- Phân tích dọc (phân tích tỷ suất): là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các tỷ lệ tương quan của các chỉ tiêu và khoản mục khác nhau trên BCTC.
1.2.2.5. Thực hiện kiểm toán
Kiểm toán về bản chất chính là việc KTV thu thập bằng chứng kiểm toán để đưa ra ý kiến của mình về các thông tin được trình bày trên BCTC. Thực chất của thực hiện kiểm toán chính là giai đoạn thực hiện các kế hoạch và chương trình kiểm toán đã xác định trước đó, nói cách khác đây là quá trình vận dụng các phương pháp thu thập bằng chứng đối với từng cơ sở dẫn liệu để thu được những bằng chứng đầy đủ và thích hợp làm cơ sở đưa ra ý kiến của KTV. Cũng
Trả lời Ghi
chú Có Yếu
kém
Không
Các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng lao động, lập bảng lương và ghi chép lương có được bố trí cho những cá nhân, bộ phận độc lập phụ trách không?
Khi tuyển dụng nhân viên, nhân viên mới có được giải thích rõ ràng về việc khấu trừ vào lương về các khoản theo chế độ trước khi ký hợp đồng lao động ?
Công ty có quy định về quy chế trả lương, thưởng, thỏa ước lao động tập thể hay những văn bản khác quy định về tiền lương hay không?
Mỗi khi thay đổi về mức lương hay xóa tên, sắp xếp lại nhân sự, bộ phận nhân sự có gửi ngay quyết định chính thức cho bộ phận sử dụng lao động và bộ phận tính lương không?
Đơn vị có thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công và kết quả của máy ghi giờ hoặc giữa báo cáo sản lượng với phiếu nhập kho?
Chỉ khi nhận được văn bản chính thức của bộ phận nhân sự về các trường hợp tăng giảm lương, xóa tên người lao động...bộ phận tính lương mới điều chỉnh trên bảng lương không?
Bảng thanh toán lương có được lập cho từng bộ phận hay không?
Đơn vị có sử dụng dịch vụ ngân hàng để chi trả lương cho người lao động hay không?
tương tự như các khoản mục khác trên BCTC, trong giai đoạn thực hiện kiểm toán khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương KTV thực hiện hai thủ tục cơ bản là thực hiện thử nghiệm kiểm soát và thực hiện thử nghiệm cơ bản.
Thử nghiệm kiểm soát
Thử nghiệm kiểm soát được thực hiện sau khi KTV có những đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhìn chung những bằng chứng nội bộ được chuẩn bị bởi đơn vị được kiếm toán là bằng chứng kiểm toán có tính thuyết phục nhất mà có sẵn cho việc kiểm tra các tài khoản tiền lương. Cho nên KTV thường chủ yếu dựa vào các thử nghiệm kiểm soát trong các cuộc kiểm toán tiền lương hơn là việc thực hiện thử nghiệm cơ bản. Chu kỳ tiền lương và nhân sự bắt đầu bằng việc tuyển dụng lao động và kết thúc với việc thanh toán cho nhân viên về các loại dịch vụ hoàn thành và thanh toán cho Nhà Nước và các tổ chức về các khoản thuế và thực hiện các khoản trích theo lương. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát chu kỳ tiền lương và nhân sự gồm: khảo sát tổng quan chu kỳ tiền lương và nhân sự, khảo sát tiền lương khống, khảo sát việc phân bổ chi phí về tiền lương và các đối tượng sử dụng lao động và khảo sát các khoản trích trên tiền lương.
Theo dõi quy trình tiền lương- nhân sự
KTV xem xét việc tuân thủ đúng quy trình tuyển dụng lao động của công ty. Đặc biệt, đối với bảng tính lương và thanh toán lương là cơ sổ để hạch toán kế toán nên được KTV kiểm tra cẩn thận. Cụ thể, KTV chọn bảng tính lương và thanh toán lương của một hoặc vài tháng bất kỳ để kiểm tra tính chính xác về mặt số học, đối chiếu với số liệu hạch toán trên sổ sách kế toán. Căn cứ vào bảng tính lương, KTV cũng cần đối chiếu với tài khoản chi phí để kiểm tra việc phân loại chi phí có đúng, đây là công việc quan trọng vì có ảnh hưởng đến yếu tố chi phí của doanh nghiệp. Tiếp theo, KTV lựa chọn bất kỳ một vài lao động, lần theo hợp đồng lao động để kiểm tra việc ghi nhận lương cũng như các khoản trích theo lương đối với lao động này có theo hợp đồng lao động hay thỏa ước lao động của DN.
Khảo sát tiền lương khống
Tiền lương khống có thể do khai khống số lượng lao động, khai khống thời gian làm việc hoặc khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành.
Khảo sát số nhân viên khống: có nhiều cách gian lận trong việc khai tăng số lượng nhân viên ví dụ như nhân viên đã nghĩ việc nhưng doanh nghiệp vẫn lưu lại hồ sơ hay đăng tuyển lao động nhưng thực chất là để thu thập hồ sơ lao động nhằm gian lận số lượng lao động trong DN.
Khi nghi ngờ DN khai khống nhân viên, KTV có thể sử dụng các thủ tục sau:
•Chọn ra một số tháng có sự biến động lớn về tiền lương hoặc có nghi ngờ
để kiểm tra về các lao động có tên trong bảng lương của tháng đó, đặc biệt là các lao động mới thêm vào, tăng đột ngột lương,...
•Đối chiếu so sánh tên công nhân viên trên bảng chấm công và bảng thanh
toán lương với danh sách công nhân viên ở bộ phận tổ chức nhân sự để xem có phù hợp hay có sự khác biệt, đặc biệt chú ý đến chữ ký mới xuất hiện hoặc xuất hiện nhiều lần trên bảng thanh toán lương. Nếu phát hiện ra biểu hiện bất bình thường, KTV cần kiểm tra kỹ bằng cách phỏng vấn người có liên quan, đối chiếu chữ ký của người nhận lương trên bảng lương với chữ ký của nhân viên đó trên các tài liệu có liên quan trong hồ sơ nhân viên.
• Chọn một số hồ sơ hoặc toàn bộ hồ sơ của nhân viên đã hết hạn hợp đồng
nghỉ hưu … trong năm ở phòng tổ chức nhân sự để xem DN có tiếp tục trả lương và các khoản phải trả khác cho những người đó hay không .
Khảo sát chấm công, chấm sản phẩm
KTV thường áp dụng các thủ tục kiểm toán sau :
•Kiểm tra khớp đúng giữa tổng số công (theo thời gian hoặc theo sản
phẩm) được tính trả lương với số công ( theo thời gian hoặc theo sản phẩm) đã được ghi chép và xác nhận bởi người độc lập ở bộ phận quản lý và sử dụng lao động.
• Quan sát việc theo dõi chấm công, tính giờ và xác nhận thời gian làm việc hoặc kê khai và xác nhận khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành ở từng bộ phận quản lý và sử dụng lao động để xem có khả năng kê khai khống kết quả lao động hay không ?
•Phỏng vấn công nhân viên trong từng bộ phận về công việc theo dõi và
xác nhận kết quả lao động để thu thập thông tin xem có hiện tượng kê khai khống hay không?
Khảo sát việc phân bổ lương vào các đối tượng chịu chi phí
Việc phân bổ lương và các khoản trích theo lương đúng đối tượng chịu chi phí không chỉ đảm bảo cơ sở dẫn liệu trình bày và công bố trên BCTC mà nó còn ảnh hưởng lớn đến việc đánh giá các chỉ tiêu trên BCĐKT và chi phí giá vốn, chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp,... trên BCKQHĐKD. Chính ví vậy, khi thực hiện thử nghiệm về phân bổ chi phí lương, KTV cần thực hiện các nội dung sau:
•Xem xét hợp lý và nhất quán trong việc xác định đối tượng chịu phân bổ
chi phí tiền lương;
•Xem xét hợp lý và nhất quán trong việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí tiền lương cho các đối tương chịu chi phí;
•Kiểm tra việc hoạch toán các nghiệp vụ tiền lương trên các sổ kế toán
(hoặc sơ đồ tài khoản) xem có phù với quy định hiện hành và chính sách kế toán của DN hay không.
•Kiểm tra mẫu việc tổng hợp và phân bổ tiền lương cho từng đối tượng sử
dụng xem có hợp lý không bằng cách đối chiếu với thời gian làm việc hay khối lượng công việc hoàn thành của một và bộ phận hay công nhân viên đã được ghi chép ở bộ phận sử dụng lao động với thời gian làm việc hay khối lương công
việc hoàn thành dùng làm căn cứ tính phân bổ tiền lương cho bộ phận sử dụng đó xem có phù hợp không.
Khảo sát lương cho các bộ phận hành chính, Ban giám đốc và các đối tượng là người lao động nước ngoài( nếu có)
Trong trường hợp doanh nghiệp có sử dụng lao động là người nước ngoài, KTV cần kiểm tra hợp đồng lao động có tuân thủ các quy định pháp luật, có được BLĐ phê duyệt. Đối với thù lao cho bộ phận hành chính và BGĐ cần kiểm tra quy định về việc tính lương, đặc biệt là quy định về thưởng và thù lao dành cho bộ phận lãnh đạo công ty.
Thử nghiệm cơ bản
Thử nghiệm cơ bản được thực hiện với 2 nội dung chính là phân tích số liệu và kiểm tra chi tiết nghiệp vụ, số dư. Sau khi có đánh giá về HTKSNB của khoản mục phải trả người lao động, KTV đưa ra phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản. Trước hêt, KTV phân tích số liệu để nhận ra sự biến động tổng quát bất thường, sai phạm mang tình hệ thống.
Thủ tục phân tích
•Phân tích biến động số dư tài khoản tiền lương và các trích theo lương với kỳ trước, giữa các tháng trong kỳ kiểm toán;
•Phân tích biến động tỷ trọng chi phí tiền lương trong giá thành giữa các năm và các tháng trong năm;
Sau khi thực hiện thủ tục phân tích, nếu có sự biến động lớn KTV trước tiên cần xem xét liệu có những thay đổi nào trong quy định về mức lương cũng như về cách tính lương, nếu không có sự thay đổi trong chính sách về tiền lương của người lao động thì KTV cần xác định nguyên nhân cho sự biến động đó. Dưới đây là các chỉ tiêu KTV tiến hành phân tích và khả năng sai phạm phát hiện được khi tiến hành các thủ tục đó.
Bảng 1.4: Thủ tục phân tích tổng quát khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương
Thủ tục phân tích Khả năng sai phạm
So sánh tỷ lệ chi phí tiền lương trong giá thành sản xuất hoặc doanh thu kỳ này với kỳ trước
Sai phạm về chi phí nhân công trực tiếp
So sánh tỷ trọng hoa hồng bán hàng, chi phí nhân viên bán hàng trong tổng doanh thu
Sai phạm về tiền hoa hồng bán hàng, chi phí lương nhân viên bán hàng
So sánh các tài khoản BHXH, BHYT, KPCĐ tính dồn tích của kỳ này với kỳ trước
Sai phạm về các khoản trích trên tiền lương
Kiểm tra chi tiết
KTV thực hiện chọn mẫu một vài nghiệp vụ để tiến hành kiểm tra chi tiết nghiệp vụ, số dư với mục đích:
• Các nghiệp vụ có chính xác về số học, tuân thủ đúng quy định về lương
và mức trích theo lương của các tài khoản liên quan;
• Các nghiệp vụ đã được ghi nhận đúng vào các tài khoản cũng như sổ chi
tiết, sổ cái;
• Việc thanh toán lương cho người lao động và thanh toán các khoản bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm đã được thực hiện theo quy định và chính xác về số học.
Cụ thể, kiểm tra chi tiết được thự hiện nhau sau:
• Bảng tính lương và thanh toán lương: KTV chọn mẫu một số tháng để
kiểm tra việc tính toán lương và đối chiếu với hạch toán kế toán. Đối với các DN tiền lương được tính theo giờ công hay sản phẩm thì cần xem xét quy định về chính sách lương, bảng chấm công, phiếu sản phẩm hay công việc hoàn thành;
• Cân đối phát sinh: kiểm tra việc phân bổ chi phí tiền lương cho các đối tượng chịu chi phí;
• Đối chiếu việc ghi nhận các khoản trích theo lương với thông báo của cơ quan bảo hiểm, nếu có sự chênh lệch phải giải thích rõ nguyên nhân;
• Đối với khoản phải trả người lao động có gốc ngoại tệ, KTV cần tiến
hành đánh giá lại số dư ngoại tế tại thời điểm cuối kỳ;
• Kiểm tra việc chia cắt niên độ đối với khoản chi phí tiền lương của tháng 12, đặc biệt đối với các DN trả lương công nhân trực tiếp sản xuất theo số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Việc kiểm tra này được thực hiện thông qua kiểm tra bảng lương, bảng thanh toán lương tháng 12 kết hợp thủ tục phân tích biến động tiền lương giữa các tháng;
KTV cần kiểm tra số dư cuối năm đã hết hay chưa, kiểm tra tình hình trích lập và sử dụng quỹ trog năm có đúng theo quy định của DN.