1.3.2 .Khái niệm biên mục tự động
2.1.1. Biên mục mô tả
Biên mục mô tả tạo lập các điểm tuy nhập tới tài liệu bằng các yếu tố mơ tả hình thức của tài liệu đó.
Việc biên mục mơ tả tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà nội 2 do phòng Nghiệp vụ - bổ sung đảm nhiệm. Các yếu tô mô tả thư mục một tài liệu được đưa vào trong các trường của biểu ghi MARC 21 gồm:
+ 1XX: Vùng tiêu đề chính
100: Tiêu đề mơ tả chính - Tác giả cá nhân 110: Tiêu đề mơ tả chính - Tác giả tập thể 111: Tiêu đề mơ tả chính - Tên hội nghị
+2XX Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm 210: Nhan đề viết tắt
242: Nhan đề dịch (do cơ quan biên mục dịch) 245: Nhan đề chính và thơng tin trách nhiệm 250: Thơng tin về lần xuất bản
260: Thông tin về xuất bản, phát hành +3XX Vùng các mô tả vật lý
300: Mô tả vật lý (số trang, khổ cỡ, đặc điểm vật lý, tư liệu đi kèm) 350: Giá
+ 4XX Nhóm trường về tùng thư
440: Tiêu đề bổ sung cho nhan đề tùng thư 490: Thông tin về tùng thư.
+ 5XX Vùng phụ chú
500: Phụ chú chung 520: Tóm tắt
+ 7XX Vùng tiêu đề bổ sung
700: Tiêu đề bổ sung - Tên cá nhân 710: Tiêu đề bổ sung - Tên tập thể 711: Tiêu để bổ sung - Tên hội nghị
Công đoạn biên mục mô tả được thực hiện trong phần mềm Libol ban đầu bằng chức năng Biên mục sơ lược của phân hệ Bổ sung. Biên mục sơ lược là việc trình bày các dữ liệu sơ lược về tài liệu được bổ sung về thư viện trong biểu ghi cơ sở dữ liệu, chủ yếu là các dữ liệu mơ tả hình thức và một số dữ liệu dạng mô tả vật lý khác (dạng tài liệu, vật mang tin, ngơn ngữ,…). Việc trình bày các dữ liệu này cũng cần phải tuân theo một quy tắc mô tả mà thư viện lựa chọn. Tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà nội 2, quy tắc mô tả được sử dụng là quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2).
Với biên mục sơ lược, các dấu phân cách trường con và các dấu mô phân cách giữa các vùng, các yếu tố mô tả thư mục được cập nhật một cách tự động.
Hình 2: Biên mục sơ lược
Trong tính năng Biên mục sơ lược có chức năng nhận diện nhập trùng giúp cán bộ thư viện phát hiện tài liệu đang được tiến hành biên mục đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hay chưa. Từ đó cán bộ có thể xem các biểu ghi có thơng tin trùng với tài liệu đang nhập. Nếu biểu ghi có dữ liệu gần giống với biểu ghi đang nhập, các bộ thư viện có thể lựa chọn “Dùng lại thơng tin” để dùng tại các thông tin giống như tài liệu đang nhập và thay đổi một vài thông tin khác. Nếu biểu ghi giống hồn tồn với biểu ghi đang nhập thì cán bộ có thể lựa chọn “Dùng tại biểu ghi” để sử dụng. Nhờ đó giúp cán bộ thư viện phát hiện biểu ghi nhập trùng tránh việc làm mất thời gian vơ ích của cán bộ và tránh tình trạng khơng thống nhất, trùng lặp thông tin trong việc quản lý cơ sở dữ liệu.
Chính các thơng tin mơ tả thư mục được nhập trong Biên mục sơ lược sẽ được sử dụng để tạo ra biểu ghi hoàn chỉnh cho tài liệu trong Biên mục chi tiết
Các dữ liệu mơ tả hình thức tài liệu trong biên mục mô tả sẽ được nhập hồn thiện vào biểu ghi với tính năng Biên mục chi tiết. Có những mẫu biên mục cho mỗi loại hình tài liệu. Các mẫu biên mục là do mỗi thư viện xây dựng sao cho phù hợp với từng loại hình tài liệu và quy định, tiêu chuẩn của Thư viện trong công tác biên mục. Tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, từ khi sử dụng phần mềm Libol, Thư viện đã xây dựng được 03 mẫu biên mục cho các loại hình tài liệu cơ bản gồm:
+ Mẫu biên mục dành cho Sách chuyên khảo + Mẫu biên mục dành cho luận án, luận văn + Mẫu biên mục dành cho bài trích báo, tạp chí.
Cụ thể các trường sử dụng trong mỗi mẫu biên mục như sau:
* Mẫu biên mục dành cho Sách chuyên khảo
Bao gồm các trường:
001 – Mã tài liệu (số hiệu biểu ghi) 005 – Ngày hiệu đính cuối
020 - Chỉ số ISBN 041 – Mã ngôn ngữ
082 - Chỉ số phân loại DDC 090 - Chỉ số định danh cục bộ
100 – Tiêu đề mơ tả chính – tên cá nhân 110 – Tiêu đề mơ tả chính – tên tập thể 111 – Tiêu đề mơ tả chính – tên hội nghị 245 – Nhan đề chính và thơng tin trách nhiệm 250 – Thơng tin về lần xuất bản
260 – Thông tin xuất bản 300 – Mô tả vật lý
350 – Giá
490 – Thông tin tùng thư 500 - Phụ chú chung 520 – Tóm tắt, chú giải
600 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên cá nhân 610 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên tập thể 611 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên hội nghị 653 - Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát 700 – Tiêu đề bổ sung – tên cá nhân 710 – Tiêu đề bổ sung – tên tập thể 711 – Tiêu đề bổ sung – tên hội nghị
Sau khi biên mục một cuốn sách theo mẫu trên, biểu ghi sẽ hiện thị theo MARC21 như sau:
Hình 3: Hiển thị biểu ghi biên mục sách theo MARC 21
* Mẫu biên mục dành cho luận án, luận văn
Bao gồm các trường:
001 – Mã tài liệu (số hiệu biểu ghi) 005 – Ngày hiệu đính cuối
022 - Chỉ số ISBN 041 – Mã ngôn ngữ 044 - Nước xuất bản
082 - Chỉ số phân loại DDC
100 – Tiêu đề mơ tả chính – tên cá nhân 110 – Tiêu đề mơ tả chính – tên tập thể 111 – Tiêu đề mơ tả chính – tên hội nghị 245 – Nhan đề chính và thơng tin trách nhiệm 260 – Thông tin xuất bản
300 – Mô tả vật lý
440 – Tiêu đề bổ sung tên tùng thư 520 – Tóm tắt, chú giải
653 - Thuật ngữ chủ đề khơng kiểm sốt 700 – Tiêu đề bổ sung – tên cá nhân 710 – Tiêu đề bổ sung – tên tập thể 711 – Tiêu đề bổ sung – tên hội nghị 733 - Mục từ của ấn phẩm chủ
Sau khi biên mục tài liệu luận án, luận văn theo mẫu, biểu ghi sẽ hiển thị theo MARC 21 như sau:
Hình 4: Hiển thị biểu ghi biên mục luận án, luận văn theo MARC 21
* Mẫu biên mục dành cho bài trích báo, tạp chí.
Bao gồm các trường:
001 – Mã tài liệu (số hiệu biểu ghi) 005 – Ngày hiệu đính cuối
041 – Mã ngôn ngữ
082 - Chỉ số phân loại DDC 090 - Chỉ số định danh cục bộ
100 – Tiêu đề mơ tả chính – tên cá nhân 245 – Nhan đề chính và thơng tin trách nhiệm 250 – Thông tin về lần xuất bản
260 – Thông tin xuất bản 300 – Mô tả vật lý
350 – Giá
520 – Tóm tắt, chú giải
600 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên cá nhân 610 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên tập thể 611 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên hội nghị 653 - Thuật ngữ chủ đề khơng kiểm sốt 700 – Tiêu đề bổ sung – tên cá nhân
Hình 5: Hiển thị biểu ghi biên mục bài trích báo, tạp chí theo MARC 21
Đề tài đã khảo sát 50 biểu ghi được lấy từ cơ sở dữ liệu của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 (Từ biểu ghi số 15000 đến biểu ghi số 15050) để tìm hiểu thêm cách sử dụng các trường chứa yếu tố mô tả thư mục. Việc biên mục mô tả tài liệu cho ta những thông tin về các yếu tố mơ tả hình thức tài liệu được sắp xếp vào các trường trong biểu ghi MARC 21 cụ thể như sau:
* Nhóm trƣờng 1XX Vùng tiêu đê chính
Việc lựa chọn tiêu đề chính đưa vào biểu ghi tuân theo quy tắc mô tả Anh – Mỹ AACR2. Sử dụng tên cá nhân hoặc tên tập thể làm tiêu đề mơ tả chính cho tác phẩm trong trường hợp có khơng q 3 tên cá nhân hoặc tên tập thể là chịu trách nhiệm cho tác phẩm. Nếu tác phẩm có trên 3 tên cá nhân hoặc tên tập thể chịu trách nhiệm thì sử dụng nhan đề làm tiêu đề mơ tả chính.
Cụ thể sử dụng các trường trong các biểu ghi được khảo sát như sau:
Trƣờng 100: Tiêu đề mơ tả chính – Tác giả cá nhân.
Qua các biểu ghi được khảo sát, trường 100 được tại tất cả các biểu ghi. Trường này ghi tên của các cá nhân dùng làm tiêu đề mơ tả chính trong biểu ghi thư mục.
Đặc tính của trường: - Bắt buộc - Không lặp - Có trường con. Chỉ thị:
- Chỉ thị 1: Dạng dẫn tố trong tên người
0 Trật tự thuận: Dẫn tố bắt đầu bằng tên riêng đối với người Âu Mỹ, dẫn tố bắt đầu bằng (tên) họ đối với người Việt Nam
1 Trật tự đảo. Dẫn tố bắt đầu bằng (tên) họ với người Âu Mỹ 3 Dòng họ
- Chỉ thị 2: Không xác định
Trường con sử dụng: 100 $a Tên người
Như vậy, với việc sử dụng tên riêng người Việt Nam được nhập theo đúng cách gọi thông thường của người Việt Nam như trong các biểu ghi đã khảo sát, thì trường 100 sử dụng giá trị 1 của chỉ thị 1 là phù hợp với quy định về sử dụng chỉ thị trong các trường của MARC 21. Quy tắc
nhập dữ liệu vào trường 100 có dẫu phảy “,” sau (tên) họ rồi tiếp đến một khoảng trống đúng với quy tắc trình bày tiêu đề mơ tả chính của AACR 2.
Ví dụ:
Biểu ghi 15001:
100 1 $a Nguyễn, Xuân Trường
Trong số các biểu ghi được khảo sát, các biểu ghi số 15010, 15021, 15029,15040, 15045, 15046 đều có sử dụng trường 100 để nhập dữ liệu tên tác giả cá nhân làm tiêu đề mơ tả chính. Dữ liệu là tên tác giả cá nhân đều được viết theo cách gọi tiếng Việt thông thường:
Biểu ghi 15010: 100 $aĐặng, Thị Ngọc Lan Biểu ghi 15021: 100 $aLê, Hồng Hạnh Biểu ghi 15040: 100 $aTrần, Trung …
Với cách trình bầy dữ liệu như trên, chỉ thị 1 phải dùng giá trị 1. Nhưng các biểu ghi kể trên không dùng giá trị 1 của chỉ thị 1, là chưa phù hợp. Với số biểu ghi dùng chỉ thị trong trường 100 chưa phù hợp là 06/50 tương đương với 12% số biểu ghi đã khảo sát.
Trƣờng 110: Tiêu đề chính – Tên tập thể
Trƣờng 111: Tiêu đê mơ tả chính – Tên hội nghị
Khơng sử dụng trong các biểu ghi được khảo sát.
* Trƣờng 245: Nhan đề chính và thơng tin trách nhiệm.
- Chỉ thị 1: Lập tiêu đề bổ sung cho nhan đề
1: Có lập tiêu đề bổ sung cho nhan đề 0: Không lập tiêu đề bổ sung cho nhan đề
- Trường con sử dụng: $a: Nhan đề
$b: Phần còn lại của nhan đề $c: Thông tin trách nhiệm
Trường này chứa nhan đề và thông tin trách nhiệm của biểu ghi thư mục. Quy tắc mô tả AACR2 quy định các dữ liệu của tài liệu nhập trong trường này được sắp xếp như sau:
$aNhan đề chính:$bPhần cịn lại của nhan đề / $cThơng tin đầu tiên về trách nhiệm nếu khác với tiêu đề mơ tả chính hoặc khơng có tiêu đề mơ tả chính
Các mẫu biên mục do thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 xây dựng trong trường 245 chỉ sử dụng trường con a (nhan đề chính), trường con b (Phần cịn lại của nhan đề), trường con c (Thông tin trách nhiệm). Các dữ liệu nhập vào tuân thủ đúng như quy tắc trên với các trường con được sử dụng.
Ví dụ:
Biểu ghi 15018:
245 10 $aTính lồi và vấn đề cựu trị:$bKhóa luận tốt nghiệp đại học : Chuyên ngành: Giải tích/$c Bùi Ngọc Mười;TS. Trần Văn Bằng (hướng dẫn khoa học)
Trường 245, với việc lập tiêu đề bổ sung cho nhan đề, chỉ thị 1 sẽ dùng giá trị 1 là phù hợp với quy định về việc sử dụng chỉ thị trong các trường dữ liệu MARC 21.
Trong số 50 biểu ghi được khảo sát, 09 biểu ghi có lập tiêu đề bổ sung tên cá nhân ở trường 700, nhưng không sử dụng chỉ thị nào là chưa phù hợp.
Như vậy có 09/50 biểu ghi được khảo sát nhập giá trị của chỉ thị chưa phù hợp, chiếm 18% số biểu ghi khảo sát.
* Trƣờng 250: Thông tin về lần xuất bản.
Không sử dụng trong các biểu ghi được khảo sát.
* Trƣờng 260: Thông tin xuất bản
Chỉ thị không xác định. Các trường con sử dụng: $a: Nơi xuất bản
$b: Nhà xuất bản $c: Năm xuất bản
Quy tắc nhập các yếu tố mô tả trong trường 260:
260 $aNơi xuất bản:$bNhà xuất bản,$cNăm xuất bản
Trong đó, các quy định về viết tắt nơi xuất bản, nhà xuất bản được thực hiện chặt chẽ.
- Nơi xuất bản:
+ Viết tắt tên thủ đô và các thành phố lớn: Hà Nội = H. ; Thành phố Hồ Chí Minh = Tp.Hồ Chí Minh
+ Nếu là các địa danh khác thì viết đầy đủ: Ví dụ nơi xuất bản Đà Nẵng thì trình bày là Đà Nẵng.
Ví dụ:
Biểu ghi 15024:
260 $aH. :$bTrường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 [phát hành],$c2011
Đối với các mẫu biên mục bài trích báo, tạp chí, trường 260 chỉ sử dụng trường con a-năm xuất bản.
Ví dụ:
Biểu ghi 15046: 260 $a2011
Như vậy tất cả các biểu ghi được khảo sát đều sắp xếp dữ liệu đúng theo quy tắc được xây dựng trong biểu mẫu biên mục do Thư viện xây dựng phù hợp quy tắc mô tả chuẩn.
* Trƣờng mô tả vật lý 300. - Chỉ thị không xác định - Các trường con: $a Số trang $b Các chi tiết vật lí khác $c Kích thước
$e Tài liệu kèm theo
Quy tắc nhập các yếu tố mô tả thư mục trong trường 300.
300 $aSố trang,$bMinh họa;$cKích thƣớc + $eTài liệu đi kèm
Trong trường mô tả số trang, số trang được trình bầy là tr. .
Ví dụ:
Biểu ghi 15050:
300 $a48tr.;$c29cm + $e01 bản tóm tắt
Đối với mẫu biên mục bài trích báo tạp chí, dữ liệu được nhập: 300 $aTr.trang đầu bài trích-trang cuối bài trích.
Ví dụ:
Biểu ghi 15049: 300 $aTr.139-146
Số biểu ghi nhập dữ liệu trường 300 đúng theo quy tắc mô tả AACR 2 là 50/50 hay 100%.
* Trƣờng tên tùng thƣ 440.
Tên tùng thư cũng là một yếu tố mô tả thư mục, là một điểm truy nhập tới tài liêu trong cơ sở dữ liệu.
Với các biểu ghi được khảo sát không sử dụng trường tên tùng thư 440.
* Trƣờng phụ chú chung 500.
Trường này chứa phụ chú cung cấp thông tin chung chưa được xác định trong các trường phụ chú riêng
Chỉ thị không xác định.
Trường con sử dụng: 500 $aPhụ chú chung
Ví dụ:
Biểu ghi 15026:
500 $a Đtts ghi: Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. Khoa toán
Trường phụ chú chung chỉ được sử dụng cho các tài liệu nào có phần phụ chú.
* Trƣờng tóm tắt chú giải 520.
Cơng việc tóm tắt, chú giải tài liệu giúp bạn đọc có được những thơng tin về tài liệu khi chưa cần tiếp xúc trực tiếp tới tài liệu. Qua đó bạn đọc có thể tìm được những tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình nhanh chóng, thuận tiện.
Trường 520 gồm:
- Chỉ thị 1: Điều khiển mẫu hiển thị cố định # Toán yếu
0 Chủ đề 1 Tổng quan
2 Chú giải (về phạm vi và nội dung) 3 Tóm tắt
8 Khơng tạo mẫu biểu ghi dẫn từ - Chỉ thị 2: Không xác định Mã trường con:
$a: Nội dung bài tóm tắt/chú giải
Trường này chứa thông tin không định dạng mô tả nội dung tổng quát và phạm vi của tài liệu được mơ tả. Đó có thể là tổng quan, chú giải, tóm tắt, tốt yếu, hoặc chỉ là một câu mơ tả tài liệu.
Mức độ chi tiết cụ thể trong tóm tắt có thể thay đổi phụ thuộc vào đối tượng của các sản phẩm cụ thể. Khi địi hỏi có sự khác biệt giữa các mức độ