Các kiểu xem trong tài liệu
Có thể sử dụng bốn chế độ khác nhau để xem tại liệu trên cửa sổ màn hình. Từ thực đơn dọc View chọn một trong bốn kiểu sau:
- Normal (chế độ bình thường): đây là chế độ mặc nhiên của Word, phần lớn các kiểu định dạng đặc biệt đều nhìn thấy được trên màn hình. Riêng một số trường hợp được đơn giản hoá để tăng tốc độ truy xuất ( ví dụ: trong chế độ này sẽ không thấy được các tiêu đề và số trang, không thực hiện được các thao tác vẽ đồ hoạ...)
Trong chế độ này, các trang ngăn cách nhau bởi đường chấm chấm nằm ngang.
- Outline ( chế độ tổng quan): thường dùng để xem các mục tiêu đề lớn của tài liệu, giấu đi các chi tiết nhỏ hoặc chuyển chúng đến một vị trí mới.
- Page Layout ( chế độ trình bày ngang): tài liệu sẽ được hiện lên giống như lúc được in ra. Các tiêu đề đầu và cuối trang, số trang đều được thể hiện. Muốn sử dụng các thao tác vẽ đồ hoạ phải chuyển qua chế độ này.
- Master Document ( chế độ tổng quan tài liệu): tương tự như chế độ Outline nhưng ở mức cao hơn. ở chế độ này có thể thao tác thêm cả phần tài liệu con, kết hợp nhiều tệp vào một tài liệu lớn...
Xem toàn màn hình
Có thể cho vùng làm việc của người sử dụng nhiều hơn bằng cách bỏ hết các thanh Menu, thanh công cụ,...Để thực hiện việc này, chọn View- Full Screen. Trở lại màn hình cũ bằng cách gõ Esc hay nháy chuột vào hộp Full Screen.
Phóng to thu nhỏ màn hình
- Nháy chuột vào biểu tượng Zoom Control hoặc vào thực đơn dọc View, chọn Zoom. - Chọn một trong các con số quy định % văn bản được hiển thị hoặc tăng giảm con số tuỳ ý trong hộp Percent.
Hiển thị tài liệu trước khi in
Để xem tổng quát toàn bộ tài liệu trước khi in, có thể thực hiện bằng hai cách: - Nháy chuột vào biểu tượng Pint Preview trên thanh công cụ.
- Vào menu File, chọn Print Preview.
Word sẽ thực hiện tách trang, đánh số trang... rồi hiển thị toàn bộ văn bản lên màn hình với vị trí và tỉ lệ của tài liệu so với trang giấy.
Trên thanh công cụ của Print Preview, có thể thực hiện xem một trang hiện tại hoặc nhiều trang. Đồng thời cũng có thể sửa chữa bằng cách:
- Định vị trí con trỏ văn bản tại nơi cần sửa.
- Nếu con trỏ chuột có hình dạng kính lúp ( phóng to/ thu nhỏ) thì nháy chuột vào biểu tượng Magnifier trên thanh công cụ để trở về chế độ bình thường.
- Thực hiện các thao tác sửa đổi như trong chế độ thường.
Nháy chuột vào biểu tượng Close để thoát khỏi chế độ Print Preview.
Bật tắt việc hiển thị thước, các thanh công cụ:
- Thước: vào thực đơn dọc View, chọn Ruler.
- Các thanh công cụ: vào thực đơn dọc View, chọn Toolbars. Hộp lựa chọn hiện ra cho phép đặt/ bỏ dấu X vào ô tương ứng của thanh công cụ.