6. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
1.4. NỘI DUNG CỦA QUẢN LÝ NHÂN SỰ LÀM VIỆC TRONG DỰ
GIÁO DỤC Ở NHÀ TRƢỜNG PHỔ THÔNG
1.4.1.1.Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.(51, tr.63).
Khi phân tích công việc trong DAGD cần xây dựng đƣợc hai tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn đạt đƣợc khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu đƣợc nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu đƣợc quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân nhƣ trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điêm cá nhân thích hợp nhất cho công việc. Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu tổ chức đang cần loại nhân viên nhƣ thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc nhƣ các hành động nào cần đƣợc tiến hành thực hiện, thực hiện nhƣ thế nào và tại sao, các loại máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc,v.v...Không biết phân tích công việc nhà quản lý sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong tổ chức, không thể đáng giá đƣợc chính xác yêu cầu của các công việc, do đó, không thể tuyển đƣợc đúng nhân viên cho đúng việc, không thể đánh giá đƣợc đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên và do đó , không thể trả lƣơng, khích thích họ kịp thời, chính xác. Tóm tắt lợi ích của việc sử dụng các thông tin trong phân tích công việc đối với hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong DAGD đƣợc trình bày trong sơ đồ: Phân tích công việc trong DAGD.
Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc
Để có thể xây dựng đƣợc bản mô tả phân tích công việc và bản tiêu chuẩn công việc đƣợc chính xác, cần thu thập đƣợc các loại thông tin sau đây trong phân tích công việc:
a) Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc. Chẳng hạn nhƣ điều kiện tổ chức hoạt động của DAGD, chế độ lƣơng bổng, khen thƣởng, tầm quan trọng của công việc trong DAGD, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lƣợng trong quá trình làm việc,v.v.
b) Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc. Ví dụ nhƣ các phƣơng pháp làm việc, các mối quan hệ trong tiến hành công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác, cách thức thu thập, xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật.
c) Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có. Đó là trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sỏ thích, sức khoẻ, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc v.v...
d) Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc nhƣ số lƣợng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và tính năng, tác dụng của các trang thiết bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc.
e) Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm các qui định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.
Phân tích công việc
Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc
Tuyển dụng, chọn lựa nhân viên Đào tạo huấn luyện nhân viên Đánh giá năng lực thực hiện công việc Định giá công việc Trả công khen thưởng đối với nhân viên
Nội dung trình tự phân tích công việc
Nội dung, trình tự thực hiện công việc thƣờng không giống nhau trong các dự án. Theo Dessler (1997), quá trình thực hiện phân tích công việc gồm sáu bƣớc sau đây:
Bước 1: Xác định mục đích thực hiện công việc, từ đó xác định cách thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất
Bước 2: Thu thập các thông số cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của dự án và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có)
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trƣơng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong việc phân tích các công việc tƣơng tự nhƣ nhau.
Bước 4: Áp dụng các phƣơng pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo các yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của dự án có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phƣơng pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần đƣợc kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc, hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
Các phƣơng pháp thu thập thông tin phân tích công việc i) Phỏng vấn
Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó. Phƣơng pháp này đƣợc sử
dụng rất hữu hiệu khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc. Phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phƣơng pháp khác không thể tìm ra. Đồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc. Nhƣợc điểm chủ yếu của phỏng vấn phân tích công việc là ngƣời bị phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi của ngƣời phỏng vấn. Nhân viên thƣờng cảm thấy rằng việc phân tích công việc đƣợc sử dụng nhƣ màn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế, nâng cao định mức,v.v… do đó họ thƣờng có xu hƣớng đề cao trách nhiệm của mình; ngƣợc lại, giảm thấp mức độ và tầm quan trọng trong công việc của ngƣời khác. Thêm vào đó, phỏng vấn đòi hỏi cán bộ thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm việc với từng nhân viên.
Để nâng cao chất lƣợng của phỏng vấn phân tích công việc, nên chú ý:
Nghiên cứu công việc trƣớc khi thực hiện phỏng vấn sao cho có thể đƣa ra đúng các câu hỏi cần thiết.
Chọn ngƣời thực hiện công việc giỏi nhất và chọn ngƣời có khả năng mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc giỏi nhất. Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt đối với ngƣời bị phỏng vấn và giải thích cho họ rõ ràng về mục đính của phỏng vấn.
Đặt những câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho ngƣơi bị phỏng vấn dễ trả lời.
Cơ cấu các thông tin cần thu thập phải hợp lý sao cho khi phỏng vấn không bị bỏ sót những thông tin quan trọng.
ii) Bản câu hỏi
Bản câu hỏi đƣợc đánh giá là phƣơng pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã dƣợc chuẩn bị kỹ lƣỡng từ trƣớc và phân phát cho nhân viên điền các câu trả lời. Tổng kết các câu trả lời của nhân viên cán bộ phân tích sẽ có đƣợc những thông tin cơ bản đặc trƣơng về các công việc thực hiện trong DAGD. Khi cảm thấy thông tin thu thập trong bản hỏi không đƣợc đầy đủ, cán bộ phân tích nên thảo luận lại với các nhân viên thực hiện công việc. Nhìn chung, bản câu hỏi cung cấp thông tin nhanh hơn và dễ thực hiện hơn so với phỏng vấn. Để nâng cao chất lƣợng thông tin thu thập qua bản hỏi, cần lƣu ý các vấn đề sau:
Cấu trúc của các câu hỏi. Ngoài các câu hỏi về chức năng, nhiệm vụ chính, trong bản câu hỏi cần thiết phải có những câu hỏi về các nhiệm vụ phụ nhân viên phải thực hiện thêm tại nơi làm việc. Tuy nhiên các câu hỏi này cần xoay quanh trọng tâm các vấn đề phải nghiên cứu và bản câu hỏi nên ngắn gọn. Thông thƣờng, không ai thích phải trả lời một bản câu hỏi dài. Một bản câu hỏi càng dài thì ngƣời trả lời càng ít chú ý đến nội dung của các câu hỏi.
Các thức đặt câu hỏi. Các câu hỏi cần thiết kế sao cho đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời ngắn gọn. Nên thiết kế các câu hỏi đóng mở.
Nơi thực hiện. Nên để cho nhân viên thực hiện bản câu hỏi tại nơi làm việc. Những bản câu hỏi thự hiện ở nhà thƣờng đƣợc trả lời kém chính xác. Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của dự án, do đó việc trả lời bản câu hỏi nên đƣợc thực hiện trong giờ làm việc sao cho nhân viên không cảm thấy khó chịu vì phải mất thêm thời gian cá nhân của họ.
Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thƣờng xuyên, phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc. Phƣơng pháp quan sát đƣợc sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể đo lƣờng, dễ quan sát thấy, những công việc không mang tính chất tình huống nhƣ công việc của ngƣời y tá trực hoặc không phải tính toán suốt ngày nhƣ công việc của các nhân viên kế toán. Tuy nhiên, phƣơng pháp quan sát có thể cung cấp các thông tin thiếu chính xác do hội chứng Hawthone (khi biết mình đang đƣợc quan sát, nhân viên có thể làm việc với phƣơng pháp, tốc độ, cách thức, kết quả khác với khi thực hiện công việc trong những lúc bình thƣờng), điều này phản ánh rõ rệt nhất khi cán bộ phân tích vừa quan sát, vừa phỏng vấn nhân viên thực hiện công việc.
Để nâng cao chất lƣợng thu thập thông tin, nên áp dụng:
Quan sát kết hợp với các phƣơng tiện kỹ thuật nhƣ quay phim, video, đèn chiếu hoặc đồng hồ bấm giây nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong khi thực hiện công việc.
Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh. (Lƣu ý, chu kỳ công việc là thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc)
Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều chƣa rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát.
Những nội dung chính của bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. a) Bản mô tả công việc
Do đặc thù về quy mô, trình độ và cách thức tổ chức của các dự án và do mục đích phân tích công việc khác nhau nên trong thực tế không có biểu mẫu
thống nhất cho bản mô tả công việc. Tuy nhiên, các bản mô tả công việc thƣờng có các nội dung chủ yếu sau:
Nhận diện công việc. Gồm có: tên công việc, mã số của công việc; cấp bậc công việc, nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện công việc; mức tiền lƣơng trả cho nhân viên thực hiện công việc; ngƣời thực hiện công việc và ngƣời phê duyệt bản mô tả công việc.
Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì.
Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: nên ghi rõ mối quan hệ của ngƣời thực hiện công việc với những ngƣời khác ở trong và ngoài dự án.
Chức năng, trách nhiệm trong công việc: nên liệt kê từng chức năng nhiệm vụ chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ, trách nhiệm chính đó.
Quyền hành của ngƣời thực hiện công việc: nên xác định rõ giới hạn hay phạm vị quyền hành trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự.
Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: nên chỉ rõ ngƣời thực hiện công việc cần đạt đƣợc các tiêu chuẩn gì về số lƣợng công việc hay khối lƣợng công việc cần thực hiện trong ngày, tiến độ công việc, phần trăm công việc, hiệu quả công việc.v.v.
Điều kiện làm việc: liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt nhƣ ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn...
b) Bản tiêu chuẩn công việc
Nhƣ đã trình bày ở trên, bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc. Do các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công
việc cũng rất đa dạng, những yếu tố chính thƣờng đề cập đến trong bản tiêu chuẩn công việc là:
Trình độ văn hoá, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến công việc nhƣ biết ghi tốc ký, đánh máy v.v.
Kinh nghiệm công tác. Tuổi đời
Sức khoẻ
Hoàn cảnh gia đình
Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc nhƣ tính trung thực, khả năng hoà đồng với mọi ngƣời, tham vọng, sở thích, nguyện vọng các nhân,v.v.
Phân tích công việc trong dự án.
Công nghệ kỹ thuật thay đổi nhanh chóng, cạnh tranh toàn cầu gay gắt, trình độ lành nghề và yêu cầu của nhân viên dự án càng cao, sự bùng nổ về thông tin...đã làm cho công việc thay đổi theo chiều hƣớng sau:
Số lƣợng công việc giảm bớt. Ranh giới giữa các công việc và sự khác biệt giữa các công việc trong dự án thu hẹp. Nội dung công việc sẽ phong phú hơn, có tính chất thách thức hơn, thu vị hơn đối nhân viên. Các ranh giới phân chia các chức năng tổ chức cũng sẽ giảm bớt.
Công việc đƣợc tổ chức theo các quá trình tổng hợp và đƣợc thực hiện bằng các tổ chức nhóm, đội nhân viên đƣợc đào tạo theo hƣớng đa năng và phạm vi thực hiện công việc sẽ mở rộng giúp cho nhân viên dự án nâng cao tính linh hoạt, tinh thần trách nhiệm với công việc của cả đội và hiệu quả cuối cùng của dự án. Hình thức luân phiên thay đổi
công việc đƣợc áp dụng rộng rãi. Tăng cƣờng trách nhiệm tập thể đối với kết quả chung đƣợc chú trọng hơn là tăng cƣờng trách nhiệm cá nhân đối với các công việc cá nhân. Tâm lý “đấy không phải là công việc của tôi cũng đƣợc xoá bỏ”
Cơ cấu tổ chức đƣợc cải tiến và đơn giản hoá, việc phân công, bố trí nhân lực đƣợc hoàn thiện. Số lƣợng các bậc quản lý trong dự án giảm