1.3.2 .Khái niệm biên mục tự động
1.3.4.Phần mềm Libol và các công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu
* Giới thiệu phần mềm Libol. Sự phát triển của phần mềm Libol
Phần mềm Libol do công ty công nghệ tin học Tinh Vân xây dựng và phát triển. Năm 1997 công ty Tinh Vân bắt đầu thiết kế phần mềm Libol nhằm đáp ứng các yêu cầu của tự động hóa thư viện. Năm 1998, phiên bản 1.0 ra đời và được Ban chỉ đạo Chương trình Quốc Gia về Cơng nghệ thơng tin tài trợ trên 150 triệu đồng và trở thành khách hàng đầu tiên. Năm 1999, phiên bản 2.0 ra đời và có 3 khách hàng chính là: Học viện Kỹ thuật Quân sự, Bảo tàng Lịch sử, Ban chỉ đạo khắc phục sự cố Y2K.
Năm 2000, phiên bản 3.00 ra đời với 2 khách hàng chính là Đại học Y dược, Cao đẳng Y Nam Định. Đầu năm 2001, phiên bản 4.0 ra đời và được đánh giá là đáp ứng đầy đủ các quy trình nghiệp vụ của thư viện hiện đại. Tháng 7 năm 2001 phiên bản 5.0 ra đời với nguyên tắc: tính mở, tích hợp, quy chuẩn và tùy biến. Năm 2002, phần mềm Libol trúng thầu cho chương trình lựa chọn phần mềm thư viện cho các trường đại học nhận dự án Nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo đại học từ nguồn vốn ngân hàng thế giới tài trợ. Hiện nay, Libol đã cập nhận phiên bản 6.0
Đặc điểm nổi bật của phần mềm Libol
Libol là phần mềm có thể triển khai ứng dụng trên nhiều mơ hình thư viện khác nhau. Libol sẽ giúp cho các thư viện khơng cịn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành cổng vào kho tàng tri thức chung của nhân loại. Các thư viện lúc này có thể là thư viện đóng hoặc mở, là những thư viện truyền thống như những thư viện công cộng, thư viện của các trường đại học, các trung tâm thông tin, các thư viện chuyên ngành ... cho đến những thư viện điện tử quy mô lớn.
Phần mềm Libol hiện nay bao gồm các phân hệ được tích hợp trong một cơ sở dữ liệu chung và có cơ chế vận hành thống nhất. Người dùng ln ln có thể hốn chuyển vị trí làm việc giữa các phân hệ. Libol ln cập nhật các phân hệ mới sẽ vào chương trình, cũng như các phân hệ hiện có cũng sẽ ln được cập nhật để đáp ứng được những nhu cầu thực tế của thư viện cũng như
tận dụng được những công nghệ mới của ngành cơng nghệ thơng tin. Libol có khả năng quản lý được các loại ấn phẩm đa dạng với số lượng lớn, có thể tới hàng triệu bản ghi.
Libol đáp ứng và tuân thủ các tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện Việt Nam, hiện đang được áp dụng tại Thư viện Quốc Gia và Trung tâm thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc Gia, cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như tiêu chuẩn ISO 2709, chuẩn tìm kiếm liên thư viện Z39.50, chuẩn UNIMARC của tổ chức IFLA, USMARC.
Libol cho phép chuyển đổi dữ liệu với các cơ sở dữ liệu thư viện đang phổ biến tại các thư viện trong nước được quản lý bằng CDS/ISIS, Libol hỗ trợ đa ngữ, Libol hỗ trợ Unicode, hỗ trợ tiếng Việt một cách đầy đủ (cho phép tìm kiếm và sắp xếp theo bảng chữ cái và các dấu tiếng Việt).
Các phân hệ của Libol
Chương trình Libol hoạt động trên một cơ sở dữ liệu và cơ chế quản lý thống nhất. Tuy vậy, để đảm bảo rằng các quy tắc nghiệp vụ được phân tách rõ ràng. Mặc dù Libol 5.5 có tới 10 phân hệ, nhưng thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 sử dụng phần mềm Libol phiên bản 5.5 với 07 phân hệ cơ bản (không có các phân hệ: phát hành, Mượn liên thư viện, tài liệu điện tử) cụ thể như sau:
Phân hệ tra cứu: Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân.
Phân hệ biên mục: Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế.
Phân hệ mượn trả ( Phân hệ lưu thơng): Tự động hố những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong q trình mượn trả và tự động tính tốn, áp dụng mọi chính sách lưu thơng do thư viện thiết đặt.
Phân hệ bổ sung: Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác.
Phân hệ ấn phẩm định kỳ: Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí,...).
Phân hệ bạn đọc: Quản lý bạn đọc của thư viện, bao gồm các công việc lập hồ sơ bạn đọc, in thẻ, gia hạn,…
Phân hệ quản lý: Thiết lập các tài khoản và cung cấp mật khẩu cho cán bộ sử dụng phần mềm, phân quyền sử dụng, theo dõi các công việc của cán bộ thông qua các tài khoản tương ứng.
Thông tin được chia sẻ giữa các phân hệ, một phân hệ có thể khai thác tối đa lượng dữ liệu liên quan đến quy tắc nghiệp vụ mà nó đảm trách từ cơ sở dữ liệu chung trong khi người sử dụng phân hệ chỉ cần nhập một lượng thơng tin ít hơn rất nhiều. Các phân hệ cũng được thiết kế với mức độc lập sao cho sự thay đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu liên quan đến phân hệ này sẽ không làm ảnh hưởng đến sự vận hành của các phân hệ khác.
* Các công cụ hỗ trợ công tác biên mục.
Khổ mẫu biên mục MARC 21.
Việc ứng dụng máy tính điện tử vào hoạt động thông tin thư viện đã dẫn tới sự ra đời của các khổ mẫu miêu tả tài liệu. Rất nhiều nước trên thế giới đã phát triển các khổ mẫu MARC (Machine Readable Cataloging - Biên mục đọc được bằng máy) cho hệ thống thư viện của mình. Từ khi ứng dụng phần mềm Libol 5.5, thư viện đã tiến hành biên mục tài liệu theo chuẩn MARC 21 Việt Nam.
MARC là cấu trúc dành riêng cho các cấu trúc dữ liệu thư mục đưa vào máy tính điện tử tn thủ ISBD, nên các thơng tin thư mục sẽ được sắp xếp theo các vùng và yếu tố của nó. MARC chia các thơng tin cần quản lý ra các trường và định ra nguyên tắc thống nhất để điền vào các trường đó. Trường là
vị trí riêng trong khổ mẫu MARC trong đó chứa đựng một đơn vị thơng tin của biểu ghi. Mỗi trường phải có một loại lý tự xác định nhằm biểu đạt một địa chỉ trường hoặc nhãn trường để thơng báo với máy tính một loại thơng tin mà trường chứa đựng. Nhãn trường bao gồm 3 con số cố định cho mỗi biểu ghi, do đó cho phép tạo ra 999 vùng thỏa mãn mọi nhu cầu nhận dạng của tài liệu. Cụ thể mỗi biểu ghi thường có các thành phần sau: Đầu biểu, thư mục của các biểu ghi, các trường kiểm tra, các trường dữ liệu.
Các trƣờng dữ liệu của MARC 21:
+ 0XX Vùng thông tin quản lý số, mã: 001: Vùng mã số biểu ghi, máy tự động gán 041: Ngôn ngữ
044: Mã nước xuất bản 082$a: Phân loại DDC
090$a: Nhắc lại ký hiệu phân loại 090$b: Chỉ số Cutter
+ 1XX: Vùng tiêu đề chính 100$a: Tiêu đề mơ tả chính
+2XX Vùng nhan đề và thơng tin trách nhiệm 245: Nhan đề và thông tin trách nhiệm
250: Thông tin về lần xuất bản (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
260: Thông tin về xuất bản, phát hành +3XX Vùng các mô tả vật lý
300: Mô tả vật lý (số trang)
+6XX Vùng các tiêu đề bổ sung là chủ đề 653$a: Thuật ngữ chỉ mục khơng kiểm sốt +7XX Vùng các tiêu đề bổ sung khác: 700$a: Mục từ bổ trợ, tên riêng
852$j: Số đăng ký cá biệt
900 đến 927: là các vùng tự tạo của mỗi thư viện.
Bảng phân loại.
Từ thời kỳ đầu thành lập đến cuối năm 2005, Thư viện sử dụng bản phân loại 19 lớp do thư viện Quốc gia biên soạn làm cơng cụ kiểm sốt cho công tác phân loại.
Đầu năm 2006, cùng với xu hướng của các thư viện Việt Nam, trên cơ sở nghiên cứu những cơ sở lý luận và thực tiễn, Thư viện đã chuyển sang sử dụng bảng phân loại thập phân DDC trong công tác phân loại tài liệu. Ban đầu Thư viện sử dụng bảng phân loại DDC do Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội soạn dịch. Tuy nhiên sau một thời gian ngắn sử dụng thử, bảng phân loại này bộc lộ những vấn đề bất cập. Cùng thời gian đó ấn bản DDC 14 do Thư viện Quốc gia biên dịch đã được xuất bản và Thư viện đã chuyển sang sử dụng ấn bản này.
Bảng phân loại DDC 14 là một bảng phân loại theo đẳng cấp có 10 lớp chính, có kí hiệu bằng số Ả rập với 3 con số, có hai số 0 ở cuối, cụ thể các lớp như sau:
Các lớp chính của bảng phân loại DDC
000: Tổng loại 500: Các khoa học tự nhiên 100: Triết học và các khoa học liên quan 600: Các khoa học ứng dụng
200: Tôn giáo 700: Nghệ thuật
300: Các khoa học xã hội 800: Văn học
400: Ngôn ngữ 900: Địa lý, lịch sử và các khoa học phụ trợ.
Ngồi ra cịn có 4 bảng trợ ký hiệu, cụ thể như sau: Bảng 1: Tiểu phân mục chung
Bảng 2: Các khu vực địa lý và con người
Bảng 3: Tiểu phân mục chung cho từng nền văn học, cho các thể loại văn học cụ thể
Bộ Từ khóa.
Ngồi việc sử dụng khổ mẫu mô tả thư mục MARC 21 trong công tác biên mục, sử dụng bảng phân loại DDC 14 trong công tác phân loại tài liệu (Biên mục đề mục), Thư viện còn sử dụng bộ Từ khóa của thư viện Quốc gia Việt Nam trong cơng tác định từ khóa.
Bộ Từ khố do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn năm 2005. Bộ từ khoá này được biên soạn dựa trên cơ sở xử lý và rút ra những từ khoá từ 43.000 từ khoá có kiểm sốt từ các CSDL khác nhau của Thư viện Quốc gia.
1.3.5. Lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục.
- Trợ giúp các cơ quan Thơng tin Thư viện tổ chức tốt tồn bộ nguồn tài liệu của cơ quan mình một cách có hệ thống, khoa học và hiện đại. Điều này không chỉ giúp cho các cơ quan Thông tin Thư viện quản lý tốt nguồn tin của mình mà cịn có tác dụng nâng cao hiệu quả phục vụ cũng như khai thác và sử dụng nguồn thông tin hiện có.
- Tiết kiệm cơng sức và thời gian của cán bộ biên mục, cán bộ có thể sao chép các biểu ghi biên mục từ các thư viện khác qua giao thức Z39.50 mà không phải mất nhiều thời gian để biên mục từ đầu tài liệu đó, tạo ra khả năng chia sẻ nguồn lực thơng tin khi có sự thống nhất trong việc sử dụng các chuẩn trong công tác thư viện.
- Tốc độ xử lý tài liệu trên máy tính ngày càng cao, nâng cao năng suất lao động của cán bộ biên mục, cũng như khả năng nhanh chóng cập nhật được các thông tin thư mục đã được xử lý.
- Tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục hiện đại của quá trình biên mục như cơ sở dữ liệu, OPAC, mục lục hay thư mục các loại một cách nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
Như vậy việc biên mục tài liệu cũng như việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác này đóng vai trị rất quan trọng trong hoạt động của thư viện. Nếu công tác biên mục khơng chính xác , khó tìm được những thơng tin có giá trị hoặc mất tin dẫn đến tài liệu bị “chết” trong kho không được sử dụng. Nhận thức rõ vai trị và ý nghĩa của cơng tác biên mục tài liệu, ngay từ đầu Thư viện đã chú ý tới vấn đề này và giao cho phòng nghiệp vụ - bổ sung đảm nhiệm.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
Quá trình biên mục bao gồm biên mục mô tả , phân loại và biên mục chủ đề, trong mỗi quá trình trên thì việc ứng dụng công nghệ thông tin lại ở những thao tác khác nhau. Có thể nói việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơng đoạn của biên mục chính là ứng dụng của phần mềm Libol và khổ mẫu MARC 12 trong ba công đoạn trên. Đề tài chủ yếu tìm hiểu ứng dụng của phần mềm Libol và khổ mẫu MACR 21 trong công đoạn biên mục mô tả, phân loại và biên mục chủ đề. Đồng thời tìm hiểu về các sản phẩm của quá trình biên mục có ứng dụng cơng nghệ thơng tin. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơng đoạn của q trình biên mục.
2.1.1. Biên mục mô tả.
Biên mục mô tả tạo lập các điểm tuy nhập tới tài liệu bằng các yếu tố mơ tả hình thức của tài liệu đó.
Việc biên mục mơ tả tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà nội 2 do phòng Nghiệp vụ - bổ sung đảm nhiệm. Các yếu tô mô tả thư mục một tài liệu được đưa vào trong các trường của biểu ghi MARC 21 gồm:
+ 1XX: Vùng tiêu đề chính
100: Tiêu đề mơ tả chính - Tác giả cá nhân 110: Tiêu đề mơ tả chính - Tác giả tập thể 111: Tiêu đề mơ tả chính - Tên hội nghị
+2XX Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm 210: Nhan đề viết tắt
242: Nhan đề dịch (do cơ quan biên mục dịch) 245: Nhan đề chính và thơng tin trách nhiệm 250: Thông tin về lần xuất bản
260: Thông tin về xuất bản, phát hành +3XX Vùng các mô tả vật lý
300: Mô tả vật lý (số trang, khổ cỡ, đặc điểm vật lý, tư liệu đi kèm) 350: Giá
+ 4XX Nhóm trường về tùng thư
440: Tiêu đề bổ sung cho nhan đề tùng thư 490: Thông tin về tùng thư.
+ 5XX Vùng phụ chú
500: Phụ chú chung 520: Tóm tắt
+ 7XX Vùng tiêu đề bổ sung
700: Tiêu đề bổ sung - Tên cá nhân 710: Tiêu đề bổ sung - Tên tập thể 711: Tiêu để bổ sung - Tên hội nghị
Công đoạn biên mục mô tả được thực hiện trong phần mềm Libol ban đầu bằng chức năng Biên mục sơ lược của phân hệ Bổ sung. Biên mục sơ lược là việc trình bày các dữ liệu sơ lược về tài liệu được bổ sung về thư viện trong biểu ghi cơ sở dữ liệu, chủ yếu là các dữ liệu mơ tả hình thức và một số dữ liệu dạng mô tả vật lý khác (dạng tài liệu, vật mang tin, ngơn ngữ,…). Việc trình bày các dữ liệu này cũng cần phải tuân theo một quy tắc mô tả mà thư viện lựa chọn. Tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà nội 2, quy tắc mô tả được sử dụng là quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2).
Với biên mục sơ lược, các dấu phân cách trường con và các dấu mô phân cách giữa các vùng, các yếu tố mô tả thư mục được cập nhật một cách tự động.
Hình 2: Biên mục sơ lược
Trong tính năng Biên mục sơ lược có chức năng nhận diện nhập trùng giúp cán bộ thư viện phát hiện tài liệu đang được tiến hành biên mục đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hay chưa. Từ đó cán bộ có thể xem các biểu ghi có thơng tin trùng với tài liệu đang nhập. Nếu biểu ghi có dữ liệu gần giống với biểu ghi đang nhập, các bộ thư viện có thể lựa chọn “Dùng lại thơng tin” để dùng tại các thông tin giống như tài liệu đang nhập và thay đổi một vài thông tin khác. Nếu biểu ghi giống hoàn toàn với biểu ghi đang nhập thì cán bộ có thể lựa chọn “Dùng tại biểu ghi” để sử dụng. Nhờ đó giúp cán bộ thư viện phát hiện biểu ghi nhập trùng tránh việc làm mất thời gian vơ ích của cán bộ và tránh tình trạng khơng thống nhất, trùng lặp thơng tin trong việc quản lý cơ sở dữ liệu.
Chính các thơng tin mơ tả thư mục được nhập trong Biên mục sơ lược sẽ được sử dụng để tạo ra biểu ghi hoàn chỉnh cho tài liệu trong Biên mục chi tiết