3.2.2.1. Nguyên tắc ghi nhận
+ Bên bán đã chuyển giao quyền sở hữu hàng hố cho bên mua. + Bên bán đã chuyển giao phần lớn rủi ro của hàng bán cho bên mua. + Bên mua đã chấp nhận thanh tốn tiền mua hàng cho bên bán. + Việc thanh tốn của bên mua cho bên bán là chắc chắn.
3.2.2.2. Chứng từ
+ Hĩa đơn GTGT (tùy theo phương pháp nộp thuế GTGT) hay hĩa đơn bán hàng thơng thường đối với các loại hàng hĩa mua của các cơ sở, tổ chức kinh tế.
+ Phiếu nhập kho phản ánh số lượng và giá trị hàng hố thực tế nhập kho; biên bản kiểm nhận hàng hố được dùng khi nhập kho với số lượng lớn hay các loại hàng hố cĩ tính chất phức tạp; phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh tốn tạm ứng, …
* Trường hợp hàng mua khơng đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với hĩa đơn, chứng từ thì lập thêm một biên bản gởi cho bên bán kèm theo các chứng từ cĩ liên quan để giải quyết.
3.2.3. Phương pháp xác định giá mua thực tế của hàng hĩa và phương pháp hạch tốn quá trình mua hàng tốn quá trình mua hàng
3.2.3.1 Phương pháp xác định giá mua thực tế của hàng hố
- Đánh giá hàng mua chính là việc xác định giá thực tế của hàng mua theo những nguyên tắc nhất định.
- Hàng mua được phản ánh theo giá mua thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí. Giá thực tế của hàng mua được xác định theo cơng thức:
Giá thực tế của hàng hĩa mua vào =
Giá mua hàng hĩa + Thuế NK, thuế TTĐB + CP phát sinh - GGHM, HMTL, CKTM được hưởng
3.2.3.2. Phương pháp hạch tốn quá trình mua hàng Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng
Tài khoản 156 “Hàng hĩa”
DN hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế tốn sẽ sử dụng tài khoản 156 để phản ánh tình hình và kết quả thu mua hàng hĩa
Ngồi cịn sử dụng các tài khoản cĩ liên quan đến quá trình mua hàng như tài khoản vốn bằng tiền, tài khoản phải trả người bán, tài khoản thuế GTGT được khấu trừ,…
Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1). Khi mua hàng, căn cứ vào hĩa đơn của bên bán, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho, kế tốn ghi :
Nợ TK 156 : Trị giá hàng mua theo hố đơn Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào (nếu cĩ)
Cĩ TK 111, 112, 331,336 : Trị giá thanh tốn
+ Trường hợp mua hàng về chuyển bán thẳng khơng qua nhập kho: Nợ TK 632 : Trị giá mua theo hố đơn của hàng đã bán Nợ TK 157 : Tri giá mua theo hố đơn hàng gửi bán Nợ TK 133 : Thuế GTGt đầu vào
Cĩ TK 111, 112, 331 : Tổng giá trị thanh tốn theo hố đơn (2). Các chi phí thu mua hàng hĩa thực tế phát sinh, kế tốn ghi :
Nợ TK 156 : Theo giá chưa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Cĩ TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh tốn (3). Trường hợp DN được hưởng chiết khấu, giảm giá, kế tốn ghi:
+ Giảm giá, hưởng chiết khấu TM: Nợ TK 111,112,331
Cĩ TK 156 : Khoản giảm giá được hưởng + Chiết khấu thanh tốn:
Cĩ TK 515 : Khoản chiết khấu được hưởng
(4). Trường hợp trả lại hàng đã mua cho bên bán do hàng khơng đạt chất lượng, kế tốn căn cứ vào phiếu xuất kho ghi :
Nợ TK 331,111,112 Cĩ TK 156 Cĩ TK 133
(5). Trường hợp mua hàng cĩ chứng từ, hố đơn nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, căn cứ vào chứng từ kế tốn ghi:
Nợ TK 151 : Trị giá mua theo hố đơn đang đi đường Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào
Cĩ TK 111,112,331 : Tổng giá thanh tốn + Khi hàng về nhập kho, kế tốn ghi :
Nợ TK 156 Cĩ TK 151
(6). Trường hợp hàng mua về đã nhập kho nhưng cuối tháng hĩa đơn chứng từ vẫn chưa về, kế tốn hạch tốn vào sổ sách bằng giá tạm tính. Đến khi chứng từ về, kế tốn điều chỉnh tăng hoặc giảm theo giá thực tế và phản ánh khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Trường hợp hàng hố mua về làm thủ tục kiểm nhập kho và phát sinh thừa thiếu so với hố đơn.
* Thiếu so với hố đơn, kế tốn ghi:
Nợ TK 156 Trị giá hàng hố thực nhập tính theo giá hố đơn Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Nợ TK 138(1381): Trị giá hàng thiếu chờ xử lý Cĩ TK 331: Tổng giá tiền phải thanh tốn
+ Nếu lỗi là do bên bán giao thiếu và được bên bán giao thêm số hàng hố, kế tốn ghi:
Nợ TK 156
Cĩ TK 138(1381)
+ Nếu lỗi do bên vận tải và bắt bồi thường, kế tốn ghi Nợ TK 138(1388)
Cĩ TK 138(1381) * Thừa so với hố đơn
+ TH1: Nhập kho theo số lượng ghi trên hố đơn, phần cịn thừa giữ hộ người bán
Nợ TK 156 Trị giá hàng mua thực nhập kho tính theo giá bán chưa cĩ thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Cĩ TK 331: Tổng giá phải thanh tốn
Đồng thời căn cứ biên bản kiểm nghiệm và hố đơn – phản ánh giá trị hàng hố nhận giữ hộ
Đơn Nợ TK 002
Khi xuất trả lại bên bán: Đơn Cĩ TK 002 + TH2: Nhập kho tồn bộ
Căn cứ vào hố đơn, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận, kế tốn ghi: Nợ TK 156 Tri giá hàng thực nhập tính theo giá hố đơn chưa cĩ thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT theo hố đơn
Cĩ TK 331: Tổng giá phải thanh tốn theo hố đơn Cĩ TK 3381: Trị giá hàng thừ chờ chờ xử lý
Bên bán nhận được biên bản biết hàng đã giao thừa và đồng ý bán luơn số hàng đã giao thừa. Căn cứ vào hố đơn bên bán lập, KT ghi:
Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa chờ xử lý theo giá bán chưa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Cĩ TK 331: Tổng số tiền phải thanh tốn thêm
Trường hợp bên bán khơng đồng ý bán và sẽ nhận lại số hàng thừa, doanh nghiệp xuât kho trả lại bên bán. Căn cứ phiếu XK kế tốn ghi:
Nợ TK 3381 Cĩ TK 156
3.3. Kế tốn quá trình bán hàng 3.3.1. Các phương thức bán hàng 3.3.1. Các phương thức bán hàng
3.3.1.1. Đặc điểm của quá trình bán hàng
- Bán hàng là quá trình chuyển quyền sở hữu về hàng và thu được tiền hoặc được khách hàng chấp nhận thanh tốn.
- Hĩa đơn, chứng từ bán hàng là căn cứ để ghi xuất hàng, ghi thẻ kho, sổ sách kế tốn, thu thanh tốn tiền hàng và làm cơ sởđể kiểm tra đối chiếu (nếu cĩ).
- Nghiệp vụ bán hàng được thực hiện thơng qua hai hình thức nghiệp vụ là bán buơn và bán lẻ.
3.3.1.2. Phương thức bán hàng Hình thức bán buơn
Theo nghiệp vụ này, hàng hĩa cĩ thể gởi bán hay bán chịu theo hai phương thức là bán hàng qua kho và bán hàng vận chuyển thẳng.
Bán hàng qua kho: Nghĩa là hàng hĩa đã nhập vào kho của doanh nghiệp rồi mới xuất bán, cĩ thể vận dụng hai phương thức giao hàng qua kho:
Phương thức chuyển hàng: (giống như đã trình bày ở khâu mua). Lưu ý rằng hàng hĩa trong quá trình chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Thời điểm xác định tiêu thụđối với phương thức này là khi bên mua được nhận được hàng, đồng thời đã thanh tốn tiền hàng cho doanh nghiệp hoặc chấp nhận thanh tốn.
Phương thức nhận hàng trực tiếp:
Khách hàng sẽ đến nhận hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp, hàng hĩa được xác định tiêu thụ khi bên mua đã nhận được hàng và ký vào hĩa đơn mua hàng.
Bán hàng vận chuyển thẳng:
Xét theo tính chất vận động thì hàng hĩa được mua đi bán lại ngay mà khơng qua nhập kho rồi mới xuất bán. Xét về đối tượng tham gia thì cĩ ít nhất ba đối tượng tham gia mua bán
Nếu bên bán cĩ tham gia thanh tốn:
- Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp và chuyển đi bán thẳng cho bên mua bằng phương tiện vận tải tự cĩ hoặc thuê ngồi. Hàng hĩa gởi đi vẫn cịn thuộc quyền sở
hữu của doanh nghiệp. Khi nào bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh tốn thì doanh nghiệp mới ghi nhận doanh thu.
- Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hay bên mua phải trả tùy thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên.
Hình thức bán lẻ:
Trong khâu bán lẻ, chủ yếu là thu tiền mặt và thường thì hàng hĩa xuất giao cho khách hàng và thu tiền trong cùng một thời điểm. Vì vậy, thời điểm tiêu thụđối với khâu bán lẻđược xác định ngay khi hàng hĩa giao cho khách hàng.
Hiện nay, việc bán lẻ thường được tiến hành theo các phương thức sau:
Phương thức bán hàng thu tiền tập trung
- Phương thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền. Nhân viên thu ngân cĩ nhiệm vụ viết hĩa đơn thu tiền và giao cho khách hàng đến nhận hàng ở kho do nhân viên bán hàng giao.
- Cuối ngày, nhân viên thu ngân tổng hợp tiền, kiểm tiền và xác định doanh số bán. Nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo hĩa đơn lập báo cáo bán hàng, đối chiếu với hàng hĩa hiện cịn để xác định số hàng thừa, thiếu.
Bán hàng thu tiền trực tiếp:
Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao cho khách. Cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm tiền làm giấy nộp tiền, kiểm kê hàng hĩa hiện cịn ở kho và xác định lượng hàng hĩa bán ra trong ngày. Sau đĩ lập báo cáo bán hàng để xác định doanh số bán, đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền.
3.3.2 Chứng từ, thủ tục xuất hàng
- Trường hợp bán hàng qua kho thì đơn vị bán phải lập, phiếu xuất kho, "Hĩa đơn GTGT" hoặc "Hĩa đơn bán hàng" hay "Hĩa đơn kiêm phiếu xuất kho" thành ba liên: liên 1 lưu , liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho sau đĩ chuyển cho phịng kế tốn để ghi sổ.
- Khi bán hàng vận chuyển thẳng, đơn vị bán lập "Hĩa đơn GTGT" hoặc "Hố đơn bán hàng" thành 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 gởi theo hàng cùng với vận đơn, liên 3 dùng để thanh tốn.
- Trường hợp bán hàng theo phương thức ký gởi thì khi xuất hàng đưa đi ký gởi, DN phải lập "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" ghi rõ xuất đưa bán ký gởi kèm theo hợp đồng ký gởi.
3.3.3. Kế tốn doanh thu bán hàng 3.3.3.1 Khái niệm:
Là khoản doanh thu bán hàng sau khi đã trừ các khoản giảm trừ doanh thu như: thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, các khoản giảm giá hàng bán và doanh thu bán hàng trả lại.
3.3.3.2. TK sử dụng
TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Dùng để phản ánh DT bán hàng thực tế của DN thực hiện trong một kỳ kế tốn của hoạt động bán hàng. DT bán hàng cĩ thể thu được tiền ngay, cũng cĩ thể chưa thu được tiền, sau khi DN đã giao SP, HH hoặc cung cấp DV cho KH và được KH chấp nhận thanh tốn.
(TK này khơng cĩ số dư cuối kỳ)
Kế tốn DT bán hàng và cung cấp DV của DN được thực hiện theo nguyên tắc:
- Trường hợp DN cĩ DT bán hàng và cung cấp DV bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam (hoặc đơn vị tiền tệ kế tốn khác nếu được chấp thuận bằng văn bản của các cơ quan cĩ thẩm quyền) theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cơng bố tại thời điềm phát sinh nghiệp vụ.
- Chỉ ghi nhận DT bán SP, HH khi thoả mãn đồng thời 5 điều kiện sau: - Thuế GTGT phải nộp theo phương
pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp.
- Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại trong kỳ.
- K/C doanh thu thuần vào TK911 để xác định KQKD.
TK 511
- Doanh thu bán sản phẩm hàng hố, cung cấp lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp thực hiên trong kỳ hạch tốn.
+ DN đã trao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu SP hoặc HH cho người mua;
+ DN khơng cịn nắm giữ quyền quản lý HH như người sở hữu HH hoặc quyền kiểm sốt HH;
+ DT được xác định tương đối chắc chắn;
+ DN đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; + Xác định được CP liên quan đến giao dịch bán hàng.
- Đối với SP, HH, DV thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, DT bán hàng và cung cấp DV là giá bán chưa cĩ thuế GTGT. Đối với SP, HH, DV khơng thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì DT bán hàng và cung cấp DV là tổng giá thanh tốn.
- Trường hợp trong kỳ DN đã viết hố đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua hàng, thì trị giá số hàng này khơng được coi là đã bán trong kỳ và khơng được ghi vào TK 511 “DT bán hàng và cung cấp DV” mà chỉ hạch tốn vào bên cĩ TK 131 “Phải thu của khách hàng” về khoản tiền đã thu của KH. Khi thực giao hàng cho người mua sẽ hạch tốn vào TK 511 “DT bán hàng và cung cấp DV” về trị giá hàng đã giao, đã thu trước tiền bán hàng, phù hợp với các điều kiện ghi nhận DT.
Khơng hạch tốn vào TK 511 các trường hợp sau:
+ Trị giá sản phẩm, hàng hố xuất giao cho bên ngồi gia cơng chế biến.
+ Trị giá SP, HH, DV cung cấp lẫn nhau giữa các đơn vị thành viên trong một cơng ty, tổng cơng ty … hạch tốn tồn ngành.
+ Tiền thu được về nhượng bán, thanh lý TSCĐ.
+ Trị giá SP, HH đang gửi bán; DV hồn thành đã cung cấp cho KH nhưng chưa được người mua chấp nhận thanh tốn.
+ Trị giá hàng gửi bán theo phương thức gửi bán đại lý, ký gửi (Chưa đựơc xác định là đã bán).
+ DT hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác khơng được coi là DT bán hàng và cung cấp DV.
Hình 3.1 Sơđồ hạch tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 521 511 111,112,131 K/C chiết khấu TM Thu tiền bán hàng 531,521 K/C giảm giá hàng bán Hàng bán bị trả lại 911
K/C doanh thu thuần
3331
Thuế GTGT đầu ra
TK 512 “DT nội bộ”: Dùng để phản ánh DT của số SP, HH, DV tiêu thụ trong nội bộ các DN. DT tiêu thụ nội bộ là số tiền thu được do bán HH, SP, cung cấp DV tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Cty, tổng Cty,…
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 512 cũng tương tự như TK 511. TK 512 khơng cĩ số dư cuối kỳ
- Kế tốn các trường hợp bán hàng và cung cấp dịch vụ
Đối với trường hợp đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, phương pháp hạch tốn là kê khai thường xuyên.
- Phương thức bán hàng trực tiếp cho KH:
TH giao hàng cho KH trực tiếp tại kho của DN hoặc tại các phân xưởng sản xuất khơng qua kho, thì số SP này khi đã giao cho KH được chính thức coi là tiêu thụ.
(1) Căn cứ vào hố đơn GTGT phản ánh DT bán hàng phát sinh. Nợ TK 111, 112, 113, 131
Cĩ TK 33311
(2) Phản ánh trị giá vốn TP xuất bán đã xác định tiêu thụ. Nợ TK 632
Cĩ TK 156
TH giao hàng tại kho của bên mua hoặc tại một địa điểm nào đĩ đã quy định trước trong hợp đồng: SP khi xuất kho chuyển đi vẫn cịn thuộc quyền sở hữu của DN. Khi được bên mua thanh tốn hoặc chấp nhận thanh tốn về số hàng đã chuyển giao thì số hàng đĩ mới được xác định tiêu thụ.