1. .2 Quá trình hình thành và phát triển
2.1.2.Phân loại
Phân loại tài liệu sẽ tạo ra điểm truy nhập tới tài liệu bằng các ký hiệu phân loại (lấy từ bảng phân loại mà Thư viện sử dụng) mô tả nội dung tài liệu đó.
Phân loại tài liệu được áp dụng ở hầu hết các cơ quan thông tin thư viện, bởi phương thức xử lý này đơn giản và có thể áp dụng với các dạng thư viện khác nhau (Thư viện truyền thống và thư viện tin học hóa). Kết quả của quá trình phân loại được sử dụng để tổ chức bộ máy tra cứu và giúp người dùng tin tiếp cận đến nguồn tài liệu thư viện theo nội dung.
Tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, việc phân loại được tiến hành song song cùng với việc biên mục mô tả tài liệu. Bảng phân loại mà Thư viện sử dụng để thực hiện phân loại từ khi mới thành lập tới năm 2005 là bảng phân loại 19 lớp do thư viện Quốc gia biên soạn. Từ năm 2006 , cùng với xu hướng của các thư viện Việt Nam, Thư viện đã chuyển sang sử dụng bảng phân loại thập phân DDC trong công tác phân loại tài liệu. Hiện nay Thư viện đang sử dụng bảng phân loại DDC 14 do thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn phù hợp hơn với vốn tài liệu trong Thư viện.
Đầu năm 2011, khi tiến hành xử lý hồi cố kho tài liệu luận án, luận văn, bản DDC 14 không đáp ứng được nhiệm vụ của công tác phân loại cũng như tổ chức kho do nguồn tài liệu này thuộc các chuyên ngành sâu theo ngành đào tạo của trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. Vì vậy Ban Chủ nhiệm cùng với tổ chuyên môn của Thư viện đã đi đến thống nhất mở rộng các mục thuộc các chuyên ngành sâu bằng cách dịch từ bản DDC 22 (do Việt Nam hiện chưa có bản DDC 22 bằng tiếng Việt) các mục bao gồm:
512 – Toán đại số 515 – Toán giải tích 516 – Hình học 530 - Vật lý 541 – Hoá lý 543 – Hoá phân tích 546 – Hoá vô cơ 547 – Hoá hữu cơ 570 – Sinh học
Các mục thuộc các chuyên ngành trên được dịch từ bản DDC 22 sau đó được gửi sang các khoa nhờ các giảng viên (có kinh nghiệm về chuyên môn và khả năng sử dụng tiếng Anh) của các khoa thuộc các chuyên ngành trên để họ thẩm định. Sau đó biên soạn lại và sử dụng cho công tác phân loại tại Thư viện. Các bản dịch mở rộng đó đã đáp ứng được các yêu cầu trong việc tổ chức kho của nguồn tài liệu luận án, luận văn và khoá luận tốt nghiệp.
Quy trình phân loại tài liệu gồm các bước:
- Phân tích chủ đề và xác định các đặc trưng nội dung: đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu.
- Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ phân loại.
Tuy nhiên trong thực tế để đạt hiểu quả công việc cao hơn cũng như đảm bảo tính chính xác, nhất quán về các chỉ số phân loại, trước khi phân loại tài liệu, cán bộ của Thư viện thường tìm trong cơ sở dữ liệu của các thư viện lớn xem biểu ghi phản ánh tài liệu đó có tồn tại không. Sau đó có thể sử dụng các dữ liệu có sẵn đó hoặc tham khảo để tạo ra các dữ liệu mới cho biểu ghi của mình. Còn với các tài liệu không tìm thấy trong các cơ sở dữ liệu trên, cán bộ tiến hành phân loại như bình thường.
Với khoảng 30% số tài liệu được tiến hành phân loại có thể tìm thấy trong cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc Gia phù hợp với bảng phân loại mà
thư viện đang dùng đã giảm phần nào công sức lao động của cán bộ phân loại với những tài liệu đã được xử lý. Lợi ích của công nghệ thông tin, mà cụ thể là ứng dụng của phần mềm Libol, khổ mẫu MARC 21 qua mạng Internet là rất thiết thực.
Sau khi đã xác định được chỉ số phân loại phù hợp với tài liệu, chỉ số này sẽ được nhập vào trường chỉ số phân loại trong các mẫu biên mục theo khổ mẫu MARC 21. Cụ thể là trường 082-Ký hiệu xếp giá theo phân loại thập phân Dewey.
Trƣờng 082: Ký hiệu xếp giá theo phân loại thập phân Dewey.
- Chỉ thị 1: Dạng ấn phẩm
0 : kí hiệu phân loại được lấy từ bản phân loại DDC đầy đủ. 1 : Kí hiệu phân loại được lấy từ bản DDC rút gọn.
- Chỉ thị 2: Chứa giá trị cho biết nguồn ký hiệu phân loại (là từ Thư Viện Quốc hội Mỹ hay từ nguồn khác)
# : Không có thông tin về nguồn kí hiệu phân loại 1 : Do thư viện Quốc hội Mỹ tạo lập
4 : Cho biết nguồn của ký hiệu phân loại là một cơ quan khác Thư viện Quốc Hội Mỹ.
- Mã trường con được sử dụng tại Thư viện
$a : Chỉ số phân loại theo bảng phân loại DDC 14 rút gọn. $b: Kí hiệu mã hóa tên tác giả
Đối với mẫu biểu ghi bài trích báo, tạp chí chỉ sử dụng trường con a. Như vậy, với ký hiệu phân loại được lấy từ bản DDC 14 rút gọn, chỉ thị 1 sẽ sử dụng giá trị 1 là phù hợp với quy định của MARC 21. Nguồn của ký hiệu phân loại có thể do thư viện tạo ra hoặc tham khảo cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc Gia Việt Nam, do đó chỉ thị 2 dùng giá trị 4 là phù hợp.
Ví dụ:
082 14 $a515.43$bPH300TH Biểu ghi 15050:
082 14 $a515.353$bL250TH
Các biểu ghi số 15005, 15010, 15017, 15021, 15029, 15033, 15040, 15045, 15046, 15049 không sử dụng các chỉ thị cho trường 082 là chưa phù hợp (Sử dụng giá trị 1 của chỉ thị 1, giá trị 4 của chỉ thị 2 là phù hợp), chiếm 10/50 tức 20% số biểu ghi được khảo sát.