2.6.1 Sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán 2.6.2 Chức năng,nhiêm vụ của từng phần hành kế toán
Trưởng phòng:
- Phụ trách các công tác tài chính: lập kế hoạch tài chính hàng năm, duyệt báo cáo quyết toán.
- Chỉ đạo công tác kế toán- XDCB: duyệt dự toán, quyết toán. - Phối hợp tổ chức kinh doanh bán hàng: Định giá, ký hợp đồng. - Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận kế toán.
TRƯỞNG PHỊNG KẾ TỐN TRƯỞNG PHĨ PHỊNG KT. THANH TỐN KT. TIÊU THỤ KT. CƠNG NỢ KT. CHI PHÍ KT. Đ.TƯ XDCB KT. TSCĐ KT. VTƯ- CCDC KT. HTK KT. HÀNG HĨA THỦ QUỸ
Phó phòng:
- Phụ trách công tác bán hàng, công nợ: Ký hóa đơn bán hàng; theo dõi, kiểm soát và đôn đốc thu hồi nợ.
- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện việc ứng dụng tin học trong quản lý kế toán- tài chính.
- Giải quyết các công việc của Phòng khi trưởng phòng đi vắng theo ủy quyền cụ thể.
Kế toán tổng hợp:
- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính và các báo cáo khác. - Theo dõi, quản lý định mức chi phí, công nợ.
- Phối hợp lập kế hoạch tài chính, tham gia công tác kiểm kê.
- Chịu trách nhiệm chính trong việc thuyết minh số liệu trên các báo cáo kế toán.
Kế toán thanh toán:
- Lâp phiếu thu- chi theo đúng chứng từ gốc.
- Đôn đốc nhắc nhở cá nhân, đơn vị thanh toán kịp thời theo đúng quy định. - Nắm chắc chế độ tài chính, khoản mục chi phí đề hạch toán chính xác, đúng quy định.
- Lập báo cáo kiểm kê vốn bằng tiền, hạch toán thu chi ngân hàng. Kế toán tiêu thụ:
- Theo dõi, kiểm sửa thông tin từ chứng từ gốc vào máy.
- Lập báo cáo tiêu thụ; lập phiếu cấp phát hóa đơn, lập báo cáo sử dụng hóa đơn, theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn.
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu doanh thu,giá vốn hàng bán và ký cược vỏ bình, đảm bảo khớp đúng với nội dung hóa đơn và chính sách giá của Công ty.
Kế toán công nợ:
- In và gửi biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng.
- Kịp thời phản ánh với lãnh đạo diễn biến công nợ nếu thấy bất thường. - Phối hợp với phòng kinh doanh để thu hồi nợ.
- Quản lý công nợ theo đúng định mức trong các hợp đồng bán hàng. Kế toán chi phí:
- Hạch toán báo cáo số liệu và phân tích toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí.
- Tham gia xây dựng kế hoạch tài chính. Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản:
- Phối hợp với phòng QLKT kiểm tra tiến độ thực hiện và quyết toán công trình đầu tư XDCB, sửa chửa TSCĐ. Theo dõi, đối chiếu công nợ với đơn vị thi công.
- Cân đối vốn đầu tư và báo cáo lãnh đạo để xử lý cân đối vốn của từng công trình.
Kế toán tài sản cố định:
- Tham gia công tác kiểm kê TSCĐ định kỳ và đột xuất, báo cáo kết quả và lập báo cáo kiểm kê theo đúng quy định.
- Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý TSCĐ. Hạch toán, báo cáo và phân tích các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ, hao mòn TSCĐ.
Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ:
- Tham gia công tác kiểm kê vật tư, CCDC định kỳ và đột xuất, báo cáo kết quả và lập báo cáo kiểm kê theo đúng quy định.
- Lập phiếu nhập- xuất vật tư, CCDC. Phân bổ chi phí và quản lý CCDC theo quy định.
Kế toán hàng tồn kho:
- Hàng ngày kiểm tra và đối chiếu số liệu báo cáo nhập, xuất, tồn của kho và cửa hàng gửi về.
- Tổ chức thực hiện và lập báo cáo kiểm kê hàng hóa; lập báo cáo xuất nhâp tồn.
- Đối chiếu tồn kho hàng ngày với kho, cửa hàng. Kế toán hàng hóa:
- Chịu trách nhiệm quản lý, cân đối nhập- xuất- tồn kho hàng hóa, vỏ bình gas. - Tham gia công tác kiểm kê hàng hóa định kỳ và đột xuất tại các đơn vị trực thuộc, báo cáo kết quả và lập báo cáo kiểm kê theo đúng quy định.
- Hạch toán, báo cáo số liệu và phân tích các nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa, vỏ bình gas.
Thủ quỹ:
- Chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của đơn vị.
- Thu chi theo đúng chứng từ. Mở sổ sách ghi chép chứng từ phát sinh thu- chi tiền mặt hàng ngày và tiến hành đối chiếu với KT thanh toán với số liệu tồn quỹ tiền mặt.
- Kiểm kê quỹ hàng ngày.
- Hạch toán, báo cáo và phân tích toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản 1385, 3385.
2.6.3 Hình thức kế toán.
- Việc quản lý kinh doanh trong toàn Công ty được cập nhật, xử lý và khai thác thông tin qua chương trình FastAcconting năm 2007 và hiện tại là Gas Solution Accounting. Chương trình được sử dụng thống nhất trong toàn Công ty, các mẫu biểu báo cáo được thống nhất theo quy định hiện hành.
- Hình thức kế toán tại Công ty là hình thức Nhật ký chứng từ được xây dựng có cải biên cho phù hợp với việc áp dụng kế toán máy.
Hình 2.2: Giao diện phần mềm kế toán của Công ty Trình tự ghi sổ:
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK Nợ, TK Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- sổ cái), thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra.
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty
2.6.4 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty.
- Chế độ KT áp dụng: Hệ thống KT Doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
- Niên độ KT trùng với năm tài chính: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VNĐ).
- Tất cả đồng tiền ngoại tệ đều quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỉ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh NVKT để ghi chép sổ kế tốn.
Chứng từ kế tốn
Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế tốn quản trị
Sổ kế tốn: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Phần mềm kế
- Áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo đường thẳng. Thời gian khấu hao TSCĐ áp dụng theo khung thời gian của quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/02/2003 của Bộ Tài Chính.
- Nguyên tắc ghi nhận HTK theo giá thực tế nhập kho.
- Phương pháp xác định trị giá HTK cuối kỳ: phương pháp KKTX. - Phương pháp hạch toán HTK: theo phương pháp FIFO.
- Phương pháp lập dự phòng giảm giá HTK: chưa lập dự phòng. - Nộp thuế theo phương pháp thuế GTGT được khấu trừ.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng: bên bán đã chuyển giao quyền sở hữu cho bên mua và bên mua chấp nhận thanh toán.
Doanh thu cung cấp dịch vụ: bên cung cấp dịch vụ đã hoàn thành cho bên mua và bên mua chấp nhận thanh toán.
CHƯƠNG 3:
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ( SÀI GÒN ).
3.1 Đặc điểm hàng hóa của Công ty.
Hiện nay, sản phẩm của Công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại và kích cỡ. Công ty có 2 dòng sản phẩm chính là gas rời, gas bình và các phụ kiện kèm theo. Trong đó:
Gas rời: là gas không qua công đoạn đóng bình, luân chuyển trực tiếp từ tàu lên xe bồn và dự trữ tại kho trung tâm (Kho Nhà Bè).
Gas bình: là gas hóa lỏng đã được đóng trong các vỏ bình bằng thép được tiêu chuẩn hóa và thuộc loại bao bì luân chuyển được sử dụng để đưa gas hóa lỏng từ kho trung tâm đến hộ tiêu dùng. Trong đó gas bình có các loại 9kg, 12kg, 13kg, 48kg, 48kg rút lỏng.
Các thiết bị và phụ kiện của Gas Petrolimex đều nhập khẩu từ Mỹ và Châu Âu bao gồm:
+ Van bình: các bình gas của Petrolimex đều được lắp van của hãng Kosan( Đan Mạch) hoặc Comap( Pháp) là những hãng hàng đầu thế giới về sản xuất các thiết bị LPG
Bình gas 9kg
Bình gas 12kg Bình gas13kg
Bình gas 48kg Bình gas 48 kg rút lỏng
+ Điều áp các loại: phù hợp với từng loại bình 9kg,12kg, 13kg, 48kg.
+ Phụ kiện: đi kèm với bình gas, van bình, điều áp. 3.2 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
3.2.1 Các phương thức tiêu thụ.
Trong môi trường cạnh tranh quyết liệt với các công ty khác kinh doanh cùng ngành hàng, Công ty đã chọn cho mình những phương thức tiêu thụ phù hợp với một mạng lưới tiêu thụ rộng khắp cả nước hoạt động rất hiệu quả. Nhờ đó, thị trường tiêu thụ của Công ty ngày càng được mở rộng với tổng sản lượng bán ra ngày càng tăng.
Công ty có các phương thức tiêu thụ sau: Bán buôn (Mã 50):
Đặc điểm của phương thức này là khách hàng thường mua với khối lượng lớn để tiêu dùng trực tiếp trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết. Công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng, giao đến cho người mua. Nếu khách hàng tự vận chuyển sẽ được Công ty thanh toán cước vận chuyển theo công thức:
Cước vận chuyển = Cự ly vận chuyển (Km) x Đơn giá vận chuyển (đ/Km) Bán thu ngoại tệ - Khách hàng công nghiệp (Mã 52):
Khách hàng đặt hàng trực tiếp hoặc fax đơn đặt hàng cho bộ phận phát hành hóa đơn. Hàng sẽ được giao trực tiếp cho khách hàng tại địa điểm trong hợp đồng hoặc trong bản fax. Tùy theo hợp đồng của từng khách hàng đối với Công ty mà công nợ vỏ và hạn thanh toán tiền hàng khác nhau.
Bán lẻ trực tiếp (Mã số 54):
Khách hàng sẽ điện thoại đến một trong các cửa hàng bán lẻ của Công ty, cửa hàng sẽ giao hàng tận nơi cho khách hàng. Cửa hàng sẽ xuất hóa đơn trực tiếp cho khách hàng. Công ty quản lý công nợ của cửa hàng như một khách hàng. Cửa
hàng có trách nhiệm nộp tiền bán hàng trong tháng cho Công ty. Định kỳ và cuối tháng, cửa hàng có trách nhiệm nộp báo cáo Xuất- Nhập- Tồn cho Công ty.
Bán qua Tổng đại lý, Đại lý thành viên (Mã 5A):
Khách hàng gửi fax đơn đặt hàng để đặt hàng có ghi rõ số lượng đặt hàng.Khách hàng đến kho nhận hàng, hoặc Công ty sẽ chuyển hàng cho khách hàng tại địa điểm yêu cầu. Khách hàng được nợ 40 ngày kể từ ngày nhận hàng; hoặc vào ngày 10 hàng tháng, khách hàng sẽ trả tiền hàng và tiền vỏ bình (nếu mua vượt quá định mức) cho toàn bộ các hóa đơn GTGT đã nhận trong tháng trước liền kề.
Bán cho Tổng đại lý, Đại lý ngoài ngành (Mã 5B):
Theo quy định của Công ty, các đơn vị ngoài Tổng Công ty có thể ký hợp đồng làm Tổng đại lý, đại lý bao tiêu hàng hóa với Công ty và các đơn vị trực thuộc theo phân cấp quản lý của Công ty. Do đó, khi giao hàng hóa xong, hàng hóa được xác định là tiêu thụ. Công ty chỉ chịu cước phí vận chuyển khi lô hàng nhiều hơn 15 bình/chuyến (đối với trong nội thành) hoặc 1,5 tấn/chuyến (đối với các Đại lý ngoài địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh).
Bán điều động nội bộ Công ty (Mã 6A):
Để đảm bảo và cân đối nguồn hàng trong Công ty, nhằm đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng, phương thức bán điều đông nội bộ Công ty được thực hiện giữa văn phòng Công ty với các Xí nghiệp hoặc giữa các Xí nghiệp với nhau theo giá bán nội bộ được Công ty quy định. Định kỳ một quý một lần đối chiếu bù trừ công nợ giữa Công ty với các Xí nghiệp và giữa các Xí nghiệp với nhau qua tài khoản 13631- Phải trả nội bộ Công ty về hàng hóa. Công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng giao cho các Xí nghiệp. Trường hợp, Xí nghiệp tự vận chuyển sẽ được Công ty thanh toán cước vận chuyển theo quy định.
Căn cứ vào bảng hợp đồng giữa khách hàng và Công ty có quy định về việc Công ty sẽ hổ trợ cho khách hàng một số sản phẩm nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh của khách hàng. Công ty sẽ giao hàng hổ trợ đến địa điểm theo như hợp đồng quy định. Cước phí vận chuyển Công ty chịu.
3.2.2 Chứng từ sử dụng và phương pháp luân chuyển chứng từ 3.2.2.1 Chu trình bán gas bình và phụ kiện thu tiền ngay: 3.2.2.1 Chu trình bán gas bình và phụ kiện thu tiền ngay:
a/. Nhận và xử lý đơn hàng của người mua hàng:
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong quá trình lập thủ tục mua bán, giao nhận hàng hóa, Công ty đã triển khai bộ phận bán hàng trực tiếp tại Kho Gas Nhà Bè.
Khi ký kết hợp đồng mua bán, căn cứ vào mức sản lượng dự kiến từng tháng của khách và phương thức vận chuyển hàng cũng như theo yêu cầu của khách mà quy định phương thức thanh toán. Những khách hàng có mức sản lượng dưới 3.000kg một tháng và nhận hàng trực tiếp tại kho sẽ phải thanh toán tiền hàng ngay hoặc thanh toán trước khi nhận hàng (ủy nhiệm chi). Đối tượng này chiếm khoản 10% tổng doanh thu một tháng. Để chủ động cho khách hàng và để giảm nhẹ việc thu tiền trực tiếp tại Kho, khách hàng có thể thanh toán qua chuyển khoản hoặc séc bảo chi số tiền hàng trong ngày hoặc dự kiến cả tuần trước khi đến Kho nhận hàng. Khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng, kế toán bán hàng sẽ tiến hành các thủ tục bán hàng theo qui định và trừ dần số tiền còn lại của khách hàng vào đợt bán hàng tiếp theo.Khách hàng trực tiếp đến kho hoặc ủy quyền cho lái xe của mình đến Kho gas, trên giấy ủy quyền phải ghi rõ số xe ra vào kho, số chứng minh nhân dân của người nhận hàng, họ tên lái xe, chữ ký của người nhận hàng để làm thủ tục mua hàng. Bộ phận bán hàng tại Kho gas Nhà Bè chỉ xuất bán đối với những khách hàng đã ký hợp đồng mua gas với Công ty và đã được mở danh mục khách trong hệ thống (khách hàng chưa ký hợp
Khách đến Kho gas phải xuất trình giấy tờ hợp lệ để được vào kho, xe phải đủ điều kiện an toàn phòng cháy. Bảo vệ kho tiến hành thủ tục kiểm tra xe vào kho đếm lượng vỏ rỗng khách chở trên xe, viết phiếu vào kho giao cho chủ xe.
Khi đã vào kho, thủ kho (thuộc Kho gas Nhà Bè) đếm lượng vỏ rỗng thực tế nhận của khách, viết phiếu xác nhận lượng vỏ nhập kho theo từng lọai bình 9kg,12kg, 13kg, 48kg.
Khách trực tiếp cầm phiếu nhập kho vỏ rỗng qua bộ phận phát hành hóa đơn (thuộc Phòng Kinh doanh gas dân dụng) để tiến hành kiểm tra đơn đặt hàng, giấy