Công ty chuyên sản xuất và cung cấp các mặt hàng nông sản chế biến cấp đông (IQF) và đóng lon cho các thị trường thế giới. Cụ thể sản phẩm của công ty được xuất khẩu qua các nước như Mỹ, Nhật Bản, Úc, Hàn Quốc, các nước Châu Âu và Trung Đông. Trong đó Mỹ và các nước Châu Âu là các đối tác lớn của công ty.
Các sản phẩm của công ty bao gồm: trái cây đóng hộp, trái cây đông lạnh, nước trái cây nguyên chất đóng hộp, trái cây tươi, nấm rơm đóng hộp, nước quả cô đặc và puree (xoài chín xay nhuyễn) đạt tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 : 2000, tiêu chuẩn BRC và hệ thống HACCP.
3.2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC NHÂN SỰ 3.2.1. Tình hình nhân sự
Tổng số công nhân, cán bộ, nhân viên hành chính của công ty hiện có gần 500 người, độ tuổi trung bình của nhân viên là 28 tuổi.
Đội ngũ nhân viên hiện nay hầu hết đã được đào tạo cơ bản về nghệp vụ, có kinh nghiệm thực tế và nhiệt tình với công việc. Mỗi cá nhân được bố trí, phân công công việc một cách cụ thể, chặt chẽ, chuyên môn hóa theo từng lĩnh vực hoạt động. Công nhân của công ty làm việc trên cơ sở năng suất lao động, sản lượng của công nhân quyết định mức lương hàng tháng của họ. Chính điều này đã tạo động lực cho nhân viên của công ty trong quá trình làm việc.
3.2.2. Sơ đồ tổ chức của công ty
Hình 3.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY WESTFOOD
(Nguồn: Công ty Westfood)
3.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban
Ban Giám đốc: bao gồm 01 giám đốc và 01 Phó Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các công việc kinh doanh của công ty
- Lãnh đạo chung toàn bộ hoạt động của công ty;
- Ra các quyết định, chỉ thị về các vấn đề hoạt động của công ty; - Phê duyệt các kế hoạch sản xuất;
- Ký các văn bản, hợp đồng, chứng từ theo quy định;
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về các quyền và nghĩa vụ được giao.
Phòng Kế hoạch Kinh doanh
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tổ chức điều hành quản lý hệ thống thu mua nguyên vật liệu và bán hàng của công ty;
- Đảm bảo việc mua các nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất với chất lượng và giá cả tốt nhất;
- Phân công và kiểm soát thực hiện công việc của các nhân viên thu mua;
BAN GIÁM ĐỐC
Phân Xưởng Cấp Đông Phân Xưởng Đóng Hộp Phòng Tổ Chức Hành Chánh Phòng Kế Toán Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh Bộ Phận Cơ Điện Phân Xưởng Sản Xuất Phòng Quản Lý Chất Lượng Ban ISO, BRC, HAAC P
- Tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng và tổ chức hệ thống thu mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh ;
- Đánh giá và quản lý các nhà cung cấp;
- Chịu trách nhiệm về kinh doanh sản phẩm của công ty; - Đảm bảo và phát triển thị trường của công ty;
- Báo cáo tình hình nguyên phụ liệu;
- Phụ trách các công việc xuất hàng ra cảng; - Làm thủ tục xuất hàng;
- Đăng ký kiểm nghiệm và kiểm dịch thực vật (nếu có); - Làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
Phòng Kế toán
- Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, quản lý điều hành công tác kinh tế tài chính và hạch toán kế toán;
- Lập các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, báo cáo kế toán quản trị nội bộ, kiểm soát chi phí, quản lý hệ thống tài chính của công ty;
- Theo dõi công nợ và thanh toán với khách hàng;
- Tổ chức hạch toán kế toán theo đúng quy định của nhà nước phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty;
- Quản lý vật tư thiết bị của công ty thông qua hệ thống kế toán. Phòng Tổ chức Hành chính
- Đảm bảo công việc hành chính của công ty hoạt động thông suốt; - Hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty;
- Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân viên;
- Đảm bảo các chính sách lương và phúc lợi được thực hiện theo đúng quy định, đảm bảo quyền lợi của nhân viên;
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động;
- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh nghiệp;
- Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ cán bộ doanh nghiệp đi công tác;
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp. Phân xưởng Sản xuất
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất, đề nghị mua sắm vật tư thiết bị, sử dụng định mức vật tư sẵn có;
- Bố trí nhân sự và quản lý mọi hoạt động sản xuất trong bộ phận; - Báo cáo việc thực hiện các kế hoạch của phân xưởng;
- Tham gia xây dựng và kiểm tra việc thực hiện các định mức năng suất;
- Đề nghị khen thưởng các cá nhân làm tốt hoặc kỷ luật các cá nhân không tuân thủ quy định;
- Phân xưởng đóng hộp: Tổ chức sản xuất, đóng gói sản phẩm đóng hộp;
- Phân xưởng cấp đông:Tổ chức sản xuất, dóng gói sản phẩm cấp đông.
Phòng Quản lý Chất lượng (QC: Quality Control)
- Đảm bảo hàng hóa đươc sản xuất đúng theo tiêu chuẩn và quy trình sản xuất;
- Tham gia xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 và HACCP trong công ty;
- Tham gia xây dựng và duy trì chương trình đánh giá hệ thống chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm;
- Tham gia điều tra xử lý sự không phù hợp và phản hồi của khách hàng, đảm bảo không tái diễn;
- Đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm theo quy định;
- Kiểm soát để đảm bảo rằng chất lượng công việc hàng ngày của các nhân viên theo đúng yêu cầu trong tiêu chuẩn công việc;
- Hiểu và nhận thức đầy đủ về nghiệp vụ kiểm tra sản phẩm mẫu. Phòng Cơ điện
- Kiểm tra, giám sát tình trạng hoạt động toàn bộ các thiết bị; - Bảo dưỡng các thiết bị;
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty quyết định về việc sửa chữa, thay thế và nâng cấp các hệ thống thiết bị;
- Thu thập các thông tin về tình trạng hoạt động của các hệ thống.
3.3. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY 3.3.1. Ký kết hợp đồng
Việc ký kết hợp đồng sẽ do Ban Giám đốc hoặc Trưởng phòng Kinh doanh phụ trách. Sau khi ký hợp đồng xong, phòng Kinh doanh sẽ chuẩn bị đơn đặt hàng và gửi xuống bộ phận quản lý phân xưởng. Quy trình ký kết hợp đồng thường thông qua các giai đoạn sau:
- Sau khi có được thông tin mua hàng của khách hàng, hai công ty trao đổi những thông tin cơ bản đầu tiên thông qua Email, đây là bước tạo tiền đề cho giao dịch trong tương lai và tạo dựng hình ảnh ban đầu với đối tác.
- Sau khi có những thông tin cần thiết, phía đối tác có thể yêu cầu bên công ty gởi hàng mẫu cụ thể. Hàng mẫu phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của khách hàng về chất lượng, quy cách, kích cỡ, kỹ thuật…
- Sau khi đối tác chấp nhận hàng mẫu và hài lòng về tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm, hai bên sẽ đàm phán về các điều khoản trong hợp đồng như: giá thành, thời gian sản xuất, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức vận chuyển…
- Bước quan trọng nhất của quy trình xuất khẩu là hai bên cùng nhất trí với các điều khoản, hợp đồng sẽ được ký qua Fax hoặc ký tại Việt Nam. Đa số các hợp đồng hàng xuất của công ty đều sử dụng điều kiện FOB.
- Chuẩn bị thủ tục thanh toán. Đối tác sẽ mở thủ tục thanh toán quốc tế theo thư thỏa thuận đã ký trong hợp đồng như hình thức L/C, T/T, D/P ngân hàng sẽ báo sau khi đối tác mở thanh toán quốc tế từ 3 đến 7 ngày, công ty cần kiểm tra các chứng từ có giá xem nội dung có đúng như trong thỏa thuận, cần thông báo với đối tác để chỉnh sửa ngay nếu các điều kiện thanh toán không đúng theo thỏa thuận. Đối với những hợp đồng có điều khoản thanh toán T/T, khách hàng sẽ giao tiền ngay khi ký hợp đồng hoặc chuyển khoản.
Lưu ý: Nếu tiền chuyển khoản không đi qua ngân hàng thì công ty sẽ không được hoàn thuế VAT.
3.3.2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Quá trình chuẩn bị hàng bao gồm: tìm kiếm nguồn hàng, tổ chức sản xuất theo hợp đồng.
- Tìm kiếm nguồn hàng và mua nguyên liệu: Sau khi ký hợp đồng với các đối tác, phòng Kinh doanh sẽ tính toán xác định số lượng mặt hàng, loại hàng sau đó chuyển qua bộ phận mua hàng bằng văn bản, bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để ký hợp đồng mua nông sản phù hợp nhu cầu sản xuất hàng hóa theo hợp đồng. Giá cả thu mua được hai bên thỏa thuận và căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm thu mua.
- Tổ chức sản xuất: bao gồm khâu sản xuất, đóng gói và ký mã hiệu Khâu sản xuất
Song song với việc chuyển văn bản yêu cầu bộ phận mua hàng mua nguyên liệu thì phòng Kinh doanh cũng sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho bộ phận Sản xuất để lên kế hoạch sản xuất chi tiết, cụ thể.
Hình 3.2. SƠ ĐỒ CHẾ BIẾN THỰC PHẨM
(Nguồn: Công ty Westfood)
Phân loại và sơ chế
Thu mua nguyên liệu
Phân loại, sơ chế
Cắt gọt
Cấp đông hoặc vô lon
Đóng gói
Sau khi nguyên liệu mua về, bộ phận kho nguyên liệu tiến hành phân loại theo kích cỡ, trọng lượng phù hợp với yêu cầu sản xuất.
Nguyên liệu sau khi phân loại sẽ được đưa qua bộ phận ngâm rửa. Tại đây, trái cây sẽ được rửa sạch qua nước. Công đoạn này được thực hiện bằng tay, công nhân sơ chế sẽ cho nguyên liệu vào bồn rửa, tiến hành công đoạn rửa và vớt ra để ráo nước.
Cắt gọt
Đa phần trái cây sẽ được gọt bằng thủ công để đảm bảo không bị lỗi do quá trình gọt bằng máy như: bị sót vỏ, bị vỡ, dập do va chạm vào máy gọt tự động…
- Đối với khóm sẽ thêm công đoạn đục lõi, xây mắc, cắt khoanh, chẻ khối hình rẽ quạt, chẻ đôi cắm que hoặc không cắm que, chẻ 1/4 cắm que hoặc không cắm que, cắt “xí ngầu” (cắt hình hạt lựu kích cỡ 10mm x 10mm x 10mm)
- Xoài sẽ được gọt vỏ và cắt theo yêu cầu của từng loại sản phẩm: Xoài gọt vỏ để nguyên trái cắm que hay không cắm que, xoài má (cắt hai má bên quả xoài), xoài má 1/4 (cắt hai bên má quả xoài sau đó chẻ dọc phần má này), xoài má 1/8 (cắt hai bên má quả xoài, chẻ dọc phần má này sau đó chẻ ngang làm đôi phần vừa chẻ dọc), xoài “xí ngầu” (xoài sẽ được chẻ ra nhiều phần và cắt hạt lựu, kích cỡ 10mm x 10mm x 10mm),…
- Nếu sản xuất cocktail, nhiều loại trái cây (tùy vào yêu cầu của khách hàng về thành phần sản phẩm, như: đu đủ đỏ, đu đủ vàng, ổi, xoài, khóm,…) sẽ sẽ cắt theo kích cỡ khách yêu cầu và trộn lẫn với nhau.
- Khoai lang sẽ được gọt vỏ (đảm bảo không còn rễ), cắt khoanh, cắt hạt lựu, chẻ khối (tùy vào loại sản phẩm cần sản xuất) kích cỡ 10mm x 10mm x 30mm.
- Nha đam gọt vỏ cắt thành nhiều miếng ngang, dày khoảng 5mm.
- Bắp non cắt khúc hoặc để nguyên trái. Bắp hạt đã được tách sẵn trước khi mua.
- Cơm dừa mua về đã được sơ chế và chẻ làm đôi, đến công đoạn này sẽ được gọt kỹ, bỏ đi những phần vỏ lụa còn lại cho thật sạch và chẻ đôi lần nữa (một quả dừa sẽ được chẻ làm 4 phần, hoặc theo quy cách nhà đặt hàng yêu cầu).
- Nấm rơm được gọt chân, bốc bao (nấm trần) hoặc không bốc bao (nấm nguyên), chẻ đôi hoặc không chẻ đôi tùy vào loại sản phẩm cần sản xuất.
Sau khi phần sơ chế cắt gọt hoàn tất, các loại trái cây củ quả này sẽ được ngâm một loại hóa chất được cho phép (ở đây không cung cấp thành phần của hóa chất này) để bảo quản cho trái cây không bị hỏng trong một thời gian nhất định. Sau đó được “chần” qua nồi áp suất hơi để tiệt trùng và diệt khuẩn.. Quá trình “chần” này sẽ loại bỏ phần lớn các khuẩn hại đối với sản phẩm làm ra.
Cấp đông hoặc vô lon
- Đối với hàng cấp đông: Trái cây, rau củ sau khi sơ chế cắt gọt làm sạch và “chần” xong được đưa vào buồng cấp đông để làm lạnh nhanh. Tại đây, trái cây sẽ được tiếp xúc trực tiếp với hệ thống làm lạnh ở nhiệt độ rất thấp (từ -350C đến -430C) do quạt cao áp tạo thành, thổi xuyên qua bề mặt tạo thành lớp đệm gồm hàng ngàn các tia khí lạnh tốc độ cao thổi đều trên suốt bề mặt làm việc của băng tải, trong thời gian từ 13 đến 15 phút. Các sản phẩm rải kín trên bề mặt băng tải dưới tác dụng của lớp đệm các tia khí trở nên bập bùng nhấp nhô trên suốt hành trình cấp đông. Thời gian cấp đông ngắn, chất lượng sản phẩm sau khi cấp đông không bị bất kỳ biến dạng nào. Sản phẩm hoàn thành đảm bảo điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Đối với hàng vô lon: Các loại trái cây rau củ sau khi cắt gọt, sẽ được vô lon và được rót vào một loại dung dịch nước đường và hương liệu (dung dịch này được bảo mật thành phần, gọi là “syrup”), sau đó được dập nắp. Lon sẽ được thanh trùng đảm bảo theo đúng quy định an toàn trước khi cho trái cây rau củ vào.
- Đối với pure: Các loại trái cây pure chủ yếu là xoài, đu đủ, khóm. Được xây nhuyễn và vô lon, dập nắp.
Lưu ý: Mỗi lô hàng được sản xuất trong một ngày sẽ được quy định bằng 01 số code, số code được ký hiệu bằng chính ngày đó. Số code này rất quan trọng, liên quan đến hạn sử dụng của sản phẩm.
Ví dụ: Trên thùng hàng có ký hiệu code cho hàng sản xuất ngày 10/10/2012, Số code: 10/10/2012
Đóng gói
Về hình thức đóng gói, loại bao bì, kích cỡ hay chất lượng bao bì đều thực hiện theo yêu cầu khách hàng. Nếu khách hàng chuyển fax mẫu nhãn hiệu sang cho công ty đều phải đặt in nhãn tại các công ty bao bì (thường đặt hàng của các
công ty bao bì Hoàng Lộc ở Cái Răng, Cần Thơ và công ty bao bì King Group ở Cái Tắc, Hậu Giang) để dán nhãn theo yêu cầu của khách hàng. Công ty cũng đảm bảo đúng quy cách, đạt được 3 “P” : Protection (bảo vệ được sản phẩm), Preservation (bảo quản được hàng), Presentation (trình bày đẹp).
Mặt hàng của công ty được chia làm 2 dạng chính là hàng đóng hộp và hàng cấp đông nên việc đóng gói cũng có điểm khác nhau.
Dạng đóng hộp: đối với dạng lon có 4 loại lon
- Lon số 1: Trọng lượng mỗi lon từ 1,500g - 1,800g. Mỗi thùng carton sẽ đóng 6 lon;
- Lon số 2: Trọng lượng mỗi lon từ 450g - 490g. Mỗi thùng carton sẽ đóng 24 lon;
- Lon số 3 : Trọng lượng mỗi lon từ 340g - 350g. Mỗi thùng carton sẽ đóng 12 hoặc 24 lon, tùy theo yêu cầu của khách hàng mà công ty sẽ đặt thùng carton phù hợp với số lon cần đóng;
- Lon số 4 : Trọng lượng mỗi lon từ 200g - 230g. Mỗi thùng đóng 12 hoặc 24 lon tùy theo yêu cầu của khách hàng.
Dạng cấp đông IQF: Qui cách 10 kg/1 thùng carton
Hàng cấp đông sẽ được gói trong bao nilon, sau đó được đóng vào thùng