3.3.1.1. Đặc điểm của quá trình bán hàng
- Bán hàng là quá trình chuyển quyền sở hữu về hàng và thu được tiền hoặc được khách hàng chấp nhận thanh tốn.
- Hĩa đơn, chứng từ bán hàng là căn cứ để ghi xuất hàng, ghi thẻ kho, sổ sách kế tốn, thu thanh tốn tiền hàng và làm cơ sởđể kiểm tra đối chiếu (nếu cĩ).
- Nghiệp vụ bán hàng được thực hiện thơng qua hai hình thức nghiệp vụ là bán buơn và bán lẻ.
3.3.1.2. Phương thức bán hàng Hình thức bán buơn
Theo nghiệp vụ này, hàng hĩa cĩ thể gởi bán hay bán chịu theo hai phương thức là bán hàng qua kho và bán hàng vận chuyển thẳng.
Bán hàng qua kho: Nghĩa là hàng hĩa đã nhập vào kho của doanh nghiệp rồi mới xuất bán, cĩ thể vận dụng hai phương thức giao hàng qua kho:
Phương thức chuyển hàng: (giống như đã trình bày ở khâu mua). Lưu ý rằng hàng hĩa trong quá trình chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Thời điểm xác định tiêu thụđối với phương thức này là khi bên mua được nhận được hàng, đồng thời đã thanh tốn tiền hàng cho doanh nghiệp hoặc chấp nhận thanh tốn.
Phương thức nhận hàng trực tiếp:
Khách hàng sẽ đến nhận hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp, hàng hĩa được xác định tiêu thụ khi bên mua đã nhận được hàng và ký vào hĩa đơn mua hàng.
Bán hàng vận chuyển thẳng:
Xét theo tính chất vận động thì hàng hĩa được mua đi bán lại ngay mà khơng qua nhập kho rồi mới xuất bán. Xét về đối tượng tham gia thì cĩ ít nhất ba đối tượng tham gia mua bán
Nếu bên bán cĩ tham gia thanh tốn:
- Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp và chuyển đi bán thẳng cho bên mua bằng phương tiện vận tải tự cĩ hoặc thuê ngồi. Hàng hĩa gởi đi vẫn cịn thuộc quyền sở
hữu của doanh nghiệp. Khi nào bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh tốn thì doanh nghiệp mới ghi nhận doanh thu.
- Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hay bên mua phải trả tùy thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên.
Hình thức bán lẻ:
Trong khâu bán lẻ, chủ yếu là thu tiền mặt và thường thì hàng hĩa xuất giao cho khách hàng và thu tiền trong cùng một thời điểm. Vì vậy, thời điểm tiêu thụđối với khâu bán lẻđược xác định ngay khi hàng hĩa giao cho khách hàng.
Hiện nay, việc bán lẻ thường được tiến hành theo các phương thức sau:
Phương thức bán hàng thu tiền tập trung
- Phương thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền. Nhân viên thu ngân cĩ nhiệm vụ viết hĩa đơn thu tiền và giao cho khách hàng đến nhận hàng ở kho do nhân viên bán hàng giao.
- Cuối ngày, nhân viên thu ngân tổng hợp tiền, kiểm tiền và xác định doanh số bán. Nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo hĩa đơn lập báo cáo bán hàng, đối chiếu với hàng hĩa hiện cịn để xác định số hàng thừa, thiếu.
Bán hàng thu tiền trực tiếp:
Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao cho khách. Cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm tiền làm giấy nộp tiền, kiểm kê hàng hĩa hiện cịn ở kho và xác định lượng hàng hĩa bán ra trong ngày. Sau đĩ lập báo cáo bán hàng để xác định doanh số bán, đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền.
3.3.2 Chứng từ, thủ tục xuất hàng
- Trường hợp bán hàng qua kho thì đơn vị bán phải lập, phiếu xuất kho, "Hĩa đơn GTGT" hoặc "Hĩa đơn bán hàng" hay "Hĩa đơn kiêm phiếu xuất kho" thành ba liên: liên 1 lưu , liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho sau đĩ chuyển cho phịng kế tốn để ghi sổ.
- Khi bán hàng vận chuyển thẳng, đơn vị bán lập "Hĩa đơn GTGT" hoặc "Hố đơn bán hàng" thành 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 gởi theo hàng cùng với vận đơn, liên 3 dùng để thanh tốn.
- Trường hợp bán hàng theo phương thức ký gởi thì khi xuất hàng đưa đi ký gởi, DN phải lập "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" ghi rõ xuất đưa bán ký gởi kèm theo hợp đồng ký gởi.
3.3.3. Kế tốn doanh thu bán hàng 3.3.3.1 Khái niệm:
Là khoản doanh thu bán hàng sau khi đã trừ các khoản giảm trừ doanh thu như: thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, các khoản giảm giá hàng bán và doanh thu bán hàng trả lại.
3.3.3.2. TK sử dụng
TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Dùng để phản ánh DT bán hàng thực tế của DN thực hiện trong một kỳ kế tốn của hoạt động bán hàng. DT bán hàng cĩ thể thu được tiền ngay, cũng cĩ thể chưa thu được tiền, sau khi DN đã giao SP, HH hoặc cung cấp DV cho KH và được KH chấp nhận thanh tốn.
(TK này khơng cĩ số dư cuối kỳ)
Kế tốn DT bán hàng và cung cấp DV của DN được thực hiện theo nguyên tắc:
- Trường hợp DN cĩ DT bán hàng và cung cấp DV bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam (hoặc đơn vị tiền tệ kế tốn khác nếu được chấp thuận bằng văn bản của các cơ quan cĩ thẩm quyền) theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cơng bố tại thời điềm phát sinh nghiệp vụ.
- Chỉ ghi nhận DT bán SP, HH khi thoả mãn đồng thời 5 điều kiện sau: - Thuế GTGT phải nộp theo phương
pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp.
- Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại trong kỳ.
- K/C doanh thu thuần vào TK911 để xác định KQKD.
TK 511
- Doanh thu bán sản phẩm hàng hố, cung cấp lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp thực hiên trong kỳ hạch tốn.
+ DN đã trao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu SP hoặc HH cho người mua;
+ DN khơng cịn nắm giữ quyền quản lý HH như người sở hữu HH hoặc quyền kiểm sốt HH;
+ DT được xác định tương đối chắc chắn;
+ DN đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; + Xác định được CP liên quan đến giao dịch bán hàng.
- Đối với SP, HH, DV thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, DT bán hàng và cung cấp DV là giá bán chưa cĩ thuế GTGT. Đối với SP, HH, DV khơng thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì DT bán hàng và cung cấp DV là tổng giá thanh tốn.
- Trường hợp trong kỳ DN đã viết hố đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua hàng, thì trị giá số hàng này khơng được coi là đã bán trong kỳ và khơng được ghi vào TK 511 “DT bán hàng và cung cấp DV” mà chỉ hạch tốn vào bên cĩ TK 131 “Phải thu của khách hàng” về khoản tiền đã thu của KH. Khi thực giao hàng cho người mua sẽ hạch tốn vào TK 511 “DT bán hàng và cung cấp DV” về trị giá hàng đã giao, đã thu trước tiền bán hàng, phù hợp với các điều kiện ghi nhận DT.
Khơng hạch tốn vào TK 511 các trường hợp sau:
+ Trị giá sản phẩm, hàng hố xuất giao cho bên ngồi gia cơng chế biến.
+ Trị giá SP, HH, DV cung cấp lẫn nhau giữa các đơn vị thành viên trong một cơng ty, tổng cơng ty … hạch tốn tồn ngành.
+ Tiền thu được về nhượng bán, thanh lý TSCĐ.
+ Trị giá SP, HH đang gửi bán; DV hồn thành đã cung cấp cho KH nhưng chưa được người mua chấp nhận thanh tốn.
+ Trị giá hàng gửi bán theo phương thức gửi bán đại lý, ký gửi (Chưa đựơc xác định là đã bán).
+ DT hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác khơng được coi là DT bán hàng và cung cấp DV.
Hình 3.1 Sơđồ hạch tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 521 511 111,112,131 K/C chiết khấu TM Thu tiền bán hàng 531,521 K/C giảm giá hàng bán Hàng bán bị trả lại 911
K/C doanh thu thuần
3331
Thuế GTGT đầu ra
TK 512 “DT nội bộ”: Dùng để phản ánh DT của số SP, HH, DV tiêu thụ trong nội bộ các DN. DT tiêu thụ nội bộ là số tiền thu được do bán HH, SP, cung cấp DV tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Cty, tổng Cty,…
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 512 cũng tương tự như TK 511. TK 512 khơng cĩ số dư cuối kỳ
- Kế tốn các trường hợp bán hàng và cung cấp dịch vụ
Đối với trường hợp đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, phương pháp hạch tốn là kê khai thường xuyên.
- Phương thức bán hàng trực tiếp cho KH:
TH giao hàng cho KH trực tiếp tại kho của DN hoặc tại các phân xưởng sản xuất khơng qua kho, thì số SP này khi đã giao cho KH được chính thức coi là tiêu thụ.
(1) Căn cứ vào hố đơn GTGT phản ánh DT bán hàng phát sinh. Nợ TK 111, 112, 113, 131
Cĩ TK 33311
(2) Phản ánh trị giá vốn TP xuất bán đã xác định tiêu thụ. Nợ TK 632
Cĩ TK 156
TH giao hàng tại kho của bên mua hoặc tại một địa điểm nào đĩ đã quy định trước trong hợp đồng: SP khi xuất kho chuyển đi vẫn cịn thuộc quyền sở hữu của DN. Khi được bên mua thanh tốn hoặc chấp nhận thanh tốn về số hàng đã chuyển giao thì số hàng đĩ mới được xác định tiêu thụ.
(1) Phản ánh giá thực tế SP xuất gởi bán theo hợp đồng Nợ TK 157
Cĩ TK 156
(2) Khi được KH thanh tốn hoặc chấp nhận thanh tốn (một phần hay tồn bộ số hàng đã chuyển giao. Kế tốn ghi nhận DT bán hàng phát sinh.
Nợ TK 111, 112, 131 Cĩ TK 511 Cĩ TK 33311 (3) Phản ánh trị giá vốn hàng gửi đi bán đã xác định tiêu thụ. Nợ TK 632 Cĩ TK 157
- Các TH được coi là tiêu thụ khác:
TH sử dụng SP do DN sản xuất ra để phục vụ lại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN hoặc dùng để biếu tặng. (1) Phản ánh DT bán hàng phát sinh. Nợ TK 627, 641, 642 Cĩ TK 512 (2) Phản ánh thuế GTGT phải nộp (được khấu trừ). Nợ TK 133 Cĩ TK 33311
(3) Phản ánh trị giá vốn của SP, HH đã được xác định tiêu thụ (dùng để sử dụng nội bộ, biếu tặng).
Nợ TK 632 Theo giá thực tế xuất kho
DT bán hàng tính theo giá thành sản xuất (hoặc giá vốn)
Cĩ TK, 156
3.3.4. Kế tốn DT hoạt động tài chính 3.3.4.1. Khái niệm
DT phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thơng thường của DN và thường bao gồm: DT bán hàng, DT cung cấp dịch vụ, tiền lãi, tiền bản quyển, cổ tức và lợi nhuận được chia…
DT hoạt động tài chính gồm: Tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và DT hoạt động tài chính khác của DN
3.3.4.2. TK sử dụng
TK 515 khơng cĩ số dư cuối kỳ
3.3.4.3. Phương pháp hạch tốn
1) Khi bán ngoại tệ ( của hoạt động kinh doanh) nếu cĩ lãi Nợ TK 111(1111), 112 (1121) (tỷ giá thực tế bán)
Cĩ TK 111(1112), 112 (1122) ( Theo tỷ giá trên sổ kế tốn)
Cĩ TK 515 (Số chênh lệch tỷ giá thực tế bán > tỷ giá trên sổ kế tốn) 2) Các khoản thu lãi tiền gửi phát sinh trong kỳ
Nợ TK 111, 112, … Cĩ TK 515
3) Khi xử lý chênh lệch tỷ giá hối đối do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính các khoản mục tiền tệ cĩ gốc ngoại tệ của hoạt động kinh doanh
TK 515 “DT hoạt động tài chính”
Doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ
Tổng sốphát sinh cĩ Số thuế GTGT phải nộp tính theo
phương pháp trực tiếp (nếu cĩ)
Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính thuần sang TK 911 “XĐ KQKD”
- Trường hợp lãi:
Nợ TK 413 (4131) Cĩ TK 515
4) Cuối kỳ, kết chuyển DT hoạt động tài chính sang TK 911 Nợ TK 515
cĩ TK 911
3.3.5. Kế tốn các khoản làm giảm trừ vào DT 3.3.5.1.Kế tốn chiết khấu thương mại
- Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà DN đã giảm trừ hoặc đã thanh tốn cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua SP, HH, DV với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết mua bán hàng.
- Kế tốn sử dụng TK 521 “Chiết khấu thương mại”.
(Tài khoản này khơng cĩ số dư cuối kỳ)
3.3.5.2. Kế tốn hàng bán bị trả lại
- Hàng bán bị trả lại là số SP, HH mà DN đã xác định là tiêu thụ nhưng bị KH trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng như: sai quy cách, chủng loại, kém chất lượng…
- Kế tốn sử dụng TK 531 “Hàng bán bị trả lại”.
(Tài khoản này khơng cĩ số dư cuối kỳ)
3.3.5.3. Kế tốn giảm giá hàng bán TK 531 - Trị giá của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho KH hoặc tính trừ vào số tiền khách hàng cịn nợ. - K/c trị giá của hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ vào TK 511 để xác định DT thuần của kỳ hạchtốn. TK 521
- Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận cho khách hàng được hưởng.
- K/c số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ vào TK 511 để xác định DT thuần của kỳ hạch tốn.
- Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ được DN chấp thuận một cách đặc biệt trên giá đã thỏa thuận trong hĩa đơn vì lí do hàng bán bị kém phẩm chất, khơng đúng quy cách hoặc khơng đúng thời hạn ghi trên hợp đồng.
- Kế tốn sử dụng TK 532 “Giảm giá hàng bán”.
(Tài khoản này khơng cĩ số dư cuối kỳ)
1) Phản ánh số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh thực tế trong kỳ kế hạch tốn. Nợ TK 521, 531, 532 Nợ TK 3331 Cĩ TK 111, 112, 131 2) Cuối kỳ kết chuyển DT thuần Nợ TK 511 Cĩ TK 521, 531, 532
3) Khi DN nhận lại SP, HH bị trả lại ghi giảm giá vốn số SP, HH bán ra Nợ TK 156
Cĩ TK 632
- Nếu cĩ phát sinh chi phí trong quá trình nhận lại SP bị trả lại Nợ TK 641
Nợ TK 133
Cĩ TK 111, 112, 131
3.3.6. Kế tốn giá vốn hàng bán 3.3.6.1. Khái niệm
Giá vốn hàng bán là giá thực tế xuất kho của số SP đã bán được (hoặc gồm cả CP mua hàng phân bổ cho HH bán ra trong kỳ - đối với DN thương mại), hoặc là giá thành thực tế lao vụ, DV hồn thành, đã được xác định là tiêu thụ.
3.3.6.2. TK sử dụng.
Kế tốn sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”
TK 532 - Các khoản giảm giá hàng bán đã
chấp thuận cho KH được hưởng.
- K/c tồn bộ số tiền giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ vào TK 511 để xác định DT thuần của kỳ hạch tốn.
(TK này khơng cĩ số dư cuối kỳ)
Cuối kỳ xác định giá vốn của SP đã bán được trong kỳđể k/c vào TK 911. Nợ TK 911 Xác định KQKD
Cĩ TK 632 Giá vốn hàng bán - Trị giá vốn của TP đã được xác định là
tiêu thụ trong kỳ.
- CP NVL, CP nhân cơng vượt trên mức bình thường và CP sản xuất chung cố định khơng phân bổ được tính vào giá vốn hàng bán tiêu thụ trong kỳ.
- Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ tiền bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra.
- CP tự xây dựng, tự chế TSCĐ vượt trên mức bình thường khơng được tính vào nguyên giá TSCĐ.
- Khoản chênh lệch giữa số dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản đã lập dự phịng năm trước.
- Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho. - K/c trị giá vốn của TP thực tế đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ vào bên Nợ của TK 911 “Xác định KQKD”.
- K/c trị giá vốn của TP tồn kho cuối kỳ