải xin giá ở nhiều hãng tàu khác nhau, sao đó lựa chọn xem giá nào tốt nhất để chào khách hàng.
Eimskip Việt Nnam thường được khách hàng tin tưởng ủy thác trong việc thuê tàu. Vì công ty luôn có một lượng hàng xuất đi lớn và ổn định nên thường được hưởng những chế độ ưu đãi về giá, dịch vụ đối với những hãng tàu quen mà những khách hàng nhỏ lẻ không thể có được.
Sau khi đã xem xét nguồn lực và khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ kí booking note với khách hàng, và dựa vào đó sẽ lập bảng báo giá (quotation) gửi cho khách hàng. Sau khi được khách hàng xem xét và chấp nhận, nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ lập handling instruction để thông báo chi tiết về lô hàng xuất cho các bộ phận liên quan (bộ phận chứng từ, bộ phận kế toán,…).
Sau cùng, nhân viên kinh doanh gửi booking và nhận confirm từ các hãng tàu. Trách nhiệm của phòng kinh doanh (sales) là phải tìm kiếm khách hàng, liên lạc với họ về lịch trình, thời gian, giá cả,… của các hãng tàu để thông báo cho khách hàng những thông tin tốt nhất đối với họ. Và không được để sót bất kì chi tiết nào.