3.2.2.1 Chu trình bán gas bình và phụ kiện thu tiền ngay:
a/. Nhận và xử lý đơn hàng của người mua hàng:
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong quá trình lập thủ tục mua bán, giao nhận hàng hóa, Công ty đã triển khai bộ phận bán hàng trực tiếp tại Kho Gas Nhà Bè.
Khi ký kết hợp đồng mua bán, căn cứ vào mức sản lượng dự kiến từng tháng của khách và phương thức vận chuyển hàng cũng như theo yêu cầu của khách mà quy định phương thức thanh toán. Những khách hàng có mức sản lượng dưới 3.000kg một tháng và nhận hàng trực tiếp tại kho sẽ phải thanh toán tiền hàng ngay hoặc thanh toán trước khi nhận hàng (ủy nhiệm chi). Đối tượng này chiếm khoản 10% tổng doanh thu một tháng. Để chủ động cho khách hàng và để giảm nhẹ việc thu tiền trực tiếp tại Kho, khách hàng có thể thanh toán qua chuyển khoản hoặc séc bảo chi số tiền hàng trong ngày hoặc dự kiến cả tuần trước khi đến Kho nhận hàng. Khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng, kế toán bán hàng sẽ tiến hành các thủ tục bán hàng theo qui định và trừ dần số tiền còn lại của khách hàng vào đợt bán hàng tiếp theo.Khách hàng trực tiếp đến kho hoặc ủy quyền cho lái xe của mình đến Kho gas, trên giấy ủy quyền phải ghi rõ số xe ra vào kho, số chứng minh nhân dân của người nhận hàng, họ tên lái xe, chữ ký của người nhận hàng để làm thủ tục mua hàng. Bộ phận bán hàng tại Kho gas Nhà Bè chỉ xuất bán đối với những khách hàng đã ký hợp đồng mua gas với Công ty và đã được mở danh mục khách trong hệ thống (khách hàng chưa ký hợp
Khách đến Kho gas phải xuất trình giấy tờ hợp lệ để được vào kho, xe phải đủ điều kiện an toàn phòng cháy. Bảo vệ kho tiến hành thủ tục kiểm tra xe vào kho đếm lượng vỏ rỗng khách chở trên xe, viết phiếu vào kho giao cho chủ xe.
Khi đã vào kho, thủ kho (thuộc Kho gas Nhà Bè) đếm lượng vỏ rỗng thực tế nhận của khách, viết phiếu xác nhận lượng vỏ nhập kho theo từng lọai bình 9kg,12kg, 13kg, 48kg.
Khách trực tiếp cầm phiếu nhập kho vỏ rỗng qua bộ phận phát hành hóa đơn (thuộc Phòng Kinh doanh gas dân dụng) để tiến hành kiểm tra đơn đặt hàng, giấy ủy quyền và viết phiếu tính tiền theo giá bán cho khách căn cứ trên quyết định giá bán cho từng khách hàng cụ thể của Giám đốc Công ty tại từng thời điểm. Nguyên tắc khi viết hóa đơn bán hàng là khách phải giao lượng vỏ bình hoặc nộp tiền thế chân vỏ bình tương ứng với lượng vỏ bình chứa gas thực tế xuất ra khỏi kho (không phát sinh công nợ vỏ bình).
b/. Lập hóa đơn – ghi doanh thu:
Sau khi kiểm tra đơn hàng, bộ phận phát hành hóa đơn sẽ ra hóa đơn GTGT theo từng lọai bình tương ứng với số vỏ mà thủ kho đã nhận. Dữ liệu cập nhật vào chương trình ở giao diện xuất hàng. Chuyên viên Phòng Kinh doanh được sự ủy quyền của Giám đốc Công ty ký vào ô Thủ trưởng đơn vị để duyệt hóa đơn. Khách mang bộ chứng từ: phiếu nhập kho vỏ rỗng, phiếu tính tiền, hóa đơn GTGT làm thủ tục thanh tóan tiền hàng tại bộ phận thu ngân.
Căn cứ phiếu tính tiền của bộ phận bán hàng và hóa đơn GTGT, kế toán bán hàng tại kho kiểm tra lại giá bán ghi trên hóa đơn, nếu giá ghi đúng sẽ ký duyệt hóa đơn (theo ủy quyền ký hóa đơn vào phần kế tóan của Giám đốc Công ty) và phát hành phiếu thu. Chuyển phiếu thu cho thu ngân thu tiền, đóng dấu đã thu tiền và số phiếu thu vào hóa đơn. Hóa đơn đã hợp lệ.
Thủ kho yêu cầu người mua hàng ký vào ô Người mua hàng và Người vận chuyển trước khi ký vào ô Thủ kho trên hóa đơn GTGT. Thủ kho viết phiếu ticke ghi lượng vỏ rỗng nhập lại – lượng vỏ đầy xuất ra theo từng lọai bình chuyển cho phụ thủ kho trực tiếp giao nhận hàng hóa với khách.
Chuyển xe ra đến cổng bảo vệ, bảo vệ đếm kiểm các lọai bình trên xe, ký xác nhận vào ticke. Khách cầm ticke có đủ chữ ký xuất hàng của phụ thủ kho, bảo vệ cổng. Khách đến văn phòng kho để nhận liên 2 và liên 3 của hóa đơn GTGT của mình. Xe ra cổng.
d/. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền:
Liên 1 hóa đơn GTGT được thủ kho giữ lại để cập nhật phần xuất hàng trong dữ liệu hệ thống do Phòng kinh doanh mở khi phát hành hóa đơn GTGT. Từ dữ liệu chi tiết từng hóa đơn đã xuất hàng trong ngày, thủ kho in ra các báo cáo nhập xuất tồn của ngày. Sang ngày sau, thủ kho chuyển tất cả liên 1 hóa đơn GTGT và báo cáo nhập xuất tồn của ngày trước về văn phòng Phòng kế toán tại 15 Lê Duẩn.
Dữ liệu phát hành nhập xuất chứng từ sẽ được truyền về văn phòng Công ty bảo đảm thông tin kịp thời và chính xác. Mọi thông tin đều được khai thác chung nguồn dữ liệu, đảm bảo thống nhất, chính xác từ Kho gas Nhà Bè đến văn phòng Công ty. Mọi việc cập nhật, bổ sung, hủy bỏ và sửa chữa thông tin đều phải được thực hiện căn cứ vào chứng từ phát hành. Không được can thiệp trực tiếp vào cơ sở dữ liệu để sửa đổi số liệu.
Kế toán tiêu thụ đựơc giao nhiệm vụ kiểm tra các dữ liệu nhập xuất trên cơ sở chứng từ nhận được từ các đơn vị chuyển về, để bảo đảm rằng thông tin của dữ liệu và thông tin trên chứng từ phải đồng nhất nhau. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của chứng từ. Được phép chỉnh sửa những thông tin phát hành chưa đúng như sai mã nhập xuất, mã nguồn, mã giá, mã kho so với qui định...Số liệu
sau khi đã kiểm tra chỉnh sửa là số liệu pháp lý để hạch toán kế toán, lập báo cáo và khóa số liệu.
3.2.2.2 Chu trình bán gas bình, gas rời trả chậm:
a/. Nhận và xử lý đơn hàng của người mua hàng:
Đối với những khách hàng gas bình có sản lượng tiêu thụ hơn 3.000kg và tất cả những khách hàng mua gas rời sẽ được ký hợp đồng thanh toán trả chậm có thời hạn (từ 3 ngày đến 45 ngày). Những khách hàng này phải được thẩm định khả năng thanh toán trước khi ký hợp đồng.
b/. Xét duyệt bán chịu:
- Chủ thể ký hợp đồng phải lập giấy ủy quyền, giấy giới thiệu cho nhân viên của mình khi đến Kho nhận hàng trong trường hợp khách hàng tự vận chuyển.
- Bộ phận bán hàng tại Kho khi lập hóa đơn bán gas bình và lập phiếu nhập xuất vỏ bình theo đơn hàng phải kiểm tra công nợ theo định mức. Trong trường hợp đại lý có công nợ vỏ bình vượt định mức thì khách hàng phải trả ngay tiền đặt cược trước khi hàng ra khỏi kho.
- Phải thường xuyên kiểm tra, rà soát công nợ và đôn đốc khách hàng thanh toán tiền theo hợp đồng đã ký kết. Đối với công nợ vỏ bình vượt định mức, đề xuất phương án cụ thể để thu hồi vỏ bình hoặc thu tiền ký cược.
- Trong trường hợp khách hàng còn nợ tiền hàng hoặc nợ tiền thế chân vỏ bình của Công ty nhưng không mua hàng 2 tháng liền thì Phòng Kinh doanh báo cáo Giám đốc để chỉ đạo công tác thu hồi công nợ.
- Trong trường hợp khách hàng còn nợ tiền hàng hoặc nợ tiền thế chân vỏ bình của Công ty nhưng không mua hàng từ 3 tháng liền trở lên thì phải thu hồi toàn bộ công nợ về Công ty.
- Đối với các khách hàng thường xuyên đáo hạn theo hợp đồng đã ký kết và có biểu hiện chiếm dụng vốn, ngoài việc đôn đốc thu hồi công nợ theo chức năng
nhiệm vụ của từng phòng ban, khi xây dựng giá bán cho tháng sau phải tính lãi suất ngân hàng tính trên nợ đáo hạn để đưa vào giá bán cho phù hợp.
- Đối với các khoản công nợ có yêu cầu thế chấp, ký cược, bảo lãnh thì số dư nợ của khách hàng không được vượt quá 95% trị giá thế chấp, ký cược, bảo lãnh của khách hàng đó.
- Người ký hợp đồng trả chậm phải là Giám đốc Công ty. Tùy theo phân công nhiệm vụ hoặc ủy quyền của Giám đốc giao cho các lãnh đạo khác trong Ban giám đốc để triển khai ký hợp đồng trả chậm theo các điều khoản quy định trên nguyên tắc hai bên cùng có lợi.
c/. Lập hóa đơn – ghi doanh thu:
Đối với khách mua gas bình:
Cũng như trường hợp phát hành hóa đơn cho khách thu tiền ngay, nhưng đa phần những khách hàng mua gas bình thanh toán sau sẽ do Công ty vận chuyển hàng giao tận nơi cho khách. Chứng từ và hàng hóa giao đến khách hàng thông qua nhân viên của đội vận tải, khách chỉ gọi điện hoặc fax đến Phòng kinh doanh để đặt hàng cho ngày hôm sau.
Căn cứ vào nhu cầu đặt hàng của từng khách hàng, bộ phận theo dõi công nợ của Phòng kinh doanh sẽ kiểm tra đơn hàng. Đối với những khách hàng có công nợ tiền hàng và vỏ bình phát sinh đến thời điểm đặt hàng vẫn chưa thu hồi được sẽ báo cáo lãnh đạo duyệt lệnh xuất hàng.
Theo lệnh xuất hàng đã được duyệt, bộ phận phát hành hóa đơn sẽ ra hóa đơn GTGT giao Đội vận tải để lên kế họach chuyển hàng vào ngày hôm sau cho từng tài xế. Mỗi buổi sáng, Tài xế nhận hóa đơn GTGT đủ 3 liên, ký tên vào ô người vận chuyển, đến Kho nhận hàng để vận chuyển cho khách.Tài xế giao hàng cho khách, yêu cầu khách hàng ký nhận hàng vào ô người mua hàng trên hóa đơn GTGT, nhận đủ số vỏ rỗng đem về giao lại cho Thủ kho. Nếu khách hàng trả vỏ
bản giao nhận vỏ. Căn cứ vào biên bản giao nhận vỏ rỗng này, Phòng kinh doanh sẽ lập hóa đơn để điều chỉnh lại lượng vỏ bình nhập kho. Thủ kho nhận liên 1 hóa đơn GTGT có đủ chữ ký của khách hàng để xác nhận xuất hàng vào chương trình. Bộ phận theo dõi công nợ của Phòng kinh doanh căn cứ báo cáo hàng ngày của bộ phận lập hóa đơn tại Kho gas, chứng từ quay về của Phòng kế toán tài chính và Đội vận tải để theo dõi công nợ của tất cả các khách hàng.
Đối với khách mua gas rời:
Khi tiếp nhận đơn hàng của khách hàng, bộ phận điều độ gas rời có trách nhiệm liên hệ thường xuyên với khách hàng để cấp hàng theo đúng tiến độ của đơn hàng. Lệnh xuất hàng gas rời phải được lãnh đạo của hai phòng Kế toán và Kinh doanh ký duyệt mới hợp lệ.
Bộ phận lập hóa đơn gas rời căn cứ vào bảng kế họach vận chuyển gas rời và lệnh xuất hàng được duyệt sẽ ra hóa đơn GTGT (mẫu số 02) giao Đội vận tải vận chuyển hàng giao khách. Hóa đơn chứng từ sử dụng như sau:
- Hóa đơn GTGT xuất bán cho khách hàng theo lượng ghi trong đơn hàng của khách và giá bán được tính theo tỷ giá của ngày đầu tháng. Đơn vị nhận hàng trên hóa đơn GTGT là khách mua hàng, kho xuất là kho xe bồn (mỗi xe bồn được xem là một kho di động).
- Sử dụng phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ để xuất nhập gas rời từ Kho gas Nhà Bè sang kho xe bồn theo lượng thực xuất (cân xe) tại Kho. Phiếu xuất tại Kho đồng thời là chứng từ nhập của kho xe bồn, kèm theo nó phải có “phiếu cân kiêm biên bản giao nhận”.
Khi hàng đã xuất ra khỏi kho theo hóa đơn GTGT cho khách hàng thì chỉ được phép xuất bán trực tiếp cho khách hàng đó. Lượng hàng xuất trên hóa đơn GTGT là lượng tạm tính theo đơn hàng và cuối tháng điều chỉnh lại theo đúng biên bản giao nhận có xác nhận của khách hàng. Biên bản này là cơ sở để định kỳ điều
chỉnh chênh lệch giữa hóa đơn GTGT đã phát hành và số lượng theo biên bản giao nhận.
Cuối tháng, Phòng kinh doanh lập bảng thống kê lượng hàng thực nhận của từng khách hàng, đối chiếu lượng hàng theo hóa đơn GTGT đã giao để lập tiếp hóa đơn GTGT điều chỉnh.
3.2.2 Tài khoản sử dụng.
- Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng” có các TK cấp 2:
TK 5111511 : Doanh thu bán gas trong nước Văn Phòng
TK 5111521 : Doanh thu bán bếp, phụ kiện trong nước tại Văn Phòng.
- Tài khoản 512 “ Doanh thu bán hàng nội bộ” có các TK cấp 2:
TK 51211511: Doanh thu bán nội bộ- Gas
TK 51211521: Doanh thu bán nội bộ- Bếp và phụ kiện. 3.2.3. Phương pháp ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Minh họa:
-Vào ngày 2/1/2009 Công ty có xuất bán 560 kg Gas bình 12 kg cho Cửa hàng Minh Thành ( mã 54) với đơn giá 14.580 đồng/kg, thuế suất thuế GTGT 10%, chưa thu tiền, số chứng từ 07688.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán định khoản: Nợ TK 131211: 8.981.280
Có TK 5111511: 8.164.800 ( 560*14.580) Có TK 3331: 816.480
-Vào ngày 15/1/2009 Công ty xuất bán 1.440 kg Gas bình 48kg cho Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Hiệp Tân ( mã 52), đơn giá 1.087 USD, tỷ giá 19.100 đồng/ USD, thuế xuất 0%, chưa thu tiền, số chứng từ 008603.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán định khoản: Nợ TK 1311311: 29.896.848
- Vào ngày 10/2/2009 Công ty xuất bán Gas rời cho Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hiệp Tân 6.000 kgs (01 xe)/ (01 bồn) đơn giá 0,913 USD tỷ giá 18.479 đồng / USD, thuế suất 0%, chưa thanh toán số chứng từ 008521.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán định khoản: Nợ TK 1311311: 101.227.962
Có TK 5111511: 101.227.962 (6.000* 0,913* 18.479)
-Vào ngày 25/3/2009, Văn phòng Công ty có xuất bán 390kg Gas bình 13kg cho Tổng đại lý Bình Minh (mã 5A) với đơn giá 17.450đồng/kg, thuế suất thuế GTGT 10%,chưa thu tiền khách hàng, số chứng từ 005603.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán định khoản: Nợ TK 1311111 : 7.486.105
Có TK 3331 : 680.555
Có TK 5111511 : 6.805.550 ( 390*17.450)
- Ngày 31/1/2009 Công ty xuất bán nội bộ 48 kg Gas bình 12kg và 1.152 Gas bình 48 kg đơn giá 8.000 đồng/kg cho Công ty Cổ phần VLXD và chất đốt Đồng Nai(mã 6A), thuế xuất 10%, chưa thu tiền, số chứng từ 07744.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán định khoản: Nợ TK 13631: 10.560.000
Có TK 51211511: 9.600.000 ( 48*8.000 + 1.152*8.000) Có TK 3331: 960.000
- Ngày 5/1/2009 Công ty xuất bán lẻ điều áp Comap tự ngắt cho Đại lý Thanh Mai kế toán định khoản:
Nợ TK 131211: 120.000,1 Có TK 5111521: 109.091 Có 3331: 10.909,1
- Ngày 9/1/2009 Công ty xuất hổ trợ cho Công ty Cơ khí Xăng dầu điều áp SRG 596, số chứng từ 0055786.
Nợ TK 6417: 8.855.000 Có TK 5111521: 8.050.000 Có TK 3331: 805.000
- Ngày 15/1/2009 Công ty xuất bán nội bộ bếp và điều áp cho chi nhánh Gas Sài Gòn số chứng từ 06810.
Nợ TK 13631: 17.325.000 Có TK 51211521: 15.750.000 Có TK 3331: 1.575.000
Cuối mỗi tháng kế toán thực hiện bút toán kết chuyển doanh thu thuần qua bên Có TK 911115 để xác định KQKD.
- Kết chuyển doanh thu thuần tháng 1/2009 Nợ TK 5111511: 18.915.661.137 Nợ TK 5111521: 156.063.063 Có TK 911115: 19.071.724.200 Nợ TK 51211511: 9.368.283.670 Nợ TK 51211521: 76.770.710 Có TK 911115: 9.445.054.380 - Kết chuyển doanh thu thuần tháng 2/2009 Nợ TK 5111511: 22.832.195.179 Nợ TK 5111521: 99.852.878 Có TK 911115: 22.932.048.057 Nợ TK 51211511: 54.083.480 Có TK 911115: 54.083.480 - Kết chuyển doanh thu thuần tháng 3/2009 Nợ TK 5111511: 23.465.537.400 Nợ TK 5111521: 136.217.347
Nợ TK 51211511: 65.781.000 Có TK 911115: 65.781.000
Tổng doanh thu thuần phát sinh trong Quý I năm 2009 là: 75.170.445.864 đồng
3.2.4 Sổ sách thực tế minh họa.( Đính kèm phụ lục số 9)
- Đây chỉ là sổ chi tiết minh họa cho một TK 5111511 “ doanh thu bán Gas trong nước văn phòng”, còn các sổ chi tiết của TK 5111521 “doanh thu bán bếp, phụ kiện trong nước tại văn phòng”, TK 51211511 “ doanh thu nội bộ Gas”, TK 51211521 “ doanh thu bán nội bộ bếp phụ kiện” em đính kèm phụ lục số 9.