Để giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu trong danh sách, Excel cho phép bạn thêm, bớt và tìm kiếm các bản ghi bằng cách sử dụng Form trong lệnh đơn Data. Khi chọn Form, một hộp thoại xuất hiện trình bày các trường trong danh sách và một số nút nhấn lệnh quản lý danh sách. Tên của WorkSheet hiện hành sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của hộp hội thoại. Theo ngầm định bản ghi đầu tiên trong danh sách sẽ xuất hiện, và bạn có thể cuộn đến các bản ghi khác bằng cách sử dụng thanh cuộn dọc. Excel sẽ thêm các bản ghi mới vào cuối danh sách. Để hiện thị bản ghi trống, bạn có thể cuộn đến cuối danh sách rồi nhắp lên nút nhấn New. Mặc dù bạn có thể thêm các bản ghi bằng cách gõ trực tiếp vào WorkSheet, nhưng sử dụng lệnh Form sẽ dễ dàng hơn, và trong một số trường hợp sẽ nhanh hơn. Muốn sử dụng hộp thoại Data Form, bạn sẽ tiến hành các bước sau:
? Đặt con trỏ ô nằm trong phạm vi vùng Database.
? Thực hiện lệnh: Data/Form. Một hộp thoại xuất hiện. Trong đó hiện nội dung CSDL theo từng mẫu tin. Có thể sử dụng các phím sau:
? ?? : đến mẫu tin trước/sau mẫu tin hiện hành. ? Enter : đến mẫu tin sau mẫu tin hiện hành ? PageUP/PgDn : đến mẫu tin đầu/cuối
? Tab/Shift-Tab: di chuyển qua lại giữa các khung dữ liệu Công dụng của những nút trong hộp thoại :
New: nhập mẫu tin mới
Delete: xoá mẫu tin hiện hành
Restore: khôi phục dữ liệu vừa nhập/xoá
Find Prev: đến mẫu tin trước mẫu tin hiện hành
Find Next: đến mẫu tin sau mẫu tin hiện hành
Criteria: nhập điều kiện truy tìm Close : đóng cửa sổ Data Form
ở đây: vùng A1:E6 là vùng Database, vùng G2:G4 là vùng Criteria, vùng A9:C10 là vùng Extract.