1.3.2 .Khái niệm biên mục tự động
2.2. Các sản phẩm của quá trình biên mục
Công tác biên mục tạo ra sản phẩm đầu tiên đó là các biểu ghi thư mục. Tập hợp các biểu ghi thư mục tạo thành các cơ sở dữ liệu thư mục. Với phần mềm Libol, từ cơ sở dữ liệu sẽ tạo ra các sản phẩm thông tin như mục lục, thư mục, OPAC.
2.2.1. Cơ sở dữ liệu thư mục.
Cơ sở dữ liệu thư mục là tập hợp các dữ liệu thư mục của các tài liệu trong thư viện. Các tài liệu đó có liên quan tới nhau về mặt nội dung hay hình thức.
Cơ sở dữ liệu thư mục chứa các thông tin giúp bạn đọc thơng qua đó để tra cứu đến tài liệu gốc. Các thông tin trong cơ sở dữ liệu thư mục giúp bạn đọc sơ bộ nhận biết và lựa chọn được tài liệu thông qua các yếu tố thư mục mà nó giới thiệu như tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, tóm tắt.
Từ khi tiến hành sử dụng phần mềm Libol trong công tác biên mục, Thư viện đã xây dựng được các cơ sở dữ liệ thư mục như:
- Cơ sở dữ liệu thư mục sách:
Đây là cơ sở dữ liệu thư mục chứa các biểu ghi thư mục dạng sách bao gồm 10130 biểu ghi.
- Cơ sở dữ liệu thư mục luận án, luận văn, khóa luận:
Là cơ sở dữ liệu thư mục chứa các biểu ghi thư mục dạng luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp bao gồm 4350 biểu ghi.
- Cơ sở dữ liệu thư mục bài trích báo tạp chí:
Đây là cơ sở dữ liệu thư mục chứa các biểu ghi thư mục bài trích báo tạp chí với 1339 biểu ghi.
- Cơ sở dữ liệu thư mục ấn phẩm định kỳ:
Có chứa các biểu ghi thư mục dạng ấn phẩm định kỳ gồm 272 biểu ghi.
2.2.2. Hệ thống mục lục truyền thống.
Ngày nay, với bất kỳ các cơ quan thông tin thư viện nào, bộ máy tra cứu tìm tin ln bao gồm bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại. Bộ máy tra cứu tìm tin truyền thống chính là các hệ thống phích (phiếu) mơ tả.
Với chức năng in phích, Libol cho phép người sử dụng thiết kế và in các phiếu mục lục phản ánh các tài liệu có trong cơ sở dữ liệu. Mỗi thư viện có thể tự thiết kế các mẫu phiếu mô tả thư mục để tổ chức các loại mục lục khác nhau (mục lục chữ cái tên tác giả, mục lục chữ cái tên sách, mục lục phân loại, mục lục chủ đề…). Các dữ liệu trên các phiếu mơ tả được trình bày theo quy tắc mơ tả mà thư viện sử dụng (tại Thư viện là theo quy tắc mô tả AACR 2).
Tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, hệ thống mục lục truyền thống chưa được tổ chức hoàn chỉnh, mới chỉ tổ chức hệ thống mục lục phân loại cho tài liệu ở tất cả các kho. Trong các phích mơ tả thư mục được in ra, yếu tố mơ tả được trình bày theo quy tắc mô tả AACR2. Tuy nhiên một điểm khơng hợp lý trong phích mơ tả này là phần ký hiệu phân loại không được được in đậm, các yếu tố tên tác giả và tên sách lại được in đậm. Điều đó sẽ có thể gây ra những nhầm lẫn trong quá trình tổ chức hệ thống mục lục. Trên thực tế, các sách được sử dụng để tổ chức mục lục phân loại lại là các phích theo khn dạng của phích tác giả.
Hình 7: Phích tác giả
2.2.3. Thư mục.
Tổ chức xuất bản và phục vụ các ấn phẩm thông tin thư mục là một nhiệm vụ quan trọng của cơ quan thông tin thư viện, nhằm giới thiệu tới người dùng tin nguồn lực thơng tin của mình một cách có hiệu quả. Để giúp các thư viện giải quyết nhiệm vụ này, Libol đưa ra tính năng in danh mục.
Tính năng này cho phép người sử dụng lọc biểu ghi các dấu hiệu khác nhau (theo thời gian, chủ đề, ngơn ngữ…) và sắp xếp chúng theo một tiêu chí nhất định để tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục tương ứng như: thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề,… Với việc sử dụng tính năng này, Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã tiến hành in được rất nhiều các ấn phẩm thư mục khác nhau bao gồm:
+ Thư mục thông báo sách mới, được phát hành hàng Quý. Từ ngày ứng dụng Libol, Thư viện đã phát hành được 15 số.
+ Các thư mục chuyên đề: Thư mục giới thiệu sách nhân kỷ niệm 40 năm thành lập Trường (2007), thư mục giới thiệu sách nhân kỷ niêm 120 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh (2010), Thư mục 1000 năm Thăng Long – Hà Nội (2010).
Các biểu ghi trong thư mục của Thư viện được sắp xếp theo ký hiệu phân loại (trường con 082$a). Các bản thư mục được tạo lập có thể được in trực tiếp từ Libol hoặc xuất ra file.doc để chỉnh sửa.
Hình 9: Thư mục thơng báo sách mới
Các mẫu thư mục trên đã sắp xếp các thông tin thư mục tài liệu theo một tiêu chí nào đó được lựa chọn (như theo vần chữ cái tiêu đề mơ tả chính), tạo điều kiện để người sử dụng nắm bắt được các thông tin thư mục một cách có hệ thống. Tuy nhiên, phần mềm Libol lại khơng thực hiện được tính năng tạo bảng tra cho các thư mục. Bảng tra là một phần rất quan trọng trong mỗi thư mục, giúp bạn đọc có thể tiếp cận tới các thơng tin thư mục tài liệu theo các tiêu chí khác nhau như theo tên tác giả, theo nhan đề tài liệu, theo nơi xuất bản hay nhà xuất bản… Đây là tính năng cần được phần mềm thiết lập để ứng dụng có hiệu quả hơn trong việc tạo ra các sản phẩm của quá trình biên mục.
2.2.4. OPAC.
OPAC (Online Public Access Catalog – Mục lục truy cập công cộng
trực tuyến ) là một sản phẩm hết sức thiết thực trong công tác phục vụ bạn đọc của cơng tác biên mục. Chính các thơng tin được nhập vào các trường dữ liệu trong các biểu ghi thư mục của tài liệu sẽ được phần mềm xác định làm
các điểm truy nhập tới tài liệu đó. Mục lục trực tuyến OPAC giúp bạn đọc tìm đến tài liệu nhanh hơn bằng việc nhập các từ khóa tìm tài liệu. Mục lục trực tuyến cũng chính là yếu tố để đánh giá việc sử dụng các trường nhập dữ liệu, các chỉ thị của các trường trong MARC 21 có hiệu quả hay khơng.
Tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, với việc mở cửa phòng đọc đa phương tiện (tháng 3 năm 2012) với 20 máy tính cho bạn đọc sử dụng đã tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc sử dụng phân hệ OPAC của phần mềm Libol tăng hiệu quả sử dụng tài liệu Thư viện.
Với mục lục công cộng truy cập trực tuyến OPAC, bạn đọc tại Thư viện chỉ cần gõ các từ khóa về tài liệu mình cần tìm vào rồi nhấn nút “tìm” như hình dưới đây:
Hình 10: Tìm kiếm tài liệu qua OPAC
Kết quả tìm được sẽ hiển thị dưới dạng danh sách các thông tin thư mục về tài liệu cho bạn đọc lựa chọn:
Hình 11: Hiển thị danh sách kết quả tìm kiếm qua OPAC
Từ danh sách kết quả trên, bạn đọc sẽ lựa chọn tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình. OPAC với các phương thức tìm tin bao gồm: Tìm tin đơn giản, tìm chi tiết đến tìm nâng cao để bạn đọc lựa chọn sử dụng phù hợp với nhu cầu của mình. Sử dụng OPAC giúp bạn đọc rút ngắn thời gian tiếp cận tài liệu, qua đó chất lượng phục vụ bạn đọc của Thư viện tăng lên đảm bảo Thư viện hồn thành tốt nhiệm vụ của mình.
2.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 chịu tác động của các nhân tố sau:
* Cán bộ biên mục.
Các bộ biên mục có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của cơng tác biên mục cũng như tới hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục. Hiện nay các cán bộ trực tiếp thực hiện công tác biên mục
tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 bao gồm 06 cán bộ thuộc tổ Nghiệp vụ - Bổ sung. Trình độ của các cán bộ biên mục như sau:
- 100% các cán bộ có trình độ cử nhân chun ngành Thư viện – Thơng tin.( Trong đó có 01 cán bộ đang theo học Thạc sĩ chuyên ngành Thư viện)
- 100% cán bộ có trình độ tiếng Anh văn bằng B trở lên.
- 100% cán bộ sử dụng thành thạo máy vi tính cũng như có các kỹ năng sử dụng phần mềm tích hợp quản trị Thư viện Libol.
Như vậy với trình độ trên đảm bảo cho các cán bộ nghiệp vụ thực hiện cơng viện của mình cũng như khơng ngừng học hỏi nâng cao năng lực trong công tác biên mục. Tuy nhiên, Thư viện chưa có cán bộ chun trách về cơng nghệ thơng tin được đào tạo về nghiệp vụ thư viện, cũng như được đào tạo sâu về phần mềm quản trị thư viện, dẫn đến hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục chưa thực sự cao.
* Hạ tầng công nghệ.
Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 hệ thống máy tính và thiết bị mạng phục vụ cho cơng tác Thư viện nói chung và cơng tác biên mục nói riêng.
Cụ thể trong công tác biên mục, Thư viện trang bị 06 máy vi tính để cán bộ Thư viện trực tiếp thao tác công việc.
Thiết bị mạng bao gồm hệ thống cáp, hệ thống thiết bị, hệ thống truyền thông phục vụ cho việc kết nối mạng LAN và mạng INTERNET. Hệ thống này đã được Nhà trường trang bị, Thư viện được hưởng những tiện ích này của hệ thống mang lại, sử dụng và là một thành phần trong hệ thống chung của Nhà trường.
Tuy nhiên, Thư viện vẫn chưa có máy chủ riêng nên nếu xảy ra sự cố mạng, Thư viện không thể tự khắc phục mà phải đợi trung tâm tin học của trường xử lý nên không chủ động và kịp thời về thời gian.
Phần mềm Libol được sử dụng đã mang đến rất nhiều tiện ích, làm thay đổi tất cả các khâu trong hoạt đơng, trong đó có cơng tác biên mục.
Nhưng phần mềm vẫn chưa sử dụng hết các tính năng cũng như khơng có một số tính năng cần thiết khác phục vụ cơng tác biên mục . Như tính năng từ điển và sao chép biểu ghi qua Z39.50 chưa được sử dụng, phần mềm khơng cung cấp tính năng hỗ trợ xây dựng các bảng tra phụ trợ cho qúa trình biên soạn thư mục.
* Tổ chức công việc.
Tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, cơng tác biên mục có sự phân cơng cơng việc. Cụ thể 04 cán bộ biên mục tài liệu tiếng Việt (trong đó lại phân cơng các bộ phụ trách biên mục sách chuyên khảo, luận văn khoá luận, bài trích báo tạp chí), 02 cán bộ phụ trách biên mục tài liệu ngoại văn. Trong qúa trình biên mục, mỗi cán bộ sẽ chịu trách nhiệm biên mục tài liệu từ đầu đến cuối, tức là vừa biên mục mơ tả, phân loại và định từ khóa tài liệu.Tổ chức cơng việc như vậy có thể tạo điều kiện cho cán bộ được làm tất cả các công việc cũng như nắm được tất cả các kiến thức nghiệp vụ cần thiết. Tuy nhiên, trình độ của cán bộ biên mục sẽ khơng sâu, nhất là ở công đoạn phân loại và định từ khóa tài liệu. Ngồi ra cịn mất thời gian khi các bộ biên mục phải thực hiện lặp đi lặp lại các bước có chung ở các cơng đoạn của biên mục (như việc phân tích chủ đề và lựa chọn yếu tố đặc trưng nội dung là có chung ở cơng đoạn phân loại và định từ khóa tài liệu).
CHƢƠNG 3
NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ
Từ quá trình khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, khoá luận xin đưa ra một số nhận xét và khuyến nghị như sau:
3.1. NHẬN XÉT. 3.1.1. Ưu điểm.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục đã mang lại những hiệu quả thiết thực cho cán bộ làm công tác biên mục nói riêng cũng như hoạt động của thư viện nói chung.
- Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã sử dụng phần mềm tích hợp quản trị Thư viện Libol 5.5, các chuẩn hóa trong cơng tác biên mục như Quy tắc mô tả AACR 2, Bảng phân loại DDC, khổ mẫu biên mục MARC 21, tạo điều kiện để thư viện tổ chức, sắp xếp thông tin sao cho dễ dàng truy cập và trao đổi dữ liệu trong nước và quốc tế.
- Công tác biên mục được tiến hành tập trung tại phòng Nghiệp vụ - Bổ sung nên bộ phận làm công tác biên mục đã đi vào hoạt động có nề nếp, nâng cao hiệu quả lao động.
- Chức năng sử dụng lại thông tin đã nhập về tài liệu trong phân hệ bổ sung vào công việc biên mục chi tiết giúp cán bộ biên mục tiết kiệm thời gian và công sức, nâng cao năng suất lao động, không phải nhập lại các thông tin đã được xử lý của tài liệu.
- Bằng chức năng in phich (phiếu), in thư mục mà cán bộ thư viện có thể dễ dàng tạo ra các sản phẩm thông tin từ cơ sở dữ liệu hiện có, cũng như cập nhật các biểu ghi mô tả tài liệu mới đưa vào hệ thông mục lục, các ấn phẩm cũng như mục lục tra cứu trực tuyến.
- Xây dựng được phòng đọc đa phương tiện giúp bạn đọc sử dụng được tính năng tra tìm tài liệu của phân hệ OPAC – một sản phẩm của quá trình biên mục.
- Phần mềm Libol với việc cho phép thiết kế các mẫu biên mục riêng cho từng loại hình tài liệu đã tạo ra các mẫu biên mục phù hợp với từng loại hình tài liệu khác nhau, cán bộ chỉ cần nhập dữ liệu phù hợp vào các trường của biểu ghi đã xây dựng sẵn.
3.1.2. Tồn tại.
Bên cạnh những ưu điểm trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viện tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 còn gặp một số hạn chế như:
- Thư viện khơng có bộ phận phụ trách cơng nghệ thơng tin nên việc tìm hiểu, nghiên cứu kỹ các ứng dụng của phần mềm để khai thác tối đa khả năng mà nó mang lại trong cơng tác biên mục là chưa cao.
- Khơng có máy chủ riêng nên nếu xảy ra sự cố Thư viện không thể tự khắc phục mà phải đợi trung tâm tin học của Trường xử lý nên không chủ động và kịp thời về thời gian.
- Hiện tượng nhập trùng các biểu ghi trong các cơ sở dữ liệu thư mục vẫn còn, kể cả sai sót khi đánh máy và sai chính tả khi nhập biểu ghi đã ảnh hưởng tới chất lượng tìm kiếm tài liệu.
Ví dụ:
Biểu ghi 15027:
245 10 $aMột số vấn đề nghiên cứu, xây dựng và chuẩn hóa thuật ngữ tiếng
việt trong thời kỳ hội nhập, tồn cầu hóa hiện nay…
Có gặp lỗi đánh máy ở từ “việt”, viết đúng là tiếng “Việt”.
- Tính năng tạo từ điển tham chiếu trong quá trình biên mục tài liệu chưa được sử dụng, là do trong phần mềm, số lượng khái niệm và thuật ngữ rất hạn
chế so với yêu cầu. Cán bộ biên mục chưa thường xuyên bổ sung các khái niện và thuật ngữ vào từ điển tự tạo để sử dụng.
- Biên mục mới ở hình thức biên mục gốc, biên mục sao chép qua Z39.50 chưa thực hiện được vì tính năng biên mục sao chép chưa được các cán bộ biên mục nghiên cứu để thực hiện.
- Các bộ biên mục sử dụng các trường, chỉ thị của các trường trong biểu ghi MARC 21 chưa phù hợp với quy định về sử dụng chỉ thị trong các trường của biểu ghi MARC 21, dẫn đến hiệu quả tìm tin chưa cao. Nguyên nhân là