- Chi phí bán hàng tại Công ty rất đa dạng, đó là những chi phí phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động kinh doanh bán hàng hoặc nhằm giới thiệu, quảng bá thương hiệu. Với đặc điểm kinh doanh gas, các thiết bị và vỏ bình gas Công ty thực hiện quản lý chi phí theo các khoản mục sau:
Chi phí lao động- tiền lương. - Cách tính tiền lương:
Tiền lương thực lĩnh = lương căn bản * hệ số lương + các khoản phụ cấp ( tiền ăn ca, Đảng- Đoàn, phụ cấp ngoài giờ.)
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ.
Bảo hiểm xã hội = Lương căn bản* tỷ lệ (15%). Bảo hiểm y tế = Lương căn bản * tỷ lệ (2%) Kinh phí công đoàn= Lương thực lĩnh * tỷ lệ (2%)
Chi phí công cụ- dụng cụ. Chi phí khấu hao
Chi phí kiểm định, đo lường. Chi phí sửa chữa, bảo quản. Chi phí quảng cáo, tiếp thị. Chi phí hoa hồng, môi giới.
Chi phí khác: chi phí hao hụt, , chi phí dịch vụ mua ngoài.
3.5.1 Chứng từ sử dụng và phương pháp luân chuyển chứng từ. Khi phát sinh nhu cầu chi tiêu, người( hoặc đơn vị) đề nghị phải lập tờ trình Khi phát sinh nhu cầu chi tiêu, người( hoặc đơn vị) đề nghị phải lập tờ trình
chủ trương và báo giá có chữ ký xác nhận của lãnh đạo đơn vị, các phòng ban liên quan (nếu có), và chuyển cho Phòng kế toán. Tờ trình sau khi được trưởng phòng kế toán ký và lãnh đạo Công ty xét duyệt thì mới chuyển khai thực hiện. Các chừng từ gồm có: bảng tổng hợp lương cho nhân viên bán hàng,
bảng tổng hợp chi phí đóng nạp, hóa đơn mua bán công cụ dụng cụ, tờ trình và một số chứng từ khác.
3.5.2 Tài khoản sử dụng.
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng và mở chi tiết thêm các tài khoản cấp 2:
6411: chi phí nhân viên. 6412: chi phí vật liệu, bao bì. 6413: chi phí dụng cụ, đồ dùng. 6414: chi phí khấu hao TSCĐ 6417: chi phí dịch vụ mua ngoài. 6418: chi phí bằng tiền khác
3.5.3 Phương pháp ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí, kế toán chi phí sẽ căn cứ vào các chứng từ liên quan (tờ trình đã duyệt, hóa đơn mua bán, bảng quyết toán lương) để phản ánh vào chi phí tương ứng.
Minh họa
- Ngày 31/3/2009 chi phí tiền lương theo cho cửa hàng trung tâm Gas Petrolimex ( đính kèm phụ lục số 10) Nợ TK 6411 : 40.215.280 Có TK 334111: 40.215.280 + Trích BHXH (15%),BHYT(2%) và KPCĐ(2%) : Nợ TK 6411 : 2.916.318 Có TK 3383: 1.863.540 Có TK 3384: 248.472 Có TK 33821: 804.306 ( TK 33821 – kinh phí công đoàn)
- Ngày 12/2/2009 phụ cấp lái xe bồn tháng 1 cho tài xế Lê Văn A
Nợ TK 6411: 740.000
Có TK 11111: 740.000
- Ngày 28/2/2009 xuất van bình thay van hỏng tại kho Gas theo chứng từ số 43 Nợ TK 6412: 6.231.893
Có TK 152111: 6.231.893
- Ngày 28/2/2009 chi phí phân bổ mua quạt treo tường cho cửa hàng số 8, theo số chứng từ 59.
Nợ TK 6413: 250.000 Có TK 1531: 250.000
- Ngày 31/1/2009 chi phí khấu hao TSCĐ nhà cửa ,vật kiến trúc, phương tiện vận tải tại phòng kinh doanh tiếp thị.
Nợ TK 6414: 90.813.000 Có TK 21411: 17.184.000 Có TK 21412: 7.923.000 Có TK 21413: 65.706.000
- Ngày 28/2/2009 trích trước chi phí sửa chữa lớn xe Gas bình. Nợ TK 6417: 5.600.000
Có TK 3351: 5.600.000
- Ngày 19/1/2009 chi phí lắp đặt bảng hiệu của các của hàng ( số 8,13,24) theo số chứng từ 000093
Nợ TK 6418: 6.675.000
Có TK 11111: 6.675.000
Cuối tháng, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh sang TK 911115 để xác định KQKD
-Tháng 1/2009
-Tháng 2/2009 Nợ TK 911115: 1.643.272.887 Có TK 641: 1.643.272.887 -Tháng 3/2009 Nợ TK 911115: 1.783.297.080 Có TK 641: 1.783.297.080
Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong Quý I năm 2009 là: 4.830.212.850 đồng
3.5.4 Sổ sách thực tế minh họa.( Đính kèm phục lục 12)
- Do TK 641 có rất nhiều tài khoản chi tiết và cách hạch toán riêng của công ty là chia ra rất nhiều sổ chi tiêt tương ứng cho từng tài khoản cấp 2 của 641. Vì vậy các sổ này sẽ được đưa vào phụ lục kèm theo.
3.6 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kì bao gồm các khoản chi phí sau: Chi phí lương, các khoản phụ cấp cho nhân viên trong bộ phận quản lý
doanh nghiệp. - Cách tính tiền lương:
Tiền lương thực lĩnh = lương căn bản * hệ số lương + các khoản phụ cấp ( tiền ăn ca, Đảng- Đoàn, phụ cấp ngoài giờ.)
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ.
Bảo hiểm xã hội = Lương căn bản* tỷ lệ (15%). Bảo hiểm y tế = Lương căn bản * tỷ lệ (2%) Kinh phí công đoàn= Lương thực lĩnh * tỷ lệ (2%)
Chi phí tiếp khách.
Chi phí điện, nước, điện thoại, internet Chi phí sữa chữa thiết bị cho khối văn phòng.
Chi phí khấu hao hệ thống nhà cửa, văn phòng, phương tiện vận tải, phần mềm tin học, thiết bị…
3.6.1 Chứng từ sử dụng và phương pháp luân chuyển chứng từ.
- Tương tự như chi phí bán hàng, các chứng từ làm cơ sở ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp cũng bao gồm các hóa đơn tài chính, bảng lương, bảng khấu hao và một số chứng từ khác.
3.6.2 Tài khoản sử dụng.
Khi chi phí xuất dùng cho việc bán hàng, kế toán ghi nhận vào bên Nợ TK 642 bao gồm các khoản mục:
6421: chi phí nhân viên quản lý 6422: chi phí vật liệu quản lý. 6423: chi phí văn phòng. 6424: chi phí khấu hao TSCĐ 6427: chi phí mua ngoài. 6428: chi phí bằng tiền khác
3.6.3 Phương pháp ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí, kế toán chi phí sẽ căn cứ vào các chứng từ liên quan (tờ trình đã duyệt, hóa đơn mua bán, bảng quyết toán lương) để phản ánh vào chi phí tương ứng.
Minh họa
- Chi phí tiền lương cho phòng kinh doanh gas công nghiệp tháng 1/2009 Nợ TK 6421 : 24.510.474 Có TK 334111: 24.510.474 + Trích BHXH, BHYT và KPCĐ : Nợ TK 6421 : 2.704.875 Có TK 3383: 1.745.550 Có TK 3384: 232.740 Có TK 33821: 726.585
- Ngày 21/1/2009 mua nguồn máy tính và chuột vi tính theo số chứng từ 000128 trị giá 702.000, thuế suất 10%
Nợ TK 6422: 702.000 Nợ TK 13311: 70.200 Có TK 11111: 772.200
- Ngày 31/1/2009 chi phí phân bổ mua ghế xoay cho chị Hồng (phó giám đốc) theo số chứng từ 51 trị giá 2.000.000
Nợ TK 6423: 2.000.000 Có TK 1531: 2.000.000
Chi phí khấu hao TSCĐ hữu hình bộ phân QLDN tháng 1/2009. Nợ TK 6424: 18.200.212
Có TK 21413: 12.750.000 Có TK 21414: 4.092.212 Có TK 21435 : 1.358.000 (TK 21435- Hao mòn phần mềm máy vi tính)
- Ngày 2/3/2009 thay linh kiện máy photo cho bộ phận văn phòng theo số chứng từ 00039 trị giá 2.465.455, thuế suất 10%
Nợ TK 6427: 2.465.455 Nợ TK 13311: 246.545,5 Có TK 11111: 2.712.000,5
- Ngày 2/3/2009 chi phí mở thẻ ATM theo số chứng từ 00018 trị giá 3.350.000 Nợ TK 6428: 3.350.000
Có TK 11211: 3.350.000
- Cuối tháng, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh sang TK 911115 để xác định KQKD
-Tháng 1/2009 Nợ TK 911115: 651.148.433 Có TK 642: 651.148.433 -Tháng 2/2009 Nợ TK 911115: 600.463.061 Có TK 642: 600.463.061 -Tháng 3/2009 Nợ TK 911115: 1.609.524.403 Có TK 642: 1.609.524.403
Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong Quý I năm 2009 là: 2.861.135.897 đồng
3.5.4 Sổ sách thực tế minh họa.( Đính kèm phục lục 13)
Cũng tương tự như chi phí bán hàng TK 642 có rất nhiều tài khoản chi tiết và cách hạch toán riêng của công ty là chia ra rất nhiều sổ chi tiêt tương ứng cho từng tài khoản cấp 2 của 641. Vì vậy các sổ này sẽ được đưa vào phụ lục kèm theo.
3.7 Kế toán xác định kết quả kinh doanh.
- Cuối tháng, sau khi tập hợp toàn bộ doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển để tiến hành xác định kết quả kinh doanh
Trong giới hạn phạm vi đề tài mà em đã chọn nên việc xác định KQKD của Công ty là kết quả hoạt động kinh doanh mặt hàng Gas, bếp và phụ kiện.
3.7.1 Tài khoản sử dụng.
- Công ty sử dụng TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. TK 911 có các TK cấp hai như sau:
TK 911118 “ Kết quả hoạt động kinh doanh – hàng hóa khác” TK 911138 “ Kết quả hoạt động dịch vụ khác”
TK 91114 “ Kết quả hoạt động tài chính”
TK 9116 “ Kết quả hoạt động từ ký cược vỏ bình”
TK 9118“ Kết quả hoạt động khác” TK 421 có các TK cấp 2 như sau:
TK 4211 “ Lợi nhuận năm trước”
TK 42121 “ Lợi nhuận thực hiện"
3.7.2 Phương pháp ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu, xác định doanh thu thuần của kỳ kế toán.
- Sau khi xác định doanh thu thuần, kế toán thực hiên các bút toán kết chuyển doanh thu vào bên Có tài khoản 911115, đồng thời kết chuyển các khoản chi phí vào bên Nợ Tài khoản 911115 để tính lãi lỗ trong kỳ.
Xác định KQKD tháng 1/2009
Kết chuyển trị giá Gas bán bị trả lại trong tháng 1/2009. Nợ TK 5111511: 60.390.615
Có TK 531511: 60.390.615
Kết chuyển doanh thu thuần gas, bếp phụ kiện. Nợ TK 5111(511, 521): 19.011333.585 Nợ TK 51211( 511, 521): 9.445.054.380 Có TK 911115: 28.456.387.965 Kết chuyển các khoản chi phí
Nợ TK 911115: 26.394.894.008
Có TK 63211(511, 521) : 24.340.102.692 Có TK 641: 1.403.642.883 Có TK 642: 651.148.433
- Kết quả hoạt động kinh doanh tháng 1/2009
( 28.456.387.965 – 26.394.894.008) = 2.061.493.957 Nợ TK 911115: 2.061.493.957
Có TK 42121: 2.061 493.957 Xác định KQKD tháng 2/2009
Kết chuyển trị giá Gas bán bị trả lại trong tháng 2/2009. Nợ TK 5111511: 63.095.740
Có TK 531511: 63.095.740
Kết chuyển doanh thu thuần gas, bếp phụ kiện. Nợ TK 5111(511, 521): 22.868.952.317 Nợ TK 51211(511, 521): 54.083.480 Có 911115: 22.923.035.797 Kết chuyển các khoản chi phí.
Nợ TK 911115: 22.134.507.705 Có TK 63211(511, 521): 19.890.771.757 Có TK 641: 1.643.272.887 Có TK 642: 600.463.061 - Kết quả hoạt động kinh doanh tháng 2/2009 ( 22.923.035.797 – 22.134.507.705) = 788.528.092 Nợ TK 911115: 788.528.092
Có TK 42121: 788.528.092 Xác định KQKD tháng 3/2009
Kết chuyển trị giá Gas bán và phụ kiện bị trả lại trong tháng 3/2009 Nợ TK 5111511: 80.546.880
Có TK 531511: 80.546.880 Nợ TK 5111521: 1.045.000
Kết chuyển doanh thu thuần gas, bếp phụ kiện. Nợ TK 5111(511,521): 23.600.709.747 Nợ TK 51211(511): 65.781.000 Có TK 911115: 23.666.490.747 Kết chuyển các khoản chi phí.
Nợ TK 911115: 23.790.299.160 Có TK 63211(511,521): 20.397.477.677 Có TK 641: 1.783.297.080 Có TK 642: 1.609.524.403 - Kết quả hoạt động kinh doanh tháng 3/2009
( 23.790.299.160 – 23.666.490.747) = 123.808.413 Nợ TK 42121: 123.808.413
Có TK 911115: 123.808.413
- Tổng lợi nhuận chưa phân phối quý I/ 2009:
( 2.061.493.957 + 788.528.092 – 123.808.413) = 2.726.213.636 đồng
Như vậy trong Quý I/ 2009 Công ty TNHH Gas Petrolimex hoạt động kinh doanh có lãi là: 2.726.213.636 đồng.
- Công ty cũng có phát sinh TK 711, TK 821, TK 515 nhưng do đặc điểm Công ty kinh doanh ngoài Gas, bếp, phụ kiện còn kinh doanh hàng hóa khác, dịch vụ khác… nên các TK này không đưa vào TK 911115 để kết chuyển lãi /lỗ mà lại đưa vào TK 9116, TK 91114, TK 9118 để xác định kết quả kinh doanh hàng hóa khác, dịch vụ khác.
CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ.
4.1 Nhận xét.