1. .2 Quá trình hình thành và phát triển
2.1.3.Biên mục chủ đề
Tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, công đoạn biên mục chủ đề được thực hiện bằng phương thức định từ khóa.
* Định từ khóa tài liệu.
Định từ khóa là quá trình phân tích tài liệu, lựa chọn các yếu tố đặc trưng về nội dung và thể hiện chúng thành tập hợp các từ khóa, phục vụ cho mục đích tìm kiếm thông tin theo ngôn ngữ từ khóa trong các hệ thống tìm tin tự động hóa.
Phương thức định từ khóa tài liệu có thể được tiến hành theo hai quy trình: Quy trình định từ khóa tự do và quy trình định từ khóa kiểm soát. Để tiến hành định từ khóa kiểm soát, cán bộ cần sử dụng các công cụ tra cứu là bảng từ khóa.
Tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, việc định từ khóa được tiến hành theo quy trình định từ khóa kiểm soát, tuy nhiên trong quá trình thực hiện thì các từ khóa tự do vẫn được sử dụng trong trường hợp không tìm thấy các từ khóa tương ứng trong các công cụ kiểm soát. Bộ từ khóa được sử dụng tại Thư viện là bộ Từ khóa do thư viện Quốc Gia Việt Nam biên soạn năm 2005 với 43.000 từ khóa tự do và từ khóa kiểm soát.
Quy trình định từ khóa gồm các bước:
- Phân tích chủ đề, xác định các đặc trưng nội dung - Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ từ khóa
- Kiểm soát từ
- Trình bày theo quy định
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác định từ khóa thể hiện ở việc có sự tham khảo các biểu ghi trong cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc Hội Mỹ tương ứng với các tài liệu cần xử lý (thực hiện với sách ngoại văn). Các biểu ghi của Thư viện Quốc hội Mỹ được tiến hành định chỉ mục (indexing) – liệt kê một số từ khóa hay từ chuẩn theo phương thức định đề mục chủ đề. Căn cứ vào đề mục chủ đề bằng tiếng Anh, cán bộ sẽ lựa chọn ra các yếu tố đặc trưng về nội dung của tài liệu sau đó sẽ dịch các đặc trưng đó sang ngôn ngữ từ khóa bằng tiếng Việt.
Với các tài liệu không tìm thấy tại sơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc Hội Mỹ sẽ được tiến hành theo quy trình định từ khóa thông thường.
Các từ khóa của tài liệu sau khi được xử lý sẽ nhập vào biểu ghi tài liệu đó tại trường 653 – Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát. Cụ thể:
* Trƣờng 653 - Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát.
- Chỉ thị 1: Cấp độ của thuật ngữ chủ đề. # Không có thông tin
0 Không nêu cấp 1 Chủ đề chính 2 Chủ đề phụ
- Chỉ thị 2: Không xác định
- Mã trường con sử dụng:
653 $aThuật ngữ không kiểm soát
Biểu ghi số:
Nhãn trường Chỉ thị
Nội dung trường
15038 653 $aGiải tích hàm
$aKhông gian Hilbert $aToán tử tuyến tính
15039 653 $aGiải tích hàm
$aHàm Green
15005 653 $aVăn học thiếu nhi $aDế mèn phiêu lưu ký $aTô Hoài
$aĐồng dao
Trong 50 biểu ghi được khảo sát, 100% các biểu ghi sử dụng trường 653 để nhập dữ liệu từ khóa. Việc trình bầy các dữ liệu từ khóa như trên, các từ khóa sẽ có thứ tự ngang nhau, không có dấu hiệu để phần mềm phân biệt từ khóa chính và từ khóa phụ (Cán bộ Thư viện không sử dụng các chỉ thị để phân biệt từ khóa chính và từ khóa phụ ). Như vậy, trong quá trình tìm tin, các kết quả tìm kiếm sẽ không có sự ưu tiên đối với các từ khóa chính. Khi biên soạn các sản phẩm thư mục, sẽ không trích dẫn được các từ khóa chính, các từ khóa đặc biệt (Từ khóa nhân vật, từ khóa địa lý) để xây dựng các bảng tra phụ trợ.
Các trường 600 – tiêu đề bổ sung-tên cá nhân, 610 – tiêu đề bổ sung-tên tập thể, 611 – tiêu đề bổ sung-tên hội nghị,.. không được sử dụng trong việc nhập dữ liệu từ khóa trong các biểu ghi được khảo sát.