.
4.5.2 Quy trình luân chuyển chứng từ
Tại phịng kinh doanh:
- Khi nhận đơn đặt hàng của KH, sau khi xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ tiến hành lập phiếu xác nhận đặt hàng chuyển cho Trưởng hoặc Phĩ phịng kinh doanh ký rồi gửi cho KH xác nhận lại bằng Fax hoặc Email. - Sau đĩ, hai bên tiến hành ký hợp đồng kinh tế với đầy đủ thơng tin về số lượng, đơn giá, chủng loại, phương thức thanh tốn, phương thức giao hàng.
- Kếđến, NVBH sẽ căn cứ báo cáo tồn kho của thủ kho thành phẩm để xác định cĩ đủ hàng để giao cho khách hàng, nếu đủ sẽ tiến hành lập phiếu đề nghị giao hàng. Trên phiếu đề nghị giao hàng cĩ ghi rõ tên hàng, mã số, loại, đơn giá, địa chỉ, ….Phiếu đề nghị giao hàng được chuyển cho phịng kế tốn. Nếu khơng đủ hàng hĩa theo số lượng và chủng loại mà khách hàng đã yêu cầu thì phịng kinh doanh sẽ tiến hành đặt hàng theo yêu cầu cũa khách hàng.
Tại phịng kế tốn
- Sau khi nhận được phiếu đề nghị giao hàng, kế tốn cơng nợ cũng đồng thời là kế tốn bán hàng sẽ kiểm tra cơng nợ của khách hàng nếu đủ điều kiện sẽ lập và ký trên hĩa đơn GTGT và Biên bản giao nhận hàng kiêm phiếu xuất kho gồm 3 liên. Liên 1 lưu lại tại bộ phận, liên 2 và liên 3 chuyển xuống kho để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng.
Tại kho
- Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa hĩa đơn và biên bản giao nhận hàng, thủ kho tiến hành ghi sổ giao nhận hàng và giao hàng cho nhân viên giao hàng.
- Nhân viên giao hàng kiểm tra đối chiếu số lượng chủng loại hàng thực tế với hĩa đơn, biên bản giao nhận hàng và sổ. Nếu trùng khớp thì ký nhận và tiến hành giao hàng cho KH kèm theo các liên của hĩa đơn, biên bản giao nhận hàng để cho KH ký.
Hình 4.3. Lưu Đồ Lưu Chuyển Chứng Từ Bán Hàng