Thông tin luôn là vấn đề lớn và quan trọng trong hoạt động tín dụng và
QTRRTD. Có hai khía cạnh của thông tin cần được quan tâm và tìm cách khắc phục vốn là điểm yếu cố hữu của các NH nói chung và NHCT nói riêng. Khía cạnh thứ nhất đó là thiếu thông tin (chất lượng thông tin) và khía cạnh thứ hai là tốc độ truyền thông tin giữa các cấp quản lý.
Khía cạnh chất lượng thông tin bị ảnh hưởng bởi hai mức độ:
- Việc thu thập thông tin sẵn có và lưu trữ thông tin không đạt hiệuquả;
- Ở mức độ cao hơn là tình trạng thông tin bất cân xứng vốn tồn tại phổ biến “ở các nước đang trong quả trình chuyển đổi và đang phát triển như Việt Nam, nơi mà tính minh bạch, quyền tiếp cận, cơ sở hạ tầng thông tin còn yếu kém”.
Trong quá trình xử lý hồ sơ KH, cán bộ quan hệ KH là người thu thập được rất
nhiều thông tin về KH. Nhưng quá trình lưu trữ kém hiệu quả, chủ yếu vẫn nằm rải rác trong từng tập hồ sơ tín dụng riêng biệt, mỗi cán bộ QHKH lưu mỗi kiểu khác nhau, dẫn đến tình trạng các tệp thông tin mất dần theo năm tháng. Khi có sự thay đổi cán bộ QHKH phụ trách KH, cán bộ QHKH mới phải tiến hành lại các bước thu thập thông tin ngay từ đầu, tốn quá nhiều thời gian và chi phí và nguy cơ rủi ro.
Để khắc phục tình trạng này, trước mắt chi nhánh Hoàng Mai nên chủ động xây dựng quy trình thu thập, lưu trữ thông tin khoản vay và thông tin KH (đặc biệt là lịch sử vay mượn), làm cơ sở cho cán bộ QHKH thống nhất áp dụng. Hiện tại phần mềm tích hợp SIBS của NHCT chỉ cho phép in các báo cáo về khoản vay đang thực hiện của từng KH, chưa có các báo cáo tổng họp khác về toàn bộ danh mục tín dụng của chi nhánh. Do vậy mới chỉ đáp ứng được một phần thông tin để quản lý khoản vay mà chưa có thông tin về quản lý danh mục. Các báo cáo như vây, nếu hội sở chính - NHCT muốn có, không còn cách nào khác là phải thiết kế mẫu biểu và buộc các chi nhánh báo cáo lên.Việc xây dựng phần mềm như vậy là cực kỳ cấp bách và hoàn toàn khả thi về mặt công nghệ và chi phí nguồn lực. Khi được xây dựng, nó trở thành kho
dữ liệu chứa thông tin về KH cả quá khứ lẫn hiện tại đang còn nằm rải rác “trong đầu” từng cán bộ QHKH và trong từng chi nhánh khác nhau và cả các ban đầu mối tại HSC thu thập được.
Việc xây dựng kho dữ liệu và cấp quyền truy cập rộng rãi cho những người tham gia vào hoạt động tín dụng sẽ khắc phục được cấp độ thứ nhất của vấn đề chất lượng thông tin: việc thu thập thông tin sẵn có và lưu trữ chúng không đạt hiệu quả. Nhưng 57
điều này lại chưa khắc phục được tình trạng thông tin bất cân xứng (do BCTC của DN thiếu tin cậy, Trung tâm tín dụng (CIC) của NHNN họat động kém hiệu quả...). Trong bối cảnh đó, giải pháp đưa ra là nhấn mạnh tính tích cực, chủ động của cán bộ QHKH trong việc tìm kiếm thông tin từ môi trường bên ngoài và các chuyên gia đã khuyến nghị phương pháp hạn chế những trở ngại của thông tin bất cân xứng bằng cơ chế: i) sàng lọc (screening); ii) phát tín hiệu (signaling); iii; giám sát trực tiếp khoản vay; và iv) khuyến khích cho vay tiếp hay cho vay nhiều hơn nếu KH trả nợ đúng hạn. Khía cạnh thứ hai là tốc độ truyền thông tin giữa các cấp quản lý. Khi kho dữ liệu được thiết lập, các cấp quản lý có thể truy cập bất cứ lúc nào để nhận được các thông tin cần thiết mà không còn phải đợi cấp dưới báo cáo một cách thủ công và chậm chạp như hiện nay nữa.
Tuy nhiên, vấn đề về tốc độ truyền thông tin không chỉ phụ thuộc vào phương tiện truyền dẫn (hệ thống mạng LAN và internet, nó còn phụ thuộc vào cấu trúc mô hình của tổ chức, ít ra là đối với những thông tin báo cáo không mới phát sinh, không có và không thể cập nhật trong kho dữ liệu. Thông tin như vậy thường rất nhiều, liên quan đến một KH và khoản vay cụ thể, đòi hỏi cấp ra quyết định phải xử lý ngay. Ví dụ tin giám đốc DN bị khởi tố hình sự được đánh giá là cực kỳ hệ trọng đe dọa đến an toàn tín dụng và cấp quản lý cần phải biết để áp dụng các biện pháp khẩn cấp cần thiết nhằm phòng tránh rủi ro. Mô hình tổ chức càng nhiều cấp bậc, thông tin truyền đi từ người trực tiếp xử lý công việc đến người có quyền ra quyết định quản trị trực tiếp (và ngược lại) càng chậm và chất lượng càng kém. Người ta tính toán rằng cứ qua một mắt trung gian, lượng thông tin bị giảm đi mất 20%, đó là chưa nói đến tỉnh trạng chất lượng thông tin bị giảm hay mất đi hoàn toàn do cấp trung gian cố tình che giấu. Như vậy giải pháp cho bài toán ở đây là rút ngắn và giảm thiểu cấp trung gian
quản lý. Với mô hình phân cấp ủy quyền mạnh mẽ trong hoạt động tín dụng được mô tả ở trên, dường như vấn đề được giải quyết. Thay vì mọi thông tin cần từ cán bộ QHKH phải chuyển qua mắt trung gian là trưởng phòng tín dụng để rồi chuyển lên cấp giám đốc quyết định, thì nay thông tin từ cán bộ QHKH chỉ cần chuyển trực tiếp đến cấp trưởng của họ là đã được xử lý và ra quyết định. Tất nhiên không phải chỉ vì chú ý đến tốc độ truyền thông tin mà rút ngắn lại tất cả các quá trình và bỏ đi các cấp trung gian cần thiết.